开会技巧

   开会是一种常见的沟通方式，在日常工作中我们一方面渴望通过会议来达成某种目的，同时又害怕开各种会议。没有会议工作中各事业板块之间就无法有效协同，部门间隔阂加大。如果掌握不了会议同样会让大家陷入文山会海之中不能自拔，费时费力，对开会越来越惧怕。因此掌握如何有效开会就非常重要了。
   说到开会大家马上就想到一个人在台上讲，许多人在台下听，讲台上唾沫横飞，讲台下睡倒一片。这种场景其实只是会议的一种形式而已，按照会议的目的不同，可以将会议形式分为五种类型。谈判会议：用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论达成一致或谅解；报告会议：信息往往是单向流动，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递；解决问题会议：要求充分发挥参会人员的主观能动性，使问题得以有效的解决；制定决策会议：只限于特殊人员参与，组织严密。参与者必须深刻理解决策并对决策承担责任；收集、发布、交流信息会议：发布消息，发表意见，了解对消息、意见的反应。此类会议鼓励讨论与提问。其实，企业的会议经常是几种会议的整合。
   有效的会议安排首先要回答5W1P。WHY：我们为什么要开会？WHAT：我们开会的内容是什么？WHO：谁召集、谁主持、谁记录、谁追踪结果？WHEN：什么时候开会，持续时间多长，何时结束，下次会议召开的预计时间？WHERE：会议在什么样的环境和场景下召开？PREPARING：针对会议必须要有充分的安排。
   从会议的组织上看，需要明确4P。PURPOSE：会议目的；PARTICIPANTS：参会人员确定；PLANNING：会议的计划安排；PROCESS：会议流程。
   开会一般有四种目的：共享信息、增强承诺、信息传播、解决问题和做决策；不同会议的最佳参与人也不相同，如下表所示：

另外，一个有效的会议还应该遵循如下一些原则：

1、开会要关手机，禁止随意离场；
2、要明确的主持人、记录人和时间控制人；
3、明确会议议程和阶段，每个阶段必须要有结论和要求，会前明确会议日程和时间安排；
4、除非大家要求日程发生更改，否则必须按照会议日程推进。
5、领导不要先发言确定基调，先由各部门充分研讨，把问题和解决问题的要点充分展开，然后再由记录人归集总结，最后由领导者发表意见，大家做出决策。6、非更改议程否则必须以步步为营的方式向前推进。
7、会议安排节奏要紧凑，需要留足时间给各专业人员消化和思考。
8、会议结束前再总结会议成果，将工作落实到责任人和责任时间，说明检查时间。
9、最后提示大家下次会议何时召开。