在工作中,我们经常会用到Excel,而Excel的首要功能就是用来查看数据。但我们的工作表通常都是数据量很大,在海量的数据中想要找到我们需要的信息是非常麻烦的。
这一篇,我们就来教大家怎么在海量数据中快速找到想要的信息,解决以下问题:
如何按条件筛选出你想要的数据?
如何给数据排序和归类?
快速隐藏不想看到的数据?
1、筛选数据
很多时候,我们在把数据录入或导入Excel后,数据都是混乱的,如果能够按照类型把原本分散的数据集中起来,我们在对数据进行浏览和分析时会更方便。
这时,我们就需要用到excel中的筛选功能,来实现这个要求。
选择工作表中的任意单元格,点击【开始】选项卡中的【排序和筛选】,选择【筛选】,表格标题行中的所有字段都会出现一个下拉按钮。
选择相应字段,点击下拉按钮,就可以对表格数据进行筛选,把具有相同字段的数据筛选出来,方便我们集中查看想要的数据。
2、排序数据
筛选功能虽然能够把相同数据筛选出来,集中在一起,查看起来也非常方便,但是当我们需要查看其他数据的时候,还是需要反复点击筛选按钮,才能够满足需求。
如果我们能够把相同数据批量集中在一起,就非常方便了,那就需要用到【排序】功能了。
选择要排序的字段,点击【开始】选项卡中的【排序和筛选】,选择【升序或降序】。
这样,具有相同字段的数据就会排列在一起,方便我们快速浏览相近的数据。
3、隐藏数据、分类汇总
数据集中起来之后,如果我们不想看到某些字段的数据,就要用到数据的【隐藏】功能,
选中想要隐藏的数据,单击右键,选择【隐藏】,就可以实现了。
这种操作虽然可以实现我们的目的,但是在做数据选择时就比较麻烦。
我们还可以使用【分类汇总】功能对数据进行折叠。
在对数据进行排序后, 找到【数据】选项卡,点击【分类汇总】按钮,选择分类字段,汇总方式以及选定汇总项。
这样,我们就能为相同数据添加“折叠”按钮,轻松对数据进行分类,将重点数据凸显出来。
总结:
筛选:把相同字段的数据筛选出来,方便集中查看想要的数据
排序:把相同的数据排列在一起,方便我们快速浏览相近的数据
分类汇总:为相同数据添加“折叠”按钮,轻松隐藏数据,把重点数据凸显出来
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