有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看。以列为例，
方法一：
◎选定要隐藏的列。
◎依次选择“格式”→ “列”→ “隐藏”，就可以把这一列隐藏起来；
如果要取消隐藏，只要在依次选择“格式”→ “列”后，再在弹出的对话框中单击 “取消隐藏”命令就可以了。
方法二：
◎选定要隐藏的列。
◎右键单击该列，在弹出菜单中单击“隐藏” 就可以把所选的列隐藏起来。
如果要取消隐藏，就要选定与该列相邻的两列并用右键单击，再在弹出菜单中单击“取消隐藏”。
方法三：
不使用菜单命令，直接拖动，也可以隐藏列。方法是：把鼠标放到待隐藏的列的右侧分界线上，当鼠标变成左右双箭头时，按下左键向左拖动鼠标至左侧分界线时松开左键，就可以把该列隐藏起来。
反之，把鼠标放到这个左侧分界线上，当鼠标变成左右双箭头时按下左键向右拖动鼠标至适当位置时松开左键，隐藏的列就显示出来了。
以上方法也可以用于行的隐藏
七、设置行高和列宽
设置行高和列宽可使工作表变得更加多样化，以适合各种需要。我们可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，而且速度很慢。下面的方法可以精确的设定行高和列宽。
1、设置相同的行高
◎选定要改变行高的区域。
◎依次选择格式→行→行高。
◎在“行高”对话框中输入需要的数值，然后单击“确定”。
2 、设置相同的列宽
设置列宽的方法与设置行高的方法基本是一样的，只需将“行”改为“列”；将“行高”改为“列宽”。
3、按照实际内容设置行高和列宽
（1）设置行高
◎ 单击工作表全选按钮（行号上方的空白方框），使工作表处于全选状态。
◎ 将鼠标移至任一行标垂直边线上。当指针变为上下双箭头时双击左键，各行就自动按照实际内容调整行的高度。
（2）设置列宽
设置列宽的方法与设置行高的方法基本是一样的，只需将“行”改为“列”；将“行高”改为“列宽”。
八、用数字代替字母作列标
Excel工作表中通常是用英文字母作列标表示列的顺序。如果烈数过多通过英文字母就很难辨认列的顺序，如；按住Ctrl键，同时按下横向滚动条的右箭头，最后的一列名称为“IV”，这就很难说出是多少列。因此，烈数过多的情况下最好用数字代替英文字母表示列的顺序。其操作方法是：
◎依次选择工具→选项。
◎在选项对话框中打开常规选项卡，然后选择“C1R1引用样式”复选框。
◎单击“确定”，就会将英文字母改为数字（上述“IV”是256列）。
如果要将数字改为英文字母，在“选项”对话框的“常规”选项卡中取消“C1R1引用样式”复选框就行了。
（四）工作表格式
一、设置单元格边框
为单元格设置边框可以起到区分内容的作用（如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的）。设置单元格边框的方法是：
◎选定要设置边框的单元格区域。
◎依次选择“格式”→“单元格”。
◎在“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡（如图）；选择线条样式，然后选择边框样式，单“确定”。
如果要取消设置的边框，则依次选择“编辑”→“撤消单元格格式”。或重新打开“边框”选项卡，在该卡中选择边框（无）。
二、设置单元格背景图案
为单元格设置具有个性化的背景图案不仅使电子表格显得更加生动，还可以对某些特殊数据起到强调的作用。设置单元格背景图案的操作步骤如下：
◎选定要设置背景图案的单元格区域。
◎依次选择“格式”→“单元格”。
◎在“单元格格式”对话框中打开“图案”选项卡，然后选择颜色、图案底纹。单击“确定”。
三、调整单元格区域底色和数据颜色
在单元格区域设置底色和调整数据颜色的方法是：
◎选定需要调整的单元格区域。
◎选定工具栏上的“填充颜色”按钮，在打开的颜色方块中选定需要的颜色，就设置或改变了单元格区域的底色。
◎选定工具栏上的“字体颜色”按钮，在打开的颜色方块中选定需要的颜色，就改变了单元格区域的字体颜色。
四、单元格的合并与数据居中
单元格的合并及居中是将相邻的单元格合并为一个单元格。合并后，只保留所选区域左上角单元格中的数据内容，且该内容会在选定的整个区域内居中排列，如图。
A
B
C
D
E
F
G
1
08年商品销售情况统计表
2
商品名称
单价
销售量
金额
利润率
利润
3
AAA
5
12
60
5%
3。0
4
BBB
6
10
60
5%
3。0
5
CCC
12
20
240
4%
9。6
实行单元格的合并及居中的方法是：
◎选定要合并的单元格A1、B1、C1、D1、E1、F1，
◎依次选择“格式”→“单元格”→“对齐”。
◎在“对齐”选项卡的“水平对齐”和“垂直对齐”中均选择“居中”，
同时选定“合并单元格”复选框。
五、单元格数据对齐方式
为保持单元格内容排列整齐、美观。可根据不同的内容使用不同的对齐方式，
◎ 文本：内容相同或宽度一致的文本，可采取“居中”方式。如果内容不同、宽度不一的文本，应采取“左对齐”方式。
◎ 数字：编号的数字可采取居中对齐方式；可计算的数字应采取“右对齐”方式。
◎项目名称：一般采取“居中”对齐方式。
◎表头大标题：一般使用单元格合并及居中对齐方式（见上节）。
六、设置工作表背景图案
设置背景图案的目的是为了便于区别不同的工作表。设置的背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。
设置工作表背景图案步骤是：
◎选定要设置背景图案的工作表。
◎依次选择“格式” →“工作表”→“背景”。
◎从弹出的“工作表背景”对话框中选择图片文件。单击“插入”，背景就设置好了。
如果不想要背景了，就依次选择“格式”→ “工作表”→ “删除背景”。
七、设置字符格式
对于表格中出现的文字可以根据自己的喜好自行设定字体、字形、字号。设置的方法是：
◎选定要设置字符格式的单元格区域。
◎依次选择格式单元格。
◎分别在字体、字形、字号等栏目中选定有关的内容。
八、用格式刷快速复制文字格式
A
B
C
1
货物名称
数 量
单位
2
ASD
134
件
3
FGH
134
件
4
JHG
156
件
5
OK
275
件
工作表中有时有部分文字需要按一定的格式（如字体、自形、颜色等）全部进行修改。使用逐个修改的办法进展较慢。用格式刷快速复制的办法可收事半功倍的效果。
◎ 选定一个标准格式（如右图之“B2”）。
◎在工具栏中双击“格式刷”，鼠标指针变为扫帚形。
◎用扫帚形鼠标抹过需要修改的数字（如右图之B4、B5），这些数字的格式就会改为与B2相同的格式（结果如右图）。
九、设置数字格式
Excel带有多种数字格式，包括常规、数值、货币格式、会计专用格式、百分比格式等，可以适应多种专业表格制作的需要。其中：
1、 “常规”格式， 指输入单元格中的没有其他任何标志的纯数字，如“123”、“567”，
2、 "数值"格式， 指带有小数位数的数字，如"123.00"、"367.34"
3、“货币”和会计专用格式， 指带有小数位数和货币符号的数字。如：“￥250.00”、 “＄364.25"。会计专用格式还可以对一列数值进行小数点对齐。
4、“百分比”格式， 指带有百分号的数字，如"642.37％"、“573.35％”。
现在以设置货币格式为例，介绍设置数字格式的方法；
◎选定要设置货币格式的单元格（数字必须在单元格中右对齐，否则需单击另一单元格后再回头选定原单元格，否则下一步打不开“数字”选项卡）。
◎依次选择“格式”→“单元格”。
◎在“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡（如图）。
◎在“分类栏”中选择“货币”，并在货币符号栏中选择“￥”或“＄”，然后单击“确定”。
其他数字格式的操作方法与此基本相同。
十、对齐功能的使用
为保持表格中的数据排列整齐，可以使用Excel对齐功能让同类型的数据在各单元格中所处的位置相同。数据对齐的方式有水平对齐、垂直对齐。水平对齐中又分为左对齐、右对齐、两端对齐、居中等项。垂直对齐也有居中、靠下、两端对齐、分散对齐等。
使用对齐功能的方法是：
◎ 选定需要进行数据对齐的单元格区域。
◎ 依次选择“格式”→“单元格”。
◎ 在“单元格格式”对话框中打开“对齐”选项卡。
◎ 根据需要，在水平对齐清单或垂直对齐清单在选取其一。然后单击“确定”。
十一、单元格数据角度调整
单元格数据角度调整是指统一调整各单元格数据斜向排列的角度。其方法是：
1、选定需要调整排列角度的单元格数据。
2、依次选择“格式”→“单元格”。
3、在“单元格格式”对话框的“方向”栏内，根据需要设置角度数值（或移动钟形图表的指针），然后单击“确定”，各单元格内的所有数据就会按照设定的角度排列。
十二、自动套用格式
Excel带有一些常用格式。自动套用格式就是将这些格式有选择地用在单元格区域。方法是：
◎选定要套用格式的单元格区域。
◎依次选择“格式”→“自动套用格式”。
◎在“自动套用格式”对话框中，选定需要的“格式”。然后单击“确定”。
此外，单击“自动套用格式”对话框中的“选项”，会在下面出现一个“要应用的格式”栏，其中有“数字”、“字体”、“对齐”、“边框”、“图案”、“列宽/行高”等选项，点击其中的任何一项，对话框中的所有格式就会出现相应的改变。因此，在套用格式前，如果对已有的格式不太满意，可利用这些选项对已有的格式作适当修改。
十三、样式的应用
样式的应用即将Excel样式中的各项格式有选择地应用到单元格中。方法是：
◎选定需要按照样式设置格式的单元格区域。
◎在工作簿中依次选择“格式”→“样式”，打开“样式”对话框（如图）。
◎根据需要在样式对话框中选取某些复选框（或取消某些复选框）。
◎ 如果有的复选框内容需要更改，如将“数字 G/通用格式”改为“货币格式”，则须先取消“数字”复选框。然后单击“修改”。再在弹出的“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中选择“货币”。
◎ 单击“单元格格式”对话框的“确定”。再单击“样式”对话框的“确定”。 原来的纯数字格式就会改为货币格式。
（以上步骤亦可用于修改其他选项。）
十四、 单元格的条件格式
单元格的条件格式是指按照不同的条件显示不同的单元格格式，以示区别，便于查找。例如学习成绩多于90分的数值用红色加粗字体表示；介于80～89分之间的数值用蓝色加粗字体表示；介于70～79分之间的数值用用绿色加粗字体表示。操作方法如下：
◎ 选定需要设置条件格式的单元格区域。
◎ 依次选择“格式”→“条件格式”,打开“条件格式”对话框，（如下图）
◎ 在“条件格式”对话框的条件栏内选定“单元格数值”、介于（或大于、小于、等于…… ）。
◎ 在数值框中输入相应的数值。
◎ 单击“格式”，在打开的“单元格格式”对话框中选定需要的字体、字形、颜色、或图案。
◎ 先后在“单元格格式”对话框 和“条件格式”对话框中单击“确定”。
删除单元格条件格式
◎ 选择含有要更改或删除的条件格式的单元格。
◎ 单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框。
◎ 在“条件格式”对话框单击“删除”按钮，然后选择要删除条件的复选框。
按下“确定” ，反回到条件各式对话框，再单击“确定”即可。
十五、快速设置多个工作表表头
如果多个工作表使用相同的表头，设置表头的方法一般是逐一输入。这个方法速度很慢。下面介绍统一输入的方法，这个方法比较快。
◎ 选定工作表。
如果要选定连续的工作表，则先选定第一个工作表，按住Shift键，
如果选定的工作表是不连续的，则则先选定第一个工作表，按住Ctrlt键，
再逐一选定其他工作表。
◎ 逐一输入表头名称（项目名称）
这样就可以将所选各表的表头一次输入成功。
十六、设置斜线表头
除使用绘图工具栏的直线在单元格中直接画斜线外，还可以用以下方法：
◎ 右键单击要设置斜线表头的单元格，在弹出菜单中选定“设置单元格格式”。
◎ 在“单元格格式”对话框中打开边框选项卡。
◎ 在样式预览框中点击左上角至右下角的中心点(或点击文本框右下角斜线框样式)，然后单击“确定”，就会在表头单元格中出现一条对角斜线。
◎ 输入行的标题（如科目），然后按Alt+Enter组合键进行强制换行。再输入列标题（如姓名）。
◎ 将行标题（科目）右移靠近单元格右侧，单击Enter键，斜线表头即成。
（如图）
A
B
C
D
1
科目姓名
语文
英语
数学
2
王仍
85
82
90
3
黄月
90
85
80
（五）数 据 输 入
一、数据输入的基本方法
方法一： 用鼠标选定单元格，然后向单元格直接输入数据，此数据同时显示在编辑栏。
方法二：用快捷键选定单元格。其中，按行输入与按列输入所用键有所不同。按行输入数据一般用Tab键选定单元格。例如在单元格A1中输入数据后，按Tab键 就可以横向移动，在单元格B1中输入数据。再按Tab键就可在单元格C1中输入数据。按列输入数据一般用Enter键选定单元格。例如在单元格A1中输入数据后按Enter键就可以在单元格A2中输入数据；再按就可在A3中输入数据.下表显示不同按键与单元格移动方向的关系。
按 键
活动单元格的移动方向
Enter
从上到下
Shift-Enter
从下到上
Tab
从右到左
Shift-Tab
从左到右
如果按下[Enter]键后，单元格并不移动，就可以依次选择“工具”→“选项”。在“选项”对话框中打开“编辑”选项卡，然后打开其中的“按Enter移动活动单元格标识框”的“方向”清单，选定需要的移动方向，再单击 “确定”。
二、几种特定数据的输入方法
在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。
1、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合。每个单元格中最多可容纳32000个字符数。输入到单元格的任何字符串，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值，则Excel一律将其视为文本。在Excel中输入文本时，默认对齐方式是：单元格内靠左对齐
虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，而在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格。
因此，如果不是想在当前单元格中结束输入而是想在单元格中分行，则必须按住Alt键的同时按回车键，即在单元格中输入硬回车。
2、输入非数值性的数字字符串
非数值性的数字字符串是指邮政编码、电话号码、身份证号码等数字群。为了避免被Excel 认为是数字型数据，需要在这些数字群前添加“ ’”，以表明是“数字字符串”而非“数字”数据。例如，要在“单元格中输入【7654321987987】，则应在输入框中输入【'7654321987987】。否则，回车后就会出现【7.65432E+12】
这样的数字。这是科学计数方式。如果出现这种方式，可用右键单击该单元格，
选择“设置单元格格式”，然后在“分类”栏中选择“自定义”，在“类型”栏
内选择“0”，单击“确定”，就可以恢复原数字。
3、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”。在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”。为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”，然后回车。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示为“8.5”。
4、输入负数
在单元格中输入负数时，可在数值前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。
5、输入小数
输入小数有两种方法：
一是手动输入法：在输入小数时，用户可以象平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。
二是自动输入法：当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用此方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数。
如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。
另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
6、输入货币值
Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。输入货币值的方法是：
先在单元格区域输入纯数字，并选定该区域。然后右键单击该区域，再选择“设置单元格格式”，打开“数字”选项卡。在该卡“分类”栏中选择“货币”，打开“货币符号”清单，选定需要的一种符号，单击“确定”即成。
如果是要输入人民币符号，可以直接按住Alt键，再在数字小键盘上按“0165”即可。
7、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元格内输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。
8、输入时间
在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入。这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键
9、同时对多个单元格输入相同数据
如果要对多个单元格输入相同的数据，可以按照下列操作步骤执行：
(1) 选定要输入数据的多个单元格区域。
(2）输入数据。
(3) 同时按下[Ctrl]和[Enter]键，就可以看到如下图所示。
电力
电力
电力
电力
二、自动填充功能的应用
自动填充是一种快速输入功能，他主要用于输入一些有规律的系列数字。如表格中的项目序号、工资表中的工资序号以及日期系列、星期系列等。要使用自动添充功能首先必须将封闭的方形单元格改为右下角有缺口并含有一个黑色小方块的单元格。修改的方法是：依次选择“工具”－“选项”，在“选项”对话框中打开“编辑”选项卡，然后选取“单元格拖放功能复选框”和“显示粘贴选项按钮”复选框。
下面介绍自动填充功能适用的某些项目。
1、 输入连续的序列数。
在第一个单元格中输入一个基数（如“3”），然后用鼠标左键将指针轻轻靠近单元格右下角，当指针变为黑色“+”形时向下拖动到一定位置，松开左键，再打开弹出的“自动填充选项”清单，选择“以系列方式填充”，所选列中就会出现一系列连续数字（如：3、4、5、6、……）图1。
2、连续输入等差序列数。
方法一：例如在第一个单元格中输入一个基数 “3”，接着在第二个单元格中输入“5”（两者差数为“2）”。然后将两个单元格合并，再按上法拖动鼠标到一定位置时松开左键，就可看到差数相同的一系列数字（如：3、5、7、9、11……）。
方法二：例如在第一个单元格中输入一个基数 “3”， 按上法拖动鼠标到一定位置时松开左键。然后依次选择“编辑”－“填充”－“序列”。在“序列”对话框（右图）中选择“等差序列”，在“步长值”中输入“2”（等差数），单击“确定”， 就可看到差数相同的一系列数字（如：3、5、7、9、11……）图2。
3、连续输入等比系列数
例如在第一个单元格中输入一个基数 “3”， 按上法拖动鼠标到一定位置
时松开左键。然后依次选择“编辑”－“填充”－“序列”。在“序列”对话框中选择“等比序列”，在“步长值”中输入“3”（等比数）单击“确定”，就可以看到比数相同的一序列数字（如：3、9、27、81、243……）图3。
4、 输入连续的月、日数。
例如在第一单元格输入“3/21”。 用鼠标左键将指针轻轻靠近单元格右下角，当指针变为黑色“+”形时按下左键，“3/21”即变为“3月21日”，向下拖动指针到适当位置时松开左键，就可以看到从3月21日起的一系列连续日期（如3月21日、3月22日……3月31日、4月1日、4月2日…）图4。
5、 输入年、月数。
例如在第一单元格输入“2008年3月”， 然后用鼠标左键将指针轻轻靠近单元格右下角，当指针变为黑色“+”形时向下拖动到一定位置，松开左键，然后打开弹出的“自动填充选项清单”，选择“以月填充”，就会看到“2008年10月”…“2008年12月”、“2009年1月”、“2009年2月”……。图5。
三、简单的数字四则运算
怎样在Excel电子表格中进行加、减、乘、除等常用的简单运算，除上节所举实例外，再以下图为例分述其操作方法：
商 品 销 售 情 况 一 览 表
A
B
C
D
E
F
G
1
货 物名 称
数量
单价
销售收 入
单 位成 本
成本合计
利润
2
ASD
134
3
402
2.5
335
67
3
FGH
134
3
402
2.5
335
67
4
JHG
134
3
402
2.5
335
67
5
OK
134
3
402
2.5
335
67
6
LIU
134
3
402
2.5
335
67
7
MJH
200
5
1000
4.5
900
100
8
合 计
3010
2575
435
1、加法： （如D列，求“销售收入”合计）。选定需要进行运算的单元格区域并延伸至下一个空白单元格，在工具栏单击“自动求和”（∑），或输入“=SUM（D2：D7），单击Enter键。
2、减法： （如第7行，利润=销售收入-成本合计）。选定需要记载运算结果的单元格（如“G7”），输入“=D7-F7” 单击Enter键。或输入“=SUM（D7-F7”，单击Enter键。
3、乘法： （如第7行，销售收入=数量×单价）。选定需要记载运算结果的单元格（如“D7”），输入“=B7*C7”， 单击Enter键。或输入“=SUM（B7*C7）”，单击Enter键。
4、除法： （利润率=利润÷成本，）。 选定需要记载运算结果的单元格（如“H8”）。输入“=G8/F8”，单击Enter键。或输入“=SUM（G8/F8）”，单击Enter键
四、“选择性粘贴”中的“运算”
以图1为例，单元格A1中原有数值为"2"，要求对A列中所有数值都改为原数乘以“0.8”以后的数值。如果在A1中输入公式“=A1*0.5,然后回车,就会出现“不能计算该公式。……”的错误提示,得不到准确的运算结果。虽然可以利用添加辅助列（利用公式把最终折算后的分数添加到辅助列中）的方法来求得计算结果，但是比较麻烦，而且不能在原单元格中就地更改数值。
为能较快地取得准确的计算结果，可采用“选择性粘贴”中的“运算”功能进行计算。具体步骤如下：
◎在一空白单元格中输入0.8，然后到其它任意单击元格中单击一下，再返回用右键单击0.8所在的单元格，然后单击“复制”。
◎选定A列中的所有数值。
◎依次选择“编辑”→“选择性粘贴”
◎在“选择性粘贴”对话框的“运算”栏下选择“乘”，然后单击“确定”，该列所有数值就会准确改为新的数值。见（图2）
A
1
2
2
4
3
6
4
8
5
10
6
12
A
B
C
1
1.6
0.8
2
3.2
3
4.8
4
6.4
5
8
6
9.6
五、同时更改工作表的所有数字
在工作表很大，数字很多的情况下，要按照一定的要求（如＋、－、×、÷某数字）逐个更改工作表的所有数字，就很费时费力。现将一种快速更改的方法介绍于后：
例如要求对工作表中的全部数字乘以3，并显示出结果。其操作步骤是，
◎在任一空白单元格中输入3，并用右键单击该单元格，然后选择“复制”
◎选定需要更改数字的单元格区域。
◎依次选择“编辑”→“定位”。
◎在“定位”对话框中单击“定位条件”，再中“定位条件”对话框中选择“常量”，单击“确定”。
◎依次选择“编辑”→“选择性粘贴”。
◎在“选择性粘贴”对话框的“运算”栏内选择×号，然后单击“确定”，即成。
六、公式中的“引用”。
1、“引用”的意义
公式中的“引用”，简单地说就是在公式中用单元格名称（即单元格地址）代替该单元格中的数值进行运算。现以下图为例来说明使用“引用”的好处。
A
B
C
D
E
1
货物名称
数量
单位
单价
销售收入
2
ASD
134
件
3
402
第2行商品ASD的销售收入有两种运算方法：
一种是在单元格E2中输入公式“134×3”，然后按Enter键。这种方法比较简单，但是“数量”、“单价”的数值稍有变动，输入的数值就必须跟着改动。如果相同货物数量、单价变动太多，计算起来就不胜其烦。
另一种方法是在单元格E2中输入公式“=B2*D2”然后 按Enter键。计算结果与上一种方法是一样的。其中，“B2”是数量“134”的位置；“D2”是单价“3”的位置。就是“引用”单元格位置替代其中的数值进行运算。它的好处是无论B2、D2单元格中的数值怎样变动，运用公式“=B2*D2”都可以准确地计算出结果，不需要重新输入数值。
2、“引用”的三种形式
⑴ 相对引用
相对地址是指，公式中的单元格地址随着计算范围的改变而改变，例如，计算范围如果是单元格“A2”与“B2”，则公式中的单元格地址也应该是“A2”与“B2”。如果计算范围改为“F3”与“G3”，公式中的单元格地址就应该相对应地改为“F3”与“G3”。 相对引用是运算公式中使用比较多的一种形式。
⑵ 绝对引用
绝对引用是指公式中的单元格地址处于冻结状态，不随着计算范围的改变而改变。绝对引用的书写方法是在列号和行号前面添加美元符号“＄”，如“＄Ａ＄２”、 “＄D＄6”。
“＄D＄6”。
⑶ 混合引用
混合引用是指公式中的单元格地址既有相对引用，又有绝对引用，如＄A6
是列为绝对引用，行为相对引用；“D＄6”是列为相对引用，行为绝对引用 。
七、输入单元格地址的简易方法
使用一般的方法输入公式很容易把单元格地址输错，如将B23输成B22。简易而又准确的方法是在输入“=”号后用鼠标直接点击单元格。现以在单元格D7中输入公式“=A1+A2+C6”为例，叙述其方法：
在单元格D7中输入 = 号。鼠标点击单元格A1，选择+号；再单击A2，选择+号；再单击C6，至此，就在单元格D7中输入了公式“=A1+A2+C6”，单元格A1、A2、C6周围出现闪烁状态。单击Eenter键就可看到计算结果。
八、快速输入公式的方法
输入公式的方法一般是在选定记载运算结果的单元格后通过键盘直接输入“=”、单元格名称和运算符号，这样不仅速度慢，而且容易出错。现以下图为例，介绍一项快速而且不易出错的方法。
选中D2单元格输入“＝”号后，用鼠标左键单击一下B2单元格，可以看到D2单元格等号的后面显示了蓝色的“B2”字符，上方的编辑栏中的等号后面也显示“B2”字符)。接着通过键盘输入符号“*”，再用鼠标单击一下C2单 元格，回车后即可完成公式的输入，并在D2单元格中显示出计算的结果。
六、公式填充柄的应用
公式填充柄的应用实际是将Excel自动填充功能应用于公式计算。这样可以节省大量的计算时间。现以下图为例将其操作方法介绍如下：
1、在单元格D2中输入公式“=B2*C2”，回车后结果为30，060。00（图1）。
2、将鼠标指针移至单元格D2右下方的小黑方块处，指针变为黑色实心的十字形时按住鼠标左键，向下拖拉至恰当位置（单元格D11），放开鼠标左键，相应单元格中就会显示出计算结果
七、用函数输入日期
日期可以直接手工加上，但Excel提供了一些函数，我们可以把日期用函数来添加进去。
◎选定需要输入日期的单元格
◎单击“fx”按钮
◎打开“插入函数”对话框的 “选择类别”框，从中选择“日期
与时间”
◎在“选择函数”清单中单击“NOW”，单击“确定”
◎在弹出的函数参数对话框单击“确定”
◎打开“粘贴函数”对话框，从左边“函数类型”列表框中选择“日期”， 打开“粘贴函数”对话框，从左边“函数类型”列表框中选择“日期”，
此节反映了使用函数的一般步骤，可作参考。
八、错误信息的含义及处理办法
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面介绍几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１、错误值：＃＃＃＃
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２、错误值：＃DIV/0!
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３、错误值：＃VALUE!
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
４）错误值：＃REF!
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５、错误值：＃N/A
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
６、错误值：＃NAME?
含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意将公式中的文本括在双引号中。
７、错误值：＃NUM!
含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８、错误值：＃NULL！
含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
七、日期格式的设定
我们也可以改变Excel默认的时间和日期格式，建立自己定义的格式。可以在输入前设定自己所需要的数据格式，例如习惯于“年、月、日”的日期格式，则可对要输入的单元格进行格式的设定，设定的步骤可按下述方法进行：
(1) 执行“格式”菜单中的“单元格”命令，这时屏幕上出现“单元格”对话框。
(2) 单击“数字”选项卡，选择“分类”列表框中的“日期”选项，对话框如图所
示。从中选择所需要的“年、月、日”格式，按下“确定”按钮。
(3) 当执行完上述操作后，输入的日期数据就采用了所设定的格式。如在“B2”中输入的日期就会以“1996年8月6日”的格式显示出来，
八、在奇位数前加“0”
在奇位数前加“0”，目的是使数字序列中各数的位数相同，排列整齐。如“1”改为“01”，这样与“10”、“11”等2位数排在一起，就显得比较整齐。加0的方法可以逐一地加，但比较麻烦， 快速的方法是：
◎ 选定需要加0的单元格区域，然后依次选择“格式”“单元格” （或右键单击选定的单元格）。
◎在“单元格格式”对话框中打开“数值”选项卡（或单击弹出的“设置单元格格式”） ，然后在“分类”栏中选择“自定义”。 再在右侧“类型”文本框中输入“00”，单击“确定”。
（注：其中，“0”代表个位数，“00”代表十位数，“000”代表百位数，以此类推。因此，如果要在个位数前加一个“0”， 则需在“类型”文本框中输入 “00”；如果要在个位数前加两个“0”，则需在“类型”文本框中输入 “000”）。
九、在单元格的数值后加入单位名称
带有单位名称的数值（如：“1台”、“2辆”、“3支”等）都只能作为文本格式输入单元格，位于单元格的左侧。文本是不能进行运算的。如果要对这些数值进行运算，就需要将它们设置为数值格式，使之位于单元格的右侧。设置的方法是：
A
1
1辆
2
2辆
3
3辆
4
4辆
5
5辆
◎ 先在单元格区域输入纯数字，并选定该区域。 ◎ 右键单击选定的单元格区域，然后在弹出菜单中单击“设置单元格格式”。
◎ 在“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡，单击“自定义”。
◎ 在对话框右侧文本框内输入0和双引号，并在双引号中输入单位名称，如：［0“辆”］。单击“确定”。
◎ 在工具栏在单击“自动求和”按钮 。
十、自动为工作表添加序号
Excel具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：
◎ 在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样（不能用中文数字，如一、二等）。
◎ 依次选择“格式”→“单元格”→“字体”。
◎ 设置适当的字体、字形、字号。等内容。
◎ 将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。
◎ 放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。
（六）数 据 管 理
一、隐藏单元格中的数据
工作表中某单元格的数据会同时显示在编辑栏内。因此要隐藏单元格的数据必须同时隐藏编辑栏内同样的数据。操作步骤如下：
第一步，隐藏单元格内的数据。
◎ 选定需要隐藏的单元格数据。
◎ 右键单击该单元格，在弹出菜单中选定“设置单元格格式”。
◎ 在“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡。
◎ 在“分类”栏内选择“自定义”。
◎ 在对话框右侧“类型”文本框中输入“；；；”（三个分号），然后单击“确定”。
第二步,隐藏编辑栏内的数据。
◎ 按照第一步操作打开“单元格格式”对话框。
◎ 在该对话框中单击“保护”，然后选取“隐藏”复选框，单击“确定”。
◎ 依次选择“工具”→“保护”→“保护工作表”，单击“确定”。
如果要恢复单元格中的数据则需按第一步操作在“单元格格式”对话框中删除“；；；”，然后单击“确定”。
如果要恢复编辑栏的数据，则需依次选择“工具”→“保护”→“撤消工作表保护”。
二、将单元格中的阿拉伯数字改为中文数字
◎ 选定需要更改的单元格。
◎ 依次选择“格式”“单元格”（或右键单击选定的单元格）。
◎ 在“单元格格式”对话框中打开“数值”选项卡（或单击弹出的“设置单元格格式”），然后在“分类”栏中选择 “特殊”。
◎ 在“类型”栏中选择中文小写或大写数字，单击“确定”，被选定阿拉伯数字就会变成中文小写或大写数字。
如果要将中文数字改回为阿拉伯数字，用同样的方法在“单元格格式”对话框的“分类”栏内选择“常规”或“数值”，然后单击“确定”，即成。
三、数据查找与替换
1、查找
当需要重新查看或修改工作表中的某一部分内容时，可以查找和替换指定的任何数值，包括文本、数字、日期，公式、附注等。操作步骤如下：
◎依次选择“编辑”→ “查找”，屏幕显示“查找与替换”对话框。
◎在“查找内容”框中输入要查找内容，然后单击“选项”。
在弹出的“范围”、“ 搜索”、 “搜索范围”等栏目内选择需要选项
然后“查找下一个”，即开始查找。
◎当Excel找到相应的内容后，这个单元格就会显示出来。如果还需要进一步查找，可以再单击“查找下一个”。
提示：
如果要在多个单元格查找同样的内容，则应全选工作表或选定有关的单元格区域，并在输入内容、选定有关选项后单击“查找全部”。
如果要对工作表执行查找或替换工作，可以先将它们选定为工作表组，再执行相应的操作。
2、替换
替换是将某一数据串替换为另一不同的数据。
进行替换的操作步骤如下：
◎依次选择“编辑”→ “查找”，屏幕显示“查找与替换”对话框。
◎在“查找内容”中输入要被替换的数据。
◎在“替换为”中输入新的数据。然后按“替换”按钮即可。
如果需要将所有要被替换的数据都换成新的数据，则应单击 “全部替换”，这样可以节省时间。
四、用“查找与替换”功能实现数据统计
在excel 中，有时需要统计表中相同数据出现的次数，如果对excel 的函数运用不熟悉，我们可以巧妙地通过“查找与替换”来实现数据的简单统计。
如需统计人员花名册中性别为“男”的人数，可选中性别所在列，点击“编辑”菜单下的“替换”项。在“查找内容”中填写“男”，“替换为”中填上“A”，选择“全部替换”，此时excel会弹出菜单提示“完成了X处被替换”，这个X即为统计出的男性人数。
再选择“编辑”菜单下“撤消”功能，使原单元格数据恢复。
五、强制分行重叠排列数据
当输入的数据已超过单元格的宽度，因而采用增加单元格行高的办法使数据重叠排列的方法称为强制分行。强制分行的操作步骤是：
⑴ 选定需要强制分行的单元格。
⑵ 在编辑栏的长数据中间设置插入点，插入点前方的数据量不要超过一个单元格的数据量（如图）。
⑶ 按Alt+Enter组合键，再按Ente键。
▼×√fx
XX商贸开发公司
A
B
C
1
XX商贸开发公司
2
六、全屏显示工作表中的所有数据
制作的工作表往往往有两种情况：一种是项目较少，在工作表中占用的列数不多，工作表中有不少空间未被利用。另一种是项目太多，占用的列数超过了当前屏幕，已延伸到当前屏幕以外。如果要使制作的表格恰好布满当前屏幕各列，对于前者可放大字体；对于后者可缩小字体。具体方法是：
⑴ 放大字体。
◎ 选定需要放大字体的单元格或区域。
◎ 单击工具栏中的“显示比例”按钮，在打开的列表中单击“选定区域”。 制作的表格恰好布满当前屏幕各列。
⑵ 缩小字体。
◎ 按住C+tr+Shift组合键，拖动鼠标左键从左至右选定各列，直至最后一列松开左键。
◎ 单击工具栏中的“显示比例”按钮，在打开的列表中单击“选定区域”。表格的字体缩小，恰好布满当前屏幕各列。
七、数据排列的快速转置
A
B
1
李心
243
2
王仍
369
3
黄月
435
4
张言
897
5
许静
557
数据排列的快速转置指用快速的方法将按列排的数据改为按行排列，或将按行排的数据改为按列排列。操作方法如下：
◎选定要快速转置的单元格区域，右键单击该区域。
◎在弹出的菜单中选择“复制”。
◎在同一工作表（或其他工作表）中选定将要转置 图1
到的单元格区域，右键单击该区域。
◎在弹出的菜单中单击“选择性粘贴”，然后在“选择性粘贴”对话框中选定“转置”复选框，单击“确定”如（图1）。
◎选定原单元格区域，然后依次选择“编辑”－“删除”－“右侧单元格左移”，单击“确定”，就会转置成功。如（图2）。
A
B
C
D
E
1
李心
王仍
黄月
张言
许静
2
243
369
435
897
557
图2
八、Excel定位功能
1、使用定位功能查找数据
在Excel中，我们需要到达某一单元格，一般是使用鼠标拖动滚动条来进行，但如果数据范围超出一个屏幕的显示范围，或者数据行数非常多时，想快速定位到某一单元格就有点麻烦。此时，可以使用“定位”功能快速找到想要的单元格。
例1：需要选中Y2008单元格（或快速移动到Y2008单元格），我们可以依次选择 “编辑→定位”菜单，在弹出对话框中的“引用位置”文本框里输入“Y2008”后按回车即可。
例2：需要选中Y列的2004～2008行的单元格，我们按照相同的方法，在“引用位置” 文本框里输入“Y2004:Y2008”按回车即可。
例3：需要选中2008行的单元格，我们可以在“引用位置” 文本框里输入“2008:2008”按回车即可。
例4：需要选中2004～2008行的单元格，我们可以在“引用位置” 文本框里输入“2004:2008”按回车即可。
2、通过定位功能选定并删除空行
在数据统计与分析过程中，由于记录的添加、删除以及数据表的合并等原因，经常会在表格中出现一些空行（如图1）。这些空行的存在既不美观，同时也影响了数据分析的结果。如果一行一行地删除，费时费力。 利用Excel中提供的“定位”功能，一次性定位表格中的所有空行，然后就可以将其“一网打尽”。
◎依次选择“编辑”→“定位”菜单命令
◎在出现的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，
◎在弹出的“定位条件”对话框中选择“空值”单选项（如图2），然后单击“确定”按钮，这样就可以将表格中所有的空行全部选中了。
◎鼠标右击选中区域，在弹出的快捷菜单中依次选择“删除→整行”命令即可。
提示：使用该方法删除时要确保其
他非空行中的所有单元格内均填有数值，否则会出现误删除记录的现象。
九、Excel筛选功能
Excel筛选功能是指按照设定的条件对数据进行筛选，符合条件的就被显示出来，不符合条件的就被隐藏下去。因此，Excel筛选功能实际也是一种查找功能。Excel中提供了两种筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。 “自动筛选”一般用于简单条件的筛选。 “高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选，筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不被隐藏起来，这样更便于进行数据的比对。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，因为这样会使问题复杂化，
下面介绍几折利用筛选功能的实例。
1、自动筛选
目的：将语文成绩“大于等于90分”的学生和语文成绩“小于60分”的学生筛选出来。
实现过程如下：
◎、选中数据表中任意一个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，此时，每一项列标题右侧均出现一个下拉按钮（参见图1）。
图1
◎单击“语文”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中（参见图1），选“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框（如图2）。
图2
◎单击左上方框右侧的下拉按钮，在随后出现的对话框中，选“大于或等于”选项，然后在右上方框中输入数值“90”；选中“或”选项，再单击左下方框右侧的下拉按钮，在随后出现的快捷菜单中，选“小于”选项，然后在右下方框中输入数值“60”（参见图2）。
4、设置好以后，单击“确定”按钮，符合条件的数据即刻被筛选出来（筛选的结果如图3所示）。
图3
提示： 在上述筛选结果的基础上，对“数学”列继续进行筛选操作，将筛选条件设置为“大于或等于”“90”，就可将“语文”和“数学”成绩都“大于或等于90”分的学生筛选出来。
2、高级筛选
目的：将“语文”或“数学”成绩“大于或等于”“90”分的学生筛选出来。
实现过程如下：
◎先执行“数据→筛选→自动筛选”命令，撤销“自动筛选”功能。 如果前面没有进行“自动筛选”操作，则此步可以省略。
◎分别选中D66、D67、E66、E68单元格，输入内容：语文、>=90、数学、>=90（如图4）。
图4
◎选中成绩表中任意单元格，执行“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框（如图5）。
图5
◎选中“将筛选结果复制到其他位置”选项。
提示： 也可以不选择此选项，但为了保留原有数据，建议最好将筛选结果复制保存到其他位置上。
◎单击“条件区域”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图6），用鼠标选中D66至E68条件区域，然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。
图6
6、单击“复制到”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图7），用鼠标选中保存筛选结果的第1个单元格（如A69），然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。
提示：“数据区域”系统通常按默认区域自动添加，如果需要更改，仿照上面操作就行了。
7、全部设置完成后，单击“确定”按钮，符合条件的数据就被筛选出来了。 提示： 如果把“条件区域”改成如图8所示的样式（即，条件数值位于同一行中），然后执行上述筛选制度操作，则只将“语文”和“数学”成绩都“大于或等于”“90”分的学生筛选了出来。
十、Excel的排序功能
在用Excel制作相关的数据表格时，我们可以利用它的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。下面，我们以图1所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面体验Excel的排序功能。
1、快速排序
如果我们希望对员工资料按某列属性（如“工龄”由长到短）进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任意一个单元格（如I3），然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可（参见图1）。
图1
小提示：①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。
2、多条件排序
如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序” 对话框将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“确定”按钮就行了。
3、按笔划排序
对“姓名”进行排序时，一般喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框（参见图2）。单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（图3），选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序” 对话框，再按下“确定”按钮即可。
小提示：如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。
4．按行排列数据
相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据，这时只需从“数据”菜单中选择“排序”，在排序对话框中左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。
5、自定义排序
当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序：
先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如N2至N18）中（图4）；执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠标选择输入），然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。
小提示：序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。
选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（参见图3），按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，
选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再 图4
按下“确定”按钮即可。
6、用函数进行排序
有时，我们对某些数值列（如“工龄、工资”等）进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数来实现（以“工龄”为例）：在“工龄”右侧插入一个空白列（J列），用于保存次序（图5），然后选中J2单元格，输入公式：=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时（这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态），按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来（图5）。
图5
小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为：=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。
7、让序号不参与排序
当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢？我们在“序号”列右侧插入一个空白列（B列），将“序号”列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号”列就不参与排序了。
小提示：插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：选中B列（即插入的空列），右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。
（七）Excel公式与函数
一、什么是公式
Excel除能方便地进行表格和图形处理外，更重要的是能对数据进行各种复杂的运算分析。例如，制作工程预算表并对其进行分析；或者对财务报表进行计算、分析等等。Excel之所以具备如此强大的功能，公式(包括函数)起了非常重要作用。
在Exce 中“公式”是不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子。
输入到单元格中的公式均由等号("=")开头，等号后面由如下五种元素组成：
◎运算符：如“+”、“－"、“×”、“÷”等。
◎单元格引用：单元格“引用”是指在公式中输入单元格的位置（亦称单元格名称，如A1、B4、F5等），以替代该单元格中的数值进行运算。公式中引用了单元格，无论该单元格的数值怎样改变，公式总会自动根据改变后的数值进行运算，而不必重新修改公式。单元格引用包括单个单元格或多个单元格组成的范围，以及命名的单元格区域。这些单元格或范围可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。
◎数值或文本：例如，“100”或“数学”。
◎工作表函数：可以是Excel内置的函数，如SUM或MAX，也可以是自定义的函数。（Excel中的函数实际是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。）
◎括号：即“( )”，它们用来控制公式中各表达式被处理的优先权。
（公式与函数的应用是一个比较复杂的问题。这里仅列举一些比较简单的计算。为适应进一步学习的需要，本文末另载有《excel函数教程》。）
二、公式和函数应用数例：
1. 计算商品金额数值
我们知道商品单价×数量=金额。下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着某种商品的“单价” 数值（250）和“数量”数值（8），为了计算“金额”数值，可以在编辑栏（或D2单元格）中输入公式“=250*8”(图 1)，回车后，可以看到计算结果为“2000”。但是，像这样用具体数值来建立的公式，不能适应单元格数字的改变，因此在Excel中用得很少。
如果在D3单元格中输入公式“=A2*B2” 如(图 2)，同样可以计 算出“金额”数值（2000），，但其适用范围很宽，无论赋予A2、B2什么数值，这个公式计算的结果总是正确的。
2. 计算销售额总和
下图所示的工作表中的B2和B11单元格分别存放10天的销售额，为了计算这些天的销售额总和，可以在D2单元格中输入公式 “=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(图 3)，这个公式和数学中的求和公式没什么两样，不过由于需要求和的项目太多，所以公式看起来比较长。
为了简化公式，我们也可以在公式中使用函数实现同样的功能。选中D3单元格，输入公式“=SUM(B2:B11)”，可以看到得出的计算结果是一样的(图 4)，其中SUM为Excel的内置函数，功能为求出各项数值之和。
3. 用公式合并字符
下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着“姓”和“名”字符，
为了得出“姓名”字符串，可以在D2单元格中输入公式“=A2&B2” ，其中“&”是一个运算符号，我们称它为连接符号，它的功能为把两个文本字符或文本字符串连接起来。
除了这种方法外，我们也可以使用函数达到同样的目的。选中D3单元格，输入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”，回车后得到的结果和前面的公式是一致的(图 6)。
其中函数CONCATENATE的功能为将几个文本字符串合并为一个文本字符串。
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