读书心得－7 habits & GTD

[GTD]读书心得－－7 habits & GTD --- 7.11第2次总结

对于工具的讨论我另开了一贴: [GTD]工具篇 , 欢迎大家讨论.

最近要换assignment，所以也在思考一些今后的career path和人生方向，并重点针对一些现在遇到的问题看了一些东西。相对来说最近有点时间，于是把以前的一些training document翻出来sharpen the saws。有些心得，慢慢写出来，一方面当作整理自己的思想，另外一方面也算抛砖引玉。

7 habits是两年前参加的三天的培训课程，当时觉得受益匪浅。GTD是最近才开始看的东西，和7 habits的一些观念结合起来，可以更好的做到个人管理从dependence向independence的过渡。

7 habits探讨的层面是战略性的，从面对人生的态度，人生的规划，到处世之道。而GTD更多是战术层次的，如何去更好的计划每天每周每月的生活工作，做到work/life balance。当然这些都是应该以最终的results实现为前提的。但是如果这些results和你的人生目标有没有联系，如何让一个个work/project的成功达成最终的人生理想，这些就不是GTD探讨的范围了。而7 habits则是告诉你如何根据自己的价值观设定自己的mission statement，如何把自己的行为和mission statement联系起来，不至于背道而驰.

重新审视了一下当年7 habits training的时候写的mission statement,大部分和现在的状态还算吻合,还好,没怎么偏离航向.但有些小地方的确需要做一些调整了.

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上面是大的方面. 在细节方面,随着在公司的时间日久,承担了更多的responsibility.事情不免更多且烦杂,下一个assignment可能会有更多的challenge,所以在个人管理方面有所提高是势在必行.

因为我追求work/life balance, 所以之前的Time Management,我更多的是割裂工作和日常生活, 工作用的是公司的Lotus Notes,生活上用palm. 带来主要的困扰就是:
1.经常因为忙于工作而漏掉了一些生活上的事情,因为很少对生活上的事情做review.
2.对自己所承担的各个社会角色之间的联系做的不够.

这是我求助更好的方法的主要原因, 一个星期的书看下来,觉得GTD的确可以在这些细节方面给予不少帮助.
1. GTD借用了7 habits各个社会角色的概念,把每个社会角色相关的事情都列出来,并且分类保存的方式可以清空脑袋,消除焦虑,这是很有价值的一点.
2. Review结合了长中短期目标(5万-4万-3万-1万-跑道),这样让你的daily life和整个人生目标紧密相连.
3. actionable的next action让短期计划(project分类细化)和执行各得其所.
4. 1次只做1件事情贯彻了first thing first的观念,更加专注,当然这是以第一点为前提的.

但GTD也有相应的不足, 那就是如何balance importance和urgency. GTD强调的是urgency, 对于短期的工作来说,这是很有效率的. 但长远来看, 这会让人忙于救火. 7 habits在这方面有不错的诠释, 我们应该更加注重第二象限: Important & not urgent, 第一,三象限的事情的确很紧迫, 也的确急需处理, 但要以更长远的眼光来看待. 从长远来看, 如果我们把很多精力放在第二象限, 第一,三象限的事情就可以maintain在一个比较低的水平, 可以用一些buffer的时间来处理.

所以我对GTD里面尽量空出Calendar,维持这个"圣地"干净的做法并不苟同. 有些事情可能的确并不紧急,早一天晚一天都可以, 但重要性很高而且所花时间精力都不少(比如职业规划啊,organization plan, etc.), 如果一直拖延(好比放在一般的TODO里面), 到时候可能就变成Important&Urgent,把人拖入"救火"的境地. 对于这类的事情我宁愿在review的时候把他们放到calendar里面去, 给出相应的大块时间来处理, 这样在以后的日子里面会更加从容. 当然也不能把calendar撑的太满, 我们还要留出buffer去处理第一,三象限的"救火".

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2005.7.5   第一次总结:

在GTD中引入7 habits中四个象限的概念,把局部的GTD扩展为更加长期的规划.
第一象限: Important & Urgent ,这是我们不得不focus的   
第二象限: Important but not Urgent, 这是我们最希望把时间放在上面的, 因为这上面花的时间越多,第一象限的事情就会越少. 我们可以更加从容, 而不必忙于救火.
第三象限: Not Important but Urgent , 相比较价值观,这些都不是特别重要的,所以是可做可不做的.
第四象限: Not Important & Not Urgent  , 同上.
这其中提到的urgent只是和时间紧迫相关联, important是和自己的价值观和mission statement紧密联系.

第一象限的事情由于其重要性和时间紧迫性是需要放入Calendar, 不折不扣的成完.
第三第四象限的事情由于并不重要且无时间紧迫性是可以考虑丢弃(完全没有重要性的)或者放入todo中进一步考量的(有一定重要性,但相比第一第二象限没有那么重要).这些是可做可不做的.

所以第1,3,4象限的事情都可以用Calendar和todo很好的管理.

而第二象限的事情是7 habits中一直强调要我们focus的,这样可以避免忙于救火,而忽视了真正重要的东西(计划,准备,维持关系,确认价值观, review mission statement, etc). 如何正确无误的handle这部分事情,是我们讨论的重点.

但由于其没有明确的需要完成日期, 很重要被人忽视. 所以需要发现一种好的工具和流程,保证其不被忽略.

由于第二象限的工作大部分是长期的战略性的东西,大部分应该归于projects一类.这些需要我们独立出来管理,在review的时候发现其中条件成熟的进行细化成为一系列的NA, 放入相应的calendar和todo list/waiting list/someday/maybe list里面去.

这就需要不断的review,通过review来完成这些细化工作.

对于这类第二象限没有时间限定性的projects,是否一般的outliner就可以handle呢?

在这种流程之下,如何找到一个更好的方法把把细化出来的第二象限的NA放入Calendar和todo呢? 比如“每天背10个单词”，没有固定的时间。记入todo，那么他很可能被一拖再拖。即使记入Calendar，时间表带来的强制作用，能否收到好的效果？

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2005.7.11   第二次总结:

我们所要处理的事件不论什么相限，都可以分为两类：一类是放在GTD系统内inbox内的，另外一类是还没有放在GTD系统内，临时发生，需要当时‘成立’inbox去处理的。

在一个可靠的GTD系统里面, 我自己很清楚我的目标和价值观, 所以很容易做出判断, 哪些是需要专注的重要事情, 而只是看是否紧急.

review可以帮助我们连接到分解相应的projects, identify那些重要的NAs, 并且明确我们的目的.

从技术的层面来说: 对于不同的NAs标注以不同的颜色可以给予更好的提醒. 这也会带来一些副作用: 你需要花更多的时间来maintain这套系统.

临时发生，需要当时‘成立’inbox去处理的，则需要临时紧急成立‘inbox’去处理判定了；由于事件的临时性，想做到100%可控也是不可能的，那些都是外部变化导致的... 这儿是一个open question

对于完不成的todo(包括规定了时间和没有规定时间的)，仅仅是因为我发现了优先级更高的，更值得去做的事情而已。他的确没有完成，但是，用那些省下的时间去做的其他事情，很可能会给你更多的成就感。

Open Question 1:
当然肯定也存在某种极端的情况：每天完成urgent的事情都忙不完，已经没有时间去处理其它的任何其它的important 事件了。或者换一种说法: 如何更好的对第三象限的事情说: NO.

Open Question 2:
临时发生的urgent事情, 如何正确迅速的排放到现有的GTD系统里面去. 这个priority怎么设置? 因为哪怕都是第二象限的,也会有轻重之分.

(To Be Continued...)

[ Last edited by 凤凰涅磐 on 2005-7-13 at 17:29 ]

如果凤凰不作宿命的自焚而是视飞翔和歌唱为目的，世界是否会因此更为美好？

bluebear 初级会员 UID 1135 精华 3 积分 0 帖子 432 阅读权限 10 注册 2001-1-12

#2 发表于 2005-7-4 18:55  资料 文集 短消息  我喜欢看这样的文章。

trueteam 初级会员 UID 13017 精华 0 积分 6 帖子 211 阅读权限 10 注册 2002-8-29 来自 三峡

#3 发表于 2005-7-4 20:37  资料 文集 短消息  个人意见再总结一下： 1. GTD是一种习惯，一种方法，而不仅仅是一种工具，所以无论palm还是ppc都不是最重要的。 2. GTD中间的五个步骤是一个完整的流程，每一个都不能偏废。 3. GTD是一个系统，这个系统将成为你完全信赖的，完全依靠的东西，不要也不会随意变更。 4. inbox：收集过程。随便什么都可以作为收集箱。但一定要控制inbox的数量。inbox的数量越少越好：我现在的inbox控制在5个：outlook里面的inbox，diddlebug，todo list：category inbox，信件箱和专用笔记本。 5. 从以上5个inbox里面，循环反复地进行process：处理。 6. 5个inbox里面的东西处理到以下几个类别中去：projects，calendar，todo list，someday list， waiting for list和general reference system等6个大类中 7. 处理：process完inbox里面的东西后就是管理和组织6个大类中的东西。projects用projects list＋projects support materials管理， calendar用calendar程序或者台历管理， todo list用Todo 程序或者纸制清单管理，按地点，精力，时间和优先度管理。 waiting for 用todo list下面的waiting for category 管理。 someday 用 todo list 下面的someday category 管理。 general reference materials用memo或者纸制卷宗，电脑文件及文件夹管理 同时projects list，waiting for lists和someday lists用专门的树状outliner管理（我用shadowplan，在palm上作import）。 8. organize 完毕后，就是review以上6个大类里面的东西。无论是weekly review也好，daily review也好，在工作之前，先简单地将6大类别浏览一遍，查漏补缺，准备下一步工作；如果没有任何新东西加入，就可以开始按照calendar，todo 的顺序来工作了。 9.实际上在do的阶段，do的内容只有三个：do 你GTD系统里面设定好的东西；do 你系统里面没有但出现在你面前需要你作的东西；第三就是整理你下一步要do的东西（就是GTD里面的前4步）。 10. GTD之所以称之为‘无压力’，只是因为你在do 的时候，不要再伤脑筋去想着其它事情了；因为你所有的事情都在你的GTD系统里面或者即使没有在你系统里面，一般情况下就算出现也无伤大雅而可以纳入系统或者及时处理。 11. GTD之所以更多地被我认为是一种习惯：是因为你在任何时点的工作都是已经计划好了的。只要有了空闲时间，就先看看calendar；没事的话，再看看地点相关的todo list；再没事的话，就看看projects list，选取某个project做项目分解；还是没事的话，就找找someday里面的东西有没有可以现在来作的了；还是没有的话，就只好开始搜集任务了。总而言之，你要养成好习惯：尽量不要干你GTD系统以外的事情；除非你的GTD系统不够完善，很多事情你根本没有计划进来，那么这个时候，你就需要对你现在，今后短时间内，中长时间类，甚至一生的事情作一个规划，并且把它们纳入到你的GTD中来。 12, 善用checklist：很多东西都可以做成checklist，包括一些项目的流程，比如出差这种项目，一旦有条件激发这类已经流程固化的项目，则可以直接调用已经设定好的checklist，按流程走下去，一个action一个action地去完成。 我现在的list用shadow plan管理，一旦有需要，我就将某个项目项下的action export到Todo里面的相关category里面。 好多软件等着我买呀！ 什么时候有treo650短信的桌面端呀？

trueteam 初级会员 UID 13017 精华 0 积分 6 帖子 211 阅读权限 10 注册 2002-8-29 来自 三峡

#4 发表于 2005-7-4 20:50  资料 文集 短消息  至于你是不是要作important not urgent, 还是urgent 的事情，完全是你自己的习惯决定的！ 只要你始终围绕你的GTD系统，在完成了calendar之后，就自觉地转向todo list，去做important but not urgent things。之所以说这是自己的习惯问题，是因为很多时候，这完全是你自己决定的。 一个GTD系统中，设定一个‘神圣’区域是完全必要的，它是must do。不然，连‘神圣’区域里面的事情都不能保证完成，还谈什么‘可靠’的系统呢？ 而当你完成了must do 的calendar之后，至少你已经完成了urgent的事情！至于你是不是要把important not urgent的事情放在calendar里面，那完全看你自己的习惯了！ 根据人们普遍的习惯，todo list里面的东西确实是能拖就拖，但你把它拉到calendar里面你就必须保证他能完成！而对你个人而言，你只不过把别人认为important but not urgent的事情，也变成urgent的东西了，只是一个观念转换而已。 [ Last edited by trueteam on 2005-7-4 at 21:00 ] 好多软件等着我买呀！ 什么时候有treo650短信的桌面端呀？

trueteam 初级会员 UID 13017 精华 0 积分 6 帖子 211 阅读权限 10 注册 2002-8-29 来自 三峡

#5 发表于 2005-7-4 20:55  资料 文集 短消息  1. GTD里面的NA是有性质不同的。NA分为Calendar下的NA，和可拖延的 NA。Calendar的NA因为是有日期的，是calendar的事情，而calendar是神圣的，calendar是must do，而不是todo。而放在Todo里面的NA是可作可不做的，希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先度而定；是在你完成calendar的must do之后，根据一些条件去选择去做的。所以某天要一定完成的报告写作，不能放在to do里面，而只能在calendar里面。 有了以上的明确，如果某天calendar下的NA并不多，那么就可以转到‘可延迟’的NA list里面去了，一项一项地去做。因为都不是必需马上完成的，所以没有压力。 2. 如果没有calendar下面的NA可能会过多的后顾之忧，现有的软件是完全够用的。 一个outliner软件，管理projects, someday/maybes。 Calendar管理must doNA，projects的激发信息以及其它特定时间的信息（day specific info）例如生日，还有GTD里面所谓的tickler备忘录， todo 管理deferred NA，waiting for， memo 管理 参考资料reference。 从这个层面上来看，datebk5里面的floating event是降低了calendar的功效的，它让calendar里面存在了可移动可拖延的事件，不用也罢。至于projects，calendar，todo list里面的catagory怎么设定，无关紧要了，按照GTD的方法多快好省，就这样了。 3. . 在作好以上那些技术层面的事情以前，GTD最重要的是要你对生活有一个解剖式的认识，把人生中的行而上的东西，比如事业，家庭，健康，人际，价值观等等，象列项目列表list一样，逐项清晰起来。从而生活就象精密的机器一样健康地运转。其实，就是要你培养好的性格，养成好的使用时间的习惯。 很多东西成了习惯，甚至性格之后，就不会出现在calendar，todo，waiting for，projects里面了。你将在潜移默化中运用，比如人际关系的态度，比如日常的锻炼身体，比如家庭的和睦关系，将会是你的本能，基本上可以将这上面的耗时忽略不计了，也没有stress，担心忘了和朋友沟通，忘了锻炼自己的身体，或者没有去提升自己了。 4. 理论层面的东西搞清楚了以后，再就是操作层面了。如何减少用在收集collect，处理process, 管理organize，审查review 这些 projects， NAs， Waiting fors等等的时间？甚至包括减少视窗，减少鼠标/键盘转换，鼠标点击次数。 好多软件等着我买呀！ 什么时候有treo650短信的桌面端呀？

lkgpalm 初级会员 UID 69452 精华 0 积分 0 帖子 38 阅读权限 10 注册 2004-3-19

#6 发表于 2005-7-4 22:07  资料 文集 短消息  Good,up.

凤凰涅磐 高级会员 UID 6981 精华 8 积分 125 帖子 2286 阅读权限 10 注册 2002-2-25

#7 发表于 2005-7-4 22:13  资料 文集 短消息  QUOTE: Originally posted by trueteam at 2005-7-4 08:50 PM: 至于你是不是要作important not urgent, 还是urgent 的事情，完全是你自己的习惯决定的！ 只要你始终围绕你的GTD系统，在完成了calendar之后，就自觉地转向todo list，去做important but not urgent things。之所以说这是自己的习惯问题，是因为很多时候，这完全是你自己决定的。 一个GTD系统中，设定一个‘神圣’区域是完全必要的，它是must do。不然，连‘神圣’区域里面的事情都不能保证完成，还谈什么‘可靠’的系统呢？ 而当你完成了must do 的calendar之后，至少你已经完成了urgent的事情！至于你是不是要把important not urgent的事情放在calendar里面，那完全看你自己的习惯了！ 根据人们普遍的习惯，todo list里面的东西确实是能拖就拖，但你把它拉到calendar里面你就必须保证他能完成！而对你个人而言，你只不过把别人认为important but not urgent的事情，也变成urgent的东西了，只是一个观念转换而已。 老兄的第一段文章是第二次拜读,应该以前在某个帖子看过,很有收获...第11点是精华啊... 上面这段里面,我的理解您的意思是Calendar里面只能放Important & Urgent的事情? 那如何去更好的管理Important but not urgent和urgent but not important的事情,因为这些都散落在todo里面, 每次从中挑出要做的是很浪费功夫的事情. 之所以我要把important but not urgent的事情放入,是为了更好的规划时间,在review的时候就把这些事情放入calendar,而不是每次到看到calendar空着的时候去todo找出要做的事情...而且还容易造成关注于一些urgent but not important的事情,而一些important but urgent的事情被拖延撑important & urgent的情况. 我同意您所说的Calendar里面的事情都是must do的,无论是否urgent. 这样强调长期性才能保证工作是focus于第二象限,从长远上减少第一,三象限的事情. 这两年实践7habits里面的这些观念, 至少我自己第一,三象限的事情所占比例少了很多. 第二象限的事情比例占到70%左右. 不过我尚未发现GTD里面有什么比较好的工具来管理4个不同象限的事件. 也许是我还没找到, 愿闻高见. 如果凤凰不作宿命的自焚而是视飞翔和歌唱为目的，世界是否会因此更为美好？

g518 初级会员 UID 9899 精华 0 积分 5 帖子 1039 阅读权限 10 注册 2002-6-16

#8 发表于 2005-7-4 22:14  资料 文集 短消息  好像是好文章,不过看的实在头晕...

g518 初级会员 UID 9899 精华 0 积分 5 帖子 1039 阅读权限 10 注册 2002-6-16

#9 发表于 2005-7-4 22:16  资料 文集 短消息  我用palm是希望能帮我少忘记些要做的事情就好了,100分不敢想,70分左右达成就很满足了

凤凰涅磐 高级会员 UID 6981 精华 8 积分 125 帖子 2286 阅读权限 10 注册 2002-2-25

#10 发表于 2005-7-4 22:30  资料 文集 短消息  [quote]Originally posted by trueteam at 2005-7-4 08:55 PM: 1. GTD里面的NA是有性质不同的。NA分为Calendar下的NA，和可拖延的 NA。Calendar的NA因为是有日期的，是calendar的事情，而calendar是神圣的，calendar是must do，而不是todo。而放在Todo里面的NA是可作可不做的，希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先度而定；是在你完成calendar的must do之后，根据一些条件去选择去做的。所以某天要一定完成的报告写作，不能放在to do里面，而只能在calendar里面。 这点我非常同意您的看法,calendar里面的事情是must do的,而todo list里面是可做可不做的. 但对于important but not urgent的事情,因为其重要性,都是must do的,只是现在可能并不能确定其需要完成的日期, 或者需要完成的日期还很遥远. 我们不能因此就把它们归入todo里面去.我的观点是这类事情是需要放到calendar里面去的. 这样我70%的时间是真正在做事情(important的事情), 而不是时时掏出palm来分析我下一个小时该干吗. 3. . 在作好以上那些技术层面的事情以前，GTD最重要的是要你对生活有一个解剖式的认识，把人生中的行而上的东西，比如事业，家庭，健康，人际，价值观等等，象列项目列表list一样，逐项清晰起来。从而生活就象精密的机器一样健康地运转。其实，就是要你培养好的性格，养成好的使用时间的习惯。 很多东西成了习惯，甚至性格之后，就不会出现在calendar，todo，waiting for，projects里面了。你将在潜移默化中运用，比如人际关系的态度，比如日常的锻炼身体，比如家庭的和睦关系，将会是你的本能，基本上可以将这上面的耗时忽略不计了，也没有stress，担心忘了和朋友沟通，忘了锻炼自己的身体，或者没有去提升自己了。 这一部分我觉得7habits中自上而下的方法更加实际一些,因为目标决定方向,决定我的行动准则. 好比有些人有了提升的机会,但最终放弃了.因为他们的价值观是家庭更加重要, 而更高的位置会让他们承受更大的responsibility,而有可能影响到自己的家庭生活.这些activity不是通过做了或者GTD了知道结果的.而是他们知道他们想要什么样的目标,才选择这么去做. 如果凤凰不作宿命的自焚而是视飞翔和歌唱为目的，世界是否会因此更为美好？

凤凰涅磐 高级会员 UID 6981 精华 8 积分 125 帖子 2286 阅读权限 10 注册 2002-2-25

#11 发表于 2005-7-4 22:35  资料 文集 短消息  QUOTE: Originally posted by g518 at 2005-7-4 10:16 PM: 我用palm是希望能帮我少忘记些要做的事情就好了,100分不敢想,70分左右达成就很满足了 如果你需要去安慰你伤心失意的GF,去便利店买方便面,顺便去邮局寄信,而那个时候你老板和你约了谈你的提升问题... 你的palm帮你记下了第1,2,3点, 却忘了第4点. 4件事情让你记得了3件,75分. 兄弟, 你也很满足了? [ Last edited by 凤凰涅磐 on 2005-7-4 at 22:49 ] 如果凤凰不作宿命的自焚而是视飞翔和歌唱为目的，世界是否会因此更为美好？

trueteam 初级会员 UID 13017 精华 0 积分 6 帖子 211 阅读权限 10 注册 2002-8-29 来自 三峡

#12 发表于 2005-7-4 23:20  资料 文集 短消息  帖子到处贴，是想有人帮我开发软件：）时间规划是我希望新软件的功能之一！ 但关于 calendar和四相限的事情其实并不冲突。 比如： 你某天的calendar总共耗时3小时，那么原则上你还有大把时间去处理其它事情，选择什么事情是你的决定； 实际上这时的问题是如何选择在做完calendar后做什么todo的问题。而做什么todo，则按照地点，精力，时间和优先度的比较而选择。 按照你的习惯，你当然希望作important not urgent的事情。如果你只是怕在选择的时候，找不到important not urgent 的事情， 那你可以在todo list里面单独做一个 important not urgent的category来管理，或者对你的categories 有一个优先度的设定，比如：在有时间的时候，一定先处理某个category下面的东西。 urgent & important的事情： calendar urgent & not important：   calendar  （既然都urgent了，相信是有时间设定的了，不用放在todo list里面）。如果一定要放todo list里面，那就放在urgent & not important 的category里。 not urgent & important： todo list里面的特定category not urgent & not important： todo list里面的someday。 之所以说是习惯：完全看你calendar之后，先看什么todo list下面的category。这些流程都是可以养成习惯的！ 你把important & not urgent的事情放在calendar里面，你就必须将之完成：如果不能保证完成，极有可能在以后的某一天你calendar 满是 事情的时候，你就会遗漏某件肯定是urgent的事情；当这种事情发生的时候，对calendar的信任就会大打折扣，常此以往，你也会减少查询calendar的次数了，因为那上面总是有你不一定会去做的事情。那时calendar可能就退化成和todo list差不多的东西，GTD系统也就威力大减。如前所述，四相限的问题还是可以通过todo list 的category解决的。 关于7habbit和GTD，你说得对：7habbit是habbit，而GTD是针对habbit的手段和方法而已。 我也同意你为了让自己充实，希望70%的时间在处理calendar的事情，将一些todo list的一些事情变成calendar；这正是我希望开发新软件的一个功能，但我想说的是一旦你将一些事情变成calendar，那它就必须被完成！其实时不时掏出palm，并不是一件坏事；如果实在不想掏出palm，那就把他们打印在纸上呗。