我是一名中层主管,我的顶头上司就是老板,很多时候老板给的指令很模糊,而且 往往喜欢拖到最后一刻才做决定,搞得我们下属工作都很仓促,准备不足,有时可能导致事倍而功半。
作为中层主管,有时下属也会来打扰你的工作。有时候自己在想一个重要的方案,下属跑过来说,他这个不会做,让我帮她做做, 我是热心肠,又不好当场拒绝,有时搞得自己的工作没完成。
本来培养下属是主管应该做的,但老是被下属打断,工作效率大大下降,也不是好员工呀。
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【生涯咨询师柏永辉】
为什么有些人在职场上忙得手忙脚乱？
当我们发现自己，无论是上级还是下级来一个信息，经常就会手忙脚乱时，我们要做的就是反向控制主动权——通过邮件来沟通和跟进这些对应的新增信息和现有的任务进度。
如上图，工作中，我们最好用excel表格来记录本周或当天的任务。
职场上，任何以口头布置、微信消息、会议跟进、以及各种紧急打断的任何指派给你的任务，都必须以白纸黑字的待办任务方式，用邮件形式，抄送给布置任务的上级和相关人员，别人看不看是别人的事情，记不记录就是你的问题了。
只有这样才能让大家知道你当前正在做什么，做任务的进度是怎样的，大家同时可以看到这张表格的背景，什么任务、这个任务可以分成多少个小项、然后每一个小项的进展怎么样、同时对应了需要哪些资源、时间大概多少、对应需要用哪些技能、然后可能需要动用到什么资源和联系到谁、对应会有哪些阻碍，如果你按照这样方式来去交待任务给上级看的话，上级自然看得一目了然。
如果你按照这样的方式给下级交代任务，下级即使遇到一些不知道怎么解决的问题，通过表格，你和下级都可以很清楚的知道卡在了哪个环节，作为中层领导，你也可以很清楚的知道该如何给出支持。
通过这张简单的 excel 表格划分任务还有什么好处呢?
一件任务可以追溯到邮件发送的时间,要抄送到的人物和要做什么事情,并且老板给你口头布置的这件任务对应带来多少时间损耗和时间成本以及对应的收益,都是可以通过白纸黑字来计算得出的，这么一来你就不容易被不断的打扰了。
另一个好处，就是告诉你的上级和你的同事以及你的下属，我本人在职场当中是有时间成本，我的时间成本是很贵的，因为我是过来创造价值而不是过来随时随地被你们打断的。这张表格可以一目了然的告诉所有人，谁在阻断这个项目的跟进，谁在打断这个项目的进度，有了这张白名单，思路就会特别清楚，也不容易被人家打断。
这个概念还告诉我们，职场上如果想为别人节约时间，那么你能够能为别人做事情做到什么程度，你对应的价值就到什么程度。很多人在团队合作的时候手忙脚乱，又是拖这个，又是忙那个，不得其法。而简简单单的一张 excel 表格就可以把这些事情理得一清二楚。
同样很多人也一定会说，老师啊，我这边同时会有两个或者三个项目来同时进行，那这边忙的来一塌糊涂怎么办呢？
那我的建议就是说你同时开两个sheet，每个sheet代表自己的不同项目角色。我给大家截图截了两张图片，一张身份我是以咨询师的角色来跟进这些任务的，并且分项任务是哪些，紧急程度，重要还是不重要，然后在哪个时间段进行完成，对你的信息反馈如何。
同样另一个，我是培训师身份，我应该去做哪些事情，然后我应该去做就是说剩下的跟进的有哪些事情，那这么一来之后，你就可以看到虽然我是同一个人，但是思路理得一清二楚。
嘉宾：柏永辉
时间管理培训师,实战10年+
新精英大满贯毕业学员
国家认证职业生涯规划师
十年时间看过2000+书
微信公众号:八运会
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