加班、事情做不完，不只是你我的困擾，每位頂尖的工作者，也都經歷過這樣的痛苦。因此，我們開始建立自己的效率工作法則，以更少的投入，得到更多產出，用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬，把生活過得更精彩。
整理?撰文?編輯 / 劉揚銘
台灣上班族的工時，在世界首屈一指，不過，應該沒有人會驕傲於這樣的「頂尖表現」，反而是為此感到困擾吧。
明明已到下班時間，公司卻還是燈火通明。事情總是做不完，被工作壓得喘不過氣，主管還嫌你：「笨懶慢、推拖拉，做事沒效率」，只好和同事一起團購維他命B群；有時連周末也要工作，忙到沒有自己的時間；即使深夜下班回到房間裡，一邊想著「這麼辛苦工作，到底為了什麼」時，一邊還是得擔心工作做不完怎麼辦？然後沈沈睡去……
總是加班、事情做不完，不只是你我的困擾，其實，幾乎每位頂尖的工作者，也都經歷過這樣的痛苦。
工作多到病倒、想死，思索效率的必要性著名的趨勢大師大前研一，除了顧問工作、到處演講，每年還固定出書，工作量遠比一般人大，但說起休閒娛樂，他玩得絕對比一般人「更兇」。年過60的他，每個月固定與同好到山裡騎越野摩托車、冬季固定滑雪旅行，還擁有私人遊艇、自己駕船出海釣魚。
在《OFF學》書裡，大前提到：剛開始工作時，他是個工作狂。32歲推出第一本著作《企業參謀》就受到廣大迴響，顧問案件蜂湧而至。在全世界到處奔波、沒有休息的過度工作後，他在當年冬天併發氣喘而病倒。為了恢復健康，他萌生辭意。社長建議他先休個長假，但當時的大前，「根本無法想像為期3周的長假是什麼樣子。」
後來，大前帶著太太和兒子到帛琉度假。在帛琉的第五天，躺在海灘上，大前的「身體裡發出了『咚』的一聲」，促使他決心收回辭呈，改變過去的工作模式，讓自己更有效率。
所謂新的工作模式，就是把「『標準化』運用到極致，對不太需要思考的事，絕不多花力氣，把時間花在需要徹底思考的事情。」大前家裡的書房、和辦公室的裝潢一模一樣。相同的辦公桌、椅子、相同的文件夾、櫃子和文具組，甚至連檯燈的角度都一樣，為的是只要坐在桌前，就能馬上進入「工作模式」。
幾十年來，大前每天吃一樣的鮭魚茶泡飯當早餐（不用再想該吃什麼）、有63件款式相同的立領襯衫（省下挑衣服、打領帶的時間）、同一款公事包用了20年（所有文件、文具放置在固定位置，不怕找不到）。他和朋友見面的時間固定在周日下午4點，甚至每周固定時間剪指甲。
所有節省下來的時間，大前都投資在訓練自己邏輯思考的能力、投注在工作之外的休閒，造就了他獨步全球的專業素養。
19歲就取得會計師資格，創下日本史上最年輕考取會計證照的紀錄；近年來在日本書市掀起旋風的暢銷書作家勝間和代，32歲時就被麥肯錫顧問公司（McKinsey & Company）的同事稱為「第一把交椅」。但每天只睡幾小時、從沒有周末假日的她，其實工作壓力大到想自殺，有時周五晚上才臨時接到委託，胃會痛到想叫救護車，卻還是熬夜把工作趕完。
在《25歲前一定要學會的拒絕力》裡，勝間提到，當時從車站到麥肯錫大樓的路上有段斜坡，她在每天上班的路上，曾不只一次想過：「要是就在這裡倒下去，或手臂被車子輾過該有多好？」
最後把勝間從谷底狀態拯救出來的，是「勇敢拒絕不該做的事，選出所要傾注精力的領域，只把精神花在刀口上」的想法。
準時下班，工作成果絲毫不減以「零加班文化」帶領日本黛安芬創下連續19年成長紀錄的吉越浩一郎，也是在30歲時，因苦於工作壓力，才發展出「將工作細分為小目標、訂出最後期限」「兩分鐘會議」「文件管理箱」等零加班的技術。
《打敗笨懶慢》中提到，1974年，吉越浩一郎在咖啡過濾器製造商美樂家（Melitta）工作。當時正值經濟成長的年代，吉越每天晚上加班到10點，還要再陪上司去喝酒，凌晨才回家。他的妻子是法國人，完全無法理解日本的加班文化，兩人為此爭執不休。就這樣痛苦地過了兩年，吉越終於爭取到外派香港的機會，當地德國同事每天準時下班，工作量卻不見得比日本人加班做的還少，讓吉越眼界大開，決心設法讓自己準時下班過生活。
吉越浩一郎說：「體會過清楚區分上下班時段的人，一定會愛上這種兼具緊湊與放鬆感的生活。只要實際體驗過一次，絕不會想回到過去那種拖拖拉拉、工作到半夜的日子。」
《提早6小時下班的工作術》作者泉正人，在書中倡導「架構化」工作法，於日本暢銷數十萬本。身為著名創業專家的他，在2001年、27歲那年，也曾因為同時經營3家公司，每天從早上6點拚到晚上12點，最後身體終於受不了而病倒。
於是他開始思考：「怎麼做，工作才會有效率？」「怎麼才能把工作交給屬下，也能有相同的成果？」「如何讓自己有空閒時間可以進修，讓自己成長？」因而提出了獨門的工作法則。
泉正人在書中寫道：「工作的過程總有瓶頸，但是，瓶頸也是人生的轉機。有了遇到瓶頸時的恐懼和煩惱，才會引發建立工作架構的決心。」
專屬於你的「工作架構」是什麼呢？在現代社會中，為了生存，我們無法擺脫工作；然而，我們可以建立一套屬於自己的效率工作法則，以更少的投入，得到更多的產出，用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬，把生活過得更精彩。
本期《經理人月刊》編輯群，歸納了超過30本與工作效率相關的書籍，整理出了7大法則與100個工作技巧。希望讓每一位苦於加班的工作者，都能從中找出所需，成為頂尖的商業人。
想要成為「有效率的工作達人」，可從下列這7個方向開始進行鍛鍊：
法則1：有效管理時間／設定工作截止期限，並完成。
法則2：例行事務標準化／多思考，讓繁瑣事務單純化。
法則3：有計劃展開工作／掌握全局，從目標倒推計畫。
法則4：聰明因應突發狀況／不讓突發狀況打亂工作節奏。
法則5：打造高效能辦公空間／讓辦公環境與資訊井井有條。
法則6：明快溝通與決策／清楚表達、仔細聆聽，為自己和他人省時間。
法則7：自我提升與成長／工作效率，是為了讓下班後的生活更充實的。
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