预付账款的管理规定
只有有效的监督、考核机制才能保证一项好的管理制度的实施。对于预付账款的管理也要建立一套预付账款责任处理规定。发生预付款项时必须经各有关部门会签后,上交财务部一式三联的订货付款申请单后，方可办理预付账款支付手续,严格控制各种预付款项的额度。
一、严格控制预付账款的审批控制流程
1、由采购部申请人填写一式三份<<预付款申请单>>,表样如下表:
枣庄市百姓药业有限公司预付款申请单
厂家名称： 单号：ZH000001
序号 | 产品名称 | 规格 | 单位 | 数量 | 单价 | 金额 | 预付比例 | 付款金额 | 付款形式 | 是否在预算内 | 备注 |
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合 计 | |||||||||||
申请人： 部门负责人审批： 董事长审批 ： 财务签字：
填写注意事项：(1)厂家名称必须填写正确的收款单位全称；
(2)产品名称、型号、规格，数量、单价均要和日后收到的发票上的货物名称、规格型号、数量、金额一致；
(3)付款形式可分别填写现金支付或银行存款支付；
(4)如购买的产品为固定资产,需在备注栏中填写其使用部门,以便于固定资产管理；
(5)合计栏中需汇总付款金额总计数,缺一不可。
2、申请人填完<<预付款申请单>>,交由总经理审批签字同意后,再转交财务部负责人确认签字后及时付款。
3、预付款单一式三份,第一联付款联交由出纳付款,第二联记账联交由会计留存,第三联采购留存。
二、会计人员做好做账、对账工作
预付账款发生后，财务部门要及时做账、结账。每月底由财务部按照《预付款申请单》第二联统计预付账款未回发票的情况，后与采购部核对，签《预付账款对账情况表》留存。表样如下。
枣庄市百姓药业预付账款对账情况表
日期：
序号 | 厂家名称 | 预付款时间 | 付款金额 | 采购确认 | 备注（是否逾期） |
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财务制表人：
为避免将既有“预付账款”又有“应付账款”的厂家入账错误，财务人员每月要进行账户的重分类调整，每月在做完账后，要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方，将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方，从而得出正确的“预付账款”余额。填写《预付账款余额明细表》，表样如下。
预付账款余额明细表
日期：
序号 | 预付厂家名称 | 预付账款 | 应付账款 | 预付账款余额 | 备注 | ||
借方 | 贷方 | 借方 | 贷方 | ||||
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财务制表人： 采购确认人：
填写注意事项：(1)每月底按预付帐款余额表填写预付厂家名称及本月的借方和贷方发生额。
(2)按照预付厂家名称查找相应的应付账款明细账，填写该厂家应付账款本月的借方和贷方发生额。
(3)如预付账款和应付账款都有发生额，则需查找原始凭证，判断入账是否正确，如入账无误，需与采购沟通，由采购确认余额是否正确，无误后确认签字。
(4)将正确的预付款余额确认后填写每月留存。
三、建立有效的监督、考核机制
将《预付账款对账情况表》中有逾期预付账款未回发票明细交采购部门核对、催收。对于因为款已付货已到而结算的凭证未到的预付账款责成采购部门索要发票，对于款已付货物以及结算凭证未到的预付账款，若是因为债务人破产、死亡实在无法收回，会计人员要将预付账款转入其他应收款计提坏账准备。
对超期预付账款财务部门通知采购部门清理，清理期限为2个月，如超期2个月未清理完成，对相关责任人处以----元的罚款；财务部门未尽到超期预付账款的通知清理责任，形成3个月以上超期预付账款，对财务责任人以及预付账款财务管理人员处以 元---- 元的罚款；如形成坏账损失的，要加倍罚款；采购业务员在收到财务部门的清理通知后，必须按财务规定要求进行书面反馈并按期清理，对反馈不及时者处以 元----- 元的罚款等等。
应收款项管理制度
一、应收账款管理制度
第一条 应收账款是指公司因销售商品、产品或提供劳务等原因，应向购货单位收取的款项，以及代垫运杂费和承兑到期而未能收到款的商业承兑汇票。
第二条 建立客户信用管理制度
（一）业务部门应在财务部门的协助下制定和完善信用管理制度，包括确定赊销的总体规模、核定客户信用额度、明确信用审批权限等。
（二）业务部门应对客户进行信用调查评估和信用评级、建立并更新客户信息和信用档案。
第三条合同审批与签订
（一）公司的业务活动除即时结清者外，应当订立书面合同，虽属即时结清，但批量、交易金额较大，或当场难以检测产品内在质量，有试用期保质期等要求的交易，也应当订立书面合同。
（二）订立合同应当严格执行先申请、后谈判，先审查、后签字的程序。业务部门应当授权有关人员与客户签订合同，无授权的个人不得代表公司签订合同。
（三）建立健全销售（或劳务）合同审批制度，审批人员应对销售价格，信用政策及收款方式等内容严格把关。
（四）销售合同中订立的货款结算方式，原则上应采用先收款后发货的结算方式，需采用赊销方式销售时，销售人员应提交对该客户的信用额度申请和客户资料。
（五）建立赊销审批制度。由业务部门根据信用级别（新客户应通过详细的信用调查）确定结算方式、信用期限等，再由财务部门进行信用政策的复核和赊销额度的检查，最终报分管财务的领导审批后签订赊销的销售合同。
（六）签订合同，必须严格依照《合同法》有关规定执行，做到合同内容合法、条款齐全、用词严密、技术要求、质量标准清楚、审查手续齐备。重大采购合同须经律师审核和有关部门鉴证。
第四条 发货
（一）业务部门应严格按照合同要求办理发货事宜（合同约定需预收货款的必须在收到财务部门有关收款手续后方可发货）。因客户延期支付而引起交易突破信用额度时，财务部门应本着“不清旧账不发新货”的原则通知业务部门停止发货。
（二）仓储部门认真核对发货审批程序、发货数量和金额根据审批后的销售申请和发货单办理货物出库和装运，手续不全，不得擅自发货。
（三）如有特殊原因确属暂时性的周转问题而无法按合同给付货款，须由业务部门负责人特批后，并要求客户预付部分货款（支票预付款应保证在发货前将支票兑现）或提供其他额外担保后，业务部门办理发货。
（四）货物发运后，业务部门要指定专人跟踪货物到达情况，及时与客户沟通有关事项。
（五）业务部门应编制发货通知单，发货后通知用户证实装车、运输、交货、验货、结算等业务环节的情况。
（六）如有销售退回，应及时查明原因，检查质量，核对数量，经批准后办理入库手续。
第五条 货款结算及开具发票
（一）货物发运后，业务人员收到结算单，应及时核对质量、数量等有关情况，对结算内容进行审核并签字确认后，送财务部门办理结算手续，开具销售发票。财务部门应压缩开具发票及票据传递时间，及时办理结算手续并进行正确的账务处理。对于低于合同价格结算的货款，要查明原因，分清责任，办理内部报批手续。
（二）开具销售发票时必须先取得付款凭证；付款单位名称应与购货单位名称一致，遇付款单位与购货单位不一致时，应由付款单位出具书面材料，证明该款项是其为购货单位垫付的货款。
（三）结算手续办理后，结算人员应当将全部货款结清，对于不能及时付款的，应与客户办理挂账手续，客户必须出具欠款证明，并标明欠款清理时间。
（四）合同（卖方）订立人、发货人、增值税发票出票人、结算人、收款人必须是同一个主体，相应合同（买方）订立人、收货人、增值税发票接收入、付款人必须是同一个主体。如有委托事项，委托事项应符合国家有关规定并不得侵害销售单位的利益。
（五）公司要加强销售岗位的设置管理，在销售、发货、收款三项业务（岗位）分设的基础上，按照国家规定，做好各环节岗位的相互分离、制约和监督。
第六条 应收账款挂账
（一）应收账款挂账只能适用于符合赊销条件的单位。
业务部门应定期（最长不超过三个月）组织专人进行应收账款的跟踪分析，内容包括：
1、客户持续合作情况（业务的连续性）。
2、客户信用，品质和偿债能力。
3、客户煤炭采购政策，
4、客户其他相关信息。
业务部门应根据跟踪分析情况，相应调整客户信用政策。
（二）财务部门应根据手续完善并经过审批的有关发票、业务部门填制的单据等办理煤款挂账手续。
（三）财务部门对挂账手续的完整性、合法性负责，其他相关部门及审批人对挂账内容的真实性负责。
（四）财务部门原则上按客户合同约定的销售方式进行挂账，并按一贯性进行账务处理。即客户执行应收款方式进行销售的，即使出现预收账款，仍在“应收账款”科目中进行核算，避免出现同一客户多科目挂账。
第七条 建立应收账款台账管理制度
（一）业务部门应当建立单批结算台账。内容包括但不限于：客户名称、增值税发票编号、合同编码、煤种、品种、规格发运数量、结算数量、数量差异及原因、质量情况、质量低于合同标准原因及责任人、货款回收责任人及回收情况、单批销售价格及与采购价格对比情况等。
（二）财务部门每季度对应收账款按账龄进行分析业务部门依据财务部门的账龄分析结果，更新客户信用档案及信用政策。
第八条 建立应收账款催收责任制度
（一）财务部门应根据销售合同中约定的收款日期进行跟踪，超过规定信用期限未付款的，通知业务部门催收货款：本着“谁经办谁负责”的原则，业务人员必须对其销售的货款及时催收。
（二）对于超过贷款到期日仍未付款且无反馈信息的，业务人员应发送“催款通知书”，同时对逾期欠款客户的名称、金额、未付原因等情况做出说明，报业务部门负责人和财务部门审阅、备案。
（三）业务部门应将全部拖欠账款按金额大小、拖欠时间长短排序分析，制订催款计划，逾期9 0日的款项应与债务人协商谈判，并采取资产调查、诉前准备等行动，逾期半年以上的应收账款，至少每月催收一次；对于账龄在1年以上的应收账款，应成立清收小组通过法律诉讼和申请仲裁等措施积极催收
第九条 应收票据管理
（一）取得的银行承兑汇票等应收票据要交付财务部门，由专人负责保管并建立应收票据备查薄，备查薄的内容至少包括票 据金额、出票人、背书人、收票时间、到期时间、查询记录、贴现或背书时间，并留存票据复印件。
应收票据取得时，要认真审查并及时查询，有瑕疵的应收票据要予以退回，应收票据即将到期时，要及时向付款人提示付款，出现异常情况的要及时向公司负责人反映。
（二）要加强与银行的沟通，规范应收票据贴现程序，银行贴现时必须出具规范的收票手续，会计人员要及时跟踪贴现进度。对尚未贴现、承兑的票据要及时清点，每一张票据必须有相对应的查询记录，对已贴现尚未到期的应收票据，要记录全面准确的信息并及时在有关财务报表中披露。
（三）应收票据的贴现和背书转让必须由保管票据以外的主管人员的书面批准。
第十条建立应收账款清查制度
（一）年度终了，财务部门或财务部门委托相关部门应通过函证等方式与欠款方核对相关账目，并办理符合法律规定的对账手续，做到债权明确，账实相符、账账相符。
对已函证账目，各单位认为有必要证实的，可通过其他渠道进行证实。
逾期满1年，财务部门未发出对账函或该项业务人员未能取得客户的书面确认的，应视情节轻重，追究相关人员的责任。
（二）业务部门应明确应收账款的清理人，对于超过三个月以上的应收账款，应收账款清理人应及时书面上报分管业务的领导，分管领导应及时组织有关人员进行分析，并采取措施催收。催收无效的上报公司领导，经领导同意后通过法律程序解决。
（三）公司应明确应收账款清理责任，具体责任划分办法为:
1、没有明确应收账款清理人的，公司负责人承担责任。
2、有指定应收账款清理人，但未在三月内书面汇报到期应收账款有关情况的，应收账款清理人承担责任。
3、分管领导对清理人书面上报的应收账款没有采取措施的，分管领导人承担责任。
4、应收账款原则上不能由实物特别是非生产性实物顶账，如确有必要顶账的，需经上级公司审核并上报集团公司审批，且应当由相关机构进行评估。
第十一条坏账的管理
（一）坏账损失的确认应符合国家有关规定。
（二）清查出来的坏账损失，应当按照以下程序处理
I、公司内部有关责任部门经过取证，提出报告，阐明坏账损失的原因和事实。
2内部审计（监察）部门经过追查责任，提出结案意见。
3、涉及诉讼的损失，单位应当委托律师出具法律意见书。
4财务部门经过审核后，对确认的坏账损失提出财务处理意见，按照单位内部管理制度提交董事会或者党政联席会等审定。
5、处理的坏账损失属于逾期3年应收款项的，应当按单位建立备查薄登记，实行账销档案存，继续保留追索权。
（三）单位处理的全部坏账损失，应当在财务会计报告中予以“披露”。
（四）对已核销的坏账损失仍需移交专门机构或专人追索，并另立备查薄登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。
（五）对已形成坏账损失的应收账款，应查明原因，追究相关责任人的经济、行政及法律责任。
第十二条规范核销国有资本的行为
由于实行公司制改制，实施合并或者分立、依法整顿或者变更管理关系等行为，清查核实的坏账损失涉及核销所有者权益的，国有及国有控股单位应当在进行资产评估前，由国有资本持有单位按照《企业国有资本与财务管理暂行办法》第九章的规定履行相关手续，公司制的单位按照《中华人民共和国公司法》以及公司章程等有关规定执行。
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