一、档案论文概说
1、对论文的认识
论文是论说辨析某种观点、某种道理的文章，是在大量占有材料的基础上进行分析、综合、归纳、推理而取得的成果。论文写作，包括动笔撰写之前的论据调查、知识积累，以致论点的确立，材料的支持，文章的谋篇布局以及语言文字的组织，这整个过程实际上是一种科研活动。所以写论文并不仅仅是一般化地写出一篇文章，而是在从事科学研究。
2、档案论文的现状分析（略）
3、档案论文的内容分类
档案学的研究以及由此而确定的档案论文的内容从大的方面来讲，可以分为三个部分：一是基础理论的研究；二是档案史，包括档案学史的研究；三是档案管理，包括档案保管与保护的原则、方法、技术的研究。这三个方面的研究中，又以第三个方面的研究工作范畴最大，课题最多，变化最快，与实践结合最为紧密。随着社会生产力的不断发展，档案的数量越来越多，档案产生的领域越来越广，档案的分类越来越细，档案所包涵的信息量越来越大，社会对档案信息的需求越来越高。这就是求我们档案工作者面对不断出现的新问题，随之而调整、补充、修改、完善我们已有的工作原则和方法，引进新的思想和新的技术，提高档案工作的管理水平，以先进、有效的手段提供档案信息，满足与回报社会公众对档案利用的需求，推动社会的发展。
4、档案论文与档案业务文章
能够称作"论文"的文章，是要具有一定的学术水平的。目前，我国档案学研究的状况是普及有余，提高则不足。不少地方，不少单位都在搞学术研讨会，有的搞的还相当频繁，但学术研究的水平并未因此而提高。所以划在"论文"名下的各种各样的文章水平不一，程度不齐，虽然有的评了奖，有的结集出了书，但其中真正可以称之为论文的文章其实并不多。长期的这样搞法的最终结果是把学术研究活动庸俗化了，对档案学术活动的开展，对档案科研水平的提高是不利的。
指出这一问题的目的，是希望我们对此有一个清醒的认识，不要被表面上的轰轰烈烈所迷惑而自满自得。而是激励我们了解自己在学术研究方面还存在的差距，做出更加艰苦的努力，付出更加艰辛的劳动，扎扎实实地推进我们的档案学术研究活动。
所以，今后我们开学术讨论会也好，自己写文章也好，不一定非要抬出"论文"这样一顶大帽子，硬是要标上"论文"的标签，一是会吓退不少本来还有尝试之心的同志，使他们不敢轻易涉足这一领域；二是弄久了，什么文章都叫论文，人们会以为学术研究不过就是这么一回事，不需要下什么功夫就发表了文章甚至汇集成了书，还评上了什么奖。
其实我们研究问题，涉及档案业务工作的，写成文章就叫业务文章也未尝不可。开会也好，出书也好，提交文章即可，不必要非算作论文。
5、论文写作的动因
为什么要写论文？对此可能许多同志没有考虑过，不好回答。写论文是为了进行学术研究，或者说是把研究的成果表述出来进行交流，最终的目的是为了促进档案事业的发展。这些当然是官面上的话。实际上不少同志写论文最起始的动因并不在此。有的是上边布置了任务，必须弄出一篇东西去充数，有的是为了满足职称评定的要求，没有文章发表就评不上相应的专业技术职务。
不管什么原因，什么动机，只要去写，就应当支持，应当鼓励，同时要想写论文，并且写好论文，就要了解论文写作的要求，注意论文写作的方法。
二、档案论文写作的"五写""五不写"
1、写小不写大
写小不写大，是指我们在确定论文的选题时，不要嫌小而贪大。不要动不动就写出一个大题目，把文章的起点或调门定得过高，而文章的内容又根本无法支撑这么高，这么大的题目。人们会以为，一些大题目的文章肯定是出自专家、教授们之手，而普通的档案工作者要写东西，一定是小题目、小文章。有趣的是事实恰恰相反，一些专家、教授们倒不一定一出手就是大题目的大文章，而我们许多写作能力并不算强的档案人员却往往一写就写出挺大的题目，而且越是在基层工作的同志，写出的文章题目反而越高越大，有的高大得甚至有点吓人。
从我所接触到的一些基层档案室的同志所写的文章题目中，有此就高大得有点离谱了。像："我国档案工作改革的战略研究"、"面向二十一世纪的中国档案工作者应具备的能力与素质"、"知识经济对企业档案工作的挑战与应对措施"、"档案鉴定工作的历史、现状及发展趋势"、"社会主义市场经济条件下档案馆、档案室的性质、地位、职能的调整与变化"等等。
这些同志给自己的文章定下这么大的一个题目肯定有自己的考虑，也可能他们认为，文章的题目越大，文章的水平就越高。其实这是一种错误的认识。一篇论文水平的高低，简单地说是要看它是否明确地提出了问题，并且清楚地说明了这个问题，也就是我们常说的：论点突出、论据充分、分析有理，结论明确。论点的对与错有时倒不是主要的评判标准，因为许多业务上的问题是可以讨论，可以争辩的，关键是你的文章能否自圆其说，像上面那些大题目的文章，研究问题的出发点及写作的勇气都可褒可奖，但文章的内容却实在跟不上去，缺乏足够的材料，没有有力的论说，不过堆砌了一些空话，使文章本身苍白无力，成了盛名之下其实难付的一纸空文。
这些大题目的文章，写作之前是要下很大功夫去进行调查研究，大量收集材料，反复分析论证，然后才能动笔去写。有时这类文章不是凭一个人的能力就可以写好的。即使请有关方面的专家、领导去写，恐怕一个人也干不了。要组织一个班子，集中若干对此问题有研究的人一起搞上一段时间才行。而我们的基层工作的同志根本不具备写这类文章的客观条件，即使个人天赋很高，恐怕也难以完成这么大的写作任务。
工作的岗位越靠下，文章的题目就越往上。出现这样一种有意思的情况的原因，是有些同志把写论文看得过高过重，一说写论文，自己就先把自己吓了一跳，于是越想越高、越想越玄，当然写不成功。其实正如我们前面所说的，我国档案论文的写作水平普遍看起来，不算很高，而写文章又不一定非要顶上一顶"论文"的大帽子。倒不如就定一个小一点的目标，写一篇业务研究的文章，与同行们交换看法，交流经验，通报情况也就行了。这样写起来心理上的压力会小得多，而文章又可以写得很充实。提交给学术讨论会也好，参加评奖也好，投寄给报刊发表也好，成功的可能性反而比较大。因为这样有实在内容的文章对推动学术研究，促进事业发展是有价值的，也是会受到评委、编辑欢迎的。
2、写熟不写生
写熟就是说要选择那些自己熟悉的内容去写，不写生是说不要写那些自己生疏的、不甚了解的，没有亲身体验的东西。特别是对我们许多基层档案工作者来说一定要结合自己的工作去撰写论文。前面我们讲了，档案学研究的内容可以分成三个方面，其中第三个方面，档案管理原则、方法、技术的研究是范畴最大、课题最多、变化最快、与实践结合最紧密的。而恰恰是在这方面的研究工作中，我们基层档案工作者具有很大优势，得天独厚之处就在于自己直接参与档案的收集、管理、利用全过程的具体操作，不管是具体搞其中哪一项工作，都能最贴近地感知这项工作中的每一个细小的变化。只要自己是个论文写作的有心人，有写论文的兴趣和要求，那么稍加留意，就能获取许多上级业务指导机关、高等学校的专家、学者们渴望占有而又不易捕捉到有研究价值的宝贵材料，而手里有了这些材料才具备进行研究、撰写文章的基础。对于那些经常在面上跑的人来说，真正想研究点问题，这是很值得羡慕的优越条件。
所以，我们在基层工作的档案工作者要看到自己具有实践经验这样有利的条件，在寻找、选择论文的选题时，不要好高骛远，把眼光拉近一点，就琢磨自己眼前的事，手底下正干着的事，因为这正是你的长项。只有这样做，才能更容易找到适合自己写作的论题，才能把自己的论文写好。
3、写实不写虚
学术论文讲究的是论，要论出一定的道理。但决不是不着边际、不触及实质性问题的空论。有的文章缺乏实际内容，只务虚不务实，看似冠冕堂皇，但看过之后却什么印象也没有。
因此，写论文一定选取实实在在的问题去写，在说明你要论述的问题时要有实实在在的材料，该有论据的要摆出事实，该有统计数字的要拿出数据。在使用统计数据时，一定要注意数据准确。
4、写新不写陈
论文的内容一定要有新意。因此，不要去写那些陈旧的、别人写过多少遍的东西。新意到那里去抓？可以从两个方面入手。①当一项新的工作开始或一项新的任务刚被提出的同时，一定会有新的问题出现：②对日常工作中一些长久不变的原则和方法有了自己的想法、有了新的认识或在自己的工作中试用了某种不同于前的措施，也可以写文章加以介绍。能够敏锐地发现新问题、产生新想法，是写出有新意的论文的前提条件。
因此，档案工作者在工作时，既要沉得下去，踏踏实实地干好自己的本职工作，又要拔得出来，站在更高的层面上去观察和分析问题。写出论文的新意并不是去赶潮流，不是把档案界以外的新知识、新观点、新方法生搬硬套地拿过来，掺上一些档案工作的名词就弄出一篇文章。
5、写短不写长
对论文写作来说，只要能够表述出同样的内容，那么，文字越少、越精炼，就越是好文章。写论文不需要铺垫，不需要渲染，不需要细致入微的描写，也不需要感人至深的抒情。论文最好实开门见山，直陈其事，意尽而止。即把你要讲的问题说清楚就行了，文章分量的大小，价值的高低，并不取决于文章字数的多少，而是取决于文章的内容。
三、平时要下功夫
有心写文章的人，平时需要多看文章，看人家在写什么，实怎么写的；写文章还要勤练，一炮打响的先例并不多。所以，要写出好的论文，一是要多读，二是要勤写。
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