《十项全能管理者》技能之一:角色定位

   《十项全能管理者》技能之一:角色定位

 



一、作为下属的定位——经营者的代表

  "最有效地跟随领导者,往往能够很快地成为领导者。聪明的跟随者有很多机会——包括从其领导者那里得到的机会。"——拿破仑·希尔

  从某种意义上说,上司与下属的关系好坏,部下应负相当大的责任。与上司处理好关系自然是义不容辞的责任,起码应该建立和谐的工作关系。

   忠于上司并让其感觉到你的忠诚

   很多人自认为自己已经很努力地做到以上所述的问题,但是却很少有人逆向思维,不去关心自己的上司是如何评价自己的,抱着“公理自在人心”的心理和“不做亏心事,不怕鬼敲门”的心态,遇到矛盾或误会的时候,自己安慰自己。但问题不仅在于你应该忠于你的上司,而关键在于你要让上司知道你的忠诚。譬如,一个会开车的人不仅要自己遵守交通规则,不去伤害他人,而且还要提防不遵守交通规则的人来伤害你。同理,不仅要这样了解上司,而且还要清楚地了解上司对你的意见,极力消除上司对你的误会和曲解。

   提升上司对你的依赖程度

   一味地迁就上司、忠于上司,而不能反牵制上司,只有任人摆布的份。既然身为下属,一定也有自己的能力和特长,如何巧妙地把自己的价值淋漓尽致地发挥出来,提升上司对你的依赖程度,也是一门非学不可的艺术。

   我们清醒的时间有一半以上是在工作机构中度过的,处理好与上司的关系等于是造就我们自己的日常幸福,甚至直接影响到人生前途,因而与上司的关系不可等闲视之。妥善处理好与上司的关系,则我们个人成长、未来的发展,起码有了一半的机会,因为我们得到了公司内部强有力的肯定和支持。

 



二、作为同事的定位——同事就是我的“内部客户”

   在激烈的市场竞争中,我们每个人都能认知到客户是“上帝”,而主动去了解客户的需求,及时周到地为客户提供优质的服务,想方设法让客户满意。可我们是否知道在企业内部,其他部门、其他管理者、其他同事也是我们的“上帝”?

   为什么在现实工作中我们不把同事看成客户?不把同事看成是我们的“上帝”?为什么我们总是把自己定位成“管”与“被管”的角色?不把自己定位成为别人服务的角色?而是在工作中充满了对兄弟协作部门的抱怨和指责。为什么会形成这种思维方式呢?不可否认的一点是有相关部门的工作效率低造成的不协调问题,但更多的时候我们去抱怨和指责别人都是以自我为中心,认为自己的职责、价值最大,别人为我们服务是理所当然的。这时你有没有想过,我是有需求于该部门或人,他同样是你的客户,你是否认真站在“客户”的角度去认知他们的困难和问题呢?举一个例子,项目部人员需要添补,将需求发送到人力资源部——“招员工两名需要具备中级以上职称的,最少3年以上工作经验的,希望一个礼拜完成”。人力资源部对此发出了抱怨,“你们项目部也不看看这是什么时候,人才供小于求的季节,招一般的员工都比较困难,何况还要那么高的条件,时间也太仓促了。”经过五六天没有什么动静,项目部也急了,“这人力资源部是怎么办事的,太没效率了。”很显然,关于这件事,首先项目部提出需求不是很合理,其后人力资源部也没有认真去沟通;项目部只站在项目需求的角度上去考虑,好似一切部门都是为他们服务,人力资源部也没有做好沟通工作,只是站在公司资源和人力资源成本角度去考虑的,却没有考虑项目部的实际情况。

   因此公司每个人、每个部门之间都把对方当做一个重要的客户对待,应该是我们整个集体进步的重要表现。大家可以想想,我们和公司以外的客户素不相识都可以做到想他们所想,急他们所急,作为同一个集体中的一员,成天一起开会、吃饭、喝酒的同事为什么不能做到这一点呢!而且每个部门和人在这个集体中都承担了相应的职责,如果我们不为其他部门、其他同事去做去想,认为这是别人的事情,这是别个部门的事情,那我们的人、我们的部门还有存在于这个集体的必要吗?

   把同事当成你的重要客户,把相关部门当成你重要的客户,很多问题就会在和谐沟通中解决。把以自己的职责和权限为中心安排工作,转变为以“内部客户”为中心安排工作,让“内部客户”满意,自己和公司的工作效率也会得到很大程度上的提升。

 



三、作为上级的定位——七种角色

1.规划者

  作为下属的上司,你就是部门的头,是一名规划者。你必须总揽全局,根据外部环境、行业环境与内部环境恰当地预见未来发展趋势,规划好部门的发展方向,确定部门的工作标准,根据实际情况确定或改变部门的职能,确定下属的职责,改进部门的工作流程。

2.管理运营者

  作为上司,除了担当好规划者之外,还需要充当管理劳动者的角色。制定和修订部门的业务目标、中长期工作计划,将工作分配给下属,并对下属的工作进行检查和控制,以达成绩效目标。

3.沟通者

  管理者应与下属员工、公司内部各个部门以及公司外的相关个人或机构保持适当的沟通和联系,以建立良好的人际关系网络。除了主动倾听员工的意见和建议,还要积极疏导不满、提高满意度、降低离职率等,把经营者的意图变成员工行动。另外,还要能够与下属保持良好的关系,多聆听,多沟通,让下属知道你明白他们的状况和需要,使得上司和下属之间的关系更加协调和默契。

4.团队领袖

  在企业里,设备、材料、产品、信息、时间需要的仅仅是管理,而员工却需要领导。管理者的角色不只是对所拥有的资源进行计划、组织、控制、协调,而且要做到发挥你的影响力,把下属凝聚成为一支有战斗力的团队,同时激励下属,指导下属,选择最有效的沟通渠道,处理成员之间的冲突,帮助下属提升能力,这样才能成为一名出色的团队领袖。

5.教练

   一位好的上司首先应该是一位好的教练,善于带人做事,关注、关心自己员工的成长。当好教练的前提就是先做好示范,凡要求别人做的,自己首先就要做好。即使招聘到高度合格的员工,也需要培训才能完全胜任公司分配的工作。想让下属们有很高的工作绩效,想顺利地通过下属们完成工作,你就必须成为教练——不断在工作中训练你的下属,而不是只知道使用他们。

6.绩效伙伴

  上司不是高高在上向下属分派完工作等着要结果的“官”,上司与下属之间是绩效伙伴关系,这就意味着上司与下属是绩效共同体,两者相互依赖,相互影响。既然是伙伴,就是一种平等协商的关系,而不是居高临下的发号施令的关系。上司通过平等对话良好沟通帮助下属,而不是通过指责批评“帮助”下属。

7.变革者

  变革不仅仅是老板的事情,处于中间的管理者也不仅仅是执行上面做的决定。先进的管理经验表明,管理者在企业变革中处于至关重要的地位。一个变革型的管理者会及时将来自下属变革的声音和思路传递给上面,公司层面的变革需要中层传递下去,管理者在客户层面、市场层面、管理层面有着比高层和一般员工更大的信息量和体验,因此更容易抓住变革的突破点和操作点。

 



四、管理者人际关系方面角色分析

  管理人员自身价值的实现和企业的发展息息相关,正确处理好与同事的关系,不仅容易形成“团队精神”的企业文化,更加紧密地团结在领导周围,形成更加强有力的力量,更好地完成企业目标、方针,而且能获得同事的尊重和支持,进而实现个人的价值。

  一是要对他人工作中的成绩给予肯定和鼓励。一个人难免会出现工作的失误,失误的原因是多方面的,也许是经验不足、业务技术不熟练,也许是管理协调不到位,也许是上司决策或行业政策有问题。对待同事的失误应多点理解少点抱怨,多点善意的批评少点讽刺和嘲笑,多点沉默少点宣扬。当同事取得成绩时,应实事求是地给予评价和鼓励。“我们的工作太辛苦了,太累太忙,我们最需要的是鼓励”,一位管理者如是说。你的鼓励和肯定也许是他成功的阶梯和动力,他的感激之情不言而喻。

  二是努力帮助所管理的人员在专业上不断成长和提高。你的知识和经验是企业的宝贵财富,只有做好“传帮带”才能发挥它的威力,实现知识和经验的价值。对待同事你越保守,人家越有“逆反”心态,就越不利于技术的进步和提高。正确的做法是应该以开放的姿态和他人交换经验、知识、技术,共享文化和文明的便捷成果,共同的目标是把企业做大做强,共享企业给我们带来的利润。尤其是在对待专业知识比你欠缺的同事时,更要伸出无私的双手,拉他们一把,这是你的职责,更是你人格魅力之所在。孔子说,“三人行必有我师焉。择其善者而从之,其不善者而改之”,何况同事的有些方面不如你,在其他方面却不一定在你之下。

  三是不进行不公平竞争,与所有业务往来的人员发展友好关系,增进信任。人以诚信为本,信任是合作的基础,是共赢的前提。随着市场竞争的加剧,竞争也引入到了岗位的竞聘中,同事关系既体现了合作的关系,也体现了竞争的关系。应在合作的基础上进行公平合理的竞争,不竞争不能相互促进,不能形成“比学赶超”的氛围,但竞争也要符合法律和道德的精神,不正当的竞争将失去合作的基础,势必使部门成为一盘散沙,没有合力,损伤的最终是企业的利益。

  好的人际关系会给你带来好心情、好精神、好运气、好机遇,是建立和谐企业、促进和谐发展的基石。优秀的管理者就是依靠别人成就自己,依靠同事成就企业。

 



五、管理者应具备的十种能力

  在领导管理活动中,必须注重培养自身能力,能力是做好工作的基础。要成为优秀的管理者,就应培养自身的十种能力。

1.思维能力。能够通过分析、综合、概括、抽象、比较、具体化和系统化等一系列过程,对材料进行加工并转化为理性认识及解决问题。

2.计划规划能力。既有从宏观上对组织战略性的、长期的、方向性的问题的管理能力,又有从微观上对具体事务的预计、谋划能力。

3.组织协调能力。能发掘部属才能,善于组织人力、物力和财力,协调各种资源。

4.决策能力。依据事实而不是想象进行决策,有高瞻远瞩的能力。

5.人事关系能力。重视和采纳别人的合理化建议,行事不武断。

6.激励能力。依据他人的行为活动规律,采取有效的方法,充分调动和发挥工作积极性。

7.应变能力。面对变化的情况和突发事件迅速作出反应,采取适当方法和措施予以妥善解决。

8.心理承受能力。在遇到困境和风险时,有遇事不乱的风范和承担风险的勇气。

9.创新能力。对新事物、新环境、新观念有敏锐的接受能力,并能开创新的局面。

10.合作能力能赢得他人的合作,愿意与其他人一起工作,对人不是压服,而是说服和感服。

 



六、管理者应具备的十种素质

一个优秀的管理者应具备十种与经营相关的素质。

1.团队精神。不要以为当领导就是一个人说了算,一意孤行必将众叛亲离。善待他人,尊重每一个人,是做好事情的关键。协调、沟通、协商才是管理者需要做的事。

2.思维敏捷。思维敏捷是解决问题的必备要素。一个能成功处理繁杂事物的人必须思路清晰、反应敏捷,能够很快抓住事物的本质,做出判断,使问题迎刃而解。

3.谈吐得当。谈吐应对能够表现一个人的学识和修养。个人修养不是一朝一夕完成的,需要不断努力和完善。

4.身体健康。竞争压力越来越大,管理者要在竞争中取胜,健康的体魄是保证。身体健康的人不仅精力充沛,而且心胸宽广、态度乐观,在压力面前不会轻易败下阵来。

5.好学创新。竞争瞬息万变,社会高速发展,满足现状就是落伍。所以,要不断接受新事物、新观念,善于创新进取,才能求得不断发展。

6.适应性强。适者生存的法则不仅适用于自然界,人类更是这样。个性极端的人,即使很有天分,也不一定适合当管理者。一个成功的管理者能够很快适应各种环境,使企业发展壮大。

7.敬业精神。人与人能力上的差别,有时就在于99步与100步之间,有毅力走完最后一步的人往往是成功者。成功取决于高度负责的精神和锲而不舍的精神。一个有成就的人一定是个乐观进取、百折不挠的人。

8.高尚操守。一个人再有学识,再有能力,操守把持上有问题,久之必酿成大错。越是成大事者,越要拘小节。

9.领导才能。领导才能不是专业技能,不是学历和文凭,而是学识修养、人生经验、世故阅历等多方面综合素质的反映,集中表现在识人、用人、容人的能力上。

10.良好习惯。一个生活习惯良好而有规律的人,才能做事认真讲原则。从一个人生活上的点点滴滴,能够观察到他的未来发展。

 



七、管理者应具备五种习惯

  习惯可以改变人的一生。下面列举的五种习惯,是作为一名合格的管理者必备的五种习惯,这些习惯并不复杂,但作用却非常显著。

1.延长工作时间

   作为一名管理者,你不仅要将本职的事务性工作处理得井井有条,要应付其他突发事件,还要去思考部门及公司的管理及发展规划。有大量的事务不一定在上班时间出现,也不是在上班时间可以解决的。这就需要你根据公司的需要随时为公司工作。

许多情况,都需要你延长工作时间。根据不同的事情,超额工作的方式也有不同。如为了完成一个计划,可以在公司加班;为了理清管理思路,可以在周末看书和思考;为了获取信息,可以在业余时间与朋友们联络。总之,你所做的这一切,可以使你在公司更加称职,从而巩固你的地位。

2.始终表现你对公司及产品的兴趣和热爱

   你应该利用任何一次机会,表现你对公司及其产品的兴趣和热爱。不论是在工作时间,还是在下班后;不论是对公司员工,还是对客户及朋友。

当你向别人传播你对公司的兴趣和热爱时,别人也会从你身上体会到你的自信及对公司的信心。没有人喜欢与悲观厌世的人打交道,同样,公司也不愿让对公司的发展悲观失望或无动于衷的人担任重要工作。

3.自愿承担艰巨的任务

   公司的每个部门和每个岗位都有自己的部门及岗位职责,但总有一些突发事件无法明确地划分到部门或个人,而这些事情往往还都是比较紧急或重要的。如果你是一名合格的管理者,就应该从维护公司利益的角度出发,积极去处理这些事情。

如果这是一件艰巨的任务,你就更应该主动去承担。不论事情成败与否,这种迎难而上的精神也会让大家对你产生认同。另外,承担艰巨的任务是锻炼你能力的难得机会,长此以往,你的能力和经验会迅速提升。

4.在工作时间避免闲谈

  可能你的工作效率很高,也可能你现在工作很累,需要放松,但你一定要注意,不要在工作时间做与工作无关的事情。这些事情中最常见的就是闲谈。

在公司,并不是每个人都很清楚你当前的工作任务和工作效率,所以闲谈只能让人感觉你很懒散或很不重视工作。另外,闲谈也会影响他人的工作,引起别人的反感。

你也不要做其他与工作无关的事情,如听音乐、看报纸等等。如果你没有事做,可以看看本专业的相关书籍,查找一下最新专业资料等等。

总之,你必须让人感觉你在工作时间的每一分钟都是充实和高效的。

5.向公司领导提出部门或公司管理的建议

   作为一名管理者,你必须始终以管理者的眼光观察部门、公司所发生的事情,并及时将发现的问题归纳总结,向公司领导提出管理建议。

你的上级可能不会安排你做这些事情,但你的管理能力却是上级考核你的重要内容。你必须让别人感觉到,你始终关心着公司的发展。

  除向上级提出管理建议之外,一些小的管理方法可以直接在部门内部实施。只要这些方法行之有效,提高了部门的工作效率,你的工作就会被肯定。

 


八、经理人的几个职业准则

  作为公司经营层,即高层经理的“替身”,职业经理必须遵守“四项准则”。

1.代表公司履职尽责

●代表公司进行管理

你是公司任命的职业经理,你代表公司,或者说,代表你的上司对你所负责的部门实施管理。你的言行是一种职务行为,或者说是一种公司行为。

一个职业经理在本部门内部进行工作安排,并非依据他个人的意志,而是根据职务的需要,因而他的一言一行实际上都是代表了公司,或者说是代表了经营者的意志。

●公司承担相关的责任

对于权限范围内的事,公司必须全力支持,并承担相关责任。不管职业经理的工作为公司带来的是良好的效益还是负面的效应,公司都要为他的行为后果承担责任。关于这个问题存在两种常见现象:

   一种情况是,一个职业经理批评一个下属,假设他的处理方式难以使下属接受,但是只要这个职业经理是按照公司的规章制度行事的,那么即使这个经理采取的方式有不妥之处,公司方面也要维护这个经理的权威,因为他是代表公司与下属进行对话的。

   另一种情况是职业经理代表公司和客户谈判,只要他在授权范围内行事,即使谈判出现问题,企业也要承担这个后果。

2.体现经营者的意志

职业经理与高层决策层实际上形成了委托代理的关系,你的权力是高层赋予的,你的行为要体现高层的意志,你的所有工作都是要实现高层的目标。

假如一个职业经理有这样的想法:老总最近又胡思乱想了,又要搞什么新花样,老总的决定不现实等等,可以说,这个经理是不称职的。作为职业经理,你必须意识到你是经营者的替身,不管上司的想法是对是错,首先你要做的是执行。当然,职业经理有义务指出上司的错误决定,但前提是要有充分的证据,而在上司改变他的决定之前,你的首要任务是执行。

3.从经营者的角度考虑问题

●具有全局观

从本部门的角度去考虑问题,对于职业经理人来说是不够的。因为是经营者的替身,你必须具有全局观,你的想法要和公司的整体战略以及和其他部门的工作相衔接。如果你只是考虑本部门的工作,当你的部门与其他部门发生冲突时,你可能就会维护本部门的利益,而没有从公司的全局来分析问题。这种现象称为“角色错位”。

从经营者的角度考虑问题,主要体现为两个方面:一方面是如何使企业的资产增值,另一方面是如何提升营业利润。

●做正确的事情

传统的管理要求职业经理正确地做事情,现代管理则要求职业经理做正确的事情。

正确地做事,就是按照规章制度的要求和标准做事,或者按照上司的要求做事;而做正确的事,则是做有助于公司目标或部门目标达成的事。正确地做事可能会离成功越来越远,因为很可能越正确就错得越厉害;而做正确的事,就会离成功越来越近。

4.实现个体价值

职业经理在为公司创造价值的同时,也要实现个体的价值。职业经理与高层是委托代理的关系,有权利按照约定享受一定的权力,并获取相应的利益。

 



九、如何建立威信

   既然一个好的管家必须具备威信,那什么是威信呢?如何才能拥有威信?简单地说,威信就是一种技能,运用影响力,让别人心甘情愿地照着你的决心行事,基本上是与管家的定义差不多,而最重要的是“心甘情愿”,例如“只要他开口, 我就愿意去做”、“因为领导交代的, 所以我去做”。

  讲到威信自然必须谈到威权,威权与威信是完全不一样的。威权是一种权力,利用你的地位,不管别人愿不愿意,都必须照着你的决心行事。例如这样熟悉的话:“你要不干, 我就开除你”、“你要不听话,我就罚你两天工资”。

  威权与威信不同之处还有,威权是别人赋予的,施展威权不需要用到智慧与勇气,只要有权势就可以,像以前的帝王一样,三岁小孩都能应用自如。而两者间最大的不同是,威权是可以转移的,能够得到,也会失去,当你失去你的地位时就什么都没有了,而威信可就不同了,不能转移,不会平白得到,也不会轻易失去,就算你没有任何职位,可以一样具备影响力。

   个人魅力和领袖气质最大的优点是它们能提高影响别人的能力。当人们认为你这个人很有魅力时,他们更有可能采取你所建议的行动步骤。

一个简单而有效的影响别人的方法是以身作则地领导。你通过以身作则来领导或者影响他人。经理可以通过以身作则来传播企业文化的某些方面。作为领导,你可以通过你自身的行动来传播价值观和传达各种期望。那些显示忠诚、作出自我牺牲以及承担额外工作的行为特别要以身作则。

  假如另一个人将帮助你完成一项工作,那么主动提出需要他的帮助是一种施加影响的策略。通过交换,你与对方达成协议。这种交换常常被视为愿意在日后进行回报。假如对方帮助你完成一项任务,这种交换还可包括答应分享利益。

团队之中关系网络的形成对把握职业生涯(包括成为一位具有影响力的人)来说是很重要的策略。建立这种关系以及在需要时寻求支持的能力,有助于一位经理或专业人员施加影响。比如,一家银行的分行经理在他需要拓展业务空间时要利用的人员网络除了他的顶头上司外,还有他的主要客户。因为客户有利的评价能使他的上级更容易接受他的提议。

  有时候通过单独行动来影响某个个人或团体是有难度的。所以你就有必要与别人组成联盟以产生力量。作为一种施加影响的策略,联盟的形成是行之有效的,因为就如一句老话所说:人多力量大。

   如同其他施加影响的策略一样,一个主要的因素是个人魅力。它使得施加影响的策略产生更大的力量。假如你以你个人魅力和领袖气质影响他人,他们更有可能加入你的联盟。

   由以上的分析便很清楚地了解威信式的领导与威权式领导的不同了。当然有许多人会觉得有时威权式的领导比较具有效率,行使威权或可收一时之效,但长久下去会使上、下级之间关系恶化,领导的影响力也会随之荡然无存。

威信既然是领导必备的条件,那又如何才能拥有威信、建立威信呢?从前的书中告诉我们是牺牲与奉献,这似乎与我们的观念相距太远了。我们现今的多数企业里,牺牲和奉献一般都是指向员工和雇员,怎么能让领导牺牲和奉献呢?然而世上有许多事例可说明怎样才能获得威信。例如将终身奉献给印度的特蕾莎修女,一生默默奉献,却拥有无与伦比的崇高影响力。还有一个更浅显的例子,就像孩子对母亲的孺慕之情,母亲对孩子的影响力是来自真心的付出、牺牲与奉献。

   所以由以上我们可以很清楚地看出,威信是建立在牺牲奉献之上,就像我们熟知的“你栽的是什么,收的就是什么”,你为我奉献,我也为你奉献一样。在一些具备威信、有牺牲奉献精神的好的领导身上,我们也可以看出通常都有以下的特质:诚信、以身作则、体贴、说到做到、善于倾听、有责任感、尊重别人、不吝鼓励、乐观、热忱、感恩。以上的特质几乎没有一个是与生俱来的,而都是可以通过学习得来。

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