最近我发布了针对GTD个人管理系统，自己所做的新调整版本，Zen To Done（英文缩写ZTD，中文名称《简易做》）：终极简单高效系统。不过，读者Mark Siegal说那套系统看起来挺复杂。于是我现在给出ZTD系统的极简版本 — 它是不含无谓内容的高效多产做法。
四个习惯
1. 收集。习惯：无处不在的收集。请随身携带一个小笔记本（或任何便于收集信息的工具），写下进入你脑中的所有任务、想法、项目，或其他信息。把所有信息从脑中转移到纸上，这样你便不会遗忘。这和GTD管理系统的做法一样。但ZTD要求你使用非常简单、便携和易用的收集工具 — 最好使用小笔记本或一叠索引卡（并非强制要求），因为它们要比掌上电脑或笔记本电脑更易使用和携带。工具越简单越好。当你回到家中或办公室后，请把笔记内容清空转移到待做事项列表上。
2. 处理。习惯：对你收件箱里的事物做出快速决定，不要推迟拖延。让各种事物堆积起来，就是在做出决定方面拖延耽搁。请处理你的各个收件箱（包括电子邮件、实体邮箱、语音信箱、笔记本等），每天至少一次，如果需要就多处理几次。在进行处理时，请从上向下开始，对每件事物做出决定，如同GTD的做法一样：做完（假如只需不到2分钟）、舍弃、委派、归档，或放进待做事项列表或日历中，等晚点再做。请查看《清空你的电子邮箱》和《清理干净办公桌》，以获知更多内容。
3. 计划。习惯：为一周和一天设定MIT（最重要任务）。为每周列出你想完成的“大石块”任务，首先安排好完成它们的时间。再为每天创建包含1-3个MIT（最重要任务）的列表（基本上就是你当天的“大石块”任务），确保自己能完成它们。每天尽早完成MIT，确保自己做完它们。
4. 行动（专注）。习惯：毫不分心地每次完成一项任务。这是ZTD系统的最重要习惯之一。你必须选定一项任务（最好是你MIT里的一项），排除其他任何干扰，专注完成此事。首先，清除所有分心事物。关闭电子邮件、手机、有可能的话甚至包括互联网（不然可以直接关闭所有没必要打开的标签页），清理桌上的杂物（若你能遵循习惯2做法，此事应当非常容易）。然后，如果喜欢，请为完成任务设定闹钟，不然的话请尽可能长时间地专注于手头任务。别让自己分心走神。若你受到打扰，请在笔记本上记下任何额外要求或新进任务/信息，然后回到当前任务上来。不要试图同时完成多个任务。请参看《如何不做多任务工作》。
极简的ZTD系统能有什么实用效果
这个版本的管理系统会留下六种习惯：保持由简单列表构成的日常系统，组织管理一切事项，每周回顾，简化个人任务和项目，为自己设定常规做法，找到你的生活激情。
尽管我认为这六种习惯很有价值，对一套极简系统而言，它们并非绝对必须的选项。
极简主义的落实做法
那么你该如何落实这套系统，你需要什么才能将它实现？首先是工具：一个小笔记本和一支笔。就这样。
下面是这套系统的落实做法：
1. 用你的笔记本写下自己想到的任何事情。这能让你把事情从自己脑中清出，而且不会忘记它们。
2. 当你回到办公桌前或家中，把那些新任务添加到你的“待做事项主列表”上，这个列表也可保留在你的笔记本上。
3. 在每天开始时，回顾你的列表，写下自己想在当天完成的1-3个MIT。那就是你的整个计划系统。你不再需要其他任何事情。
4. 每天尽早完成你的MIT。完成每个项目时，请排除所有分心事物，只专注完成那一项任务。不要去做多任务工作。当完成那项任务后，再转到下个MIT。
5. 若你完成了自己的MIT，请前往“主列表”，看上面的下个最重要任务是什么。按照上面第4步中所说的那样完成它。根据需要重复此做法。
你并非真正需要10个不同列表，假如没有那么多不同列表，你也无需进行每周回顾。我仍建议你设定年度目标，并把每个目标里的小任务添加到“主列表”上，但这只是可选做法。
另一个可选做法：倘若觉得它们有用，你也可以把这个极简系统之外的任何习惯，添加到“主列表”中。
Leo Babauta（里奥·巴伯塔）
2007.04.17
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