快速制作学生成绩报告单

【需求分析】：

在日常教学中，制作成绩报告单是班主任工作的家常便饭，对于全班学生而言，成绩报告单的框架都是一样的，只是里面的分数不同，评语不同。目前很多班主任的做法是输入完框架后，利用复制粘贴的方法再手工输入成绩和评语，这样很费时费力，也很容易出错。而利用Word软件中的邮件合并功能却能很方便快捷准确地完成这些操作。

【方法步骤】：

本案例以Word2010版本为例来描述。先来看下面两幅图：

 

       这两幅图中，文本框架一样，只是人的名字、成绩和最后的一句评语不一样，如何利用邮件合并来制作呢？具体步骤如下：

1、制作数据源

打开Excel软件，制作如下图的学生成绩表

2、制作主文档

就是在Word中输入成绩报告单的正文内容，只要把名字、成绩、评语的地方空着就行。如下图所示。

 

        3、依次单击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”——“普通Word文档”，如图所示。

注意：如果选择“普通Word文档”，则每条记录所生成的内容都会从新页面开始，如果用户想节省版面，可以选择“目录”选项，那么合并后的内容就是连续的了。

4、利用“邮件合并”生成新文档

依次单击“邮件”选项卡——“选择收件人”——“使用现有列表”，在弹出的“选取数据源”对话框中选择刚才制作的“学生成绩表.xlsx”，单击“打开”按钮打开“选择表格”对话框，选择数据表所在的工作表，本例是在“Sheet1”工作表中，单击“确定”按钮。如图所示。

5、将光标定位到主文档的“同学家长”前面，单击“插入合并域”按钮右下角的小三角，在出现的列表中选择“姓名”选项，如图所示。

然后依次类推，在其他地方也插入相应的域，插入完后主文档如图所示，带书名号的部分就是插入的域。

6、依次单击“完成并合并”按钮——“编辑单个文档”命令打开“合并到新文档”对话框，单击“全部”单选按钮，最后单击“确定”即可，如图所示。

这时，Word会生成一个合并后的新文档，里面是每位学生的成绩报告单，就可直接打印了。

【案例反思】：

利用邮件合并功能在几分钟内就可打印出全班的成绩报告单，是不是非常方便，在日常的教育教学活动中，我们经常会碰到主要基本内容相同，只是某些数据不同的情况，这时就要想到“邮件合并”功能了。学校工作中还有很多地方也可以用到邮件合并功能，比如说：入学通知书的打印、信封的打印、不干胶标贴、工资条等等。希望大家能举一反三，利用软件的强大功能来解放自己，提高工作效率。