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Word中如何批量制作档案盒标签?

即然都说到批量制作了,标签应该不少。

大量的标签如果一个个复制再修改,淘神费力不说,还相当容易出错。


在Word中,一说到批量制作文件,就离不开“邮件合并”这个操作。

邮件合并,离不开数据源。其实在工作中,我们避免不了用Excel做记录,Excel文件就是最常用的“邮件合并”数据源。毕竟,数据已在建立了,再让它发挥一下余热,和Word配合,对工作效率和准确度来说就不仅仅是'事半功倍“。

准备数据源

比如我恰恰有一个档案的清单,直接就可以用了。如果没有,就建立一个吧,你需要做哪些标签就按下图的格式录入一个,在这里输入内容不用考虑什么格式,录入就行。录入完成后保存一下。

有两个原则:

  1. 必须有标题行,如图中的“档案标签”就是这一列的标题;
  2. 不能有合并单元格,我对合并单元格是深恶痛绝。

在Word中做一个模板

插入表格,按公司要求做一个模板。我的习惯是每页布置5个标签。

表格心得:

我习惯外框用两条实线,内框用三条实线的样式。这样做的好处就是,当标签生成完成,用小刀切割标签时,有一个参照,切割完成后,各标签的框线是完全一致的。

框线效果如下图:


设定文字方向

选择欲填写标签的整行,右键点击“文字方向“,设定为纵向文字。

设定文字到边框的距离

这里主要设置上下距离,在表格中任意位置右键,设定表格属性。

这是为了标签文字离表格上下边框不至于靠得太近。我一般取0.5厘米.


再设定居中及分散对齐


开始邮件合并

前面做那么多就是为了这一刻。

在“邮件”菜单下点击“选择收件人”→使用现有列表→浏览到标签清单→点击“sheet1$'→确定就可以了。

插入合并域

光标定位在第一标签输入位置,仍然在“邮件”菜单下点击“插入合并域”,下面那个“档案标签”就是excel表中的列标题,不用犹豫,点击他。


分别在每个单元格插入,效果如图。


从第二个标签单元格开始,为每一个单元络添加“下一条记录”规则。

光标定位→“规则”按纽→下一记录。

添加完成的效果如图

预览结果

现在你看到的其实类似于域代码,每一格的内容都是相同的。点击“预览结果”试试,是不是很意外,标签名称自动显示。

你可以按要求来设定字体和字号。


生成标签

最后一步,“完成并合并”→全部记录→确定。

完成

自动生成了一个新文档,把这个文档保存就大功告成了。

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