傅盛曾经说过,工作中有80%的问题都是沟通造成的。绝大部分工作问题,并不来自于工作技能本身,而来自于沟通。
尤其是项目经理,大部分精力都在做沟通。
项目启动,项目计划,项目各阶段的任务分配,节点追踪,目标成本核算,客户汇报,整改优化等等,这些沟通难题做不好,就会影响组织效率,造成内耗。
我们过去对沟通很强调倾听能力,但现在也要同时强调有同理心的表达,因为你说的话,并不一定能被听懂,另一方面,被听懂的话,也不一定被认同,因为绝大多数,两个人之间都有客观存在的“认知差”。
经过“听得懂”“有认同”这两层漏斗,势必会让项目经理的影响力大打折扣,之后的执行效果,难免与客户预期大相径庭。
那么,我们项目管理如何才能做好有效沟通?开放性、目标感、建设性,这三点适用于项目管理的各种沟通场景。
开放性
扩大共识+消除盲区
我们经常看到项目经理的脾气会随着项目的推进越发暴躁,为什么?经常有项目组成员进度滞后,拖延了整个项目的交付。
进度滞后,怎么沟通才算是开放性沟通?
开放性的沟通,是以获取对方的所有信息为起点,同时交换信息,并真实地帮助对方解决困难。由此可见,开放性不仅仅只是一种态度,更是一种能力。
为什么这么说?这里和大家分享一个著名的乔哈里窗模型,它被认为是人类沟通互动最有意思的模型之一,如图所示,乔哈里把人的信息和意识分为了四种模型。
由此我们也可以意识到,如果项目成员间的盲区特别多,不仅对别人的困难和努力的理解就会很少,共识很难形成,还特别容易丧失安全感、形成抵触情绪,甚至产生冲突。
如何提高开放性?扩大共识+消除盲区。
沟通时,少说你快点,多说我可以帮你做什么,可以用“问”开启对方的开放性,问难点并诚心帮助对方解决掉该问题,才算是成功地消除了盲区,扩大了共识。
开放性让信息对称了,但距离齐心协力解难题还有一段距离,怎么办?这个时候你需要的是目标感,通俗一点说,就是方案力。
目标感
给出可行的解决方案
什么是目标感?就是设定沟通目标,构建清晰的沟通策略,保证沟通不失焦,做到这一点,并不难,难的是双方目标不一致时,怎么办?
寻求和对方形成共同体的可能性,探求对方也可接受的方案,做到这一点不容易但很重要。一味的强势压迫并不能称之为目标感,真正的目标感是想方设法实现目标的能力,给对方提供一个“无法拒绝的方案”。
所谓目标感强,不是“我有一个目标,然后强加给对方”,而是“我们项目有一个目标”,通过沟通让项目成员知道,这是“我们共同的目标”,我已经为此准备了一个完整的方案,咱们一起干吧。
在沟通中保持目标感,其实就是要把“我的目标”转化为“我们的方案”,而且这个方案对对方也有好处,对方也就更愿意配合了。
所以,当我们训练目标感时,其实就是在提高自己分析局面提出策略的能力,开放性能够让我们获得隐藏的信息,目标感让我们能够给出可行的方案,做到这就够了吗?不够。
如图所示,有目标感的人不仅看起来特别灵活,还很会借系统的力量—WikiWorks项目管理,目标一致,全员共识,越是关乎到企业战略实现的项目,越需要系统的支撑。
建设性
帮我们把方案推向行动
只有落实到行动的沟通,才能真正产生价值,这就是我们说的建设性。
什么是建设性?要解释清楚这个概念并不容易,我们可以试着从反面来体会,建设性的反面不是“破坏性”,很可能是“停滞不前”。
欠缺建设性的沟通,不是不沟通,而是只提问题、风险,不提可落地的建议,而选择系统管理的原因也正在于此,WikiWorks战略项目管理,就是推动共同的目标往具体落实一点,将问题解决一点。
怎么做?很简单,就是给出一个可执行的最小化行动,然后就这个最小化行动,不断给反馈,把事情往前推一堆。
在推进项目进度过程中,WikiWorks系统被应用最多的工具为看板工具,它具有计划和调度指令的作用,是联系企业内部各道工序及项目协作之间的接力棒,看板的项目管理有方面的内容:
总之,项目沟通是一场无限的游戏,有了无限游戏这一认识,并按照此规则沟通,你会发现具体的沟通事项可能会结束,但是双方的关系却可以持续发展下去。
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