第一篇：行政机关公文格式常见错误〔定稿〕
行政机关公文格式常见错误
一、公文眉首常见错误
1、公文的眉首是指公文首页红色反线〔包含〕以上的各个要素，它是由公文份数序号、隐私等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简洁，内容也不多，但由于对1999年新《方法》不够熟识，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数“隐私等级和保密期限〞、“紧急程度〞、“发文字号〞三处。
旧《方法》的公文格式规定“隐私等级〞、“紧急程度〞标识于公文首页左上角的相应位置，“发文字号〞中的“年份〞要用方括号“〞括入；而新《方法》的公文格式中则明确规定了“隐私等级和保密期限〞、“紧急程度〞要标识于公文首页右上角，“发文字号〞中的“年份〞必需用六角括号“〔〕〞括入。例如，如今有不少的单位由于受旧《方法》的影响，而将公文的“发文字号〞写成“×××1号〞，这是不规范的，应改为“×××〔2023〕1号〞。同时留意：序号用虚位〔即1编为001〕，不加“第〞字
2、文件版式
《标准》规定，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件〞组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。目前较普遍的问题是 ：上行公文版式不规范。对于上行公文，《标准》要求发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。上行公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式〞，或未标识签发人。
二、公文主体常见错误
公文的主体包括红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各个要素，它由“公文标题〞、“主送机关〞、“公文正文〞、“附件〞、“成文时间〞和“附注〞等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最简洁出错、错误较多的地方，主要表如今：、文种。文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都表达着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不行混淆运用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《方法》的规定选用文种。新《方法》撤消了“指示〞文种，而增加了“看法〞文种。目前，有不少单位未将“看法〞作为一个单独的文种运用，如“××关于印发《关于严格XX秩序的看法》的通知〞，应当改为“××关于严格XX秩序的看法〞。其次，文种的混用现象严峻。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比方，“请示〞和“报告〞、“请示〞和“函〞以及“公告〞和“通告〞等文种就经常被混用，有的该用“报告〞的用“请示〞，该用“请示〞的用“报告〞，甚至“请示报告〞同时运用；有的按旧《方法》的规定将“公告〞和“通告〞作为同一类文种来运用，新《方法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺当，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，有意将“函〞用成“请示〞，如“××县××局关于追加2000年度办公经费的请示〞〔给县财政局〕，应改为“××县××局关于追加2000年度办公经费的函〞。再次，有少数生造文种的现象。运用规范的文种，是公文与非公文相区分的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数运用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如“汇报〞、“批示〞等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、肃穆性和权威性，应依据党和国家公文法规规定的文种运用，决不能乱起“名称〞，生造文种。如“××关于XX工作状况的汇报〞，将“汇报〞作为公文文种来运用，极不规范，应改为“报告〞。
2、标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。目前公文标题存在问题较多，将稍
后粘出专帖。
3、主送机关。由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《方法》规定“主送机关指公文的主要受理机关，应当运用全称或规范化简称、统称〞、“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告〞，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。
主送机关应当明确，否则文件发出后，原委由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。上行文时，主送机关只能有一个。尤其像我们工商这样的垂直管理部门，上行文时只能明确一个主送机关，但要同时抄送另一个上级机关。
4、公文成文日期。公文成文的日期，新《方法》明确指出“以负责人签发的日期为准，联合行文以最终签发机关负责人的签发日期为准〞、“电报以发出日期为准〞。由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期，或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响，甚至严峻影响到文件的贯彻执行。会议集体作出确实定，其成文日期是以会议确定的日期，还是领导签发的日期为准，新《方法》仍未明确。另外，《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全。常见错误是成文时间接受阿拉伯数字，有的国家行政机关公文成文时间将Ο写成零。
6、空白处处理。新《方法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应实行调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得实行标识'此页无正文'的方法解决〞，再如印章运用的规定、“请示〞文件应当在“附注〞处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别留意，以避开出现错误。
7、公文生成标记。《标准》规定，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，接受下套方式，即仅以下弧压线在成文时间上，当印章下弧有文字时，接受中套方式，即印章中心线压在成文时间上。而目前的常见错误是：单一机关制发公文在落款处加署发文机关名称的现象特别普遍；加盖印章随便性强。有的盖歪了或甚至盖倒了；盖章位置不正确。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，本应实行调整行距、字距的措施加以解决而使印章与正文处于一面。而有的行政机关经常接受标识“此页无正文〞的方式解决。
三、公文版记常见错误
公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名称和日期组成，位于公文最终一页，版记的最终一个要素位于最终一行。在这一部分中，最简洁出现错误的就是主题词了〔稍后用专帖说明〕。另外在以下几处也简洁出错：
1、抄送机关标识不规范或仍有抄报字样。
3、印发时间未用阿拉伯数码标识。
此外，在公文版记部分，新《方法》已经取消了“份数〞“起草人〞“校对人〞等项，但仍有不少的单位在公文中标识“份数〞。
其次篇：行政机关公文的常见错误
〔一〕文件内容方面存在的问题
依据《国家行政机关公文处理方法》〔国发〔2000〕23号，以下简称《方法》〕发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。
〔二)行文关系方面存在的问题
1．报送渠道不规范
依据《方法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文〔请示、报告〕应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。假如办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以干脆向有关内设机构行文，但应当运用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。
2.“请示〞主送上级机关并领导个人
依据《方法》的规定，“请示〞一般只写一个主送机关。除上级机关负责人干脆交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示〞、“看法〞、和“报告〞。但有些单位将“请示〞主送上级机关并署领导个人。
3.在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构
依据公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅〔室〕负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。
(三)行文规则方面存在的问题
1.“报告〞在行文规则方面存在的问题
依据公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示〞字样，混淆了与“请示〞的用语规范；有些下行文运用上行文格式。
2.“请示〞在行文规则方面存在的问题
依据公文处理有关规定，“请示〞应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当运用“请批示〞等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有运用“请批示〞等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准〞一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。
〔四〕公文要素方面存在的问题
1．公文份数序号
依据保密要求，机密级以上隐私公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的状况。
2.发文字号
发文字号中的括号应运用“〔〕〞，序号不编虚位，不加“第〞字。但有些文件中发文字号中的括号却运用“〔〕〞或“〞、还有编虚位、发文字号错误现象。
3.签发人
国家标准规定：上报的公文标识的“签发人〞用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人〞未用3号仿宋体字；有的将“签发人〞标识为“签发〞；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
4.公文标题
《方法》规定，公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必需与国家规定的13个法定文种一样。有的单位以“报告〞文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……〔某特地事项〕的报告》。还有的文件标题末尾将“请示〞写作“申请〞，将“通知〞写作“方案〞，将“报告〞写作“汇报〞。有些文件公文标题中滥用标点符号。
5.主送机关
《方法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当运用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关〞写为“国家上级机关〞；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。
6.公文正文
《方法》规定，正文结构层次序数，第一层为“
一、〞,其次层为“
〔一〕〞，第三层为“1.〞，第四层为“〔1〕〞，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均运用规范简称。
有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“
一、〞、“
〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、〞，而没有用“．〞；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不连接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后运用了多种不同称谓。
7.附件
国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件〞；附件如有序号运用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一样；公文附件假如是表格，仍标识为“附件〞，而不能将所附表格标识为“附表〞或“表〞。有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一样；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附〞，有的写作“附表〞；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
8.成文时间
成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○〞写为“零〞英文“O〞或数字“0〞。
9.印章
《方法》规定，公文除“会议纪要〞和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。
依据公文排版规定，印章须与正文支配在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文〞字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。假如印章与正文在同一页支配不下时，应当增加或削减正文最终一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种状况下正文最终一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。
9.版记应当位于文件封底，最终一个要素应当置于版面最终一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。
〔五〕排版规格与印制装订方面存在的问题
1.排版规格
国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一样〔有些表格例外〕。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。
2.印刷、装订
国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。
有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。
3.标题字号
国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完好，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型运用长城小标宋体或黑体。
有些单位的公文标题运用仿宋体或黑体；字号运用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有运用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样运用仿宋体或仿宋体加粗。
〔六〕数字及标点符号方面存在的问题
1.数字。《方法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字外，应当运用阿拉伯数字。但运用过程中有应运用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。
数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余〞字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保存小数位应统一。
数字、年份不能回行。
2.标点符号。国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。
有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位〞，“二三〞之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“
二、三十个〞，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。
如运用书名号，其内应写全称。例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法〞，则不应加书名号。
曲折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，简洁与“一〞字混淆。
〔七〕文字方面存在的问题
文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象；有些单位行文用语口头化，导致概念不精确或不规范现象在公文中出现；有些出现错字、别字、用词不当现象。
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