如何利用Microsoft Query创建参数查询？

利用Microsoft Query创建参数查询

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“Microsoft Query”是由 Microsoft Office 提供的一个查询工具。通过将自动生成的SQL 查询语句传递给数据源，实现在不影响原有数据源的情况下，对数据源数据进行提取、组合、创建数据源中所没有的字段，从而实现灵活多变的数据查询，甚至还可以将不同工作表，甚至不同工作簿中的多个 Excel 数据列表进行合并汇总，生成动态数据透视表。

示例 6-15 创建单一参数的精确查询

图 6-74 展示了一张某公司 2017 年—2018 年各部门原料和成品的销售明细，该数据列表保存在 D 盘根目录下的“各部门销售统计 .xlsx”文件中。

图6-74某公司 2017—2018 年各部门销售明细

如果希望对图 6-74 所示的数据列表进行汇总分析，编制按输入的任意一个“销售部门”反映各月的销售分析表，请参照以下步骤。

步 骤 1双击打开 D 盘根目录下的“各部门销售统计 .xlsx”文件，新建一张空白工作表，并将其命名为“报表”。在“报表”工作表的 A1 单元格输入查询标题“部门”，在A2 单元格设置数据验证，提供部门的下拉选择，如图 6-75 所示。

图6-75录入数据　

步 骤 2在【数据】选项卡中依次单击【获取数据】下拉按钮→【自其他源】→【自 Microsoft Query】命令，在弹出的【选择数据源】对话框【数据】选项卡列表框中选中“Excel Files*”类型的数据源，并取消【使用“查询向导”创建 / 编辑查询】复选框的勾选，如图 6-76 所示。

图6-76选择数据源

步 骤 3单击【确定】按钮，【Microsoft Query】自动启动，并弹出【选择工作簿】对话框，选择要导入的目标文件所在路径，选中“各部门销售统计 . xlsx”工作簿，单击【确定】按钮激活【添加表】对话框，如图 6-77 所示。

图6-77激活【添加表】对话框

步 骤 4在【添加表】对话框中的【表】列表框中选中“销售明细 $”，单击【添加】按钮向【Microsoft Query】添加数据列表，如图 6-78 所示。

图6-78将数据表添加至 Microsoft Query

注意:如 果【 添加表】 对话框中的【表】列表框为空，说明需要调整设置。单击【添加表】对话框中的【选 项】按钮，勾选【表选项】对话框中【系统表】的复选框，最后单击【确 定】按钮，待查询的数据列表即会出现在【添加表】列表框中，如图 6-79所示。

图6-79向【添加表】列表框内添加数据列表

步 骤 5单击【关闭】按钮关闭【添加表】对话框，在【销售明细 $】下拉列表框中双击“*”，向数据窗格中添加所有数据 , 如图 6-80 所示。

图6-80向数据窗格中添加所有数据

步 骤 6单击工具栏中的【SQL】按钮，清空【命令文本】文本框中的内容，输入以下 SQL 语句，单击【确定】按钮，如果出现提示信息，单击【确定】按钮即可，如图 6-81 所示。SELECT * FROM [销售明细$] WHERE 销售部门 IN (SELECT 部门 FROM [报表$A:A])表示只返回“销售部门”符合在“报表”工作表的A:A列区域的部门标题下的条件的记录。

图6-81输入 SQL 语句

提示：此句 SQL 语句用 IN 创建 (SELECT 部门 FROM [ 报表 $A:A]) 子查询，对主查询 SELECT * FROM [ 销售明细 $] 的“销售部门”进行条件限定。

步 骤 7单击工具栏中的 按钮，将数据返回到 Excel，此时 Excel 窗口中将弹出【导入数据】对话框。选中【数据透视表】单选按钮，【数据的放置位置】选择【现有工作表】中的“$E$1”，单击【确定】按钮生成一张空白数据透视表，如图 6-82 所示。

图6-82导入数据生成空白数据透视表

步 骤 8完成数据透视表的创建、布局和美化，如图 6-83 所示。

图6-83完成后的数据透视表

将查询参数“成品销售部二部”更改为“原料销售部三部”或“成品销售部一部”后，刷新数据透视表即可呈现查询汇总数据，如图 6-84 所示。

图6-84切换参数

END