Excel2007 常用技巧100招

2014-07-15

牛人的超强总结

97个最常用Excel函数讲解,数组公式深入应用,56集高清视频教程(讲师:兰色幻想+小妖)

常用Excel 2007技巧100招

1.快速启动Excel

(1)按键盘上的“windowd+R”快捷键,打开“运行”对话框,在对话框的文本框中输入命令“Excel”。

(2)单击“确定”按钮,此时就可以快速启动Excel 2007。

2.最小化功能区

为了使软件窗口中显示更多的文档内容,我们可以将功能区最小化,具体操作步骤如下:

(1)用鼠标右键单击选项卡区,弹出一个下拉菜单。

(2)在弹出的菜单中选择“功能区最小化”命令。

此时功能区将被隐藏起来。

若想重新显示功能区,可以再次用鼠标右键单击选项卡区,执行“功能区最小化”命令。

3.使用快捷键

使用快捷键可以大大提高操作效率,操作方法如下:

(1)打开或创建数据表格文件后,按一下键盘上的“Alt”键,在功能区的各个选项卡上会显示对应的快捷键。

(2)显示出快捷键后,再按一次“Alt”快捷键,可取消快捷键的显示。

4.添加命令按钮到快速工具栏

在Excel中,可以将一些常用的功能按钮添加到快速工具栏上,具体操作如下:

(1)单击快速工具栏右侧的下三角按钮,在弹出的菜单中选择“其他命令”选项。

(2)在弹出的对话框中选择要添加的命令,然后单击“添加”按钮,再单击“确定”按钮。

5.显示和隐藏标尺、网格线

标尺、网格线是编辑表格过程中经常会用到的元素,
用户可以根据编辑表格时的实际需要来选择显示或隐藏这些元素,操作方法如下:

选择“视图”选项卡,在“显示/隐藏”区域选中相应的复选框。

6.更改工作簿默认字体的样式和字号大小

用户可以自定义工作簿的默认字体的样式和大小,具体操作如下:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“常用”标签,在“新建工作簿时”区域中单击“使用的字体”下拉菜单选择要使用的样式,如“仿宋”,在“字号”下拉菜单中选择字号的大小,设置完毕后单击“确定”按钮。

7.快速获得帮助

按键盘上的F1键,可以快速打开“Excel帮助”窗口,选择相应的项可查看详细帮助信息。

8.快速缩放数据表格

快速缩放的具体操作步骤如下:

(1)按住键盘上的“Ctrl”键,滚动鼠标中间的滚轮,即可缩放数据表格。

(2)还可以经过设置,让“滚动鼠标滚轮”来直接缩放数据表格。单击“Office按钮”file:///C:/DOCUME~1/ADMINI~1/LOCALS~1/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif,在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮,打开“Excel选项”对话框,在对话框的左侧选择“高级”项,在“编辑选项”中选中“用智能鼠标缩放”项。

9.全屏显示数据表格

当要浏览的表格比较膨大,浏览数据不方便时,可以采用全屏幕模式。

具体操作步骤如下:

(1)切换到“视图”选项卡,在“工作簿视图”选项组中单击“全屏显示”按钮。

(2)此时,工作表将全屏幕显示,按键盘上的“Esc”键,可回到正常显示模式。

10.自定义状态栏

当在工作表中选中某些单元格时,状态栏中会显示与所选项目相关的一些信息。例如,当前选中的单元格数目、所选数据中的最大值与平均值等。

用鼠标右键单击状态栏,打开“自定义状态栏”菜单,从中可以选择状态栏中要显示或隐藏的项目。

11.快速在已有工作簿的基础上建立新的工作簿

如果要新建一个与原有工作簿一样的工作簿,最快的方法是在原有工作簿文件上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“新建”命令,即可建立与原文件一模一样的文件。

12.保存为网页格式

当需要将工作表上传导网上的时候,可以将工作表保存为网页格式。

具体操作步骤如下:

(1)打开一个已经制作好的工作簿文档文件。

(2)选择“另存为”命令,弹出“另存为”对话框。

(3)选择“保存类型”为“网页”,输入文件名,单击“保存”按钮。

13.保存为底版本的格式

Excel 2007的工作簿格式为.xlsx,但是旧版本的Excel并不支持该文件格式,为了避免兼容问题,用户可以将文档保存成Excel 97-2003所支持的.xls格式。

操作方法如下:

(1)打开“另存为”对话框。

(2)在对话框的“保存类型”中选择“Excel 97-2003工作簿”项,然后对文件进行保存。

14.  让旧版Excel可以编辑Excel 2007的工作簿文件

为了能够让早期的Excel版本能编辑Excel 2007生成的.xlsx文件,前面介绍了将Excel 2007的文件转换为Excel 97-2003格式的方法,但采用这种方法时,在转换过程中可能会出现信息丢失的情况。
为了解决这个问题,微软为旧版本的Office提供了XLSX与XLSM格式支持补丁,用户下载并安装该补丁文件之后,就可以在早期版本Excel中直接打开Excel 2007的文件了。

补丁下载网址为:http://www.microsoft.com/downloa ... p;DisplayLang=zh-cn

15.        设置文件的默认保存格式

如果想要将默认保存的格式设置为Excel 97-2003通用的.xls格式,可进行如下操作:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“保存”项,在“保存工作簿”区域中,选择“将文件保存为此格式”为“Excel 97-2003工作簿”,单击“确定”按钮。

16.        修改工作簿的用户名

在Excel中新建一个工作簿后,默认情况下显示的用户名称是安装Excel过程中输入的用户名,修改这个用户名的具体操作步骤如下:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框的左侧选择“常用”项,在 “用户名”文本框中输入新的用户名称。

17.        设置最近使用的文档数据

当不想让其他用户知道自己编辑过哪些文档,可以进行如下操作:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框的左侧选择“高级”项,在右侧的“显示”区中,设置“显示此数目的‘最近使用的文档’”值,可设置Office菜单中显示最近编辑过的项目数据,设置此值为0,即可将所有最近打开过的文档均不显示在菜单中。

18.        打开文件的“副本”

打开副本文件的操作步骤如下:

(1)打开 “打开”对话框。

(2)选择需要打开的文件,单击“打开”按钮旁边的下拉菜单,再从下拉菜单中选择“以副本方式打开”项,可将所选文件以副本方式打开。

19.        快速关闭所有工作簿

当用Excel打开了许多工作簿,可以使用快捷键来快速关闭它们。

(1)切换Excel为当前窗口。

(2)按键盘上的“Alt+F4”快捷键,系统会自动快速关闭工作簿,当遇到没有保存的工作文件时,系统会自动弹出保存对话框。

20.        修复被破坏的文件

对于无法打开的工作簿文件,可以尝试用修复的方法来打开。

(1)打开“打开”对话框。

(2)选择要打开的文件,然后单击“打开”按钮右边的下拉箭头,选择“打开并修复”项。

21.        常用工作簿操作的快捷键

按快捷键Ctrl+N,可快速创建出一个空白工作簿;

按快捷键Ctrl+S,可以保存当前工作簿文件;

按快捷键F12,可以执行“另存为”命令;

按快捷键Ctrl+O,可以打开“打开”对话框;

按快捷键Alt+Tab,可快速地在打开的多个工作簿文件之间进行切换;

每按一下快捷键Ctrl+W或Ctrl+F4,系统会关闭当前工作簿。

22.        隐藏和显式工作簿

对于打开了多个工作簿的情况,为了查看或处理的方便,可以将暂时用不到的工作簿隐藏起来。

(1)将要隐藏的工作簿切换到当前工作簿。

(2)选择“视图”选项卡,在“窗口”中单击“隐藏”按钮。

(3)当要显示隐藏的工作簿时,只要单击“取消隐藏”按钮即可。

23.        快速在多个工作间进行切换

按快捷键Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown,可以在多个工作表之间进行切换。

24.        选择多个工作表

选择多张不连续的工作表:按住键盘上的“Ctrl”键,同时用鼠标依次单击需要选中的工作表标签。

选择多张连续的工作表:首先选中第一个工作表标签,然后按住“Shift”键,再单击需要选择的最后一个工作表标签。

25.        快速选择整个工作表内容

在工作表中,单击任意单元格,按快捷键Ctrl+A,即可全选工作表。

26.        自定义新建工作簿包含工作表的个数

默认情况下,每个新建的工作簿都会提供三个工作表,但为了满足不同用户的需求,Excel允许自定义新建工作簿中包含工作表的个数,具体的操作方法如下:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“常用”项,在“新建工作簿时”中,设置“包含的工作表数”数值。

27.        快速新建工作表副本

如果要以某个工作表为模板,新建一个与它一模一样的副本,操作如下:

(1)选中工作表。

(2)然后按住Ctrl键,将其拖动到工作表标签的空白处,释放鼠标,即可生成新的副本。

28.        用键盘编辑单元格内容

对于习惯用键盘操作的用户来说,在编辑单元格中的数据时,可以选中单元格,然后按快捷F2,可使单元格内容处于编辑状态,此时就可以修改内容了。

29.        利用快捷键输入数据

(1)选择要复制的内容,然后按快捷键Ctrl+C进行复制。

(2)选择目标位置,然后按快捷键Ctrl+Shift+=,在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动方式,单击“确定”按钮。

30.        更改单元格文字的排列方向

在默认的情况下,向表格中输入的内容都是以横向方式排列的,当要使用其他的排列方式时,可以选择“开始”选项卡,在“对齐方式”中单击“方向”按钮,选择相应的文字排列方式。

31.        复制单元格中的数值、公式或格式

(1)选择要复制的单元格,然后按“Ctrl+C”快捷键。

(2)在目标单元格上单击鼠标右键,选择“选择性粘贴”命令,弹出“选择性粘贴”对话框,从中选择要粘贴的项目,如选择“公式”项,单击“确定”按钮。

32.        输入12小时制的时间

在Excel中默认系统使用的是24小时制,要使用12小时制,则可以在时间的后面加上AM或PM。如输入上午10:20,则可以输入“10:20 AM”,需要注意的是,在时间和AM或PM之间要加上一个空格。

33.        快速输入当前日期和时间

输入系统当时的日期,可以使用快捷键Ctrl + ;,

输入当前系统的时间可以使用快捷键Ctrl + Shift + ;

34.        快速输入身份证号

如果要在单元格中输入身份证号,可以先输入英文状态下的“'”,接着输入号码。

如果要在多个单元格中输入身份证号,嫌每次都要输入“'”比较麻烦,那么可以选中需要输入编号的单元格,然后打开“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,在“分类”中选择“文本”项,单击“确定”按钮。

35.        快速输入人民币符号

如果要在数据表格的单元格中快速添加人民币符号,那么可以按住快捷键Alt,然后输入“0165”。

36.        自动添加数据的单位

当要为单元格中的数据添加统一的单位,可以进行如下操作:

(1)选中需要添加单位的单元格,打开“设置单元格格式”对话框。

(2)选择“字定义”项,如要为数据添加单位“元”,那么可以在“类型”下方的文本框中输入“0.00 "元"”,注意数字格式与“"元"”要保留一个空格。

37.        快速自动换行

在输入数据的时候,按快捷键Alt+Enter,可以在单元格中强制换行。

38.        用填充柄快速复制单元格

在使用填充柄过程中,如果不想填充为序列,只想复制单元格,那么可以单击“自动填充选项”按钮 ,在弹出的菜单中选择“复制单元格”项。

39.        填充等差序列中差值为1的序列

如果等差序列中的差值为1,那么可以只选择序列初始值的单元格,然后按住Ctrl键,再拖动填充柄则可以快速填充等差序列。

40.        快速移动单元格

用鼠标拖动的方式可以实现单元格的快速移动,操作如下:

(1)选中要移动的单元格,把鼠标移动到单元格黑色的边框线上,使鼠标指针由 形变成 形。

(2)按住鼠标左键,当鼠标指针变为 形时拖动,鼠标将出现一个虚线框,虚线框到达目标位置后,松开鼠标就完成了单元格的移动。

41.        用鼠标快速复制单元格

在移动单元格的过程中,如果按住Ctrl键,则会在鼠标指针的右上角显示“+”号,到达目标位置之后,先松开鼠标再松开Ctrl键就可以实现单元格的复制。

42.        为隐藏的数据设置密码

对隐藏的数据可以对其设置密码,具体操作如下:

(1)首先用隐藏数据的方法,将指定单元格中的数据进行隐藏。

(2)保持选中隐藏数据的单元格,打开“设置单元格格式”对话框,切换到“保护”选项卡,选择“隐藏”项,设置完后单击“确定”按钮。

(3)在Excel窗口中切换到“审阅”选项卡,在“更改”中单击“保护工作表”按钮。

(4)弹出“保护工作表”对话框,输入密码,单击“确定”按钮,弹出“确认密码”对话框,重新输入密码确认,单击“确定”按钮完成设置。

43.        取消隐藏的数据

当想显示隐藏的数据时,具体操作如下:

(1)切换到“审阅”选项卡,在“更改”选项组中单击“撤消工作表保护”按钮。

(2)弹出“撤消工作表保护”对话框,输入设置的密码,单击“确定”按钮。

(3)用鼠标右键单击隐藏数据的单元格式,选择“设置单元格格式”命令,打开“设置单元格格式”对话框,切换到“保护”选项卡,取消对“隐藏”项的选择,再切换到“数字”选项卡,删除“;;;”符号。

44.        让工作簿同时滚动显示

在处理多个工作簿的时候,有时需要将一些工作簿进行对比,Excel为了方便用户进行工作簿之间的对比,提供了工作簿并排并同时滚动显示的功能。

(1)打开要并排显示并且同时滚动显示的工作簿,在其中一个工作簿中选择“视图”选项卡,在“窗口”中单击“并排查看”按钮。

(2)工作簿被并排之后,在“窗口”区域单击“同步滚动”按钮。

45.        精确调整单元格的大小

(1)选择要调整大小的单元格。

(2)选择“开始”选项卡,在“单元格”中单击“格式”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“行高”项。

(3)弹出“行高”对话框,输入行高的数值,单击“确定”按钮。

(4)同样的,选择“列宽”项,可以设置列宽值。

46.        设置分数自动以百分之几方式显示

为了满足计算的需要,可能需要让输入的分数转换成分母为100的形式。设置方法如下:

(1)选中数据单元格,打开“设置单元格格式”对话框。

(2)在“分类”中选择“分数”项,然后选择“百分之几”项,单击“确定”按钮。

47.        轻松删除重复数据

在使用Excel处理大量数据时,经常会遇到数据重复录入的现象,尽管我们一遍遍地仔细核对,但出现这样的失误还是难以避免的。解决的方法如下:

(1)选中需要检查并删除重复项的单元格区域,选择“数据”选项卡。

(2)在“数据工具”选项组中单击“删除重复项”按钮。

(3)此时打开“删除重复项”对话框,选择需要对哪些列进行重复值检查。

(4)设置完成后单击“确定”按钮,Excel将对选中的列进行重复值检查,并给出处理结果的提示信息。

48.        创建Excel表格以便始终看到表格标题

为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便,可以设置在浏览表格数据时始终显示标题。

(1)选择要转换为表格的数据区域,选择“插入”选项卡。

(2)在“表”选项组中,单击“表”按钮,打开“创建表”对话框,选中“表包含标题”复选框,单击“确定”按钮。

49.        启动迭代计算

如果要在表格中进行迭代运算,那么首先需要启动它,具体操作如下:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“公式”项,在“计算选项”区域中选中“启用迭代计算”复选框,单击“确定”按钮,即可启动迭代计算。

50.        在单元格中显示公式的详细内容

如果要在单元格中显示公式的详细内容,可以通过以下方法来实现。

选择要显示公式的单元格,按快捷键Ctrl+‘。

51.        快速应用公式到其他表格

对于相同的运算,用户不需要在每一个单元格中都输入相同的公式,而是可以通过选择性粘贴或拖动的方法将公式应用到其他单元格中,具体操作如下:

方法一:在首个单元格输入运算的公式,然后按快捷键Ctrl+C复制该公式;选中要使用相同公式的其他单元格,然后按快捷键Ctrl+V将公式应用到其他单元格。

方法二:在首个单元格输入运算的公式,然后将光标放置至单元格右下角的填充柄上,当光标变成黑色十字形状时,拖动鼠标至要使用相同公式的单元格或是单元格区域即可。

52.        在公式与运算结果之间进行切换

默认情况下,用户将公式输入完成之后,Excel将会自动显示运算的结果,如果用户想要再次查看公式,可以按快捷键Ctrl+~来实现。

53.        选中计算公式中特定范围的数值

在一个复杂的公式中,如果用户只想知道公式中某一部分的运算结果,可以通过以下的方法来实现。

用鼠标选中公式栏中要查看计算结果的部分,按F9键,即可在公式栏中计算出选中部分的结果。

54.        隐藏和查看工作表中的所有公式

在单元格中输入公式之后,Excel在该单元格显示的对象是公式的计算结果,而非公式的具体内容,用户可以根据需要,改变这一设置。

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)切换到“高级”项,在“此工作表的显示选项”区域中选中“在单元格中显示公式而非其计算公式结果”复选框,单击“确定”按钮,这样则会在单元格中直接显示公式而非计算结果,若取消选中该复选框,则显示计算的结果。

55.        自定义公式的名称

用户可以给自己创建的公式定义名称,这样以后就可以通过名称来引用公式。

(1)选择“公式”选项卡,在“定义的名称”中单击“定义名称”按钮,在其下拉菜单中选择“定义名称”选项,打开“新建名称”对话框。

(2)在“名称”文本框中输入公式的名称,在“备注”区域输入公式的备注,在“引用位置”文本框中输入公式值或公式所在的单元格,单击“确定”按钮,完成公式名称定义。

56.        快速选择某个公式所引用的单元格

如果想要知道某个公式中有哪些单元格的数据参与了计算,可以使用如下方法来实现。

方法一:选中保存公式的单元格,在公式栏中按住鼠标左键不放拖动选择公式栏中的公式,即可在工作表中显示该公式所引用的所有单元格。

方法二:选中保存公式的单元格,按快捷键Ctrl+”,即可显示该公式所引用的单元格。

57.        快速显示表格中所有的公式

如果需要显示工作表中的所有公式,可以按照下面的方法来快速完成。

选择“公式”选项卡,在“公式审核”中单击“显示公式”按钮。

58.        巧妙利用快捷键求和

选择运算结果存放的单元格,按快捷键Alt+=,然后用鼠标拖动选择要进行计算的数据源,按回车键即可求出累加和。

59.        设置公式不能被修改

(1)在工作表中任意一个单元格上单击鼠标右键,打开“设置单元格格式”对话框,切换到“保护”选项卡,取消选中“锁定”复选框,单击“确定”按钮。

(2)选中表格中所有保存有公式的单元格,再次打开“设置单元格格式”对话框,选中“锁定”复选框,单击“确定”按钮。

(3)切换到“审阅”选项卡,在“更改”中单击“保护工作表”按钮,在弹出的“保护工作表”对话框中输入保护工作表的密码,单击 “确定”按钮,然后在随后弹出的对话框中确认密码。

60.        利用公式求值来验证公式的正确性

使用公式运算数据时,当出现了错误提示时,可以借助“公式求值”的功能来对公式的每一个步骤进行检查。

(1)选择保存公式的单元格,单击“公式”选项卡,在“公式审核”区域中单击“公式求值”按钮,弹出“公式求值”对话框。

(2)在“公式求值”对话框中有“步入”和“步出”两个按钮,其中单击“步入”按钮之后,公式将读取运算数值,单击“步出”按钮,将数值输入到公式中,单击“求值”按钮计算出每一步骤的值,通过反复地计算每个步骤的值,就可以知道公式中的错误所在。

61.        利用错误检查功能来检测公式

当输入公式时,如果出现公式错误的提示,可以通过“公式审核”选项卡中的错误检查功能来快速查找公式中存在的错误。

(1)选择错误公式的单元格,单击“公式”选项卡,在“公式审核”中单击“错误检查”按钮,打开“错误检查”对话框。

(2)在“错误检查”对话框中给出了错误造成的原因,单击“下一个”按钮来检查公式中存在的其他错误,也可以单击“在编辑栏中编辑”按钮,进入公式编辑栏来更改公式中存在的错误。

62.        运算结果出现“#####”的解决方法

在使用函数或公式运算过程中,若没有得出预期的结果,而是显示“#####”。导致这样错误出现的原因有:

原因一:

运算结果的长度超过了默认单元格的宽度。解决的方法是调整单元格至适合的宽度。

原因二:某些特殊运算产生了负值,如时间或是日期的运算结果出现了负值,即会出现“#####”。

这主要是时间公式引用了不正确的参数所致。解决的方法为:切换到“公式”选项卡,在“公式审核”中单击“审查错误”按钮,进入检查程序,检查公式中的错误。

63.        无法创建组合图表的原因

在Excel中,可以为同一个图表内的各个系列指定不同的图表类型,以显示图表中多种类型的信息,这就是组合图表,例如可以创建一个折线图与柱形图的组合图表。但有时在创建组合图表时,会弹出提示框,表示组合图表无法创建。

产生这个错误提示的原因主要有以下几个:

1.二维和三维图表不能组合。

2.不同类型的三维图表之间(如三维条形图和三维柱形图之间)不能组合。

3.气泡图不能和其他类型的图表组合。

因此,要正确的创建组合图表,必须要符合以上的三个原则。

64.        将水平分类坐标轴反转

生成的图表中,水平分类轴中的项目是按照单元格的排列顺序自动生成的,有时我们希望将其按照相反的顺序排列。

(1)选中图表,执行“图表工具”→“坐标轴”→“主要横坐标轴”→“其他主要横坐标轴选项”命令。

(2)打开“设置坐标轴格式”对话框,选中“逆序类别”复选项,单击“关闭”按钮,可将水平分类坐标轴反转。

65.        让折线图变平滑

创建的折线图中,其折点处默认为角点,将折线图角点设置为平滑效果的步骤如下:

(1)选中折线图中的数据系列。

(2)单击鼠标右键,选择“设置数据系列格式”命令。

(3)弹出“设置数据系列格式”对话框,选中左侧列表中的“线型”,在右侧选中“平滑线”复选框。

(4)单击“关闭”按钮。

66.        避免三维图表中不同系列的数据标志相互遮掩

在三维图表中,尤其是系列比较多的时候,不同系列的数据标志由于位于图表中的深度不同,常常发生相互遮掩的现象,如三维柱形图中,前排较高的数据标志就容易遮掩后排较低的数据标志。

改变三维图表的视图可以解决这个问题,具体操作如下:

(1)选中三维图表,执行“图表工具”→“布局”→“三维旋转”命令。

(2)弹出“设置图表区格式”对话框,在这里可以设置具体的旋转和透视效果,以便可以让图表中显示尽量多的数据标志。

67.        用图片填充图表系列

(1)事先准备好需要使用的图片。

(2)选中数据系列,执行“图表工具”→“布局”→“设置所选内容格式”命令。

(3)弹出“设置数据系列格式”对话框,在左侧选中“填充”项,在右侧选中“图片或纹理填充”项,单击“文件”按钮。

(4)弹出“插入图片”对话框,选中事先准备好的图片,单击“插入”按钮。

(5)返回“设置数据系列格式”对话框,选中“层叠”项,表示将图片堆积填充在所选系列中。

(6)单击“关闭”按钮。

68.        解决折线图的显示问题

引起此类问题的原因是图表类型使用不当。

(1)选中折线图。

(2)执行“图表工具”→“设计”→“更改图表类型”命令。

(2)弹出“更改图表类型”对话框,选中“带数据标记的折线图”,单击“确定”按钮。

69.        将图表输出到Word中

有时,我们需要将制作的图表输出Word中使用,操作步骤如下:

(1)在Excel中选中并复制图表。

(2)切换Word中,在文档的适当位置使用“粘贴”命令,这时,我们就在文档中插入了一张Excel图表。同时,在图表右下角显示“粘贴选项”智能标记。

(3)单击“粘贴选项”按钮的下拉箭头,在列表中显示出相应的粘贴选项,选择相应的选项可以更改粘贴图表的方式。

70.        绘制正圆或正方形

如果要绘制正圆或正方形,只需单击“矩形”或“椭圆”按钮,然后在要绘制图形的开始位置处按下鼠标,按住Shift键不放拖动到结束位置后,松开鼠标左键,即可绘制出正圆或正方形。

71.        绘制曲线时取消刚绘制的错误点

在绘制曲线过程中,如果所单击的位置错误,那么可以返回而不必重新绘制图形,具体方法是按键盘上的Backspace键,此时可退回到上一个绘制的点上。

72.        选择隐藏的图形

如果要选中的图形对象隐藏在其他的图形对象之下,则可以使用Tab键或者用Shift + Tab键来选定该图形对象。

73.        不让序号列参与排序

在对数据按行排序时,序号列也会参与排序,这样很容易造成数据错乱,此时,可以进行如下操作:

(1)在序号列与正文列之间插入一个空列。

(2)将活动单元格定位在正文列中再进行排序,序号列就不会参与排序了。

为了不影响显示美观和正常打印,可将这一空列隐藏起来。

74.        使用鼠标拖动来插入图片

打开图片所在的文件夹,选中要插入的图片,拖动图片到工作表中即可快速插入图片。

75.        在图片中添加文本

选择“插入”选项卡,在“文本”选项组中单击 “文本框”按钮,选择文本的显示方式,如“横排文本框”,在图片上拖动鼠标,创建出一个文本框,输入文本即可。

76.        更新数据透视表

创建了数据透视表后,如果源数据发生了变化,数据透视表不会自动改变,此时想要刷新的话,可以按F5键,或用鼠标右键单击,在弹出的菜单中选择“刷新”命令。

77.        快速清除数据透视表

当不需要使用数据透视表的时候,可以快速删除它。

(1)单击数据透视表的任意单元格。

(2)选择“选项”选项卡,在“操作”中单击“选择”按钮,选择“整个数据透视表”项。

(3)按Delete键,删除数据透视表。

78.        改变数据透视表的显示方式

如果要改变数据透视表的显示方式,可以进行如下操作:

(1)单击数据透视表的任意单元格。

(2)选择“设计”选项卡,在“布局”中单击“报表布局”按钮,根据需要选择“以压缩形式显示”、“以大纲形式显示”或“以表格形式显示”选项。

79.        快速在每个项目插入空行

在较为密集的数据透视表中,为了方便区分不同的项目,可以在每一个项目后插入空行,具体操作如下:

(1)选择数据透视表。

(2)选择“设计”选项卡,在“布局”选项组中单击“空行”按钮,选择“在每个项目后插入空行”项。

80.        将数据透视结果分组

对于项目较多的数据透视结果,可以对它进行手工分组。

(1)选择需要分组的内容。

(2)选择“选项”选项卡,在“分组”选项组中单击“将所选内容分组”按钮。

(3)当不再需要分组显示时,选择分组,选择“选项”选项卡,在“分组”选项组中单击“取消组合”按钮。

81.        打开文件时刷新数据

(1)在数据透视表上单击鼠标右键,选择“数据透视表选项”命令。

(2)在弹出的对话框中选择“数据”选项卡,选中“打开文件时刷新数据”复选框,单击“确定”按钮。

82.        避免数据透视表结果为空白

在一些数据透视表中,有一些项目没有对应的统计结果,因此显示为空白。为了避免阅读人误以为漏印的情况,可以让空白项目以“无”字替代。

(1)在数据透视表上单击鼠标右键,选择“数据透视表选项”命令,打开“数据透视表选项”对话框。

(2)选中“对于空单元格,显示”复选框,在后面文本框中输入“无”,单击“确定”按钮。

83.        使数据透视表计算结果从百分比变成正常

遇到计算结果变成百分比显示的现象,可以进行如下操作。

(1)在数据透视表上单击鼠标右键,选择“值字段设置”命令。

(2)在弹出的对话框中选择“值显示方式”选项卡,将值显示方式设为“普通”,单击“确定”按钮。

84.        设置打印图像的清晰度

当表格中有高清晰的图片需要打印时,可以进行如下设置:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“高级”项,在“打印”中选中“图形的高质量模式”复选框,单击“确定”按钮。

85.        删除分页符

如果要删除分页符,可以切换到“页面布局”选项卡,在“页面设置”选项组中单击“分隔符”按钮,在列表中选择“删除分页符”命令。

如果要返回普通视图,可以切换到“视图”选项卡,在“工作簿视图”选项组中单击“普通”按钮。

86.        防止打印工作表出现底纹

如果编辑工作表时设置了底纹,但又不希望在打印的时候将底纹打印到纸张上,可以进行如下设置:

(1)打开“页面设置”对话框。

(2)选择“工作表”选项卡,在“打印”区域中选中“单色打印”复选框,单击“确定”按钮。

87.        打印出工作表上的网格线

在默认情况下,工作表上的网格线是不会打印出来的,当想打印出来的时候可以进行如下设置:

(1)打开“页面设置”对话框。

(2)在对话框中选择“工作表”选项卡,然后在“打印”中选中“网格线”复选框,单击“确定”按钮。

88.        批量打印多个工作簿

如果需要打印多个工作簿,可以使用批量打印多个工作簿。

(1)将要打印的多个工作簿文件存放在同一个文件夹中。

(2)打开“打开”对话框,定位到保存多个工作簿所在的目录,按Ctrl键选中所需打印的多个工作簿,单击“工具”按钮,在其下拉菜单中选择“打印”选项。

89.        同时打印多个工作表

如果需要同时打印工作簿中的多个工作表,可以进行如下操作:

(1)中按住Ctrl键,选择要打印的多个工作表对应的标签。

(2)单击“Office按钮”,选择“打印”→“打印”命令。

90.        设置打印行号和列标

在默认情况下,工作表的行号和列标是不会打印在纸张上的,当需要打印的时候,可以进行以下设置。

(1)打开“页面设置”对话框。

(2)在对话框中选择“工作表”选项卡,在“打印”中选中“行号列标”复选框,单击“确定”按钮。

91.        打印工作表中指定行或者列的数据

如果只需要打印工作表中奇数或者偶数行的数据,那么可以进行如下操作。

(1)按住Ctrl键,选择不需要打印的行或者列。

(2)选择“开始”选项卡,在“单元格”选项组中单击“格式”按钮,选择“隐藏和取消隐藏”→“隐藏行”项。

(3)执行“打印”命令。

92.        在打印时忽略错误值

如果不想在打印的结果中显示出错误信息,那么可以进行如下操作:

(1)打开“页面设置”对话框。

(2)在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡,在“错误单元格打印为”中选择“空白”项,单击“确定”按钮。

93.        防止宏病毒

宏是病毒的重要传输途径,对于没有数字签名的宏,建议不要在Office中使用它,具体的设置方法如下:

(1)打开“Excel选项”对话框。

(2)在对话框中选择“信任中心”选项卡,单击“信任中心设置”按钮。

(3)打开“信任中心”对话框,选择“宏设置”选项卡,选择“禁用无数字签名的所有宏”项,单击“确定”按钮。

94.        解决编辑区域设置的密码没有生效

在设置编辑区域限制的时候,经常会遇到过设置无效的情况,解决的方法就是先将工作表设置为保护状态,再进一步设置编辑区域限制。

95.        基本操作快捷键

快捷键        功能
Ctrl+C        复制
Ctrl+X        剪切
Ctrl+V        粘贴
Ctrl+Z        撤销
Ctrl+Y        恢复
Ctrl+A        全部选中
Ctrl+S        保存
Ctrl+O        打开
Ctrl+W或Ctrl+F4        关闭工作簿
Ctrl+N        新建工作簿
Ctrl+P        打印
Ctrl+B        粗体
Ctrl+U        下划线
Ctrl+I        斜体
Ctrl+F        查找

96.        导航快捷键
快捷键        功能
Ctrl+Home        移至单元格A1
Ctrl+End        移至工作表中最后一个活动单元格
Ctrl+PageUp        移至上一个工作表
Ctrl+PageDown        移至下一个工作表
Alt+Tab        切换至下一个程序
Alt+Shift+Tab        切换至前一个程序
Ctrl+Esc        显示Windows开始菜单
Ctrl+F5        恢复当前工作簿窗口大小
F6        切换至拆分窗口的另一窗格
Ctrl+F6        当打开一个以上工作簿时,切换至下一个工作簿窗口
Ctrl+Shift+F6        切换至前一个工作簿窗口
Ctrl+F9        最小化窗口
Ctrl+F10        最大化窗口
Ctrl+箭头键        移至当前区域边缘
Home        移至行首
Ctrl+Backspace        滚动以显示活动单元格
F5        显示“定位”对话框
Shift+F5        显示“查找”对话框
Shift+F4        查找下一个
Ctrl+.        移至选取区域的下一个角落

97.        选择快捷键
快捷键        功能
Ctrl+Spacebar        如果在表格外使用,选中整个列;如果在表格内使用,在选中数据、数据和页眉以及整个列之间切换
Shift+Spacebar        选中整个行
Shift+Backspace        选中多个单元格时,恢复到仅选择活动单元格
Ctrl+Shift+*        选择当前区域
Ctrl+/        选择含有活动单元格的数组
Ctrl+Shift+O        选择所有含有批注的单元格
Ctrl+\        在选中的行中,选择与活动单元格值不相符的单元格
Ctrl+Shift+|        在选中的列中,选择与活动单元格值不相符的单元格
Ctrl+[        选择选区中公式直接引用的全部单元格
Ctrl+Shift+{        选择选区中公式直接引用或间接引用的全部单元格
Ctrl+]        选择含直接引用活动单元格公式的单元格
Ctrl+Shift+}        选择含直接引用或间接引用活动单元格公式的单元格
Alt+;        选择当前选区中可视的单元格

98.        扩展选区快捷键
快捷键        功能
F8        扩展模式开、关;在扩展模式下,状态栏会出现“扩展式选定”,用箭头键扩展选区
Shift+F8        给选区添加其他区域的单元格,或使用箭头键移动至添加的区域地开头后按F8键,然后使用箭头键选择下一区域
Shift+箭头键        向选区添加一个单元格
Ctrl+Shift+箭头键        在同一行或同一列中将选区扩展至最后一个非空单元格,作为活动单元格
Shift+Home        将选区扩展至行首
Ctrl+Shift+Home        将选区扩展至工作表最后一个使用的单元格
Shift+Page Down        将选区向下扩展一屏
Shift+PageUp        将选区向上扩展一屏
End+Shift+方向键        在同行或同列中将选区扩展至最后一个非空单元格,作为活动单元格
End+Shift+Home        将选区扩展至工作表最后一个使用的单元格
End+Shift+Enter        将选区扩展至当前行的最后一个单元格
Scroll Lock+Shift+Home        将选区扩展至窗口左上角的单元格
Scroll Lock+Shift+End        将选区扩展至窗口右下角的单元格

99.        数据处理快捷键
快捷键        功能
Enter        完成一个单元格内的输入,并移至本单元格下方的单元格
Alt+Enter        在同一单元格内另起一行
Ctrl+Enter        将当前输入内容填充到选区内的全部单元格中
Shift+Enter        完成一个单元格内的输入,并移至本单元格上方的单元格
Tab        完成一个单元格内的输入,并移至本单元格右方的单元格
Shift+Tab        完成一个单元格内的输入,并移至本单元格左方的单元格
Esc        取消在单元格或编辑栏内输入的内容
箭头键        向上、下、左、右移动一个字符
Home键        移至行首
F4或Ctrl+Y        重复上一步操作
Ctrl+Shift+F3        以选定的行或列创建名称
Ctrl+D        向下填充
Ctrl+R        向右填充
Ctrl+F3        定义名称
Ctrl+K        插入超链接
Ctrl+;        输入日期
Ctrl+Shift+:        输入时间
Alt+下箭头键        显示区域中当前列中数值的下拉列表
Ctrl+Z        撤销上一步操作
=        开始公式
F2        关闭在单元格中的输入,将插入点移至编辑栏中
退格键        在编辑栏中,向左删除一个字符
Ctrl+Shift+Enter        以数组公式方式输入公式
Shift+F3        在公式中,显示“插入函数”对话框
Ctrl+A        当插入点在编辑栏中函数名称的右边时,显示“函数参数”对话框
Ctrl+Shift+A        当插入点在编辑栏中函数名称的右边时,插入参数名称和括号
F3        在公式中粘贴定义的名称
Alt+=        插入一个含SUM函数的自动求和公式
Ctrl+Shift+”        将活动单元格上方单元格内的值复制到单元格或编辑栏内
Ctrl+’        将活动单元格上方单元格内的公式复制到单元格或编辑栏内
Ctrl+`        在显示单元格值和显示公式之间选择
F9        计算所有打开工作簿中的所有工作表;当选中公式某部分时,计算选中部分,此时按Enter键或Ctrl+Shift+Enter(对于数组公式)用计算出的值替换选中部分
Shift+F9        计算活动工作表
Ctrl+Alt+F9        计算所有打开工作簿中的所有工作表,无论其在上次计算后是否改变过
Ctrl+Alt+Shift+F9        重新检查依赖性公式,然后计算所有打开工作簿中的所有单元格,包括未标明需要计算的单元格
F2        编辑活动单元格,并将插入点移至单元格内容的末尾处
Alt+Enter        在同一单元格内另起一行
Backspace        在编辑单元格内容时,编辑活动单元格,然后清除它或者删除活动单元格中的前一个字符
Delete        删除插入点右侧一个字符,或删除选区内容
Ctrl+Delete        删除至本行末尾的内容
F7        显示拼写检查对话框
Shift+F2        编辑单元格批注
Ctrl+Shift+Z        显示自动更正智能标记时,撤销或恢复上一次自动更正
Ctrl+-        删除选中的单元格
Ctrl+Shift++        插入空白单元格
Alt+’        显示“样式”对话框
Ctrl+1        显示“设置单元格格式”对话框
Ctrl+Shift+~        应用“常规”数字格式
Ctrl+Shift+$        应用“货币”格式,保留两位小数(负数用括号表示)
Ctrl+Shift+%        应用“百分比”格式,不保留小数
Ctrl+Shift+^        应用“科学计数”数字格式,保留两位小数
Ctrl+Shift+#        应用带有日、月、年的“日期”格式
Ctrl+Shift+@        应用带有时、分和AM、PM的“时间”格式
Ctrl+Shift+!        应用“数值”格式,保留两位小数,加千位分隔符,负数加负号
Ctrl+B        应用或取消粗体格式
Ctrl+I        应用或取消斜体格式
Ctrl+U        应用或取消下划线
Ctrl+5        应用或取消删除线
Ctrl+9        隐藏选中的行
Ctrl+Shift+(        取消选区内任意行的隐藏
Ctrl+0        隐藏选中的列
Ctrl+Shift+)        取消选区内任意列的隐藏
Ctrl+Shift+&        对选中单元格应用外部边框
Ctrl+Shift+_        取消选中单元格的外部边框
Shift+F11        新建工作表

100.        边框快捷键
快捷键        功能
Alt+T        应用或取消上框线
Alt+B        应用或取消下框线
Alt+L        应用或取消左框线
Alt+R        应用或取消右框线
Alt+H        如果选中的单元格包括多行,则应用或取消水平分割线
Alt+V        如果选中的单元格包括多列,则应用或取消垂直分割线
Alt+D        应用或取消向下对角线
Alt+U        应用或取消向上对角线
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