导读：高手与普通人之间的差距，有时就是一厘米，这一厘米可能是对目标的坚持、是做事的章法、是做事的效率、是做事的细节······
做任何事都少不了时间，时间是必须具备的一个条件。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源，绝大多数人却都以为可以取用不竭。而有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。
要了解时间是怎样耗用的，从而据以管理时间，我们必须先记录时间，但我们却一直把时间浪费在并不太重要的工作上。在那些工作中，时间的利用和浪费，充其量只会对效率和成本稍有影响而已。而在某些越来越重要的工作领域，我们却没有应用这套方法，尤其是那些时间因素特别重要的知识工作，特别是管理者的工作。
要知道，只有在这些方面，时间的运用和浪费才是直接攸关有效性和成果的。要提高管理者的有效性，有这么两件事是托推不掉的。
01 记录时间耗用的实际情形
事实上，许多管理者都备有一本小册子，自己记录，也有人请秘书小姐代为记录。重要的是，必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。
许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录，每月定期拿出来检讨。至少，有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本，他们便能自行检讨了。半年之后，他们都会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上。经过练习，他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去。
02 要做有系统的时间管理
我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步，可以试问自己下列几个问题。
1. 找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间
将时间记录拿出来，逐项逐项地问：“这件事如果不做，会有什么后果？”如果认为“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消。
然而许多大忙人天天在做一些他们觉得难以割舍的事，比如应邀讲演、参加宴会之类，不知占去了他们多少时间。而这些工作，他们本身既不感兴趣，做得也根本不够精彩。
其实，对付这类事情，只要审度一下对于组织有无贡献，对于他本人有无贡献，或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有，只要谢绝就得了。
2. 哪些活动可由别人代为参加而又不影响效果？
任何一个组织——企业、政府、学校和军事机关，几乎每一位主管人员都接到过上级有关做好授权的指示，而且他们本人也曾屡屡对其下属阐明授权的重要。但是这样的谆谆告诫是否产生效果，实在令人怀疑。原因非常简单：只是因为没有完全明了授权的意义。
如果认为所谓授权是说：“我的”工作应由别人来做，那就错了；因为你既拿了薪水，就该做你自己的工作。又有人认为：充分授权之后，最闲散的经理人便应该是最好的经理人。这样的看法不但荒唐，而且也是不道德的。
管理者如果真想有所作为，只要将可由别人做的事交给别人就得了。
参加会议就是个例子。虽然会议本来并没有什么别人处理不了的大事，但管理者总得出席。在文件的初稿出来之前，管理者往往要花上好几个小时参与讨论。总而言之，管理者所做的工作，确实有许许多多可由别人去做，而且也应该由别人去做。
“授权”这个名词，通常都被人误解了，甚至是被人曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。
3. 管理者在浪费别人的时间
即使管理者处理的都是颇有成效的工作，其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。所以敢于问自己的下属：我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情？从而改进。
许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作，则工作就进行得快多了。
事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。人总有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事非躬亲不可。纵然是最有效的管理者，仍然免不了有许多不必要的和非生产性的工作。
大胆减少自己的工作，真会出问题吗？只要看有些管理者虽然身患重病，甚至于身有残疾，仍能干得有声有色，就可知道这种顾虑是多余的。大胆减少无谓的工作，绝对无损于有效性。
03 如何消除浪费时间的活动
时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管者也应予以同等的重视。管理不善不仅会浪费大家的时间，更重要的是会浪费主管自己的时间。
1. 找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素
应注意的现象是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次，就绝不应该再让它出现第三次。
2. 人员过多，也常造成时间浪费
判断人数是否过多，有一个可靠的标准。如果一个高级管理人员，尤其是经理，不得不将他工作时间的十分之一花在处理所谓的“人际关系问题”上，花在处理纠纷和摩擦上，花在处理争执和合作等等问题上，这个单位就显得人数过多了。
人数过多，避免彼此侵犯，也难免成为绩效的阻碍。在精干的组织里，人的活动空间较大，不至于互相冲突，工作时也不用每次都向别人说明。
3. 信息功能不健全
例如，某一医院的院长，多年来一直为应付院内医生们的电话而苦恼。医生们打电话给他，要求他为病人安排一个床位。住院部都说是没有床位了，但这位院长几乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院时，住院部不能立刻接到通知。
当然，有没有床位，各病房的护士长随时都清楚，主办出院结账手续的出纳台也能随时知道。住院部的人，是在每天清早5点办理“床位调查”工作，而通常病人大多是在上午医生查房之后才办出院手续。其实像这样的问题，只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳时，多填一份副本送住院部就解决了。
另一种同样常见的现象，是信息的表达方式不当。其后果有时更为严重。
以上所说的种种时间浪费的缺点，例如人数过多、组织不健全或信息系统失灵等等，有时是轻而易举就可以改善的，但有时也要花费许多时间和耐心才能改善。不过，只要你肯付出努力，这种改善的效果是很大的，特别是可以帮你省出许多时间来。
来源：《卓有成效的管理者》
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