优秀的项目经理都有一个共同点，那就是良好的时间管理能力。专业的项目经理会确保他们的时间投入富有成效，尽可能避免时间浪费。
时间管理叫做GTD，即Getting Things Done——“把事情做完”。把事情做完的核心步骤有五步：收集、处理、管理、执行、回顾。
1 收集 ：所有待做事件信息
人的大脑可以储存很多东西，但也有限，不要相信某些事情发生了很久你还能记得住，在信息爆炸的时代，大脑的重要用途是思考，那些需要记住的事情就让工具去代替我们做吧。
可以将你要做的所有事情，都收集到一起，这些事情统称为“材料”。包括实物资料和脑海中的想法，实物资料包括写了安排的记事本、便利贴，各种文件资料，将它们全都集中放在一个地方；脑海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，则全都列出来写在一张纸上。
尽可能穷尽所有的事情，因为这一步的目的是为清空大脑做准备，如果没有穷尽脑海中安排的事情，就会让这些事情分散了精力。
2 处理信息：四阶段时间管理论
收集好信息要及时处理，才能避免信息堆积和碎片化。《高效能人士的七个习惯》里提到的“四阶段时间管理理论”：
办事清单
日程表
“短中长”计划
重要紧急矩阵
我们通过四个维度来衡量它们的优缺点：紧急程度、重要程度、优先顺序与动态平衡。
第1阶段时间管理工具“办事清单”比较好理解，就是记录下来需要处理的事务，以免忘记。每完成一项任务就打钩或划去，俗称“好记性不如烂笔头”；第2阶段时间管理工具“日程表”，也是我们经常用到的工具，尤其是在手机上的自带应用。
第3阶段时间管理工具“短中长”计划，通过强调时间优先顺序的概念，所以它可以体现出任务的“紧急程度”；第4阶段的“重要紧急矩阵”与之前3阶段的时间管理工具不同之处在于：“重要紧急矩阵”主张关键不在于时间管理，而在于能量管理。
重要紧急矩阵
3 管理：一周时间运筹法
好的时间管理方法需要科学合理地记录过去的工作，发现时间浪费之处，找到改进的措施，修正时间方案，再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。
使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记为从星期一、星期二到星期天，以小时时间为纵坐标，标记为从早晨到晚上，还需要加上备注和总结。如表所示：
一周时间运筹法
对项目经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。
这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。如果每天追踪这些变化，就会发现每天的计划实施有效性都在减弱，频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作，往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡。
所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。
4 执行：高效的番茄工作法
执行是Getting Things Done中最重要的一步，执行过程中的某些事件可以采用高效的番茄工作法来进行。
番茄工作法的原理极其简单：工作25分钟（算做一个番茄时间），休息五分钟。每4个番茄时间后休息时间增加为15分钟，以此循环合适的工作周期。这25分钟就是你的专属番茄时间，请高度集中的完成手头的工作。
番茄工作法
这25分钟尽量让自己保持不被打断的状态！如果你突然想要干其他的紧急的事情，一定要将它写到我们的“突发事件记录表里”并备注原因。
番茄工作法-突发情况记录表
5 回顾：经典PDCA循环
PDCA循环相信大家已经很熟悉了，不仅能用在项目管理中，也可以单独用在时间管理中。采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾，对工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进，重新做出调整计划。
这四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始地进行。一个循环完结，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，如此阶梯式上升，直到任务完结。
PDCA循环
拖延是我们大多数人存在的问题，管理好自己的时间可以让项目经理更专注于项目的目标，当用笔划掉一项已经完成的工作的时候，也会获得一种真实的成绩感，并驱动你完成更多的工作。
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