职场应做

《快樂工作人》改正工作習慣，做好時間管理 ～
  用對的方法做對的事情 改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程達到「最佳化」，大幅減少時間浪費。【吳凱琳】 時間管理的第1守則，就是“Do the right thing right.”（用對的方法做對的事情）。 但是多數人只做到前半段，卻忘了後半段。翻開釵h談論時間管理的書籍或文章，內容一定是告訴你，如何依據事情的輕重緩急，設定優先順序。 但事實上，如何用對的方法做對的事情，其實更重要。 　　做事有方法，時間自然變多 交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完 100本書，當場引起大老闆們的激烈抗議。工作的事情都處理不完了，怎麼可能還有時間讀這麼多書？ 　　直到學期最後，大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看，有幾個人可以找到最有效的讀書方法，」黎漢林說。事後他才向EMB A學生解釋什麼是有效的嬝炊隤k，從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中，抓住整本書核心概念，再用簡短的字數描述這個概念，就能吸收到一本書的精華。 　　改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程達到「最佳化」，大幅減少時間浪費。 　　該如何開始？ 美國卡內基訓練公司（Dale Carnegie ＆ Associates）前執行長、目前擔任史都華李文顧問公司（Stuart Levine ＆ Associat es）執行長的史都華．李文（Stuart R. Levine），在《關鍵時刻》（Cut to the Chase）這本新書提供了有用解答。 1.思考要慢，執行要快。 　　有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事後得花雙倍的力氣去調整。 　　如果你真的想要節省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點時間，仔細討論，想清楚再動手，即使事後仍需要調整，但也不至於會太過離譜。 2.再三確認，知道你該做什麼。 　　如果你一開始就會錯意，不清楚對方要的是什麼，就是在浪費時間做白工。很多時候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最後卻發現相差十萬八千里。到底是對方沒說清楚，還是你的理解能力有問題？ 　　假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢，你可以自己先設想，哪些內容會是主管想要的，然後立即和主管討論，確定你們彼此之間的認知是一致的，就可以開始工作。 　　但是如果主管交代完，你就直接問比較細節的問題，例如是哪些經濟趨勢，一時之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構想，再和主管確認最後內容的走向，會更有效率。 3.時間壓力愈大，工作效率愈高。 　　規畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項目，還要在旁邊寫上預計完成的時間。一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。 4.工作之前，先把辦公桌清理乾淨。 　　如果你去知名曙U或飯店的廚房就可以發現，廚師在開始烹飪之前，必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。同樣的，工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前，請先空出一個乾淨的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。 5.向外求助，別閉門造車。 　　如果你新接某個工作或專案，先詢問有經驗的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費時間自己去摸索，以免走錯方向。平常，也應該多觀察他人不錯的工作習慣，自己多加學習，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應多加利用。 6.凡事主動，等待只是浪費時間。 　　每次當有人說「我再打給你」這句話時，就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯絡那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節省等待的時間。 7.改變自己，適應其他人的工作習慣。 　　工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時間浪費。要改變別人，不如先改變自己，順應別人的工作方式，讓流程的進行可以更有效率。平常互動時，多觀察對方的工作習慣，或是他最討厭別人有哪些壞習慣，避免自己踩到地雷。 8.成奶]要花時間分析。 　　我們常要求自己了解犯錯背後的原因，避免下次再犯。 　　但是，你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時，你才知道如何達到成果。當你知道成左滬鴞]，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。（本文由《Cheers雜誌》提供）