今天推荐一篇文章，如果你希望在工作中能有超强的推进效果，不妨遵循文中的建议：1.不中断地完成一系列工作；2.该做的事情当下立刻做；3.开始行动；4.适当休息；5.先做不确定的事情。文/野口悠纪雄，选自《把碎片化时间用起来》  ，黑天鹅图书出品。原则 1确保不中断的时间段在推进工作方面很重要的一点就是不中断地完成一系列工作。很多工作一旦中断，再重新开始就需要花费很多的时间和精力。例如，教师在授课的时候如果没能把讲义一次性讲完，那么下一次授课就必须从对上一次讲义的“温习”开始，因为学生忘记了上次讲义的内容。如果是事务性的工作，重新开始时的准备工作是相当辛苦的。我们必须重新拿出相关资料，有时某些资料可能会丢失。且有时候我们会遇到与教师授课一样的情况，会忘记中断前的情况，因而需要 “温习”一下。因此，如果能够全身心地做一项工作，就能够高效地完成，而如果有别的工作插进来，原来的工作因此中断，我们的工作效率就会下降。由于中断所造成的效率下降，在写作稿件的时候也会发生。例如，论文写作工作一直持续的话，即使是相当长的论文我们也能全部记下来，因此能够立即做替换等编辑工作。但是，一旦我们有段时间停止了论文写作的工作，那么等到再次写作时，如果不将论文重新阅读一遍，就不能做这些工作。更为严重的情况是我们的想法会因为中断而被遗忘。关于这一点，上智大学的渡部升一教授介绍了历史上的一出悲剧。据说，英国诗人柯勒律治在写《忽必烈汗》这首诗写到第五十几行的时候，被来访的客人打断。虽然只中断了几分钟，但当他再回到书桌前，诗的意象已消失，因此，这首有着“最美的英文作品”之誉的诗歌以未完成的状态保留了下来。虽然内容比不上柯勒律治，但单从被迫中断而丧失想法的角度而言，我也有过好几次相同的经历。以下我们把工作中断时发生的忘记事情和资料丢失等症状称作“中断综合征”。确保能不中断地推进工作的时间段是制订计划的最大目标。可以说“不中断原则”在一天的工作的推进方法中也是必要的。在第一章所述的“需要立刻做的工作笔记”中记下主要处理事项的目的就在于不使工作因电话、复印等杂务而中断。把这些工作汇总放到后面做就行（一般情况下，我们把杂务性的工作汇总之后再做效率比较高）。上班族会经常遇到工作中断的情况，如在工作中被上司叫去、客户突然打来电话等。关于针对这些中断的应对方案，我想在书中第三章和第四章进行讲述。此外，产生“中断综合征”的很大的原因在于，人的短期记忆容量有限，不能永远保持记忆，关于这一点，我将在书中第七章讲述。原则2当下主义与应急措施第二个原则就是“工作要在发生的当下处理完”，我们把它叫作“当下主义”吧 ！这个原则适用于很多的事务性工作。例如，出差报告和会议的议事录如果不马上记下来，就会被遗忘。此外，如果对应该提交的文件搁置不管，文件可能会找不到，而寻找文件又会花费很多的时间；如果不及时回信，来信就有可能遗失，而寻找来信会很费工夫。如果能够马上处理，就能够节约这些时间。有时候我们可能会想着“稍后再做”某项工作，结果后来就把那项工作忘记了。但是，我们不可能每次都在发生的当下完全处理掉所有的工作，因为正在进行的工作中可能会产生“中断综合征”。因此，针对现有的工作，要先采取一些应急措施。实际上，与其说“当下主义”的核心在于“马上做”，不如说在于它的应急措施。在此，挤压档案会发挥重大的作用。不要把文件和信件搁在书桌上不管，而要把它们放进写有“需要处理”的信封，然后放进挤压档案。这样就不会发生文件和信件丢失的事情，几天后我们可能会因为记忆的中断而变成记不起之前的情况的“他人”。因此，接管好工作是必要的，将文件保存在挤压档案里是对未来的自己最低限度的“接管”。如果时间限制没那么严格，可以稍微提前处理一下将来的事情。如果是信件，可以先制作好只写有对方地址的信封和明信片。随身携带信封和明信片，有时间的时候就写上信件和明信片的正文内容，然后马上投递出去。公务繁忙的人经常会从机场和旅行地发出信件。也许这些人就是随身携带只写有收件人姓名的信封，然后在机场的候车室或者火车上写好正文内容的吧。如果使用文字处理机，可以事先制作好只输入了收件人姓名的文件。此外，我在读报纸而没有要剪切下来的报道时，会在读完的当场在第一面上打“×”。如果能事先做好这些措施，之后整理时就会比较方便。原则3以拙速为宗旨很多关于时间管理法方面的书都会说“要先做重要的事情”。但是，正如在本书第一章所看到的那样，实际上，要忠实地执行这一原则比较难。因为，即使我们知道那件事比较重要，也不可能只做那一件事。例如，我们可能会有“滞留工作”等截止日期迫近的紧急工作。另外，即使事前做好了计划安排，也可能会遇到突如其来的工作。比方说，我认为写这本书是非常重要的工作。然而，遗憾的是，我不能全身心地去做这项工作。我还有已经约定好截止日期的稿件的写作、之前写好的稿件的校对、采访等工作，以及还有堆积如山的必须回复的传真和信件。当然，还有作为本职工作的授课工作与大学内部委员会工作，此外，还要加上各种各样的生活琐事。即使周末能够集中精力写书，一到周一就必须返回到这些工作岗位上。我必须优先处理截止日期迫近的工作。在这样的情况下，应该如何推进工作比较好呢？应对这种情况的原则就是不要陷入完美主义。总之要先完成一定阶段的任务。如果有时间，再进一步完善就好。在考试的时候，这是所有人都会做的事吧。不一味地专注于某个问题，验算多遍，只为得出完美的答案，而是一旦有了初步的答案，就立马转移到下一个问题。如果之后还有富余的时间，再回到前面的问题，进行验算。对于一般的工作，只要采用与之相同的做法就可以。“以拙速为宗旨”这一点（对于不是真正重要的工作来说）是比较重要的。在情况不断发生变化的现实生活中，很多事情只能不停地“急速”和“立刻”处理，如果不这样做，就不能集中全力去做真正重要的事情。那么，暂时的目标即“某个阶段”是指哪里呢？答案当然因人而异。就我而言，我的大致目标如下。最低限度就是“他人一看就懂”。如果是报告书，就是要保证别人能大致读懂意思。如果是事务性工作，就是要保证不用特别地追加说明，他人也能接替这个工作。这里的“他人”，并不仅仅是指字面意义上的他人。如前文提到的那样，未来的自己在某种意义上也是他人。要想理解包括未来的自己在内的“他人”，做到这一点是非常有必要的（原则 2 中的应急措施也是在做与之相同的事情）。然而，这是最低限度。如果可以，我希望能稍微前进一步。大致的目标，用标语来说的话就是“完美状态的 80%”。因为，在一般情况下，剩下的 20% 所需的能量很可能要大于达到 80% 所消耗的能量。在这个程度上，“拙速原则”也可以说是“80% 原则”。一到这种程度，就要暂时从这个工作中抽身，先做其他的事情。只不过，这里所说的“80%”是与“吃八分饱”大致相同的意思，并不是那么准确。稍微严密地描述这一点的说法就是将在本章的补论中提到的“边际效用均等化的原理”。此外，拙速原则也适用于开始工作的时候。对于工作，并不是说要完全做好准备之后再开始，而是无论如何都要先着手，不要蓄势。有时我们也可以“先付诸行动”，因为在一般情况下，在工作的整个过程中，最难的部分就是“开始”。在像写论文那样的工作中，这一点尤其重要。在《“超级”整理法》中，我曾说过“论文只要动笔就能完成。从突破最初的惯性的角度来看，文字处理机就是想法制造机”  。这一点的重要性有反复强调的价值。即使是事务性的工作，也需要先着手。有的人不把文具整理好、不把桌面收拾干净，就不着手工作。我虽然很明白这些人的心情，但我认为还是需要有意识地去改变这种习惯，这也符合“现场主义”。有时，开始工作后我们会发现一些之前没能预料到的障碍。即使是为了获得这些信息，先开始工作也是非常重要的。原则4偶尔休息我们需要“拙速原则”是因为时间的限制比较严格。但是，即使没有这种限制，有时也是“完成到某个阶段，就转移到别的工作上”比较好，这样做可以起到帮助我们转换心情的作用，另外，它还有几点更为重要的意义。第一，有时，当工作进展到某个阶段，我们即使从这个工作中抽身，也会在潜意识里继续思考，如此，工作就会自动地取得一定的进展。这可谓是通过让工作“休息”，使其发酵。这样做有时会让我们产生意想不到的想法。如果是创造性的工作，这个过程会相当重要 。第二，为了避免在大方向上犯错误，我们也需要“休息”。有时，我们如果一直做一件事，就可能误入死胡同却不自知。暂且让工作告一段落，之后再返回来做，就能用他人的眼光来客观地看待自己做过的工作。可是一旦我们产生“拖延症”，就没有精力做这些了，这是个问题。第三，为了应对不确定性。例如，某些现在难以获得的资料在将来有可能获得，这样工作就有可能变得轻松。或者与之相反，有时候即使现在做得很完美，将来情况发生改变，好不容易获得的成果也许会变得不再需要。因此，现在做得完美有多大的意义，这值得怀疑。关于“休息原则”，我想讲一下海外旅行的效用。所谓旅行，是指暂时远离日常生活。在旅行期间，不能做平常的工作，特别是在海外旅行中更是如此。这样一来，工作被强制“休息”。我在绪论中讲过“在时间管理中，最重要的课题就是确立正确的人生目标”。同时我还说了，这不是技巧、层次的问题。去海外旅行，让所有的日常工作“休息”，这有可能成为把握人生目标的强有力的方法。当然，并不是只要远离日常生活，我们就能马上开悟，找到人生的目标。如果每天在忙碌中度过，我们可能会忘记思考人生的目标。如今，海外旅行的费用变得非常低廉。利用这一点获得非日常性的时间的效用是值得大书、特书的。如果你是上班族，也许要长期休假比较困难，但一年一周左右的休假时间应该是能够做到的，你只需要尽早确定休假计划并告知周围的人，努力去拥有这些时间就好。原则5先做不确定的事如果工作的重要程度相同，那么就要先处理所需时间不确定的工作。移动和找东西所需要的时间有很大的不确定性（制订行动计划的时候，有必要假定道路总是拥堵的）。而且，能不能马上得到他人的协助也是不确定的。因此，要在计划的早期考虑到这些情况。例如，当我们到比较远的地方参加聚会，就应该到了目的地之后再吃饭，而不是吃完饭之后再出门。如果中途遇到交通堵塞，我们可以不吃饭；如果到达的时间比预定的时间早，我们就可以不慌不忙地吃饭；如果还有时间，可以做些像打电话那样琐碎的事情，外出时的随身物品也尽早开始准备比较好。特别是像去海外出差，由于可能会用到一些平时不使用的东西，所以要尽早开始准备。几乎所有关于时间管理法的书都建议读者“要早起工作”。然而，正如我在绪论中所说的，我无论如何都做不到这一点，这其中最大的原因当然是我比较懒散。但是，还有一个原因是，如果把工作安排在早上做，那就有不能在截止日期之前完成的风险。如果安排在前一天的晚上做，那我只要在完成之前不睡觉就好。也就是说，所需时间不确定的“工作”必须被安排在“睡眠”之前。“先做不确定的事”的原则并不仅仅适用于短期的计划安排。我在第一章中讲过，一旦我们得了“拖延症”，就难以获得他人的协助，所以这种委托也应该尽早做。人们经常说，有必要“安排”工作。而在安排中最重要的事情或许就是判断不确定性与针对不确定性所采取的适当措施吧。《把碎片化时间用起来》为什么别人身价升职你却在贬值？怎样利用碎片时间创造超额价值？如何把一天24小时变成48小时？时间管理是每个人都想实施，但又找不到有效方法的课题？这本书教你学会专注、掌控、规划、执行！提高你的效率，拯救你的拖延症！本文选自《把碎片化时间用起来》，黑天鹅图书(ID:htebook)出品。作者：野口悠纪雄