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在Word/Excel/PPT使用中，需要掌握一些技巧，这样可以高效地完成一些麻烦的工作，不过有些技巧虽然堪称“神技”，但它并不一定适合所有的情况。
要用高效的方法解决对应的问题，否则越做越累越低效。
下面就“曝光”几个Word/Excel/PPT使用误区，希望小伙伴们能够注意噢，告别低效率，从此不再加班。
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格式刷确实很方便，对于一些内容较少的文档，可以快速“格式”，但是当面对那些十几页或几十页的长文档时，如果还用格式刷去“刷格式”，不仅操作烦琐，而且后期修改也需要一遍遍地刷格式。
正确的做法是借助Word的样式，设置好段落样式，对段落进行应用即可，如下图所示。
03 输入空行分页
如果文档中部分内容需要单独另起一页显示，很多人会在内容前面添加空行，直到文档内容显示在下一页开头为止。这样添加或删除前面的内容，原本在页面顶部的内容会跑到上一页，需要每次都删除或增加空行。
正确的做法是使用分页功能，将鼠标光标定位至要另起一页显示的文本段落前，单击【插入】→【页面】→【分页】按钮或按【Ctrl+Enter】组合键插入分页符，如下图所示。
04 手工输入页码
相信很多朋友搞不定页码编排，就用文本框手工添加文档页码，这样不但效率低，而且修改文档后，页码可能需要重新编排。
正确的做法是在文档编写完成后，通过单击【插入】→【页眉和页脚】→【页码】按钮，为文档添加页码，这样就算文档发生较大变化，页码也会自动变更。如果遇到复杂的页码编排可能就需要使用到分节符和设置页码格式等知识了。
05 手工添加目录
很多人也尝试了选择【引用】→【目录】选项的方式添加目录，如下图所示。但是总也提不出内容来。其实他们并不明白目录是在大纲的基础上创建的，如果没有对文档标题设置好段落级别，是提不出目录的。于是采取了手工添加目录，其效果可想而知，工作量大、容易错，而且修改麻烦。
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01 一个个输入大量重复或有规律的数据
在使用Excel时，经常需要输入一些重复或有规律的大量数据，一个个手动输入会浪费大量时间。
正确做法是使用快速填充功能输入。输入第一个数据，将鼠标指针放在单元格右下角的填充柄上，按住填充柄向下拖曳至结尾单元格，如下图所示。
02 使用计算器计算数据
在Excel中计算数据的总和、平均值时，使用计算器按键计算，效率低，还容易出错。
Excel将求和、平均值、最大值、最小值、计数等常用的函数添加为按钮，不需要插入函数，直接在【公式】→【函数库】→【自动求和】下选择相应的选项，即可快速计算，如下图所示。
03 图表使用不恰当
创建图表时首先要掌握每一类图表的用途，如果要查看每一个数据在总数中所占的比例，这时如果创建柱形图就不能准确展示数据，而应该选择饼图 , 如下图所示。选择合适的图表类型很重要。
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制作PPT时要避免把公司LOGO以大图标的形式放到每一页幻灯片中，这样不仅干扰观众的视线，还容易引起观众的反感。
03 文字太多
PPT页面中放置大量的文字，不仅不美观，而且容易造成观众的视觉疲劳，给观众留下念PPT而不是演讲的印象。因此，制作PPT时可以使用图表、图片、表格等展示文字，吸引观众。
04 选择不合适的动画效果
使用动画是为了使重点内容醒目显示，引导观众的思路，引起观众重视，可以在幻灯片中添加合适的效果。如果选择的动画效果不合适，会起到相反的效果。因此，使用动画时，要遵循动画的醒目、自然、适当、简化及创意原则。
05 滥用声音效果
进行长时间的讲演时，可以在中间幻灯片中添加声音效果，用来吸引观众的注意力，防止听觉疲劳，但滥用声音效果，不仅不能使观众注意力集中，还会引起观众的反感。
06 颜色搭配不合理或过于艳丽
页面中文字颜色与背景色过于接近，导致文字不够清晰。过于艳丽的色彩搭配，不仅起不到美化作用，还会导致PPT看起来俗气。
除了以上列举的问题外，还有很多类似的操作短板，相信很多朋友深有体会，篇幅有限就不一一列举了。希望每位朋友都能摒弃低效操作，熟练掌握Word/Excel/PPT，向高手跃迁。
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