时间管理：永远跑在Deadline之前！
第1招 养成一次就把事情做好的习惯
有些事情一旦决定就无法回头，即使能挽回，也得花数倍力气调整，时间耗掉大半。
「第一次就做对」是一种「预防」的心态，只要事前多花时间沟通，想清楚再动手，确立对的方向，若事后需要调整，就不会太过离谱。
第2招 掌握工作的轻重缓急
工作时间的运用要非常有效率，关键在于是否掌握了一天工作的「轻重缓急」，而非「先来的先做，后来的后做」。
所谓「轻重缓急」，可依「紧急」、「重要」的程度，分为4个象限。首先，你得优先完成落在「重要且紧急」的事项，其次，想过一个有效、规律的生活，你必须在「重要不紧急」的第2优先象限中，放较多比例的时间，因为它强调「计划」与「预防」，容易助你成功。
若你发现自己常被第3象限「紧急不重要」的琐事所困，你需要学会对不重要的事情说「不」，若第4象限「不重要不紧急」的项目花掉你太多时间，代表你不清楚想要什么，应该重新审视自己的目标设定。
第3招 「前半主义」法
既然排出了工作的顺序，日本效率专家松本幸夫在《戒掉你的加班病》书中提醒，你除了得为每个任务定出时间限制，还得奉行「前半主义」：「在时限的前半段就提前完成大半的工作。」
例如，时限是「一天」，请在中午前提前完成；时限是「一周」，请在3天内提前完成，更长的时限，亦是以此原则类推。
一旦你逼着自己在前半期提前完成大半的工作目标，后续不仅有充分调整的空间，心情也会比较轻松，更容易获得主管正面评价。
第4招 一日之计在于「昨夜」
为增进工作效率，缩短进办公室的「热机」时间，前一晚就该订定隔天计划。每晚睡前，不妨将明天要达成的目标记下来，按重要程度编顺序。隔天一早，即可马上着手第1个目标，达成后再继续实现第2个目标，一路坚持做下去。
第5招 每天提早2小时上班
日本时间管理专家高井伸夫在《早上10点以前搞定工作》书中建议，早上1小时工作效率可抵下午的2、3个小时。因此，不妨往前挪两个小时，早上7点进办公室，既可避免通勤塞车之苦，还能保有晨间不受打扰的时光，专心思考一天的工作，效率更佳。
第6招 活用零碎时间
无论是会议或业务拜访，难免有等待的零碎时间，不妨趁空档打个电话，扩展人际关系，反覆翻阅行事历，以免遗忘小事或约会，或在随身的小记事本，即兴记录一些想法，把握这个做计划、企划的好时机。
第7招 阻挡不必要的干扰
「专注」是忘却压力、发挥高效率最好的办法。工作中途遇到干扰时，例如当老板突然交办事情，或有临时会议召开，若非迫切到非得马上执行，不妨请求给予短暂时间，将手边事项收尾，以免回头又得旷日废时。
另外，对于电话与电子邮件，不妨依公私或对象的重要性，在繁忙之际做一区隔，以减少不必要的干扰。例如，你可以申请2个行动电话号码或不同的账号，以管理回覆的时机，好留出块状时间，让自己能专心处理要事。
第8招 用「异类组合法」增加干劲
在订立工作计划时，松本幸夫认为，要提高工作效率，可藉不同类型的项目交替组合，避免同一工作聚焦太久，产生惯性疲乏。
他建议，可以在「上午」和「下午」进行完全不同性质的工作内容，例如，上午用头脑，可以开会、搜集资料，下午动身体，以会见客户为主等。
第9招 重要的「准备时间」不可省
松本幸夫发现，很多人为了省时，矫枉过正地把有助于工作效率的「准备时间」都省略掉，譬如，「简报前的预演」、「开会前与跨部门主管简单会前磋商」。
事实上，这些简单的步骤，不仅能让会议更为顺畅，因磋商有了初步共识，还能避免会议过度冗长，或再三召开，浪费大家时间。
目标管理：以项目管理管好你的工作！
第10招 明确取得老板的书面指示
如果老板交派给你任务，只有口头说明，却没有太多指示，此时不妨以一个「项目负责人」的角色，试着明确取得老板给你的承诺，例如经过他核准的企划书，否则光靠口头说明，容易对结果产生认知上的差距，埋下冲突的种子。
第11招 把工作当牛排，由大变小
当了解需求后，松本幸夫指出，不妨将任务当作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意思是把工作分割成可以快速完成的小型任务。
一般而言，就是执行前所列的「工作分解结构」，其中「树形图」就是一例：先把第一层架构列出来，再列出每个项目下的细项，并写上预估交期，若牵动团队合作，各项分工还得标明负责人。
第12招 定期报告工作进度
订出计划进度后，切记一定要设里程碑，每星期或每天检查进度，查看是否按照原先设定的方向和目标走，如果没有，要修正或赶快补足，且得定时向老板报告，协助他掌握案子的进程，降低突发状况机率。
第13招 记取成功或失败的经验
每次的任务内容或许不尽相同，但却很容易从中找到相同的错误，或是可套用的成功通则，所以，不妨以项目管理结案时「归档」的概念，将这些宝贵的经验记下来，放进自己的笔记本里，未来将成为自己的「大补帖」，更能大幅缩短摸索的时间。
情绪管理：让自己变得更有弹性！
第14招 善用「杯子理论」
新竹市生命线协会总干事何宇欣以「杯子」来形容「抗压力」。他认为，当压力像水龙头源源不绝，好的饮食、睡眠、运动习惯，往往可以让杯子容量加大。
另外，因工作型态趋于复杂，一人分饰多角成为常态，例如，在职场上既是主管、员工、项目负责人、供应商，回到家又得扮演父母、子女、照顾者的角色。
由于每个角色背后都有对应的责任，在工作负担与时间压力交逼下，常会造成角色混淆、冲突，让人心力交瘁。
何宇欣建议，可以运用「杯子理论」，把每个角色看作一个杯子，掌握「单纯化」的原则，不让角色重叠，就能避免压力像水一样满载。他举例，当下班回家路上，不妨透过自我暗示，练习丢掉公司的包袱，换上父母的角色，「等于更替了一个新的杯子承载压力，才不会将工作的情绪带回家庭，弄得生活一团乱。」
第15招 储备倾听的对象
平常就储备一些可以「倒垃圾」的对象，也是防止失控的好方法。
要如何找到适合的倾听者，首先，最好往没有利益冲突或竞争关系的交友圈寻找，以免成为打击你的题材，铸下另一个「祸从口出」的压力源。
其次，具备「诚恳有耐心」、「不急着反驳或否定你」、「不会太快给你建议」特质的人，才会让你畅所欲言。
值得提醒的是，这一类的人，可以是另一半、亲友或网友，你平时是否付出关心，或有对等的反馈，才能换得长期支持的保证。
第16招 准备心情急救箱
坏情绪常会让人失去理智，新竹市生命线协会员工协助服务中心督导黄智仪建议，为了唤醒自己的正向经验，不妨在办公室的角落，准备一个「心情急救箱」。
所谓「心情急救箱」就是以纸条的方式，贴在某个小角落，写着能让自己情绪好转的「药笺」，例如，「压力大时可以找谁」、「可以去吃什么美味」、「立刻送自己一束花」等。
有了这些平日准备好的「提醒」，在危急时刻，常能发挥小兵立大功之效，帮自己暂度低潮。
第17招 立即离开高压场合
当焦虑与愤怒即将引爆时，何宇欣指出，立即先离开刺激源，出去走走，压力指数自然会下降。
若对象是老板，无法说走就走，就用「注意力转移法」替自己戴上「心灵耳塞」，他笑说，七年级常有的「失神」，便是将情绪暂时抽离，面对高压也是不错的办法，毕竟在怒不可抑时处理问题，两造双方都在气头上，不仅不能解决事情，一旦冲突后果更难以收拾。
第18招 意见不合时要先站在对方立场想
人际沟通专家黑幼龙建议，当你和别人意见相左时，尤其是上司，不要直接把想法脱口而出，第1步应该要先表达你的「同理心」，表示你可以理解对方的想法，或为什么如此生气。第2步，和对方站在一起，表达过去自己的想法也和他一样，认为事情应该这样做。最后第3步，再把自己的想法讲出来。利用这种渐进沟通的方法，往往可以把你的意见顺利传达给对方，不会引起不悦。
第19招 找到专属的平静方法
关于不明所以的「闷」或「烦」，台大医院临床心理中心主任郑逸如指出，平日处于高压的上班族，非常需要在急速中，找到放慢自己的方法，才能从平静中找出失控的症结。
她分析，听音乐、旅行、户外踏青、到有宗教意味的地点，都是获得平静的方式。虽然马拉松看似动态，但当从事的活动符合「规律、重复的动作」，皆能带来「稳定平静」，其中，最重要的是适合自己的步调，才会产生效果，所以，「这个平衡的工具，得从平常自己的喜好中寻找，」郑逸如强调。
第20招 自我暗示法
「当大脑放松之后，整个人也放松下来，这是由中枢影响到周边的原理，」郑逸如分析，当压力大到无法承受时，常用的「自我暗示法」即是由此原理而来。
此方法是将注意力，由纷乱的思绪导引到自己的心跳、呼吸，感受手掌心的温度，因为身体功能是有节奏的，当你不再固着于某一点，而是自由的来回在内在不同的声音间，焦虑的感觉就会慢慢消失，静坐、冥想就是运用相同的道理。
第21招 运用「认知治疗法」恢复理智
郑逸如分析，人性中难免存有习惯夸大、扩大事情失败程度的习性。
当你快被非理性情绪淹没时，不妨运用心理学大师贝克的「认知治疗法」，试着问自己3个问题：
．当你这么想时，有没有客观证据支持？
．即使有了证据，还有没有其他可能性？
．若证据、可能性皆如自己所料，可以自问：
「会有多糟？最坏的状况，要如何应付？」
当你诚实面对，发现并非死路一条，就会很快排解高压带来的慌乱，开始理性地思考下一步。
第22招 在情绪低潮恢复生产力
许多人常会因为感情或突发的冲突，让一天或一周的工作停摆，此举不仅让办公室气氛紧张，更会让自己的能力受到质疑。
因此，曾任美商3M、雅芳公私教育训练主管多年，现为业务销售顾问的王亚兰建议，在工作场合情绪来时，先试着静下心完成一件事情，就会有力气再去做第2件事。
若实在难以控制，可采取「删除法」，暂时排除所有事情，让自己「放空」。不过，仍得设想备用方案，并缩短发泄时间，才能获得主管的谅解。
第23招 维持良好人际关系
王亚兰认为，由于工作时间占了一天的6成，情绪好坏常系于同事间的相处，所以，平日在人际关系投资不可少：当同事向你求救，你可以当他的及时雨。即使当下无法帮忙，也能替他想出变通方案，下次当你有多样紧急又重要的事得完成，他就可能在第一时间出手相助。
另外，与人共事要尊重对方的时间，凡事守时、有效率，有了良好印象，若有合作机会，他便会优先排给你。
第24招 抱持好奇心看待差异
有时候人际之间出现冲突，是因为彼此个性相差大，看对方不顺眼，如果试着用另一种角度和眼光看待，也许就没那么气了。
黑幼龙的妙方是，常对别人保持一颗「好奇心」，像很多「三、四、五」年级主管不喜欢「七年级」属下的工作方法或态度，但黑幼龙却特别喜欢找年轻人聊天，更深入了解他们的想法，就不会把焦点一直放在世代价值观的差异上，有时候甚至从谈话过程中得到许多灵感，反而有意外收获。
第25招 改变别人，不如先改变自己
工作的完成需要有很多人的共同参与，但是每个人习惯的工作方式都不一样，为使沟通更为顺畅，有时要改变别人，不如先改变自己。
此举并非要全然弃守自己的「尊严」，而是在工作模式保持一定的「弹性」，平常互动时，多观察对方的工作习惯，找到彼此接受的合作模式，才能和谐相处、取得共识，让流程的进行可以更有效率，避免时间与资源的浪费。
当你具备「利他」的精神，在团队中游刃有余，便能凸显你的能力与领导特质，不仅会受到同侪的欢迎，更容易获得老板的拔擢。
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