为了更好地理解文件夹整理，我们可以先看看图书馆是如何管理书籍的。图书馆里的书籍就是非常庞大的文件库，那么图书馆是如何管理这种量级的资料的？
国内图书馆大多遵循「中国图书馆分类法」，先将所有图书分类，按照这个分类方法分为 22 个大类，每个大类再细分为小类。这样可以不用依次检阅，通过提前约定的规则直接找到想要的结果，这就是「分类」的思路。
在具体摆放图书时还会按编号排序，根据排序规则，你可以顺利地将每一本书放到现有的书架上。通过有次序的整理，可以很快找到带有特定编号的结果，这就是「排序」的思路。
当你找一本《时间简史》，你可以先找到图书馆的「P1 天文学、地球科学类」书架，继续寻找 「P15 恒星天文学、星系天文学、宇宙学」，最终找到 「P159 宇宙学」。最后按照一定的编号，就能顺利找到这本书了。
计算机文件的管理思路也是如此——先分类再排序。
不过对于我们来说，排序这一步我们没有必要像图书馆管理员那样手动摆那么麻烦，计算机里面已经有各式各样的排序方式（名称、日期、种类等等），因此留给我们做的，就只剩下了分类。只要能合理地分类文件夹，文件整理的问题就迎刃而解。
那么首先我们来看看，文件整理时我们会遇到什么问题？
使用文件的坏习惯是随手乱放文件，而这样就会导致三个问题——
难以寻找，桌面有十余个不知所云的文件夹，一堆随手命名的新建文档 1、2、3，一些常用的文件却放在很深的目录中……这些都会让我们迷失在找文件的道路上。
难以理清，如果长期随手乱放，让各种类型的文件不断地交错在一起，就像给一团毛线不断地打上死结，会让整理文件的难度几何级上升。
无法回看，重要文件和素材文件通常会反复利用，历史文档说不准什么时候又要用到。但在一个混乱的文件夹体系中，你几乎不可能做到高效率地回看它们。
解决这三个问题，只需要我们做好一件事，而这就是之前我们提过的分类。
要对文件进行系统管理，就必须进行科学的分类，这里我想分为三个步骤来讲，这三个步骤恰好可以解决问题。
创造自己的分类方法
遵循 MECE 原则
维护分类系统
文件整理的第一步，按照个人习惯，创造属于自己的分类方法。
当你开始有意识地整理自己的文件，一般的操作方法是随手找个文件夹，然后把文件丢进去。那么恭喜你，这个时候你已经在对文件分类了。
只是这样做尚不成体系，人的思想总在不断变化中，临时想到的命名规则都是不确定的。桌面上有一些上周的工作文档，你到底是把他们放进「工作」、放进「文档」、还是放进「上周」？文件类型是多种多样的。如果没有统一的分类方法，短期的整理只能一时见效。
在初次建立规则时，想想自己的文件使用习惯，是工作中表格文件居多？文件以项目的形式出现？还是什么都放在桌面上？不同的需求会带给我们不同的文件夹系统。
在整理之初，我建议多想一些关键词，尝试用这些关键词概括自己所有的文件。我在这里给出一些顶级分类的分类策略，可以作为参考——
学习、工作、生活、娱乐，按文件内容分类。很多人会选择这样的分类方法，确实是不错的方法。但在一段时间后你就会发现它们并不均衡。如果你的文件侧重工作，你可以把工作文件夹中的层级提取出来，这一点在下面的 MECE 原则中会提到。
音乐、文档、图片、视频，按文件类型分类，在 macOS 和 Windows 中都默认为用户建立了这样的一系列文件夹。如果你的工作文件不会同时用到两种以上的文件，可以考虑这种分类方法。反之，像视频剪辑这种工作会同时用到四种文件，这样分类显然是不合适的。
稿件、素材、资料、随笔，按工作内容分类，这样的分类是对工作文件的细分，如果你的第一反应是这种类型的分类，说明你使用电脑的大部分时间都是在工作中度过的，作为顶级分类也未尝不可。
此外，还应当预先考虑下载库、Program Files、SteamLibrary这类由软件自主建立的文件夹，它们的位置需要在软件设置中进行调整。比如我会把 Chrome 下载、系统下载、迅雷下载、QQ 接收文件、微信接收文件的路径全部改为D:\下载库\软件名。
拿我自己举例，我最初确定分类时用的是
工具库、视频库、图片库、文档库、学习库、音乐库、游戏库、作品库
8 个类别可以满足我整理文件的需要。
你想好自己的分类方法了吗？用这些词语在硬盘的根目录下建立文件夹，然后尝试把你所有的个人文件放进这些分类中（Windows 用户注意不要移动系统目录）。只要你平时稍有一点整理意识，这一步就会轻松很多。
做到这里，你就能发现寻找文件变得非常简单，根据文件夹的名字一级一级往下找就一定能找到目标文件。
在整理的过程中，实际上就是让你对一个文件进行多个层次且不重复的定义，首先想到的不该是「好看的图片」「方便的工具」「其他」之类的模糊定义，而是几个准确的名词，用这几个名词来概括这个文件的性质。
这时候问题来了，一个文件的定义通常是多样的，比如「上周的工作文档」。它有「上周」这个时间属性，还有「工作」这个属性。
在这里，我们就要使用到「MECE 原则」这个分类标准。
MECE 原则的意思是相互独立，完全穷尽（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）。
当你把所有文件划分为不同的部分时，必须保证划分后的部分满足两个要求：
各部分之间相互独立 （Mutually Exclusive），每个文件都要独立，文件之间不能有交叉重叠。保证在同一维度上有明确的区分。
所有部分完全穷尽 （Collectively Exhaustive），保证这套分类法是全面且周密的，不会遗漏任何一个文件，要保证完整性。
遵循 MECE 原则可以帮助你形成一个结构化的思维，在存放文件、寻找文件的过程中，对文件的定义会异常的清晰。可以用来解决理清问题。现在用这两条规则来检阅一下上面建立的分类标准：
你定义这些文件夹之间是否有交集？有没有同时出现「上周」和「文档」这种带有明显交集的文件夹？如果是，请你只留下更符合那个使用习惯的。像「上周」这种描述，是一个不明确的时间段，「文档」则是一个确定的，故留下「文档」。
能不能将所有文件放进文件夹？如果你把所有文件按照这套规则放置，是不是还会出现不符合任何分类的文件？如果是，就要重新考虑一下你的分类法是不是有遗漏，补全这个分类。
同时，也尽量不要建立「其他」这样的文件夹。因为「其他」只是不符合任何分类的文件的集合，还和所有文件夹都有交集，不符合 MECE 原则。而且「其他」容易变成新的垃圾堆，会让人在一段时间后变得懒惰。
这样调整下来，你就会得到一些合理分类的文件夹了。点开特定文件夹，继续对这个大类中的文件进行二级分类，直至对所有文件完成归类。
我们可以看到，MECE 体系最大的优点就是完全符合文件夹体系，能让每一个文件有地可去，促使自己对文件进行及时的归类而不是放在一个临时的位置。但是它同样有缺点，那就是不够灵活，完全遵循这套法则会让某些目录变得过于深入，操作不便。
现在来解决 MECE 的缺点，大类下的目录层级，通常的建议是大类下 3-4 级内找到目标文件，比如：
D:\文档\少数派工作\任务-发稿\2018-01-01-文章发稿\文章正文.md
如果超过了这个层级，可以考虑将这个小类提升为一个大类。比如D:\图片\照片中的照片数量非常多，层级也很多，完全可以将其分为D:\图片和D:\照片。
以我目前的分类方法举例。
我最初确定分类时用的是工具库、视频库、图片库、文档库、学习库、音乐库、游戏库、作品库这样八个分类，随着时间的推移，我发现缺少下载库、Program Files、SteamLibrary这样的文件夹，添上这几个文件夹（游戏库与 SteamLibrary 不会产生重叠，因为后者是由软件控制的）。之后我购入了 Kindle，我发现需要一个存放电子书的目录，增加书籍库。后来学习编程要存放代码文件和虚拟机，继续增加着两个类别CodeLibrary、虚拟机。
所以我目前的文件层级是这样的——
CodeLibrary、Program Files、SteamLibrary、工具库、设备库、视频库、书籍库、图片库、文档库、下载库、虚拟机、学习库、音乐库、游戏库、照片库、作品库
这么多文件夹类型显然不会适用于每一个人，这些是我个人在使用的过程中遇到的需求，它们仍然满足 MECE 原则，我也可以在三个层级内迅速找到需要的文件。这是一套由我自己建立、满足 MECE 的文件夹分类体系。
这些细化的分类工作不一定要一次性完成，也不容易一次形成完整的体系，可以在工作中逐渐调整。很多人会主动调整最常用的文件夹，尤其是会计、财务、老师这样的职业，即便他们的桌面不一定有序，他们也会经常有意识地对文档进行系统化的归类和整理。下面就来讲讲如何维护你的文件夹分类系统。
在分类完毕之后，只要你有意识地将各类文件放进它的分类中，你的文件就乱不到哪里去。
但是随着时间的推移，这个体系依然需要一些维护。读者在图书馆中借阅图书之后，图书馆为了防止读者乱放图书，会派专人把借阅的书重新放到原处。这需要重新校对图书的位置、找到图书的编号，重新进行分类和排序，这就是一种维护。经常维护的系统对回看文件会很有帮助。
文件夹分类系统的维护，相比图书馆的高复杂度，人工排列的低效率，在计算机中就显得更为容易。
逐步优化，你可以逐渐按情况调整层级，比如 D:\文档\稿件撰写\2018-01-01\资料\Wiki\资料收集.doc，这样的分类显得太深了，不如把资料文件夹提高到和稿件撰写同一级别，这样更容易收集和回看。
周期性检查，检查是否有目录出现混乱，是否有无法归类的新文件，如果有，说明目前的分类方法可能不适应新环境了，需要对目录做出一些调整，为新出现的文件创造新的分类。
配合其他管理体系使用，最常用的辅助体系 Windows 是搜索和快捷方式，macOS 则是标签。针对这些特性做出一些优化，比如对文件名有着明确的规则，对搜索而言会很方便，同时也可以弥补 MECE 中层级较多的缺点。
由于少数派的读者大多对科技行业感兴趣，接下来就介绍 UI 设计师和文字工作者的文件夹系统。注意，每一种体系都有它的独特性，习惯上的不同注定了每个人的文件夹体系都不相同。这里提出的方案是成熟的，但不一定是适合每个人的。
选择这两个作为例子，是因为素材文件和文档文件是最难整理的。音乐可以靠 iTunes，图片可以靠 Lightroom、Picasa，它们都有丰富的元数据用于检索和分类。但素材和文档没有那么多固定的元数据进行分析。需要我们费一番力气才能做好分类。
以 UI 设计师为例，在日常工作中会大量遇到的文件是项目需求文档、素材、设计稿等。首先建立两个大类：「素材」和「工作」，围绕这两个部分来建立分类系统。
在「工作」目录中根据重要程度和使用的先后顺序，依次建立这些大类——
- 工作
- - 01_项目需求
- - - 产品定位
- - - 产品数据
- - - 产品需求
- - 02_交互设计
- - - 交互设计稿
- - - 交互文档
- - 03_视觉设计
- - - 设计模板
- - - 设计稿
- - - 定稿
- - - 历史版本
- - 04_切图
- - 05_归档
- - 06_参考（可选）
- - 07_工作台（可选）
在这些文件夹中，第三个视觉设计是最主要的文件夹，在设计模板和规范中存放特定的文件，以便每次使用时快速调用。设计稿、定稿、历史版本则用于区分文件是否经过审核，设计稿会经历多次迭代，将当前审核通过的最新版本存放在定稿中，不再使用的老版本放在历史记录中，如果占用空间较大，可以在按时回看时清理。
如果你习惯在桌面上工作，你可以在这个目录下建立一个工作台，把这个文件夹发送到桌面，或者将它设为云同步的主文件夹，方便进行近期工作。还能减少因过多层级产生反复点击。
最后的归档目录中存放那些值得保留的项目，或是在之前项目中使用过的历史文件，定期备份到移动硬盘，可以方便随时回看。
管理素材最方便的方式应该是标签，使用专业的素材管理工具进行管理最为合适，不过在文件夹体系中对素材的类型做大致归类依然是可行的。「素材」大类中，建议将用途、项目、时间作为分类标准，要尽量按照自己的使用习惯来分，比如习惯按用途分类：「字体、配色、纹理……」，习惯按项目分类：「2018-01-少数派设计素材收集」。不建议使用素材颜色、素材风格进行归类，这并非它们的主要特点，可以作为下一级的分类。
文档的整理规则要容易一些，文字类的文档偏多，有时会需要制作一些配图和题图。
- 少数派编辑工作
- - 01_工作规范
- - - 发稿规范
- - - 题图规范
- - 02_任务
- - - 写稿
- - - - 2018-01-02-2017 年度征文
- - - - 2018-01-20-Power+ 本周 App 奏折
- - - 约稿&改稿
- - - 发稿
- - 03_会议记录
- - - 2018-01-02-会议记录
- - - 2018-01-03-选题会记录
- - 04_工作报告
- - - 2018-01-01-本周报告
- - - 2018-01-07-本周报告
- - 05_归档
- - 06_灵感库（可选）
- - 07_资料库（可选）
这里采用了三层结构「大类-小类-日期排序」。硬盘根目录下建立一个「编辑工作」的文件夹，下分工作规范、任务、会议记录、工作报告、归档等类别，如果有细分则继续下分写稿、改稿、发稿等更小的类。最后每篇文章都有一个按照日期排序的文件夹，里面存放的就是 Markdown 格式的文章和需要用到的图片。这里说的图片是仅在这篇文章中使用的图片，没有泛用性。如果是通用的题图、素材，我会存放在另外的素材库中备用。
这样分类的好处是在文件夹体系外可以很好地配合搜索功能，在根目录下搜索2018-03就可以看到本月所有的文档。在不同层级的文件也能通过这种方式建立起联系。
此外还可以根据自己的需求增加灵感库、资料库等，更好地符合工作需要。
在文件夹系统中，文件夹最大的作用就是让文件处于一致有序的状态。文件夹不能像标签一样做到文件与文件之间的强关联。只能不断通过单一属性细分。这就要求我们通过文件夹管理文件时需要具备分类意识，避免在同级文件夹之间产生太大交集，否则便会对文件产生影响。
文件夹体系的最大优势在于其强大的通用性，一个操作系统、一个 App 中可能不支持标签甚至不支持搜索，但它一定会支持文件夹这个体系。如果能够做好分类，无论文件放在哪里都能快速进入工作状态。
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