良性循环需要激励制度
在项目开展初期，可以给予小组成员一些物质或者精神上的奖励，如此良性循环后，公司的知识库将不断丰富，知识共享也将成为企业文化的一部分。三星SDS公司在开始实施知识管理时遇到的最大问题同样是技术人员不愿意将资料和技术共享。为了吸引员工参与，三星SDS最初不得不采取“电子货币”的方式对贡献知识与下载知识的员工进行奖励。但是实施知识系统5年后，共享文化在企业中形成，三星SDS知识库中也收录了10万多条知识资料和20多万件知识资源。5年来，整个三星SDS通过知识管理系统节省了1.6亿元人民币。
另外，将员工的合理化建议存入知识库中也是丰富知识库的重要途径。员工在工作中解决了一个难题或发现了处理某件事件更好的方法后，可以把这个建议提交一个知识小组，知识小组对这些建议进行审核，并把最好的建议存入知识库中，在建议中注明建议者的姓名，以保证提交建议的质量及促进员工提交建议的积极性，而对公司有重大帮助建议者，可经由知识小组提议给予其奖励。
惠普（中国）公司就把这种提出建议行为与员工每年的个人业绩评估结合在一起。员工乐于分享，将获得额外的加分。除了业绩评估外，惠普在管理制度上也给予了一些名誉上的鼓励，比如在员工铭牌上标明“星级”，对那些乐于与大家分享知识的员工，个人铭牌上加上星形标志。在物质奖励上，分享知识也是惠普认可的一个方面。
知识管理小组的任务除了上述内容外，还要担负起知识的评审、分类、变更等职责。一个新入系统的知识必须符合经过实践检验、有启发性或指导性、在同类知识中最有代表性这三个原则，小组专家需要对该知识评级、分类，并确定它所指导的实践范围，将其录入系统中的相应位置，确保知识的安全和易于查找。每年知识小组都需要定期对知识进行排查，剔除失效知识、更替最新知识，以保证公司员工在系统中查到的知识都是最新的，并能迅速指导其工作。
KM系统重在应用
所有知识的最终目的都是为了使员工更好地完成工作，并创造出更多的价值，因此知识应用是实施知识管理系统的重中之重。除了保证系统操作的简洁性、知识分类的科学性、知识查找的便捷性之外，更重要的是建立一种企业学习文化，确保知识有所用。
某大型制造业企业已建置完备的Intranet系统及Notes资料库，正逐步实施KM计划，负责KM资料库的员工，相当尽职输入了大量的资料，但却发现员工的使用率极低，连带也使得老板推动KM的决心大打折扣，让整个辛苦设计的KM系统越来越像公式化的表面功夫。为了保证系统中的知识能够被充分地利用，在项目开始初期可以将学习知识与KPI指标相结合，使学习与员工的业绩直接挂钩，从而打造出一个学习型组织。
根据知识评级的不同，将会针对各个部门设置出必修科目，这些科目将更好地指导员工的工作，所有学习者都可以给知识发布者留言、与发布者交流，这是一次在学习的过程。在不断的交流中，将会有越来越多的员工发现这个系统的好处，他们能从中找出困扰自己多时的疑难问题的答案，并有专家会在线即时为他们解答问题。
控制知识安全的出入口
在实施知识管理系统的过程中有一点是任何一家企业也无法忽略的，就是知识的安全问题。国内某电子业OEM大厂，为了不让核心研发知识外流，设计了复杂的信息系统，将各种文件层层加密，不允许同仁擅自做出储存、修改、打印、上传、下载等任何编修动作，都需要透过文件管制中心系统的“签核流程”审核通过，才能公布、打印或传阅。不过在某次信息中心清查中却意外地发现，员工可以将档案以E-mail夹档的方式，传至公司外部的服务器，并且有若干的设计图已经外流。
知识管理，成于蚁穴
生物科学家曾做过这样一个实验：将一小群工蚁放到一个适合筑窝的地方，出于本能，这些小蚂蚁会立刻动手建筑蚁穴。但当蚂蚁的数量小于一定级别的时候，这些忙忙碌碌的蚂蚁只会建造半个门拱，它们会反复建筑许多半个门拱，就是建不起一个完整的门。如果不断地增加蚂蚁的数量，在达到一定数量级别的时候，那些乱哄哄的蚂蚁突然好像得到了完整的建筑图纸一样，一下子变得有序起来。不一会儿，一个完整的蚁门就会完成。
蚂蚁的世界也有类似知识管理的机制存在着，推而广之，其实不论是有意还是无意，知识管理普遍存在于世界的各个角落。优秀的知识管理可以为企业带来无穷的财富，相反，忽视知识管理的企业所面对的注定是无尽的浪费，它们永远也不会完成自己的“蚁穴”。
知识的收集与共享是成功实施知识管理系统的前提条件
知识管理系统要保证其操作的简洁性、知识分类的科学性、知识查找的便捷性
（作者单位为北京正略钧策企业管理咨询有限公司）
