拒绝瞎忙:提升工作效率的20个小技巧,简单实用可操作!

“办公桌前,电脑窗口开着,十几个标签页、五六个Office文档在不停地切换。吃午饭时,也要不停地刷手机,看工作群,一天下来发现自己连水都没顾上喝。临近下班,发现手头还一大推事没有做,却又感觉自己这一天好像啥也没干出来。”

这是职场上一种很常见的现象,不排除其中有个别效率低下的人,但是更多的情况下,是我们确实要做的事太多,要担负的责任逼迫我们不得不如此。有没有什么方法,让我们的工作效率更高、再高一点呢?就这个问题,文章整理了20条实用、且简单易操作的方法,希望可以给想要改善生活、工作状态的职场人,提供一点思路。

1、用A4纸做笔记,实现零秒思考。
“A4纸做笔记”的方法,被称作是“全世界最简单的头脑灵活度训练”,连苹果最顶尖设计师在开发苹果产品时,都会先把电脑关闭,拿出纸笔构思。这是因为,电子产品容易阻挠我们右脑的创意思维,让我们陷入左脑逻辑思维当中。
因此,当我们需要构思、策划或者做其他深入思考,但是脑子又是一团浆糊,没有思路时,往桌子上横着放一张A4纸,你的头脑将很快平静下来,我们的思路也会得到很好的整理。接着,开始向自己发问,头脑风暴,把问题,能想到的解决办法,涉及到的人等等相关的内容,全部写下来。然后,站在局外人的角度,看你的内容,从中寻找线路,理出思路。最后,归纳整理出最有效的信息。

2、用笔记软件,建立信息收集箱。
我们日常工作中,经常会有许多时间浪费在来回搜寻信息上面,比如邮件中某段文字,微信聊天记录中某个领导的通知。总会在我们想用的时候,找不到,或者要花很多时间找。这种情况下,我们可以建立一个收集箱,先把觉得有用的信息这个收集箱,无论是聊天记录、邮件内容,还是工作安排、项目反馈,XX工作内容的流程规范,亦或是突然产生的灵感,或者从网上看到的有价值的案例、知识,只要觉得有用,都可以往里面丢。

存放的位置,可以选择一些同步的笔记软件,比如Onenote、印象笔记、为知笔记、有道云笔记之类。存放的时候,用关键词来命名,比如,XX月XX日,关于XX项目的会议讨论记录,或者提升活动效果的创意案例,还可以是日常所有后台、软件的账号密码集合等等。

务必保证在看到有效信息时,第一时间存在好,并且保证存放位置是唯一的。这样不但可以减少记忆的难度、节省我们的认知空间,还可以让工作变得简洁高效。

3、清空头脑,创建你的待办清单库。
你有没有过这些经历:就是经常忘记一些重要的事,到了截止日期才发现还没做?每天都感觉有一大堆事要做,却不知道到底还有多少事没做。还有就是常常各种事项要么随手记到电脑里,或者手机便签里,还有的记到笔记本里,想做的时候,要挨个翻一遍。还容易感觉,太多事情要做压力特别大,晚上睡觉还在担忧睡不着。

如果你有以上类似的状况,建议做一件事,就是“收集”,把你所有待处理的事,不管是工作还是生活,或是突发的灵感,全部都先写下来。然后,再开始规划和拆解下一步的行动。这样清空头脑的方式,可以有效避免漏掉要做的事项,不用再担忧有哪些事没有做,也是缓解压力的有效方法,做事也会更专注。

注意,记录的时候,要集中记到一个位置,可以是A4纸张,记事本,也可以是电子记事本。如果有临时开会或者外出随手记录的事项,也要及时找机会,记录到固定的“收集箱”。收集的时候,就只做收集,不要一边收集,一边执行。

4、拆解你的待办事项,做好行动规划。
你有没有遇到过,想要做某件事,却不知道如何下手,而一再往后推迟。遇到事情不知道怎么着手时,就先拆解成小行动。比如,你要出差,那就把这件事,拆解成确认行程日期,做客户拜访清单,客户时间预约,走出差申请流程,预定往返机票,预定酒店等等。拆解完之后,再往下推进,就会快很多。

凡是遇到中途推进不下去的事项,就拆解成小行动,原则上,拆解出来的每个行动事项完成时间不超过2分钟。

5、定期清理你的“收集箱”
每隔一段时间,抽空清理一次你的收集箱,把已经过期,或者垃圾事项直接删除。接着,判断收集箱里的事项,是否需要在一周内完成。把一周之内要做的事放到一起,超过一周或者更长时间的事项,放到另外一个位置。然后,先专心把一周内要做的事拆解成小行动。

6、按轻重缓急,处理你的待办事项。
我们日常工作中,经常会遇到,在自己的待办清单上,有几件事都必须要做的事,却不知道先做哪个好。这个时候,最好按照轻重缓急来处理。先判断一件事的重要性,再判断一件事的紧急性。然后按1、2、3或者A、B、C排序。把你所有要做的事,都标注上序号。接着,从中挑选出当天1-3件最重要的事,5-7件次要重要的事来做。

我们每个人、每天能够专注并有效率工作的时间都有限。所以,找出你每天精力最充沛、最高效的时间段,做你当天安排的最重要的事,然后在效率相对低的时间段,做不太重要的事。

7、拒绝每天“救火”,提前做重要的事。
你每天在做的事,是否都是已经临近时间截止日期,是否每天都被人追着要结果,你每天是否都在“救火”。如果答案是肯定的,建议,每天刻意安排出10%-50%的时间,做未来一段时间要发生的重要事项,即把重要还不紧急的事做提前安排。避免重要不紧急的事,发展成重要紧急的事。怎样定义重要的事呢?建议,是和你人生、事业目标最相关的事。

8、拒绝多线程任务,一次只专注做一件事情!
人类的大脑没法进行“多线程处理”,同一时间只能聚焦在一件事情上,平时我们开一大堆窗口、网站,看似是在多任务处理,其实,知识大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已,并没有真正进入多工作任务状态,我们每切换一个工作任务,都需要先把原来的工作任务清空和处理新信息。不自觉的清空过程中,就浪费了我们很多时间。

请专注在你手头上正在处理的事情,有任何突发状况,先用便签或A4纸记录下来,最好不要超过10秒钟,不要打断工作。如果非要打断不可,就把当前的任务进度或者正在思考的内容,用关键词记录下来,这样折回工作的时候,可以大大缩短你进入状态的时间。

9、如果一件事情的80%可以由别人去做,学会授权!
着手做你需要处理的重要事项,把不重要的东西交给他人去完成。一些不重要的事情不需要亲力亲为,你可以安排下属或寻求同事的帮助,信任他们,把自己的精力集中在处理更重要的事情上。

10、如果有效地利用你的“碎片时间”?
我们日常生活中,碎片时间很多,比如会前间隔5分钟、做地铁、等电梯、吃饭、走路都会有。很多人会把它用来看书、听讲座或者公开课,这样很好。不过,因为碎片时间较短,其实我们学到的可能更多的是简单的结论,要掌握真正有价值的知识,还是会有点困难。

建议,这些时间段,可以更多的用来思考。一个行之有效的方法,是把工作、学习中遇到的问题,分解成一个个更小的问题。然后把它们列成清单随身携带。利用碎片时间,进行思考和推导。

比如,你要写一个推广方案,你可能要列出这些问题:你的目标客户是哪些,他们有哪些特征,你要参考哪些历史数据,你方案目标时什么,你的产品优劣势有哪些,你的竞对在哪些方面比你有优势等等。把这些问题做成清单,只要有空闲,求拿出来思考,再及时把思考结果,或者灵感记录下来。

11、摆脱掉不必要的干扰。
关掉不相关的网页,关掉你的QQ和微信,把手机调成震动模式,保障能够接听到紧急的电话,聚焦你的精力去做好一件任务。如果你担心在工作专注的时候有人找你,建议你可以在你的工作软件上标注上“XX时间段正在集中做很重要的事,有事请先留言”,通常有特别着急事情找你的时候,很多人不会单纯在微信或QQ上被动留言,所以不用太担心会错过重要的事。

另外,如果你专注时,有领导给你安排工作,先判断哪件事更重要更紧急,如果手头的事更急需处理。那你可以尝试给老板解释,我手头正在做另外一项很重要的事,如果不及时做,可能会有什么后果,确认是否延后新待办事项。也可以和老板确认,如果一定要先做新事项,那能否把手头的事情的截止时间延后。

12、给工作加一个截止日期。
想养成对于工作的紧迫感,可以给自己的工作事项,设定一个截止日期,这个日期,需要比真正的截止日期提前一点,这样子才能够给予自己喘息、修改和检查的机会。

13、不愿意下手的工作,尝试给自己增加“奖励”
比如,很多职场人都有过出差报销的经验,报销的过程通常还会很麻烦,不仅要走各种流程,还要手填报销单、黏贴各种车票、住宿餐饮票等等。但是这个事,又不能不做,毕竟直接关系到自己的利益。常常能拖就拖,直到财务下“最后通牒”,到了截止日期的前一天半夜十二点之前,才着急忙慌地一通“加班”。

类似这种问题要怎么改善呢?建议,给自己设置一个奖励机制,就像我们玩游戏通关之后,会奖励经验值或者装备一样。告诉自己,如果完成这个任务之后,去吃一顿大餐,或者买一件衣服、一跟哈根达斯、一块蛋糕、心仪已久的包包等。

注意,这个奖励,一定要选一次性就能了结的类别,而且金额不宜过大。建议以实物为主而非精神方面的品类,最好是日常生活必需品,万万不能是那种会耗费大量时间的东西。就像奖励自己看一部电视剧,或者打一场游戏,很可能看着看着,就是大半天过去了。

14、使用“适合”你的高效工作软件。
高效工作任务管理软件很多,比如常见的印象笔记,有道云笔记,Outlook,todolist等等,还有更多人使用普通纸质记事本,Excel表格。但是具体哪个适用自己,就要自己尝试用一下了。

选择时,注意一个原则,就是高效工具不要滥用,别人用的适合,你自己并非合适。如果一个高效工具,让你花费很多时间或者精力学,用起来特别不顺手,就要果断放弃。

15、重复工作自动化、模板化,做好积累。
在职场中,我们往往会遇到一些比较单一和重复性的工作内容。怎样才能更高效呢?那就是,先将自己每周都需要做的任务全部列出来,然后想办法将这些任务自动化。

比如,我们常常会需要回大量的邮件,而邮件中常用的内容,就可以保存成模版。再比如,我们团队增加了新同事,作为职场老人,难免需要去带。每个来到人都要教一遍的话,会很耽误时间和精力。倘若你提前把要培训的内容或者注意事项, 以文字、图片或录音的形式做好归档和分类。在新人来之后,只需要把文件和视频或者PPT打包给对方看,然后,有其他不懂的问题再单独询问就可以大大提高效率,节省时间。

16、设定目标,建立可追踪“过程”
努力的时候,要找对方向,明确执行“过程”,不要用蛮力。

举例来说,一个撰稿人,如果每天都读书、学习,不带目标的写作,那他只能算作是练习。如果想要做出点什么,就必须给自己定个目标,比如,一个月涨多少粉,而定完目标之后,还要建立如何完成目标的“追踪过程”,就是每天更新多少文章。想在微信公众号上一个月涨1000个粉丝,那他能控制的不是每天有多少粉丝关注自己,而是每天更新自己的文章数量和质量。同样,职场人无法控制自己的老板,让他给自己升职加薪,但是能做的是,让自己更出色,变得无法被忽视,比如,一个季度内完成几个项目。

17、向更专业的人寻求帮助,除非你自己想学会一个新技巧。
假设,你要做一期活动推广,不擅长图片设计,要做的话可能会发很长时间,也不一定会达到满意的效果。那这种情况下,不如找个专业的设计帮你做。你只需给对方说清楚,分配事项要达到什么样的目标,或给出详细的步骤即可。

18、拒绝“完美主义
职场上,“完美主义者”做事,通常会考虑很多,同时也容易伴随着拖延,办公效率低下,甚至容易让自己陷入自我否定中。深究下去,其实很大原因是害怕犯错,做任何事情稍微有一点瑕疵,就容易全盘否定自己。

其实,追求完美没有错,不过我们生活和工作的环境或者人,其实是没有绝对完美的,所以意识上做调整很有必要,主观上接受自己不完美,更大限度发挥自己的长处。做工作也是,优先把核心的事项做完,其他枝枝叶叶可以降低一点标准。还可以深入找下是什么原因,什么事导致自己在“害怕”,找到之后,针对害怕的点,尝试寻求一些解决或者规避方法,这样也可以让自己更安心。

19、有效收纳,学会丢弃。
你的办公桌上,是简洁还是杂乱,是否摆满了文件、书本、文具还有各种小摆饰?你的电脑硬盘里,是否也是文件随意乱放?或许有一天,你心血来潮,想收拾一下,但是却发现很多文件资料不舍得丢弃,越积越多!也许有些人会说,我的桌子虽然乱,但是却乱的有秩序。但是,如果你仔细观察会发现,这些人在找资料的时候,还是会翻上找下,浪费一通时间。有研究表明,杂乱的办公区,会不自觉地影响人的潜意识,增加人的负担。

步骤:分析你的可用空间,以及这些空间对你使用的方便性,把常用的文件,分门别类整理好,放到你最近的储藏位置,这个储藏空间用便签贴标注上储藏物品名称。如果你的物品特别多,建议做一张清单,标记好哪类物品放置在哪个位置。注意,能丢掉的就不要留着,纸质文件能拍照电子保存的,就不要留纸质版,最大限度的释放你的空间。

第一次收纳时候,不用一次性完成,只做其他一小部分即可。等全部收纳完之后,每天花费几分钟维护一下,即可长久保持。收纳期间,还可以一边听音乐,一边收拾,让这个过程变的更有趣。相信,收纳完之后,你的焦虑、压力感会大大降低,对工作的掌控感也会提高。

20、适度休息,快速解压。
休息不好,工作安排得再有条理,也很难进入状态;再加上有些烦心事过来,更是容易觉得疲累。要想快速缓解压力,化解负面情绪,除了下班后,适当慢跑这种方式外,我们在办公区,可以看看窗外大自然,绿植,活动活动身体,小睡一会。再有,就是一个非常有效的科学方法——冥想。

只要头脑混乱、压力倍增时,就可以进行5-10分钟的冥想。你无需报什么班,也无需穿奇怪的制服,只需掌握2个小要领:坐好,背部挺直,闭上眼睛;第二,感受自己的呼吸时的感觉,呼气、吸气,其中,一个窍门就是关注自己的鼻腔、胸腔呼吸时的感觉。一旦进入冥想状态,就会不自觉地有各种杂七杂八的事涌进来,比如老板说了什么话,客户下了多少订单,自己做了什么糗事,未来怎么发展等等。我们需要做的,就是一旦有杂念进来,就把自己再拉回到自己的呼吸上即可,这样反复切换几分钟。

如果,你想更高效地完成工作,想提早下班,就从中挑选适合你的方式,开始尝试吧!

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