前文介绍过了建立价格信息体系，掌握成本分析，管好采购人员等削减采购成本的方法，本文将继续介绍削减采购成本的重要方法：管好采购过程。
我们可以看作，上一部分为铺垫采购基础的秣马厉兵，这一部分则是出动真刀真枪的交锋。
回顾前文：削减采购成本的方法（上）
四、管好采购过程
采购过程的控制非常复杂，要控制很多方面，也有许多专门的技巧与方法。
1. 采购的5R原则
5R原则是采购最基本的原则，5R是指适质，适量，适价，适时与适地。
“适质”讲的是品质始终符合标准。质量要好，这是采购过程中最基本的前提。
“适量”讲的是数量适当，不呆料，不囤料。最理想的状态是“要多少买多少，不多不少刚刚好”。
“适价”讲的是以合理成本取得所需物料。
“适时”指的是及时供应，不断料。常用准时交货率来表示，这与采购周期直接相关，采购周期越短，材料准时交货率越高。
“适地”指的是供应商距离最短能最快速供料；物料与使用部门距离最短能最快速发料。这就要求就近采购，就近供应，因此涉及“采购半径”的缩短。
2. 三个关键性采购原则
5R原则是最基础的，很容易理解。要做好采购过程控制，还得特别关注三个关键的采购原则:①不要远离采购部门；②把力量集中在A类材料上；③不要加速完成采购。
（1）不要远离采购部门
不要远离采购部门就是强调，公司高层不论对采购熟悉还是不熟悉，都不要与采购部门及采购人员隔离开来，要参与进去。采购经理要与公司总经理保持直线汇报关系。最好坚持每周与采购部门经理开一次正式的会议，让他贴近汇报，充分显示公司对采购的重视。
（2）把力量集中在A类材料上
A类材料是指占了采购金额80%比例的那些种类。把力量集中在A类物料上.是为了保证采购部门在成本最高的A类物料的选择、交货及周转上花最多的工作时间。
（3）不要加速完成采购
要充分利用采购部门的专业经验，寻求尽可能低的采购价格与采购总成本。不要因为销售预测不准或者缺乏正确的产品供应计划，就让采购部门迅速采购。当采购部门最关注的就只有一个指标：交货期，这时对于供应商的选择、质量标准的建立与沟通、价格的谈判、总成本的控制都难以实现。最终反过来可能还会影响正常的生产活动，因为买的东西未必真正适用。
3. 采购中的ABC管理法
建立一个有效的、有成本意识的采购部门最重要的一步是执行ABC层次系统，要将主要精力集中在A类或AA类材料上，这是成本降低的努力方向。ABO管理的目的是使公司的财力集中在最重要的项目上。通过掌握A类材料供应情况，就可以形成高效的库存周转。
前面讲到了把力量集中在A类材料上，实际上就来源于ABC管理法。下面我们来看一看究竟什么是ABC管理法。
ABC管理法
如果公司采购的材料种类非常多，甚至A类材料的种类也超过几十种的话，还可以对A类材料再进行ABC分层，分为AA类、AB类与AC类，并将管理的重点集中在AA类材料上。
4. 招标采购的技巧
（1）招标采购的基本原则
招标采购必须要遵循几个基本的原则，即“三公+诚信”；公正、公平、公开和诚信。
招标采购的优点主要有如下四个方面：
(1)规范采购行为
招标采购的基本原则里面强调了“三公”，即公正、公平与公开，同时招标采购有一整套严谨的流程，是由跨部门小组共同参与共同决策的一个过程。这有利于规范采购行为，减少甚至可以防范采购中的不良行为，规避了相应的风险。
(2)降低采购价格
招标采购时参与投标的往往是多家供应商，他们之间互相竞争的结果，有利于招标方获得价格优势，从而降低采购价格，甚至实现最低的采购总成本。
(3)获得更多服务
除了关注价格外，招标方在评标时还需要比较服务条款等，这就促使供应商在服务方面做出更多的承诺，有利于招标方获得更多服务。
(4)开发更多潜在供应商
2.两种常用的招标采购方式
招标采购常用的方式有公开招标与邀请招标两种，具体如下:
(1)公开招标
(2)邀请招标
招标采购要遵循标准化的流程，只要是采用招标采购，走的流程都是一样的。这个流程反映的是公开招标的方式，里面清楚表达了如何发标、投标、确定评委、开标，评标以及中标，但如果是邀请招标的方式，在发标上投标环节会简化一些。
招标采购流程
3. 招标采购的流程
(1)发标与投标
发标方先要制作一个标书，标书经过审批之后进行上传，传到相应的一些公开渠道。标书通过公开渠道公布之后，投标方能査阅到这个公告，然后下载，制作并提交完成的标书。
(2)开标、评标与中标
标书提交上来之后，发标方组织成立一个评审小组。评委可以从专家库里面去选择，也可以由公司内部来自不同部门的有资质的成员担任。如果是国有的企业，将严格按照规定，从专家库里面随机选择评委，以防止一些利害冲突。
接下来是开标，并按照事前确定的标准评标。最符合条件的供应商将被确定中标，然后宣布并公示，最后通知给中标方，就完成了整个招标采购的流程。
4.如何评标
评委们在评标时，通常采用综合评分法，严格地遵循如下的四个步骤：
(1)符合性评审
(2)技术性审评
(3)商务性审评
(4)综合性审评
5. 招标采购的几个小技巧
(1)宣布冻结甚至削减价格：绝不接受涨价。
(2)A类材料每年至少竞标一次并且公开进行，也可以将竞标当做一种手段去压价。
(3)招标采购时开标与评标可以参照宝洁公司的做法。
案例：宝洁公司的开标与评标
第一轮，各个供应商投标完成后，评委立即开始打分，系统可以很快统计出结果。之后把所有供应商集中起来，通报第一轮的结果。然后给一定的时间休息与准备，再转入第二轮投标与评标。
第二轮之后，再次集中通报结果，才进入最后一轮。
最后一轮，竞争已经到了白热化。经过前两轮的对比，供应商们都已心中有数、但又各自心怀鬼胎，在战战兢兢中投下最后的标书，焦急地等待着宝洁的开标。宝洁公司的评委们深知供应商的心理，第三轮的评标会相对漫长一些，一是为了显示谨慎与庄严，二是为了制造一种紧张氛围。评标结果出来之后，再次集中通报，并宣布最高分者中标，并对所有供应商致谢。
5. 竞争性谈判技巧
有人认为，采购就是做两件事情:货源，再货源。谈判，再谈判。找到合适的货源，谈判合适的条款，这就是采购的主要内容，可见谈判对于采购的重要性。谈判时有多个可选择的货源，就可以开展竞争性的谈判。
（1）成功采购谈判的三个要素
一个成功的采购谈判，需要同时具备三个条件:①可达成协议;②要富有效率:③能维持关系。
衡量谈判是否成功，最基本的依据是签署一个双方认同的有效力的协议;
同时还要看花了多少时间去达成这一个协议，花的时间太长，效率太低，谈判也不算成功;最后还要看能否维持双方的关系，签署协议只是一个开始，更重要的是执行协议，协议能否顺利执行取决于双方的关系。
（2）不要让你的采购人员谈价格
这句话的本质含义是：在谈判价格的时候，要通过一个“跨部门小组”去执行。
跨部门小组的成员将来自生产需求部门、技术部门、质量部门、采购部门、财务部门或者内部审计部门。采购人员仍然参与其中。
在谈判中真正砍价的时候，最好的办法是有“砍价专家”专司此职，这也符合价格谈判的独立性原则。“砍价专家”要有异常强烈的成本意识，并且事先充分了解供应市场，尤其要熟悉有关材料的价格构成。“砍价专家”往往也不是采购人员，不需要过分顾忌对方感受。由他们大刀阔斧地砍价，逼着供应商就范。谈判结束后，由采购人员安抚他们的情绪。
（3）谈判准备比谈判本身重要
一个完整的谈判过程包括是哪个环节：坦帕准备、外部谈判以及谈判总结。
谈判过程简述
6. 集中采购的威力
集中采购又叫做采购的中央化，它与分散采购是相对立的。集中采购是将所有采购的职能集中到采购部门，公司购买任何产品或者服务都通过采购部门来执行。
（1）走向集中采购的三个阶段
如果一个公司之前是分散采购，走向集中采购时往往要经历三个阶段：
（2）集中采购的三个层次
采购部门尽可能向同一个供应商采购不同的产品。集成供应的结果可以节省交易成本，同时因为规模更大，也增加了采购谈判的力度，有利于获得更低的采购价格。
（3）集中采购的优点
分散采购的优点是：适用性、灵活性以及速度与效率。
集中采购最大的优点是采购总成本最低，具体来讲可以总结为如下七点:
(1)采购量大，总成本降低，交期也更有保证。
(2)所购物品容易标准化。
(3)采购管理简单化。
(4)不会因物资短缺内部竞争导致价格上涨。
(5)有利于采购专业化分工与专业技能提升。
(6)推动供应商的有效管理。
(7)有利于对采购活动进行更有效的控制。
7. 鼓励供应商之间的竞争
合理竞争可以降低成本，利于持续改善，最终形成双赢的合作伙伴关系。
供应商之间的竞争手段通常有两种：一是差异化，二是低价格，而低价格用得更加普遍。新的供应商想要和你做生意，在质量认可的前提下，往往会以低价进入。有了备选的供应商，才可以挑起他们之间的竞争。
在竞争的环境下，避免对单一供应商产生依赖性，从而降低配合度。开发新的供应商，以应对现有供应商无法提供满意的质量、成本和服务要求的情况。
8. 包装和运输优化
包装与运输优化是降低采购总成本的一个重要环节。在采购订单上必须清楚说明包装与运输要求，这对进出口贸易尤其重要。要保证从采购、生产到交货所有的成本都是最低的。
（1）包装优化
包装最重要的功能是保护内容物的质量以及运输与搬运的效率，只要实现这些功能就可以了，任何过度的包装都是浪费。
包装优化的方法有如下几种:
（2）运输优化
运输优化有利于降低运输成本。优化运输要控制好报价环节与结算环节，这两个环节都涉及几个关键点：运输量、运输价格、运输距离、运输路线、运输目的地、到达时间、运输单据以及信息交换等。这些关键点最终影响到运输的质量、效率与成本，因此要仔细检查与核实，以防发生错误。所有的内容最后通过运输合同来约定。
9. 延长付款时间
每个企业在日常运营中都非常关注应收款与应付款的管理。其基本思想就是应收款尽早收回，应付款延迟付出。降低成本的另一个简单方法就是延长付款时间。
大多数供应商宁愿多等一段时间，而不愿失去生意。延长付款时间可以为公司争取更多的现金流，有利于提高资金效率，减少资金占用成本。因为当你将货款付出之后，采购回来的材料可能还没有使用完。
需要注意的是，这里所讲的延长付款时间，是指在与供应商谈判时，要争取更有利的付款条件，尽可能延长付款时间，然后在合同里面确定下来。但一旦确定下来，无论是30天，45天还是60天，到期该付款的时候就一定要及时付款。这与平时有些公司故意拖延货款是两回事，不能混为一谈。毕竟商业信用是一件非常严肃的事，对于维持双方长期友好的合作至关重要。
10.大力实施材料标准化
标准化可以降低总成本。有时为了总体上更大的节省，在某些环节成本也可能增加。
标准化的需求主要体现在新产品开发过程电。在开发新产品时，技术人员倾向于尝试各种不同的技术与材料，很容易让采购的清单越来越长，批量越来越小，从而削弱未来采购的优势，甚至让采购变得非常复杂。
这就要求采购在新产品开发过程早期就参与进去，帮助研发部门尽可能多地利用现有的原材料以及包装材料进行新产品的开发，从而减少采购的种类，有利干形成规模效应，从而实现采购成本的降低。
在生产过程中，持续推动材料与包装的标准化工作，也能起到相同的作用，比如中性包装的应用等。
11. 绝不签署来自对方的格式合同
采购人员必须熟读两部法律文件，一部是之前提到的《中华人民共和国招标投标法》，另一部就是《中华人民共和国合同法》。
采购合同管理最重要：1.绝不签署来自对方的格式合同；2.善用补充条款；
合同评审要由专业的法律人士去做，要么是公司自己的法律部门，要么是公司聘请的法律顾问。通过严格的合同评审，可以充分保障权益，降低风险。
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