OneNote 2003 记录笔记的效率创新高

作者：Matt Cannard

您是否希望清除粘在计算机屏幕周围的所有那些粘滞便笺？或者，您可能在与工作组成员共享手写笔记时受到挫折：您可以为他们复印这些笔记，但是没有人有电子文档。这样，在会议结束后，您还需要加把劲将这些笔记输入到计算机中。如果您要像我一样参加许多会议，跟踪多个项目并需要记录大量笔记，那么您可能遇到了与我相似的问题。

OneNote：伴随我顾问生涯的前前后后

作为顾问，提高客户经营收入是我的第一职责，这就需要我将时间用在追求增值的活动中，而不是转录笔记。我已经尝试过各种不同的电子笔记记录技术，但没有一种技术在提供笔和纸张般的灵活性的同时还允许我与他人轻松共享我的笔记— 也就是说，直到发现 OneNote（来自 Microsoft 的一款新的笔记记录程序），我才找到我所需要的一切。

注释  本主题中介绍的某些功能仅在您已经安装了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情况下才可用。要了解有关 Service Pack 及其下载方法的详细信息，请参阅 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。

在发现 OneNote 之前，我通过在书面笔记本中记录信息来记录笔记，因为我比较喜欢纸张给予我的灵活性，我可以创建图表并将笔记随意记在页面上的任何位置。这种方法的缺点是速度慢。由于我在大部分工作时间中都在使用计算机，因此我的打字速度比写字速度快得多，但是我发现我无法将笔和纸的随意性与高效的打字操作结合起来，这太令人沮丧了。

为了共享我的手写笔记，我必须将这些内容键入到电子文档中，这也会浪费我宝贵的工作时间。为了一直跟踪交办事项，我必须每日在新的纸张上重新记录这些项目，以便在添加新项目以及在旧项目完成时对项目进行合并和跟踪。

现在，我放下了纸和笔，开始使用 OneNote。结果是效率得到空前提高。OneNote 不但已经变成我每天必须依赖的一种必不可少的工具，而且现在我的工作组成员也开始使用它。我们在日常交流时就交换 OneNote (.one) 文件，这样不但节省了时间，而且提高了效率。现在，我将更多时间用在实现企业目标上，再也不用花费很多时间担心如何共享信息了。

将笔记组织得条理清晰

在某些方面，OneNote 类似于具有多个主题的笔记本，它用不同的分区来存储不同主题的信息，但是 OneNote 最大的优点是可以按层次结构对所收集的信息进行组织，并可以自定义信息的组织方式。添加、删除、重命名或移动文件夹、分区和页的操作都非常方便。这些文件夹和分区中的每个页还可以附加子页，使用这些子页您可以为特定主题或会议添加更详细的信息。此外，在导航时可以看到 OneNote 的整个组织结构，您可以快速查看笔记本中的所有分区，而不用在成堆的书面笔记本中进行搜索。

可以从各种不同的来源收集存储在笔记本中的笔记。例如，您可以将信息复制并粘贴到笔记本的页中，从网站或文档捕获信息的屏幕图像。甚至可以将文档作为图片插入到笔记本中以便在记录笔记时参考。例如，如果您想仔细阅读用于即将召开的会议的 Microsoft Office PowerPoint® 演示文稿，您需要做的只是将演示文稿插入到笔记本中并在 OneNote 中记录有关它的笔记。这有助于将您的笔记集中在一个位置以便在会议上使用。

但对我而言，在 OneNote 中捕获信息的最有用的方法之一是使用 Pocket PC。我经常参加和出席各种会议，当我没有随身携带便携式计算机（或者不适合使用便携式计算机）时，我可以在我的 Pocket PC 上记录笔记，并在以后将它们复制到 OneNote。

在开会时进行协作

在进行会议准备时，OneNote 非常有用。会前，我可以将 Microsoft Office Outlook® 2003 日历中的会议细则复制到 OneNote 中。OneNote 允许您将 Outlook 会议细则（如日期、地点、与会者和议程）直接从 Outlook 约会插入到笔记中。会议期间，我可以使用顶置投影仪将会议议程从我的便携式计算机投射到投影板上。此外，我还可以在带有会议细则的页上键入或书写笔记以及绘制图表，与会者可以对我收集的信息添加注释。还有一点好处是，我无需在会议结束时再将板上的内容都复制下来

— 我的笔记已经在 OneNote 中了。然后，我可以通过电子邮件将笔记发送给所有与会者。与会者可以在答复中添加他们觉得需要补充的内容，或者添加其他想法和后续议题。

 

通过以上方式，OneNote 可以增强会议期间的协作能力，并通过允许工作组成员快速查找和归纳要点以供将来参考来提高工作组的工作效率。下图显示在一个部门会议中我做的笔记的示例。您会注意到我添加了笔记标记以轻松组织我的任务和优先级。在下述内容中，我将讲述使用笔记标记通过 Outlook 2003 向他人传达任务和交办事项的情形。

与他人共享笔记

使用 OneNote 不但记录笔记非常方便；而且您可以使用它以各种方式与他人共享笔记。这些方式包括将笔记张贴到共享网络位置（如 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 网站）以供他人阅读，在实时的笔记记录例会期间与他人共享笔记页，或者通过电子邮件以附件形式发送笔记。

注释  所有这些共享选项都可以从 OneNote 的“与他人共享”任务窗格方便地访问。

 

例如，我的一个客户使用 SharePoint 网站张贴和查看他的所有文档。这种方法非常适用于与他人进行协作和交流。您可以张贴使用 OneNote 记录的会议笔记，SharePoint 网站提供了一个方便的存档位置，可以在其中查看这些笔记。

如果我想与正在途中或其他地方的工作组成员实时协作，我可以启动共享的笔记记录例会，邀请我的工作组成员参加，然后我们可以在同一 OneNote 页上同时键入或绘图。这在集体讨论或介绍需要视觉提示的概念时非常有用。 在共享的笔记记录例会中，我还发现在 OneNote 的页上绘图很有用，同时我们还可以通过电话 讨论材料。OneNote 中的协作为我节约了大量时间，否则我将花费这些时间重复发送电子邮件或者到各种不同的地方参见会议。

除了将笔记张贴到共享网络位置或举行共享的笔记记录例会外，您还可以通过电子邮件以附件形式发送笔记。我使用 Outlook 2003 和笔记标记来跟踪我的笔记中的任务。我向笔记中添加“待办事项”标记来表示交办事项，然后在 OneNote 中根据每个项目创建一个 Outlook 任务并将其分配给一个工作组成员，然后将任务笔记发送给相应的工作组成员。

使用 OneNote 信纸保持条理清晰

OneNote 信纸是保持井然有序和使用清晰一致的格式共享信息的一种好方法。我经常使用的一种 OneNote 信纸类型是“项目概述”信纸。

作为一名顾问，计划项目并在项目进行过程中跟踪项目是我的工作。“项目概述”信纸提供了基本的项目详细信息列表，在整个项目过程中我都可以与我的工作组共享该列表，还可以在与客户的状态会议中参考。我喜欢打开“项目概述”信纸并将信息直接键入到指定字段带来的便利。 我还喜欢能够自定义 OneNote 信纸来满足特殊需要的灵活性。信纸使我的项目保持一致。

提示

在 Microsoft Office Online 模板主页上查找更多 OneNote 信纸模板。在“信纸”任务窗格中，单击“Office Online 上的信纸”。

使用便笺

OneNote 中包含一种称为便笺的功能。便笺是一种小型 OneNote 窗口，允许您在其他程序中工作时快速记录笔记。

提示

如果 OneNote 尚未运行，可以通过单击通知区域(位于 Microsoft Windows 的任务栏最右端)中的 OneNote 图标来打开便笺。在 Tablet PC 上，可以通过按 Windows 徽标键+N 来打开便笺。

我使用便笺简单记下我想到的交办事项。此外，我还会将网址、图像、文本甚至文件位置拖动到我的便笺中— 在我工作时要记录的任何内容。在下面的图像中，您可以看到一个进行中的“待办事项”列表示例— 显示在浏览器窗口的顶端。

正如您所看到那样，使用 OneNote 可以随时捕获我的灵感—  而不用打断现有的工作流程。这正是多任务工作者梦寐以求的东西。

结论

OneNote 是一种记录、组织和共享会议笔记的优秀工具。使用 OneNote，我每天都可以获得更多的有效工作时间。由于在会议期间可以很容易地获取所要收集的信息，因此我还可以作出更为明智的决策。最后，使用 OneNote 中的信息共享功能可以提高工作组的凝聚力，即使我们分散在不同的位置也是如此。作为一名顾问，我认为这一切对我的客户来说是一件好事情。对客户有利的事情当然同样对我有利。

 

Matt Cannard 是一位高级顾问，他供职于位于西雅图的一家技术和市场咨询公司，该公司主要提供应用技术、门户和内容管理解决方案以及整合营销服务。