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GTD时间管理原理与实践分享——实践篇

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         《GTD时间管理原理与实践分享——理论篇》主要讲了GTD时间管理的理论体系和主要的理念，但时间管理本身是一种管理实践活动，是一种生活习惯，所以，我们说GTD成功的关键是：“实践、改造、再实践，最终让GTD成为一种生活习惯！”。

接下来我会写下我的GTD实践，由于我个人是做咨询顾问的，工作环境决定我的方法未必适合每个人，所以，请大家“择其善者而从之，其不善者而改之”。

首先回顾一下GTD的5个步骤，对这五个步骤不熟悉的同学可以参考我前面的“理论篇”。

GTD的五个核心步骤

         下面主要介绍通过Palm650+Outlook 2007+Excel2007来构建GTD体系的经验和方法。

 

步骤一：收集

收集的过程中有几个注意事项：

1)         完整的收集。

2)         一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。

3)         你的工具随时随地都能收集。

4)         按照你的爱好选择工具。

在实践中，我是通过Palm手机和Outlook2007收集杂事的。

 

 

（1）       由于我的大部分时间是在电脑前工作，所以，Outlook是我的主要收集工具。当工作的过程中出现要做的杂事：

a)         当这件事很明确、简单、不需要计划，直接写到Outlook的分类行动列表中。这个行动列表在【组织】一步会详细介绍；

b)         当这件事很复杂，需要详细的计划，那么，先放到“Outlook”便签中，留待日后组织整理，生成行动清单。

（2）       如果我不在电脑前，直接使用Palm 手机中的记事本功能记录。使用记事本的好处是在手机与电脑同步的时候，Outlook的便签是可以和该记事本同步，这样也减少了收集器的个数。据我所知，大部分的智能手机的记事本都可以跟Outlook的便签同步。

这样，既满足了随时随地收集，有满足了工具最少（2个），对于完整收集很有帮助。在实践的过程中发现，如果在处理手头上的事情的时候，对于那些不需要马上去做的“突发”事情，将他们记下来，而后在组织整理的过程中，冷静思考这件事的意义，会觉得一些事情是可以不做的，这样，会给自己节省很多时间。

 

步骤二：组织

组织使用的是Outlook 2007中的任务功能和日历功能，这两项功能分别可以与智能手机中的任务（To Do）和日历（Calendar）同步。

 

（一）首先，不忙着加工“工作篮”中杂事，工欲善其事，必先利其器，先改造一下我们的Outlook：

设置任务视图，依次打开【任务】à【视图】à【当前视图】à【自定义当前视图】如下图：

 

a)         在字段选项卡中，只选择主题、已完成、优先级、附注四项，尽量不要多选，简单能说明问题就好。具体每项有什么用，后续会讲；

b)         在分组中，选择“类别”，默认升序排列；

c)         在排序中，按“主题”升序排列；

d)         在筛选中，选择高级，设置“已完成”字段等于“否”，这样，在你的行动列表中默认显示的都是没有完成的工作；

 

                          e)    其他设置保持默认，点击确认。

（2）      设置任务分类

a)         首先随便添加一个新任务，并选中

b)         点击右键，弹出快捷菜单，如下图，选择【分类】à【所有分类】，弹出如下图类别设置框，添加需要的分类，关于类别的设定，请参考《原理篇（4）》。

   

 

（3）      设置【待办事项】栏

a)         如下图，选上【约会】和【任务列表】，样式选择普通。

（二）然后，可以开始组织整理“工作篮”了：

         组织整理仍要牢记GTD的加工过程，可以参见《原理篇（3）》

 

 

无论是大的项目，还是“下一步”行动，都可以作为任务，分类整理到任务清单中，如下图通过添加新任务，将加工后的“下一步”行动添加到任务列表中。这里的分类方法请参考《原理篇（4）》。

 

最终整理好的任务清单，点击按分类查看，如下图：

（三）处理确定时间要做的工作

         切换到日历界面，在右侧的【待办事项】栏目中，有【任务】列表，可以将列表中的单个任务条目拖拽到日历中，就成了日历提醒的事件。还是要提醒大家，日历是一块很神圣的地方，不要随便往里面放东西，一旦放上，就一定按时执行。

 

 

步骤三：执行

执行阶段主要是从任务清单中根据场景、时间、精力、重要性挑选任务，然后执行。

这里介绍几个技巧：

（1）制定每日行动清单。当有了详细的“下一步”清单后，每天开始的时候，可以先选出你认为当天要执行完毕的行动，在任务清单上将“优先级”字段标注为高，这样，就会在这一行显示“！”，所有带“！”的“下一步”行动就构成了当天的行动清单。

（2）同样在@L-project 和@S-Project中，给工作项目添加优先级，可以来表示工作的重要性。并且可以在每个条目后面添加所占精力的百分比，以此来确定一段时间内工作的重点。

（3）当一个“下一步”任务执行完毕后，直接在条目执行状况复选框中标注完成，则这个工作就不在显示在当前的任务列表。

         （4）对于工作项目，每执行一步或一阶段，都可以在备注中记录执行情况，以备日后查看。

         （5）由于GTD对所有“下一步”行动都是按场景分类，但每个人做的事可能是按照需求来分，如工作、学习、人脉、理财等等，所以，在对工作或下一步清单命名的时候，我会加个前缀，如“工作：个人知识管理的研究及培训”。

 

步骤四：检视

         检视我是通过晨间日记完成的，自从2010年1月5日开始使用，我感觉到了每天检视的威力，不但记性好了，而且对事情的分析也更加透彻，真正感觉到了每天的进步。对于不知道晨间日记的同学，请参考佐藤传先生的《晨间日记的奇迹》一书。下面是我的晨间日记的模板：

 

 

具体每个格子的内容就不介绍了，大家一看就懂。有想要这个模板的同学，请把邮箱留下。主要想介绍一下如何写，其实很简单，打开outlook中的任务，在视图中选择 “已完成的任务”，你就会看到你前一天都完成了哪些事情，这些会帮助你回忆做过的事情，写出详实的检视日记。写检视日记的时候，切忌只写发生的事情，不写评价，关键要写对事情的思考。

         当然，不但要做日检视，还要做月检视，下面是我的月检视表，对应日检视的项目。

         开始的时候，每天的检视大约用掉我20-30分钟的时间，后来，习惯了，每天也就用5-10分钟，但效果非常好。有的事情只有这样静下心才能分析清楚的。

 

步骤五：更新

 更新很简单，每天早上上班后，浏览一遍@L-Project和@S-project，从中生成要做的“下一步”行动，创建相应的任务并放到各个场景分类中；

  一有时间，就将还没有组织整理的杂事梳理成要做的项目和“下一步”行动清单。

 如果要外出，就把智能手机与PC同步一下，所有的工作管理就到了手机上。

        

  整个GTD的实践就是这些，当然，在平时的使用中，还会使用一些辅助的工具，如做计划的时候，我经常用到MindManager做思维图谱，但可以在工作项目中做个文件的超链接，便于查看。但总体来说，一部智能手机+Outlook2007完全可以打造出一个完善的GTD管理系统。如果我哪里讲的还不是很清楚，请大家随时提出，非常乐意跟大家一起研究，共同进步。

   最后一点经验，GTD的实践，不是一次就能到位的，需要不断的根据自己的特点总结适合自己的方式方法。没事的时候就把艾伦的《尽管去做：无压工作的艺术》看上一遍，总会有些心得。