在EXCEL中，如果输入了大量数据，各数据之间又存在“总、明”关系，就可以使用“分级显示”来组合数据，让我们可以有选择的显示局部或全部数据。
在分级显示中，表格的左侧或顶部会出现“+ 、 - 、 1 、 2 、 3 ”之类的分级符号按钮，通过点击这些按钮，就能折叠（隐藏）或展开（显示）数据了，见下图。
分级显示有两种方式，一种是在“行”中，另一种是在“列”中，我们先说一下行中的分级显示制做方法。
一、行中的分级显示
先按上图填一张数据表，其中黑色字体的数字是手工输入的，没有公式，有公式的单元格为兰色（汇总各季度三个月的合计）与绿色（三个季度总计）。
公式如下：
B3单元格=B4+B5+B6
B7单元格=B8+B9+B10
B11单元格=B12+B13+B14
B2单元格=B3+B7+B11
这些公式在“分级显示”时不是必须的，但使用它们有一个好处，就是可以让EXCEL知道哪些是汇总数据，哪些是明细数据，就可以快速制做分级了。
1、自动分级
选中A2:B14区域，按“数据-组及分级显示-自动建立分级显示”，马上就会在左侧看到分级符号按钮了，这样就完成了自动分级。
但自动分级有时不一定能达到我们想要的效果，这时就得用“手工分级”了。
下面我们就看一下怎么用手工一步一步的进行分级操作。
2、手动分级
还是用上面表格为例，先选中B12:B14，按“数据-组及分级显示-组合”，会弹出“创建组”窗口，选中“行”（因为我们现在做的是在“行”中进行分级显示），就会看到左侧出现分级符号了，见下图：
依次对B8:B10和B4:B6如上操作后，变成下图的样子：
这时形成的是两级分组，我们需要的是三级分组，所以还要选中B2:B14区域，按上面步骤再操作一次，就形成最终分级结果，与上面的“自动分级”效果完全一样。
分级完成后，左侧的分级符号（+ -）应该与有汇总公式的行相对应，这样，才能在折叠数据时，隐藏明细显示汇总。
而在手工制作分级时，有时会出现下面这种情况：
怎么办呢？这时就要选中B12:B14区域，按“数据-组及分级显示-设置”，弹出“设置窗口”，见下图：
有三个方向选项，把它们前面的勾都去掉，按“确定”就能正确显示分级符号的位置了。
二、列中的分级显示
如果我们的表格是这种格式的，就需要在列中进行分级显示设置。
注意“小计”和“总计”下方的单元格中有汇总公式。
1、自动分级
先说一下“自动分级”，选中A2:N4区域，按“数据-组及分级显示-自动建立分级显示”，马上就能看到效果，见下图：
2、手动分级
与在“行”中分级一样，需要先选中B4:D4，按“数据-组及分级显示-组合”，会弹出“创建组”窗口，这时要选中“列”。
依次对F4:H4和J4:L4区域进行如上操作。
最后选中B4:M4区域，同样操作，得到与自动分级一样的效果。
下面看看分别显示各级数据的效果：
通过对数据分级，可以有选择的显示和隐藏数据，方便使用者阅读和组织数据表格。
