Excel表中输入各种类型数据的方法和技巧

在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，本文介绍在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧，帮助大家更好地运用Excel。 
　　一、输入文本
　　Excel单元格中的文本包括任何中西文的文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。
　　二、输入分数
　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”(零)以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。
　　三、输入负数
　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在()括号内来标识，比如在单元格中输入“(88)”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。
　　四、输入小数
　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外美文坊提醒大家，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
　　五、输入货币值
　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币(￥)、英镑(￡)等。欧元出台以后，Excel完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。
　　六、输入日期
　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。
　　七、输入时间
　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

Excel中输入身份证等长串数字技巧两则 <BR>　  在Excel中输入长串数字有时候会出现一些问题，比如输入身份证号码或者序列号，只要序列号超过15位，输入的结果就以科学计数法表示。 　　下面介绍两种方法，可以在Excel中能够以普通方式正常显示长串数字。<BR>　　方法一、先用右键点击单元格空白处，然后在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，在“单元格格式”设置窗口中“数字”栏的分类下拉列表中选择“文本”。<BR>　　方法二、在输入数字时先输入一个半角的单引号，然后再输入数字，也能达到同样的效果。需要注意的是，单引号必须是英文状态下输入。<BR> 在Excel中不用等号输入算式 如果你在Excel工作表中需要输入大量的诸如“3+7+9”之类的算式，而且要求单元格中显示其计算结果，于是你在每个算式前都得键入一个等号“=”,确实稍嫌麻烦。在此，告诉你一个方法，让你可以省去这个等号的输入过程，该方法是： <BR>　　1.单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。<BR>　　2.单击“1-2-3的帮助”选项卡，选中“转换Lotus1-2-3公式”复选框。<BR>　　3.单击“确定”按钮。　　之后，当你在单元格内键入“3+7+9”后，系统便把其当作算式处理，并计算出其结果。当然，如果你本意就是要在单元格中输入 “3+7+9”,那么请在输入前加上一个单引号，即需要输入“‘3+7+9”.此外，还请注意：如上设置仅适用于全部为数字的算式，如果要输入包含单元格引用的公式，还请在公式前键入等号“=”。

工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。
 
2.1.45  制作个性单元格
如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。

Excel 2002使用技巧2 
 
第2节 数据输入和编辑技巧
2.2.1  在一个单元格内输入多个值
我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。 
2.2.2  增加工作簿的页数
单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。
 
2.2.3  奇特的F4键
Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，本不需要使用菜单。
 
2.2.4  将格式化文本导入Excel
1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出;
2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”;
3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”;
4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本式。单击“完成”按钮即可。
 
2.2.5  快速换行
我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。
 
2.2.6  巧变文本为数字
在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。 
2.2.7   在单元格中输入0值
一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。
 
2.2.8  将数字设为文本格式
不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是:
1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;
2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡图1）;
3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”;
4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。
 
2.2.9  快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格不需用鼠标，从而提高输入速度。 提示:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列入数据。
 
2.2.10  在同一单元格内连续输入多个测试值
一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（图2），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

 
2.2.11  输入数字、文字、日期或时间
单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理。
 
2.2.12  快速输入欧元符号 
先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。
 
2.2.13  将单元格区域从公式转换成数值
有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。
 
2.2.14  快速输入有序文本
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。
 
2.2.15  输入有规律数字
有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元
格，松开右键，此时会弹出一个菜单（图3），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。
图3
 
2.2.16  巧妙输入常用数据
有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（图4），先后按“导
入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。
图4
 
2.2.17  快速输入特殊符号
有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击
“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（图5），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。
图5
 
2.2.18  快速输入相同文本
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。
2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。
4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠
标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。
 
2.2.19  快速给数字加上单位
有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（图6），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

 
2.2.20  巧妙输入位数较多的数字
大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。
 
2.2.21  将WPS/Word表格转换为Excel工作表
有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单:
1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令;
2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。
注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打开，再进行转换。
 
2.2.22  取消单元格链接
将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠
标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。
 
2.2.23  快速输入拼音   
选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。
 
2.2.24  插入“√”
首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。  
 
2.2.25  按小数点对齐
有以下两种方法使数字按小数点对齐:
1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的位数（图7），程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。
2.2.26  对不同类型的单元格定义不同的输入法
在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自
动切换:
1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有
效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打
开”，单击“确定”按钮（图8）;
图8
 
2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，
选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，
单击“确定”按钮。
此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文
输入法间进行切换，从而提高了输入效率。
 
2.2.27  在Excel中快速插入Word表格 
1.打开Word表格所在的文件;
2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格
和要插入表格的区域;
3.选中Word中的表格; 
4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的
位置即可。
 
2.2.28  设置单元格字体
选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元
格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的
字体大小即可（图9）。
 
图9
 
另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大
小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。
 
2.2.29  在一个单元格中显示多行文字
选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格
式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（图10）即可。
图10
 
2.2.30  将网页上的数据引入到Excel表格    
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。
你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息
并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的
表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用
Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。
 
2.2.31  取消超级链接 
下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。
1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容
会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。
2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取
消超链接”命令即可。
 
2.2.32  编辑单元格内容
双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要
确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。另外，你还
可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单
元格中的数据了。
 
2.2.33  设置单元格边框
选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”
选项卡（图11），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜
色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。
图11
 
要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选
择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边
框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。
2.2.34  设置单元格文本对齐方式
选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标
签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。
 
2.2.35  输入公式
单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝(等号)，若单击了“编辑公式”
按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，
按Enter键。
 
2.2.36  输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）
在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一
个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列
为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对
齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单
就做好了。 
 
2.2.37  隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）
有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值
的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列
表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(3个
分号)即可（图12）。 
图12
 
提示:你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、
零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就
不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。
 
2.2.38  恢复隐藏列
通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单
项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在
列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线
上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有
箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。
 
2.2.39  快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）
 
在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,
 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格
区域, 可以这样快速隐藏: 
快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9”
快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0”
取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9”
取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0”
 
2.2.40  彻底隐藏单元格
在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户
复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，
降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然
后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定
位条件对话框中选中“可见单元格”选项（图13），这样就可以避免上面所发
生的情况了。
图13
 
2.2.41  用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中
专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程
师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择
输入。具体方法为:
选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据
有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，
在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工
程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击
“确定”按钮即可（图14）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧
的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。
图14
 
2.2.42  快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自
动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单
击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框
中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑
报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”
退出。以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。
 
2.2.43  设置单元格背景色
选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”
选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后
单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。
 
2.2.44  快速在多个单元格中输入相同公式
先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内
的所有单元格中输入同一公式。
 
2.2.45  同时在多个单元格中输入相同内容
选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后
键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。
2.2.46  快速输入日期和时间
当前日期   选取一个单元格，并按“Ctrl+;” 
当前时间   选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;” 
当前日期和时间   选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按
“Ctrl+Shift+;” 
注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动
更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。
 
2.2.47  将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 
如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或
列——可以通过下面这个简单的操作来完成:
选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置
被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单击周围
单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位
置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。 
 
2.2.48  在Excel中不丢掉列标题的显示 
你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一
种使列标题总保持可见的方法: 
选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不
会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。 
 
2.2.49  查看与日期等效的序列数的值
Excel将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常
需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择
包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗
号形状的按钮)，Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。
 
2.2.50  快速复制单元格内容
选中下面的单元格，按“Ctrl+'（为英文状态下的单引号）”组合键，即可将上
一单元格的内容快速复制下来。
 
2.2.51  使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）
在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为
排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或
按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置。
自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无
法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。
例如，要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对
话框确定自定义排序次序，下一步就是根据列A排序。
2.2.52  快速格式化Excel单元格 
如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或
边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打
开“单元格格式对话框”。 
 
2.2.53  固定显示某列
不少人在工作中用Excel做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能
同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法
就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗
口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来
“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。
 
2.2.54  在Excel中快速编辑单元格
如果你希望使用键盘做每一件事，在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难，
因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以使用
一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 
利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，
按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。 
注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击
单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口，使用键盘可以很容易地
编辑超级链接。
 
2.2.55  使用自动填充快速复制公式和格式 
想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗？利用自动填充命令，
你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 
选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色
的+号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右
键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”，这一技巧可以
在创建电子表格时节省大量时间。
 
2.2.56  为单元格添加批注
Excel为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，
只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要
添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注
的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的
右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元
格上就可以显示批注。
 
2.2.57  数据自动输入    
在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要
输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，
然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照
需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、
12/10/92……12/10/99数据。当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式
（图15）。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。
图15
 
2.2.58  在Excel中快速计算一个人的年龄
Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函
数使得计算一个人的年龄变得容易了。
在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在A2单元中
输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按Enter，这个人的年龄(以年表示)
将被显示在A2单元中。
 
2.2.59  快速修改单元格次序 
在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法
为:首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键，接着移动鼠标指针到单
元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元
格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，
释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
 
2.2.60  将网页上的数据引入到Excel表格中
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。
在Excel中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、
格式及编辑状态。
 
Excel 2002使用技巧3 图形和图表编辑技巧
第3节 图形和图表编辑技巧
2.3.1  在网上发布Excel生成的图形
Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分
析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击“工具→选
项”命令，在“常规”中选择“Web选项”，选择是否采用便携网络图形格式(PNG)
存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求
浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式，Excel会自动选
择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转
换过的图形。例如，如果文件名为“dog.htm”，则Excel将创建名为“dog/files”
的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和
“image02.jpg等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页
面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图
形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一
交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的
数据，则须利用VB等编制脚本程序。
 
2.3.2  创建图表连接符
当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明
图表中的关系。Excel 2002提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设
位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘
制它们。要创建连接符，可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘
图”工具栏上单击“自选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符
类型。鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上
预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。然后在另一
形状的连接点上重复这个过程。
 
2.3.3  将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中
假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格
区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”
对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图1），如果
选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选
择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。然后进入Word中，单
击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。
如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操
作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会
有和屏幕显示一样的边框。
 
2.3.4  将Word内容以图片形式插入到Excel表格中
如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行
:首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，
按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式
插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也
可
以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。
 
2.3.5  将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中
首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，
按住Shift键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接
插入Excel中。
 
2.3.6  在独立的窗口中处理内嵌式图表
在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工
作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗
口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口”。
 
2.3.7  在图表中显示隐藏数据
通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望隐藏的数据从图表
中消失，可以这样操作:首先激活图表，单击“工具→选项→图表”，在“图表”
标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框（图2）。要注意的是，“只绘
制可见单元格数据”只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激
活图表，否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。
2.3.8  在图表中增加文本框
只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。
方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，
接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到
任何地方并根据自己的喜好进行格式化。
 
2.3.9  建立文本与图表文本框的链接
在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，
然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某
个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文
本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该
文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使
用箭头键移动选择图表元素。
 
2.3.10  给图表增加新数据系列
有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数
据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。
方法一:使用“数据源”对话框    
激活图表，单击“图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名称”栏中指
定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可
（图3）。
图3
方法二:使用“选择性粘贴”对话框
选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单
中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系
列”，并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。
方法三:拖动鼠标法
选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表
中。当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅
对内嵌式图表起作用。
方法四:使用“添加数据”对话框
激活图表，单击“图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格
区域，单击“确定”按钮即可。
 
2.3.11  快速修改图表元素的格式
通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单
中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元
素，将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有
所不同。
 
2.3.12  创建复合图表 
复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时
显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列
转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令
，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。
 
2.3.13  对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 
有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很
可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐
标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，
按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选
项。
 
2.3.14  将自己满意的图表设置为自定义图表类型
Excel中提供了一些自定义图表类型。其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义
图表类型，以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表，直到
你满意为止。激活此图表，单击“图表→图表类型→自定义类型”，选择“自定义”
选项，
将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮，将会出现“添加
自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击
“确定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。
 
2.3.15  复制自定义图表类型
如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把
C:\Windows\ApplicationData\Microsoft
Excel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。
 
2.3.16  旋转三维图表
你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。
方法一:使用“设置三维视图格式”对话框
激活三维图表，单击“图表→设置三维视图格式”命令，选择合适的控制命令
或数据来旋转和进行透视改变（图4）。
图4
方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表
点击图表，图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。你可以拖动一个角点，
旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你
可以单击“图表→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的
标准三维视图。当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，则可以看
到全图的外廓，
这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。
 
2.3.17  拖动图表数据点改变工作表中的数值
选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，
你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道
一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要
注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不
应该更改的数值。
 
2.3.18  把图片合并进你的图表
Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。    
方法一:使用“图案”对话框
双击某个数据系列，选择“图案”标签，单击“填充效果”按钮，在“填充效果”
对话框中选择“图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件
即可。
方法二:使用剪贴板
将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，
再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，
只要图像可以复制到剪贴板上，则这种方法就可行。
方法三:使用链接图片
我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，
你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法:
创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单
元格区域，按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，出现一个“复制图片”
对话框，单击“确定”接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片
复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是
一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格
区域(或直接用鼠标选择)。这样，粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，
对于工作表单元格区域中的任何改变，都会直接反映在图表链接的图片中。
 
2.3.19  用图形美化工作表
我们在制作Excel工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。
如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在“绘图”工具栏上按
下“自选图形”按钮，然后选择“其他自选图形”，从中选择一个你需要的图案。
插入此图形后，在工作表中选中它，单击“编辑栏”，输入你想要突出显示的链接
单元格，然后回车。这样，链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链
接单元格的内容变动时，图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外，如果想要
让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，打开“设置自选图形格式”对
话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整文字水平或垂直
的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。
 
2.3.20  让文本框与工作表网格线合二为一
在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮，然后按住“Alt”键插入一文本框，就
能保证文本框的边界与工作表网格线重合。
 
2.3.21  快速创建默认图表
我们知道，创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成，在每个步骤中你可
以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项
和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法:打开包含用来制作图表数据
的工作表，选取用来制作图表的数据区域，然后按F11键即可快速创建图表，图表存
放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。
    
2.3.22  快速创建内嵌式图表
在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”按钮即可，不过，
一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法
把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”，在“类别”列表中
选择“制作图表”，并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕
上工具栏中适当的位置即可。
 
2.3.23  改变默认图表类型
Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及
水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它:单击
“图表→图表类型”命令，选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类
型或自定义类型中的一种)，然后单击“设置为默认图表”按钮，确认即可。如果你
需要创建很多个同一类型的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提
高你的效率。
 
2.3.24  快速转换内嵌式图表与新工作表图表
你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方法是:选择你已创建的图表，可以
看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单，单击“图表→位置”命令，出现
“图表位置”对话框，你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”
两者之间作出选择（图5），同时选择一个工作表。这样，Excel将删除原来的图表，
以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。
 
 
2.3.25  利用图表工具栏快速设置图表
通常，我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实，我们可以
用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就
激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表
类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆
时针斜排”等按钮（图6），当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其
他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜
单更方便，而且速度更快。
 
 
 
图6
 
2.3.26  快速选取图表元素
图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整
个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8个黑色小方块。要想
调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向
某一特定图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很
拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧
的“图表对象”下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于在当前图
表中选取了那个项目。
其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通
过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头
键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个
可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例
符号和文本条目。
 
2.3.27  通过一次按键创建一个Excel图表 
这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要
绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按
下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。
 
2.3.28  绘制平直直线
在Excel绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要按下
Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下Shift键绘制矩形即变
为正方形、绘制椭圆形即变为圆形.

Excel 2002使用技巧4-函数和公式编辑技巧 
第4 节 函数和公式编辑技巧

2.4.1 巧用IF函数清除Excel工作表中的0
有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？利用IF函数可以有效地解决这个问题。
IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

2.4.2 批量求和
对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。

2.4.3 对相邻单元格的数据求和
如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:先选定单元格B6，输入“=”， 再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。
同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。
如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6，单击常用工具栏中的“复制”图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。

2.4.4 对不相邻单元格的数据求和
假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下:
先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。

2.4.5 利用公式来设置加权平均 
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

2.4.6 自动求和
在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Enter。

2.4.7 用记事本编辑公式 
在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！能否用其它方法来编辑公式呢？
打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。

2.4.8 防止编辑栏显示公式
有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置:
右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”（图1）。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令，选取“内容”，单击“确定”以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。

2.4.9 解决SUM函数参数中的数量限制 
Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。

2.4.10 在绝对与相对单元引用之间切换
当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。

2.4.11 快速查看所有工作表公式
只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下:
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。 　

2.4.12 实现条件显示
统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。
假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:
=if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　 分“不及格”和“及格”2个等级
=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”))　 分3个等级
=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”))) 　分为4个等级
注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

Excel 2002使用技巧5-数据分析和管理技巧
第5节 数据分析和管理技巧

2.5.1 管理加载宏
Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。
不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

2.5.2 在工作表之间使用超级连接 
首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。

2.5.3 快速链接网上的数据
你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接:
1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令;
2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;
3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。
若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

2.5.4 跨表操作数据
设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容，则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

2.5.5 查看Excel中相距较远的两列数据
在Excel中，若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。
把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。
2.5.6 如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）
有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”，选中“以显示值为准”（图1），这样计算结果就没有误差了。
图1

事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。

2.5.7 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算
如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: 
在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。

2.5.8 Web查询保持Excel工作表总是最新
Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下:
在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。 
在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。 
注意:当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。

2.5.9 在Excel中进行快速计算 
查看一系列单元格的最大值的操作方法: 
选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。

2.5.10 自动筛选前10个
有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。

2.5.11 同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）
如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。
我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。

2.5.12 让Excel出现错误数据提示
Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。
选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”（图2），单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。
图2

另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框（图3），选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!”
图3

2.5.13 用“超级连接”快速跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。