外贸部管理制度

 

为加强公司的规范管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促进公司发展壮大。根据有关法律，法规及公司章程的规定，特制订如下本公司外贸部门管理制度。

 

一．管理制度大纲

1．外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定

2．公司提倡全体员工积极学习相关科学技术和文化知识，努力提高自身的整体素质和水平。

3．公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建议。鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。

 

二．行政管理制度

1．外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。

2．周一至周六为工作日，周日为休息日，工作时间为：8:00-12:00, 13:30-17:30 两个时段，（特殊情况，以公司通知为准）

3．严格请、销假制度。员工因私事请假应写请假条报经理批准。末经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，可事后回公司要补写请假条。

4．工作时间禁止上网打牌，下棋，聊天，玩游戏，听音乐等与工作无关的事情。如有违反者每次罚款10元，累犯者依情加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

5 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用

6所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。

 

三．业务管理制度

1．一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制，有价值文件由业务员本人按类别归档，外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接件当日报送本部门经理。重要的外发文件由外贸部经理审核后发送，并由业务员本人按类别归档。

2． 所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

3．外贸业务中所用的各类工作表格，传真格式等使用统一制定的模板。

所有文件均要到各相关文件管理表中进行登记并获得相应编号。

4．业务人员在对客户的询价做出报价前，应了解客户基本信息

5．对于客户的邮件、传真原则上在12小时内答复，特殊情况要延期的，应及时向客户解释及告知大概需要的时间。

6．产品报价，应按照开发工程部的价格，如对开发工程部的价格有异议，可与开发工程部进行再度确认，协商。

7．对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我司开发工程部所报的价格，业务人员应先上报部门经理批准实施。

8．对于需外发的产品的报价，我司的利润率不得低于30%，特殊情况需上报本部门经理批准。

9．对于C&F 及CIF 报价，需要我方办理运输，保险的或需要进行法定检验等事项的，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练，服务效率高及收费合理的。

10．对于客户要求寄样，原则上要求到付，特殊情况如关系比较好的老客户，我方可以预付，并免收样品费，但必须先报部门经理批准后执行，费用较大的，报副总经理或总经理批准后执行。

11．客户要打样的，业务人员应和开发工程部沟通协调好，确保样品的质量及规格符合要求，审核无误后方可寄出，客户对于产品有包装或唛头要求的，在正式包装或印刷前需经客户确认。

12．付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余的出货前付清，及全部短期、即期信用证，（我公司信用证由保华公司代理，接信用证前一定要跟客户及保华公司联络好），业务员配合保华公司负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异应及时通知客户修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。

13．原则上，公司在收到客户的全部货款，部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

14．在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督，检查，发现问题及时解决，或由部门经理协调解决，或部门经理上报副总经理或总经理解决。严格把握产品的规格，质量，包装，生产时间符合客户的要求。

15．对C & F，CIF 价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货贷，确定定舱事宜，一般在船期前二日，安排装箱运输。对于FOB 价格条款的，应该提前四天与客户指定货贷联系出货事宜。

16．需要委托中介机构进行报关，商检，保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理，办理过程中，业务人员要协助。

17．收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。

 

四 客户跟进管理办法

1．业务员要将自己的客户记录到外贸部公用盘里的客户登记表中，以免造成不同业务员重复开发同一客户的现象。

2．要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行管理，把每个客户每次跟进的情况进行记录，方便自己有效的管理客户。一周的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系系5次（任何形式）

客户等级分类办法 a. 已有业务来往的客户，

b. 未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进：

A类：寄过样品，并一直保持跟进

B类：有过比较仔细认真的产品询价

C类：新接触的客户

五 工作报告的提交：

要求外贸部人员，每周一交上周工作报表给外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报表要求如下 ：

1本周工作回顾，

2本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail,客户跟进情况详细描述）

3工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。

 

公司制定的外贸部管理制度，每位员工应认真执行，有意见可以及时向部门经理及管理代表提出，在以后的实施过程中可以及时补充，目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。