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我们是不是经常发现,自己手上有很多工作,却不知从何下手;或者一整天忙得晕头转向,却不知道自己在忙什么?
科学研究表明,人的记忆力和注意力是很有限的,无法同时记着很多事情,或者同时做很多事情。如果没有工具和方法的帮助,可能你会到最后才发现,重要的事情没有分配到足够的时间去完成,而不重要的事情却做了一堆。这样的情况长期下去,你就会感觉到疲惫和无力感。
我们要记住所有待办事宜,注意力是需要相当集中的,而一旦注意力被转移或者没有了逻辑性,事情往往就会往我们不可控的方向发展。那么,手上堆积着那么多要处理的事情,怎么样才能更专注更高效地完成呢?
今天,我们不妨来参考一下这一套时间管理法——GTD时间管理法,学习如何把事情合理规划分配。
01
GTD时间管理法
GTD 是“ Getting Things Done ”(把事情做完)的缩写,是关于时间管理的一套体系和方法,它让我们抓住所有一切能够引起大脑注意的“事情”,并把它们统统从大脑中清除出来,置入一个逻辑系统中进行组织、管理和执行。
GTD可以帮助我们做什么
·更合理安排时间,提升工作效率。
·更加宏观的看待工作、方便量化工作。
·方便总结归纳、帮助形成习惯。
02
GTD的五个核心原则
01
收集
把你所有的工作清单列出来,将“事情”从大脑里清出来,写在纸上或者电子设备里放进收集箱里。
02
分类
把清单分为五类
①待确认的事情
②不能一步解决的事情
③需要配合完成的事情
④有时间限制的事情
⑤2分钟内可以完成的事情
03
组织
把分类好的事情制定执行的准确时间,下面总结了八个节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:
1)对目标、任务、会议等事件分别按类型和优先级进行排序,从优先级最高的事情着手。
2)合理规划时间。不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件和思考。
3)不盲目行动。先确定事情的目的,再思索整个工作的步骤和流程,需要哪些方面的协调和配合,需要梳理哪些方面的知识数据等等,滤清框架后再行动。
4)避免完美主义。避免把时间过多停留在一些旁枝末节上,专注于重要的点。
5)设置时间限制,能有效提高效率与专注度。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。
6)赋能。一个人的工作很容易陷入思维瓶颈,把身边的人和资源联系起来,在无形中搭建一个团队,赋能他人,找到他人的可用之处,共同协作,效率和质量会有意想不到的效果。
7)学会拒绝。当你有重要的事情要处理时,自顾不暇,这时就要学会对别人说“不”,否则自己事情没处理好,别人事情又没完成,两边都不着边。
8)和拖延做斗争,事情要现在开始做。习惯可以在21天内形成,改掉一个坏习惯同样适用。给自己定个任务,哪怕每天就做1件事,必须什么时候开始什么时候结束,坚持21天,你会看到不一样的改变。
04
执行
基于上述GTD组织的规划,GTD时间管理执行可分为以下简单三部曲:
1、梳理并明确需要处理的事务;
2、对每一件需要处理的事情进行行动前思考;
3、行动开始。
05
复盘
进行每日复盘,检查今天做得如何,进行每日反思,检查今日哪些事情做的有进步,哪些做得还不够到位,哪些还能及时完成,为什么没有完成等等梳理和总结。
同时进行周复盘,形成周总结与反思并对下周任务进行组织整理。
有必要更要进行月复盘,形成月度总结与反思并对下月任务进行组织整理。
03
总结
GTD使我们清楚自己当下正在做的事哪些是最重要且最适合的,是具有逻辑性的一种时间管理法。
我们清晰每天自己的工作清单,对事情的处理进展和后续跟踪能了然于心,帮助我们面对复杂事务的时候知道如何处理和应对,同时帮助我们形成一个习惯,一个通过时间规划有效处理事务的习惯。
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