1、巧用缩放,实现集中打印
这里所说的“集中打印”,主要指的是将多页Word文档内容缩放到一张打印纸中,然后实现集中输出的打印目的,使用这种打印方式不但可以有效提高打印效率,而且还能充分节约打印成本。在进行这种打印操作时,我们不妨按照如下步骤进行:
首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中逐一单击菜单栏中的“文件”、“打印”命令,打开目标文档的打印属性设置窗口;
在该设置窗口中,找到“缩放”设置项,并单击“每页的版数”右侧的下拉按钮,从弹出的如图1所示的下拉列表中,我们发现Word应用程序共向大家提供了六种缩放选项;例如要是我们选中“16”的话,那就表示将16页Word文档内容按照合适比例大小缩小到一张打印纸上,一旦选用好每页的版数后,Word应用程序就会自动对目标文档中的文字、表格以及图象的尺寸进行缩放,并确保每16页文档内容能集中组合到一张打印纸上,最后单击“确定”按钮,16页文档内容就会被集中打印到一张打印纸上了。
2、巧用缩放,实现整页打印
在打印Word文档的过程中,我们有时会遇到目标Word文档最后一页中只包含很少的几个字符,如果直接对这样的Word文档进行打印的话,那么最后一页的几个字符内容也会占用一张打印纸,这不但影响整体打印效果,而且还会浪费打印纸张。为了提高文档的整体打印效果,相信多数人都会使用手工编辑的方法,来将文档字体的字号缩小,以避免最后一页的几个字符内容另排一页;不过使用手工缩页方法时,往往会改变文档原始的排版效果,而且操作起来也有点麻烦。事实上,Word应用程序已经自带了“缩小字体填充”的功能,巧妙地利用该功能我们可以在不改变原始排版效果的基础上,将最后一页的几个字符内容缩到整张页面中打印出来;下面就是使用“缩小字体填充”功能来避免最后一页几个字符内容另排一页的具体操作步骤:
首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中依次单击菜单栏中的“文件”/“打印预览”命令,将屏幕切换到目标Word文档的打印预览状态;
其次在该状态窗口中单击工具栏中的“缩小字体填充”工具按钮(如图2所示),这样的话Word应用程序就会自动分析当前文档所使用的文字字号,然后在该字号的基础上适当减小文档字号,以便将最后一页的几个字符内容缩到整张页面中,从而达到减少输出页数的目的。
当然,要是我们不想使用先前启用的“缩小字体填充”功能时,可以关闭目标文档的打印预览窗口,返回到正常的文档编辑窗口,然后依次执行菜单栏中的“编辑”/“撤消缩小字体填充”命令就行了。
3、巧用缩放,实现按需打印
这里所说的“按需打印”,主要指的是按照实际所需要的纸型来打印文档的操作。我们知道,Word应用程序自带有“按不同纸型打印文档”的特殊功能,利用该功能我们可以象使用复印机的缩小、放大功能那样来根据实际使用纸型的不同,进行文档尺寸的缩放操作,而不需要用手工方法调整文档的换行符或页边距,就能使目标文档的内容自动打印在新纸型的居中位置处,并且该功能不会改变目标文档的具体打印设置。假设我们手头有一篇已经被编辑好的B4幅面的Word文档,现在我们要想将该幅面的文档内容打印到A4纸型的打印纸中的话,就可以按照下面的步骤缩放目标文档:
首先启动Word应用程序,并用该程序打开目标Word文档内容,然后在文档编辑界面中依次单击菜单栏中的“文件”/“打印”命令,打开目标文档的打印属性设置窗口;
完成上面的缩放设置操作后,单击打印属性窗口中的“确定”按钮,这样一来Word应用程序就会对B4幅面的文档文字以及图形进行自动缩放,直到B4幅面的文档内容能够打印输出到A4纸型的居中位置处。
考虑到上面的打印设置只对当前打开的目标文档有效,而Word应用程序其实并没有对该文档的排版设置进行任何修改。如果我们希望以这种设置方式来修改所有文档缩放比例的话,可以用鼠标单击Word编辑窗口菜单栏中的“工具”菜单项,从弹出的下拉列表中执行“选项”命令,然后在其后的选项设置页面中单击“打印”标签,进入到如图4所示的标签页面,检查该页面中的“允许重调A4/Letter纸型”项目是否处于选中状态,要是发现该选项还没有被选中的话,可以重新将它选中,最后单击“确定”按钮就OK了。
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