周密计划总是不能付诸行动,原来是错过了“完美时机”?

2019-03-23

文/程晓莉

责编/张晓莉

本文首发自人力资源杂志,文章内容有删改

古往今来,很多思想家论述了有效利用时间的重要性,答案最终都指向一点:要想成为高效的管理者,最重要的是分析并改善自己利用时间的方法。但实际上,我们并不能随心所欲地使用时间——即使我们做出周密计划,实际也不会按计划进行。我们总是关注“如何做”“怎么做”,却很少关注“何时做”。事实上,做事的时机在某些层面上甚至比做事的方法更重要。

当然,时机是个令人难以捉摸的东西,否则怎会有“稍纵即逝”“机不可失,时不再来”这样的描述呢?但现在,著名未来学家、趋势专家丹尼尔·平克为我们揭开了一个秘密:找对时机是有法可循的,我们可以依靠科学来掌握时机。

找准时机节律

不管是在哪个国家或地区,几乎每个人每天在非睡眠时间里的情绪表现都遵循着一种非常固定的模式:积极情绪在清晨最活跃,下午下降,晚上再次上升。这也说明,理性思维在早晨最高,随着时间的推移会逐渐下降。

早晨头脑清醒、思维敏捷、意识警觉,这可以帮助我们排除注意力干扰。但是,洞察力问题不需要太多的警惕,而是需要更多的灵光乍现。所以,休闲时刻更有利于我们解决洞察力问题。最常见的例子是,很多的灵感出现在我们洗澡时,而非专注工作时。专家把这种现象称为灵感悖论。也就是说,当我们的脑力不在最佳状态时,创新、创造能力反而旺盛。

虽说每个人都会遵循一套固定的情绪模式,但并不是所有人的情绪模式节点都是一模一样的。有人是猫头鹰型,如果休息日的早上你比平时晚90分钟甚至更久起床,没错,你是夜猫子,下午甚至晚上才迎来工作或学习状态的高峰;有些人是云雀,早睡早起,即使休息日也和平时一样按时起床,但一到傍晚就疲惫不堪。除此之外,科学家还发现了“第三种鸟”——周末起床总是比平时晚一些,但时间介乎猫头鹰和云雀之间。

不同的人在不同的时间会产生不同的状态。云雀型早晨头脑清醒,思维敏捷,意识警觉;夜猫子型早晨则是懵的,为了准时冲到公司的指纹机前,他们可能会闯红灯或者制造交通事故,直到下午他们才逐渐清醒,变得敏捷和警觉。

所以,要想提高效率,就需要做到两点:一是找到属于自己的时机节律;二是根据任务合理地安排执行的时间,让情绪类型、任务和时间实现同步。如果你是早起的云雀,那就把需要理性思考的工作放在早晨做;如果你是越天黑越警醒的夜猫子,那就把最重要的工作放在下午或晚上来做。

毋庸置疑,无论哪种情绪类型,其大脑功能都会有低谷期。那么,有没有办法不让大脑功能陷入低谷呢?有两个方法,一是警觉休息;二是恢复性休息。所谓警觉休息,就是在大脑功能陷入低谷时,通过清单的方式,让任务自动完成。比如,列一份操作清单,工作时严格按照清单执行。恢复性休息是指在执行任务的过程中,通过短暂的中途休息恢复脑力和体力。研究表明,每小时走5分钟这样的“微型运动”比专门散步30分钟更能放松身心。因此,企业在日常工作中可适当引入体能活动时间,让员工进行短暂的步行休息。

起点:何时开始很重要

想要有效地管理时机,除了让类型、任务和时间保持同步外,还需要关注两个点:起点和中间点。

每个人都曾在新年伊始罗列过一堆决心。比如,新的一年一定要多运动,少熬夜,每个月减重5斤。研究人员分析了跨度长达8年半的谷歌搜索数据,他们发现,“节食”一词的搜索量总是在1月1日这天飙升,比平常日子多出80%左右。不管这些新年决心最后结果如何,至少可以看出,新年这个“起点”是能产生能量的。因此,社会学家将一年中的第一天称为“时间地标”,正如我们依靠地理地标在空间中找到方向一样,人们用时间地标在时间中导航。

除了新年第一天,在每个月和每周的第一天、每个法定假日后的第一天,对“节食”一词的搜索也呈激增状态。这意味着,在那些代表着某个周期“第一天”的日子,人们的动力开关会被重启。人们用这些日期来划定时间界限,把过去的留在过去,调整状态重新启程。

为平常日子赋予意义,可以带给人们重新开始的力量。企业也可以采取这种策略。假设某一季没开好头儿,为了稳定局面,领导者应尽早找一个有特别意义的时刻,比如某款关键产品上市的周年纪念日,帮助团队摆脱出师不利的影响,使员工们行动起来。

那么个人如何知道“何时开始”呢?企业高管顾问迈克尔·沃特金斯建议,在开始之前就开始——挑选一个特定的时间设想自己正在转化到新角色中,比如在迈入新公司大门之前就在心里想象自己变成了一个新人。

另外,我们还需要储备动力。如果你是职场新人,可以使用动机波来设置目标,安排电话,掌握新技术。在低谷期间安心做好核心工作,不要把心思浪费在周边任务上。

有时候我们还需要用“小胜利”来适当地提振士气。最大的激励因素是在有意义的工作中取得进展。当你担任一个新角色时,设置成功概率高的小目标,并在目标实现时小小庆祝一下,它会带来更多的动力和能量。

时机科学可以帮助我们利用时间地标,从错误的起点调整,创造新的起点。 每年7月是美国医疗界不平静的一个月,那时,一批新的医学院校毕业生开始自己的职业生涯。他们几乎没有任何实际经验,但教学医院经常分配给他们很多的医疗任务。这种培训方法使得患者经常变成受害者。在我国是12月,在英国是8月,英国医生称新医生开始工作的这段时间为“8月杀人季”。

当人们意识到“何时”是一个极其重要急迫的问题时,才能得到集体性的解决方案。针对医学生培训问题,美国的一些大学医学院将新医生纳入团队开展工作,团队中有很多经验丰富的医护人员,通过老带新一起工作,这类医院大大减轻了“7月效应”。

中间点:打好中场战事

时机科学显示,中间点对于我们做什么以及怎么做有着强大的影响力,只不过这种影响力看上去有些奇怪。有时候,我们会卡在一个项目、一个学期、一段生活的中间点上,这些沟沟坎坎会浇灭我们做事的兴趣,拖延我们的进度。而有时,中间点又会激励和刺激我们,唤醒我们的动力,并推动我们加足马力继续前进。丹尼尔·平克将这两种效应分别称为低潮效应和火花效应。

在我们的个人发展过程中,众所周知的关键阶段是在35岁左右,我们称之为中年危机。2010年,相关调查显示:二三十岁的人幸福程度较高,40多岁和50岁左右的人幸福感下降,而年龄超过55岁的人幸福感再次升高。也就是说,人们的幸福感在中年阶段并没有发生十分严重的塌陷,而只是呈现出些许下降。幸福感的U形曲线显示,中年人会经历一个温和的低潮而不是一场汹涌的危机。

至于中间点为何会让人泄气,一种解释是,可能是因为未能实现理想的失望。人在二三十岁时踌躇满志,对未来无比憧憬;之后现实就像屋顶漏雨,慢慢改变人们的生活。只有一个人成为CEO,但不是你;很多人的婚姻破碎了,你就是其中之一;赚的钱只够还房子的贷款,现实离梦想越来越远。

然而,我们并不会一直停留在这一情绪低谷中,随着时间的流逝,我们会重新调整自己的期望,认识到当下生活的种种美好。

研究发现,在中间点上,我们更容易走捷径、偷工减料、敷衍糊弄。因此,无论是人生、个人发展,还是工作的中间点,我们都要注意半途效应的影响。通过设立中期目标、公开承诺中期目标、恢复性休息等方式调整自己的节奏。海明威每次写作时会在一个句子的中间停笔,而不是把一个章节或段落写完。这种不完整的方式点燃了中间点的思维火花,成为他第二天写作的动力。

中间点可以产生双重效应。有时,我们看到中间点会大叫着逃开;有时它会触发我们的动力开关,让我们加速前进。如果中年低潮是不可避免的,那么仅仅是知道它的存在,或者知道它只是暂时性的,也可以减轻一些痛苦。如果我们能意识到我们的标准可能会在中间点松懈,就能帮助我们减轻这种懈怠造成的后果。即使不能阻挡生命和自然规律发生作用,我们至少还可以为结果做好准备。

同步,群体时机的秘密

丹尼尔·平克说:“我们的生存能力甚至生活能力,都有赖于无时无刻不与他人协作的能力。”

一个被推进急诊室的心脏病患者,他的生死取决于医疗人员的协同程度,当时间和患者的生命一点点流逝,每个医疗人员的工作是否可以灵活同步是关键。

依靠同步取得成功的群体,比如合唱团、划船队,他们遵循三个群体时机原则:外部标准决定速度;归属感有助于团队凝聚力;幸福感提升,既是同步的要求,也是其结果。换句话说,群体必须在三个层面上保持同步:与老板,与团队,与内心。

●节奏感,与老板同步

群体时机管理的第一原则,是要在团队之上或团队之外有一个老板或其他主导者来决定速度,维持标准,并让所有人集中精神。

某些活动有自己的节奏,比如产品开发或市场营销。但是这些节奏有必要与外部节奏,如财年、销售周期,甚至企业的年龄或员工的职业阶段等同步。在时间生物学中,这些外部线索被称为授时因子,它能使生物体内的昼夜节律与外部周期同步。常见的授时因子包括光线、温度、社交活动等。

群体也需要授时因子。有时候,那个授时因子是一个领导者,或者群体中身份最高的成员。在企业里,这个人通常是老板。老板就是定时器,确定下属的工作节奏和速度标准。这个授时因子,其权威不容质疑。

●归属感,与群体同步

1995年,社会心理学家罗伊·鲍迈斯特和马克·利里提出了归属假说,弗洛伊德和马斯洛也提出过类似的观点。

证据表明,归属感深刻地影响着人们的思想和感情。归属感让员工的出勤率更高,脸上的笑容更多。群体时间需要归属,一旦个人与群体同步,就可以在下一个阶段和最后阶段更好地同步。

 ●意义感,与心灵同步

心灵同步有助于团队的车轮转动得更平衡顺畅。与他人同步会使我们替他人着想,替他人着想又增强了同步。合唱团里,合唱者们的声音是整齐的,在演唱中,他们的心脏将以同样的速度跳动。而且合唱能提升自尊,减轻压力感和抑郁症状。这些效果不是来自歌唱本身,而是来自和别人一起歌唱。同步扩大了我们对他人的开放态度,使我们更有可能参与“亲社会”行为。

寻找协同快感有很多方法。在企业里,实现群体同步需要经常问三个问题:我们是否有一个头脑清楚的老板?他能让每个人的责任清楚明白,所有人都唯其马首是瞻。我们是否正在培养一种归属感?它能协调个体之间的步调,加深成员的情谊,使每个人都可以与群体同步。我们是否激活了士气?做正确的事,感觉良好,这是一个群体取得成功的必要前提。


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