科技档案形成、积累、收集、整理方法

 

   科学技术档案指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
  科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的称。
  在一个企业的科技档案是指按工业企业档案分类规则分的基建档案、设备档案、产品档案、科研档案。而生产技术管理类的管理性文件，从大的范围来说，应该是科技档案，但它的形成规律与文书档案差不多，应该分年度分类组卷，所以在讲文书立卷时已经讲过了。在这里就重点讲基建档案、设备档案、科研档案和产品档案的形成、积累、收集、整理方面的问题：

  一、基建档案的形成、积累、收集、整理

  基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的，应当归档的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试产等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的历史记录。

基建档案主要产生于建设单位、设计单位和施工单位。在质检部门、审计部门和建设银行也有一些材料。在一个工厂，一般由基建科和厂办来形成和积累材料，由基建科收集齐全，经项目负责人审查材料是否齐全、准确，由基建科初步立卷，经档案室认定合格后正式立卷归档。

基建档案的管理一般按1988年3月17日国家计委、国家档案局颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。县档案局[1995]20号文件《重点工程建设项目文件材料归档范围、保管期限和有关人员职责》的通知精神，一般有依据性材料、基础性材料、设计、施工、竣工材料。

 (一)依据性材料：

1、建设项目申请报告及批复、可行性报告。

2、选址意见、定点图、建设用地规划许可证、 征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等。

3、工程概算及资金来源材料。

 (二)基础材料：

1、工程地质、水文、勘察报告、地质图、勘察记录、 试验报告。重要土岩样说明。

2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及定位、 测试记录。

 (三)设计文件材料：

1、设计任务书、合同、协议。

2、工程设计的全套图纸。

3、设计计算书、工程预算、说明书。

4、设计评价、鉴定及评审材料、图纸会审记录。

5、工程变更联系单。

 (四)施工文件材料：

1、工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书。

2、施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明。

3、开工报告、施工计划、安全措施等。

4、工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录。

5、隐蔽工程验收记录(地基、基础、打桩、钢筋、结构吊装隐检记录、中间结构验收记录、水电隐检记录)。

6、技术复核记录(轴线、基础、柱高、层高复核记录)

7、建材质保书及试验报告(钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等)

8、预制构件合格证及试验报告。

9、砼抗压度及砂浆试验报告。

10、混凝土施工日记。

11、分部分项工程及单位工程质量评定材料。

12、绝缘电阻测试记录、设备运转及管通试压记录。

13、工程质量事故及处理记录。

14、工程现场声像材料。

 (五)竣工文件材料：

1、工程竣工验收记录。

2、全套竣工图。

3、工程决算材料。

以上材料一部分是本单位产生，一部分是上级有关部门的批复，一部分是设计单位移交，一部分是施工单位移交。这些材料应该由建设单位负责该项目的人员收集齐全，并鉴定其准确程度，保证有二套完整、准确的基建档案(一套交城建档案室，一套本单位保存)

基建档案的整理按本企业的档案分类方案分类组卷。一般基建档案按地块、地段划分小类，如Ａ厂区、Ｂ厂区。在一个地块内再分总体设施和单项工程整理，总体设施一般有平面图、地下水管、电线、道路、绿化地带布局图纸、文字材料，根据材料多少分若干卷。

单项工程材料较多的可以组成数卷，文字材料，可按依据性材料、基础性材料、设计、施工、竣工材料，图纸可按多少组成一卷或者数卷，只有一卷的文字材料在前，图纸在后，材料较多的可以按阶段或子项目组成若干卷。

　

二、设备档案的形成、积累、收集、整理

   设备档案的形成一般按依据性材料、设备开箱随机文件材料、设备安装调试、设备运行维修四个阶段形成。

 (一)设备购买依据性材料：

1、购置设备的申请和批准文件

2、购置设备的合同、协议书。(在设备科或厂办)

 (二)设备开箱随机文件材料

1、设备、材料说明书、合格证

2、设备、材料装箱单、工具单、备件清单

3、全套设备图纸

档案人员要参加设备开箱验收，登记好随机文件材料，填写设备开箱验收记录。重要的设备档案开箱后就归档，复印一套平时使用。

 (三)安装调试阶段：

1、安装调试、试车记录

2、安装总结、竣工图样

3、设备检测验收报告

 (四)设备运行维修阶段：

1、设备运行记录

2、设备事故、故障处理、分析报告

3、设备大修计划、记录和修理情况

4、设备报废、处理结果

设备档案一般由设备科和有关车间形成，由设备科收集齐全，检查、鉴定，初步立卷，由档案室指导立卷。设备档案一般按分类方案分大类小类，每一个小类内可以设一个综合类，使一些不能归入单台设备的材料放在综合类中，一般按一套设备组卷，案卷一般是不装订装盒，不编页号编件号，就是盖件号章，如果卷内有的文件比较散乱，可以用线分件装订。
　

三、科研、产品档案形成、积累、收集、归档

   科研档案和产品档案有其共同点，也有其不同点。共同点是开发一个新的产品从项目提出到研究、实验、试产到投产全过程形成的文件材料；不同点是科研项目是经过各级科委立项，下达科研究项目后进行的试验，而研制新产品有的经过批准，有的可以不经过批准。根据这二类档案形成的异同点，档案形成、收集、整理的方法基本一致，所以合在一起讲了。

 (一)科研档案的形成一般从科研准备、立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报推广应用阶段形成。

1、准备立项阶段：

〈1〉可行性研究报告和国内外技术调查报告(项目提要)

〈2〉上级的指示性、批复性文件(科研计划、批复、任务书)

〈3〉项目论证材料(论证会议材料、课题情况介绍)

〈4〉科研项目经费落实，人员调配等材料(课题组人员)

2、研究实验阶段：

〈1〉科研工作计划

〈2〉技术条件、工艺要点、材料规格

〈3〉各种计算材料、原始记录(小试、中试记录)

〈4〉试制阶段总结

3、总结鉴定阶段：

〈1〉研究成果报告

〈2〉项目鉴定材料(鉴定结论、鉴定组织人员、鉴定会议记录等)

4、成果申报奖励和推广应用阶段：

〈1〉成果申报奖励材料及获奖文件、证书

〈2〉成果推广报告

〈3〉成果转让文件材料(合同、协议)

科研档案一般在研究或课题组形成，由课题组指定专人收集整理档案材料，科研项目鉴定要准备几套材料，鉴定后一个月内由项目负责人审查材料完整、准确情况后，由档案室指导立卷。

 (二)产品档案的形成、积累、收集、整理

产品档案的形成一般可分为开发阶段、研究试制阶段、产品鉴定验收阶段、产品投产等四个阶段。

1、产品开发阶段一般有可行性报告、项目建议书、上级的批复文件(各种批文、技术任务书)协议、合同、委托书。

2、研究试制阶段一般有技术标准、试制计划、方案、产品设计配方(图样)实验记录、工艺研究、总结报告、使用设备、工具模具设计材料、试制产品质量和技术分析报告、试制总结。

3、产品鉴定验收阶段、产品鉴定申报材料、鉴定组织成员名单、鉴定会议记录、鉴定结论材料、产品生产许可证。

4、产品投产阶段：

申请投产的批复、定型产品的技术条件、工艺流程、操作规程、安全操作规程、产品攻关记录及成果、产品创优申请、审批和获奖材料。

产品档案一般前期材料由产品开发研究单位产生，后期在生产科，档案一般在鉴定后一个月内指定专人收集齐全，送开发组织负责人审查是否完整准确，而后由档案室指导按标准组卷。

科研档案和产品档案的整理方法基本一致，按本企业的分类方案划分类目，单个科研项目、单只产品的档案单独立卷，材料较少的可组成一卷，材料较多的按形成规律组成数卷。

上面讲了基建、设备、科研、产品档案的形成、积累和整理的方法，下面讲一下这四类档案的联系区别和具体整理方法。

现在许多单位在搞技改项目，使这四类档案很难分开，技改项目一般是以产品名称下达的，如生产110吨异植物醇项目，接着就要搞基建、买设备，他们的档案似乎难以分开，我们只有按照它的形成规律分别对待：如这只产品是科研成果，在科研成果鉴定之前一段的档案为科研档案；产品投产以后的档案为产品档案，技改项目档案一般以基建为主，以产品为名称的技改项目，一般可行性研究报告开始作为基建档案，该产品的具体内容为产品档案，这个技改项目所需要设备、设备安装、分布图为基建档案、单台设备从购进到安装、调试的材料为设备档案。

以上四类科技档案的归档范围已经讲过了，现在讲科技档案整理的操作方法：

第一步：按标准组卷、排列

基建档案按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、竣工验收等排列。

设备档案按依据性材料、设备开箱验收材料、设备安装调试、设备运行维修排列。

科研档案按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段排列。

产品档案按设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优排列，也可以按产品系列、结构排列。

如果只有一卷的科技档案，文字材料在前，图纸在后。

第二步：编写页号、件号

装订的科技档案在每份文件材料、图纸的正面右下角，背面的左下角编写页号。

不装订的材料在每件文件材料右下角编件号，要刻一个档号章，档号章内容：档号、件号等。

第三步：抄写卷内目录：

1、顺序号：用阿拉伯字从1起标注，每件一个数。

2、文件材料题名：科技文件、图纸标题全称。

3、文件编号：写文件的文号和图纸的图号。

4、责任者：写发文单位和制图、制作文件的单位。

5、日期：写编制科技文件材料的年、月、日。

6、页次：写每份科技文件材料首页上的标记的页次。

第四步：装订、案卷可采用装订不装订二种：

首先各种材料要折叠成统一幅面，一般Ａ4型纸(也叫4 号图纸)297×210毫米。

卷内目录排在首页，备考表排在最后。

取齐左边、下边齐，图纸要垫垫片使两边一样厚。

采取三孔一线的装订方法。

不装订的文件每份材料要去掉金属物，用线装订，个别零乱的文件也用线装订，卷内首页放卷内目录，最后一页放备考表，其他按件号放置，装入盒内。

第五步：填写案卷封面：

1、档号：写分类号加案卷号7.1.1－1， 一般同一类档案整好后由档案室编。

2、档案馆室号：不编(因现在无号)

3、缩微号：不编(因无缩微品)

4、案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容：主要包括项目的名称、代字、代号及组件、附件、阶段的代号和名称等。

如：维生素Ｅ车间工程建设文字材料

维生素Ｅ车间工程建设竣工图

异植物醇产品工艺材料

5、编制单位：卷内科技文件材料形成单位或主要责任者，一般基建档案应写本单位、设计单位、施工单位。

设备档案应写本单位和设备制造单位。

产品档案、科研档案一般写本单位：如：新昌合成化工厂。…

6、编制日期：写文件材料形成起止日期。1996.1─1997.12　

7、保管期限：永久、长期、短期中的一种

一般基建档案和重要产品档案可写永久；

设备档案和一般产品档案可写长期。

8、密级：一般档案不保密；科研、产品档案、 进口设备档案可定密级，密级分为秘密、机密、绝密三种。

9、填写案卷栋上：

(1)档案号：由档案室按分类方案写。

(2)案卷题名：按封面上的题名写，太长的可以简短一些。

第六步：填写卷内备考表，检查案卷：

卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，还必须签写组卷时间、组卷人签名。

而后检查一下，卷内文件排列、装订是否正确。

这时科技档案整理基本完成。还要抄写科技档案分类目录，科技档案总目录。分类目录按分类方案分类分页填写，一般一个最小的类一页，科技档案总目录为全部科技档案的目录，一个总登记流水号，第一次编写时可按分类号排列，以后就要打乱类号编写。