设置条件格式

要为某个单元格区域应用条件格式时，需要先选中单元格区域。例如，要在销售业绩表中突出显示销售额最高的前 3 项，操作步骤如下。

步 骤 1 选中C2:C14单元格区域，依次单击【开始】→【条件格式】→【最前/最后规则】→【前10项】命令。

步 骤 2 在弹出的【前 10 项】对话框中，单击左侧的微调按钮或是手工输入数值 3，单击【设置为】右侧

的下拉按钮，在下拉列表中选择【浅红色填充】选项，最后单击【确定】按钮，如图 24-8 所示。

图 24-8　应用内置条件格式规则

条件格式实例

“数据条”“色阶”和“图标集”用颜色或图标来突出显示特定数据。

24.3.1　使用数据条展示数据差异

数据条分为“渐变填充”和“实心填充”两类显示效果。

如图 24-9 所示，在营收数据表中使用数据条来展示不同部门的营收占比，使数据更加直观。

操作步骤如下。

步 骤 1 选中B2:B8 单元格区域，依次单击【开始】→【条件格式】→【数据条】命令，在样式列表中单击渐变填充区域的绿色数据条样式，如图 24-10 所示。

图 24-9　用数据条展示不同部门的营收占比

图 24-10　添加数据条

此时在B2:B8 单元格区域中的数据条长度默认根据所选区域的最大值和最小值来显示，可以将其最大值调整为 1，即百分之百。

步 骤 2 依次单击【开始】→【条件格式】→【管理规则】命令，打开【条件格式规则管理器】对话框。在对话框中选中数据条规则，然后单击【编辑规则】命令，如图 24-11 所示。

图 24-11　条件格式规则管理器

步 骤 3 在弹出的【编辑格式规则】对话框中，单击【类型】下拉按钮，将【最小值】设置为【自动】，最大值设置为【数字】，【值】设置为“1”。单击【负值和坐标轴】按钮，弹出【负值和坐标轴设置】对话框。

步 骤 4 在【坐标轴设置】区域，选中【单元格中点值】单选按钮，其他保留默认设置，最后依次单击【确定】按钮关闭各个对话框，如图 24-12 所示。

图 24-12 【编辑格式规则】对话框

24.3.2　使用色阶绘制“热图”效果

色阶包括“三色刻度”和“双色刻度”两类显示效果，可以用不同深浅、不同颜色的色块直观地反映数据大小，形成类似“热图”的效果，如图 24-13 所示。

图 24-13　使用色阶展示降水量数据

操作步骤如下。

步 骤 1 单击B2 单元格，拖动鼠标到M列最后一行数据，依次单击【开始】→【条件格式】→【色阶】命令。

步 骤 2 在展开的样式列表中单击应用【红-黄-绿】样式，被选中的单元格区域会同步显示出相应的效果，

如图 24-14 所示。

图 24-14　选择色阶样式

24.3.3　使用图标集展示业绩差异

使用图标集功能，能够根据数值大小在单元格中显示特定的图标。在图 24-15 所示营销业绩表中，完成计划率大于 80%的显示为红色交通灯图标，60%~80%的显示为黄色交通灯图标，而低于 60%的则显示为绿色交通灯图标。

操作步骤如下。

步 骤 1 选中B2:G13 单元格区域，依次单击【开始】→【条件格式】→【新建规则】命令，打开【新建格式规则】对话框。

图 24-15　用图标集展示业绩差异

步 骤 2 在【选择规则类型】列表中选中【基于各自值设置所选单元格的格式】选项，在【编辑规则说明】区域中进行如下设置。

（1）单击【格式样式】下拉按钮，在下拉列表中选择【图标集】。

（2）单击【图标样式】下拉按钮，在下拉列表中选择【三色交通灯(无边框)】样式。

当选择图标集样式时，Excel默认执行“百分比”的比较规则，并且依据所选图标集类型中图标个数的不同，自动进行区间分段。本例需要直接判断单元格中的数值大小，因此需要在【根据以下规则显示各个图标】区域中进行如下设置。

（1）将第一个图标的【类型】设置为【数字】，然后设置【当值是】为【>=】，【值】为“0.8”。

（2）将第二个图标的【类型】设置为【数字】，然后设置【当<0.8 且】为【>=】，【值】为“0.6”。

Excel的三色三色交通灯默认的颜色显示顺序为“绿→黄→红”，单击【反转图标次序】按钮，将颜色显示顺序更改为“红→黄→绿”，最后单击【确定】按钮，如图 24-16 所示。

图 24-16　使用图标集展示业绩差异

提示

使用图标集时，仅可以选择内置的图标样式。如果单元格中同时显示图标和数字，图标只能靠左显示。

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北京大学出版社

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