加强对施工单位项目档案管理的几点体会

 

竣工档案作为工程项目建设的最终成果的反映，绝大部分是由施工文件转化而来，其内在和外在质量的高低，直接取决于施工文件质量的高低。因此，要使其收集、整理、归档做到齐全、完整、准确、系统，就必须加强对施工单位项目档案管理的监督、指导，要求施工单位在施工过程中将施工文件做到及时、齐全、完整、准确、规范和系统。为此，作为建设单位（以下简称“项目业主”）就如何加强对施工单位项目档案管理谈一点粗浅的体会。
　　一、以建立档案管理网络为基础，为项目档案管理有序推进创造条件
　　加强项目档案管理，首先应督促施工单位加强项目档案管理的领导，健全机构，落实人员。施工单位在项目部组建后，项目业主应及时监督、指导施工单位明确项目经理为项目档案管理的第一责任人，成立由项目经理为组长，项目总工、总质检师和主管项目生产的副经理为副组长，各部门主任参与的项目档案工作领导小组，负责组织各部门项目档案工作的推进，督促和定期召开施工文件归档会议，协调解决施工文件整理过程中遇到的问题等；同时还应设立项目竣工档案管理的具体承办机构——竣工办或档案室，形成以档案室牵头，各部门具体实施的，同时接受项目业主和监理监督、指导的档案管理体系。二是按照“横向到边”、“纵向到底”的管理要求建立两个档案管理网络。第一应根据项目部内部机构设置和档案工作的自身特点，布网建点设人，以点接线，以线联网的档案工作人员网络。督促施工单位按照项目档案管理要求选调合格的档案管理专职人员，具体负责跟踪施工文件的形成、积累和整理归档移交。督促施工单位落实各部门主任为本部门施工文件归档责任人，在总工和总质检师的领导下，负责督促本部门施工文件的形成、积累、整理归档；各部门专兼档案管理人员则按照项目业主、监理和项目部的有关要求，及时做好本部门施工文件的形成、积累、整理归档。第二应建立重要施工文件和档案资料状况及其流向追踪管理的档案资料流向网络。使档案和工程技术及施工人员调动、变更做到“人走档案留”。三是项目业主应监督、指导监理督促施工单位落实项目档案管理的各项责任制和投入，确保软硬件到位。一要督促施工单位应将项目档案管理工作纳入项目工作计划，纳入工程技术管理程序，纳入工程管理部门职责范围和工程技术人员的岗位职责，并明确各部门负责收集、整理、归档范围。二要督促施工单位应为项目档案的管理设立专门档案库房，配备相应的档案柜和电脑、打印机、复印机等辅助设施，为确保项目档案的正常开展和安全有效的利用等提供良好的物资条件。
　　二、以贯彻业务标准为抓手，为项目档案规范管理奠定基础
　　加强项目档案制度建设，完善项目档案各项管理措施，是提高项目档案管理工作效率、实现竣工档案高质量的基础。因此，一是项目业主在每项合同工程开工建设时，项目业主档案部门就应开始介入进行事先指导，把有关项目档案编制办法、要求和归档范围下发到各监理、施工项目部，使相应的工程技术人员及早了解项目业主档案管理的目标要求和具体操作规范，了解项目档案的归档范围、归档要求以及移交办法，并对文件材料的纸张尺寸、质地及各种表格格式按档案要求作出规定。二是项目业主应监督、指导监理督促施工单位在项目施工档案管理制度建设中，应根据自身项目的特点建立健全档案管理制度。按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和行业的有关规定，以及项目业主颁发的档案管理规定并结合自身实际情况，应分别制定和建立档案管理制度，制订工程竣工档案资料编制、整理、归档管理办法等，对施工文件和竣工档案的形成、立卷、归档、保管、利用等方面作出详细规定；并结合工程项目划分制定档案分类整理方案，使项目档案管理工作做到立卷有据、归档有方，实现制度化、规范化、标准化管理。三是项目业主应监督、指导监理督促施工单位完善项目档案的各项管理措施和加强对竣工档案编制的培训与指导。目前，特别是水电项目已向社会全面开放，而诸如公路、铁路等施工单位对水电行业的施工规范、档案标准不很了解。因此，开工时就应督促施工单位组织有关人员加强项目所属行业施工规范和档案管理的规范、制度、标准的学习，在落实责任、制度的同时，提高各部门有关人员的档案意识，努力克服工程项目归档认识上存在的差距，变被动为主动，积极推进工程竣工档案的形成与工程建设同步。在项目实施过程中，一要坚持以人为本，努力提高有关人员和项目档案管理人员的业务素质，积极组织上述人员参加地方和项目业主等单位组织的档案专业技术和业务知识培训。二要坚持将过程控制和定期检查与重点检查相结合，自查与监理复查和项目业主审核制相结合，对施工文件是否做到及时、齐全、完整、准确、规范和系统，是否与工程建设同步进行检查，及时纠正不符合标准和规范的做法，严把工程中间验收程序，做到每一个程序都应符合质量标准，如施工文件不及时或未按要求形成者应坚决不予验收。三要建立档案管理通报制度。施工单位竣工档案管理部门应每月将施工文件的收集、整理、组卷、归档移交情况及存在问题，以月例会和质量月报的形式上报施工项目部领导及项目监理部，对存在的问题施工项目部领导在月例会上予以协调解决。四要应建立施工文件预立卷登记制。各部门指定的档案专兼职人员应对已办理完毕的文件按照档案管理要求及时进行分类整理存放和建立台账，以减少施工文件整理、组卷时的工作量和确保施工文件完整、准确、系统的归档。五要督促施工单位档案人员在认真做好施工文件的收、发和竣工档案的收集整理工作，保证归档文件完整、准确、系统的同时，及时做好项目档案目录汇编等。
　　三、以建立项目档案管理考核机制为手段，为项目档案管理各项工作落到实处提供保障
　　建立项目档案管理考核机制，是提高项目档案管理工作效率、实现竣工档案高质量的重要手段。项目业主应监督、指导监理督促施工单位建立施工文件和竣工档案形成、整理、归档的相应奖罚制度并与经济利益挂钩。即在每年初把项目档案工作列入项目经济目标考核，列入项目部工作计划，对施工技术文件、工序质量检查验收文件及单元工程验收评定文件按分部工程进行检查，并将检查结果做为月质量考核的一部分对各部门和具体的责任人进行奖罚；在每年底对各部门及有关人员的项目档案管理目标进展及优劣情况进行考核和奖惩。如对凡是施工文件不齐全，或施工文件没有与施工进度同步形成，或各部门未能按要求定期移交文件的，给予相应部门负责人通报批评和处罚，第二次加重处罚；对能够按时按要求完成施工文件的部门和个人给予表扬和奖励，以促使施工单位充分发挥各职能部门的作用，严格按照项目档案管理的要求开展工作，及时了解和掌握项目档案管理各阶段的真实情况，努力克服“短板”效应，使项目档案管理和施工文件的形成、积累、整理工作真正做到分管有领导、管理有制度、实施有人员、存放有装具、执行有手段，从而更好提高竣工档案的质量。
　　四、结语
　　总之,要做好施工单位的项目档案管理工作，领导重视是关键，明确职责是前提，建立健全规章制度是基础，落实项目档案管理考核机制是手段，强化过程控制是保证，这样才能确保项目档案管理有序地向前推进，才能确保项目竣工档案的真实、完整、准确、系统，才能为各项工作提供更加有效的服务。