起草会议通知应注意的几个要素

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会议通知是日常工作中最常见、接触最多的公文，也是会务工作中的一个至关重要的环节。周到而详尽的会议通知，不仅能使有关人员了解会议要求、做好充分准备，为会议的顺利召开打下良好的基础，还能给会议组织及与会人员带来很多方便。如果会议通知中有遗漏、有差错，就可能影响会议的进程，甚至给会务工作带来不必要的麻烦，因此，起草会议通知，必须考虑到会议的各个方面，运用严谨而准确的语言表达，以便达到预期的效果。

会议名称。一般要写明会议的届、次，必要时还要写明主办单位和会议主题。如：“xx市第三届人民代表大会常务委员会第x次会议”、“第十二届中国xx汉江龙舟节宣传工作动员会”，会议名称中的单位名称要写全称或规范性简称。　　

会期。一般写几天时间。临时召集的或会议时间较短的会议一般不写会期，通常情况下会期不包含会议报到时间。　　

会议主要内容。法定会议可以在通知中直接写明会议议程草案 ，如人代会、人大常委会会议通知。其他会议要写明会议的主要内容。　　

开会时间。要写明会议报到时间和会议正式开始的具体时间，大型会议还要写明入场时间，如：“请参会人员8：20分之前进入会场”。　

开会地点。要写明会议报到地点、会场所在建筑物名称及所处位置，如：xx宾馆x楼x号会议室（xx市xx路 x号），如有外地参会人员，注明报到地点及会场所处的具体路段位置非常重要，以便参会人员按时报到并出席会议。　　

参会人员。会议通知中的参会人员根据实际情况，有时要直接写明参加会议人员的姓名，有时只写明参会人员范围，如“常委会组成人员”、“主要负责同志”、“分管此项工作的负责同志”等。　　

需要准备的材料。有些会议需要与会人员向会议提交书面材料，在会议通知中要特别提醒。如：“请带上交流发言材料打印稿一式x份”，如有统一格式要求，还要注明格式要求或附上格式范本。　　

联系方式。为了方便联系，还要写明会议联系单位、联系人、联系电话及其他联系办法。　　

有关事项。除了上述因素外，还有一些与会议相关的事项要写明，如：“请某某报社、电视台派记者报道会议”、“请xx 单位做好会议期间参观的准备工作”、“着正装出席全体会议”等。

总之，会议通知一定要简明扼要，一般采取条款式行文，使被通知者一目了然，便于遵照执行。

来源:白河人大网