如何开召开项目例会

项目例会的常见问题：

开会之前没有确定会议日程、议题、目标，没有安排适当的时间、适当的地点、适当的人员参加会议，事先没有就项目的目标与相关方面进行沟通、达成共识；开会之中没有营造良好的氛围，没有控制会议进程，偏离会议主题，没有鼓励大家参与，忽视他人的意见，拖延时间；会议之后没有形成明确的结论或决议，没有及时发放会议纪要等等。

项目会议开成了茶话会，牢骚会或者只有主持人讲话，形式主义等。

项目例会的召开方法:

提前通知，明确主题：开会之前确定会议日程、议题、参加人、地点等等，并且提前通知与会者。目的是便于参与者安排自己的工作，有准备、按时参加会议，同时保证会议有的放矢，提高会议的效率；控制会议规模，仅邀请必须人员参加：不要允许无关人员参与会议，人多，嘴杂，嘴杂往往很难达成共识；按时开会，按时结束：事先制定防止开会迟到、早退的规章制度，尽可能按会议议程展开讨论，控制会议进程，千万不要拖拉；坚持会议主题：开什么会，讨论和解决什么问题，与会议议题不相关的问题，不要在会上讨论；充分听取不同的观点和意见：会议、会议，就是说开会的时候要"议"，要议论，就要允许不同的声音、不同的观点出现，项目经理应鼓励与会者开诚布公，坦诚地表达出自己的意见，这样的意见即便得不到采纳和使用，也应得到尊重和包容；形成决议或结论：每次会议都应该有明确的结论，形成达成一致的决议，然后按决议去执行和落实，为了能达成共识，项目经理最好在会前与各方进行个别交流与沟通，会上可以有不同的声音、不同的意见，会议一旦形成决议，就只能出现一种声音，并且坚定地执行会议决议；作记录并迅速下发：会议纪要的发放时间最好不要超过24小时。

项目例会的内容

项目例会主要作用是：项目组自己监控项目计划执行状况的有效手段，检查项目计划完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施，解决项目问题，发现风险：

主持人（项目经理）应在会前就做好准备，了解各个组计划大概的完成情况，发现存在问题，接下来的工作安排等；在会上由项目经理首先阐述一下项目目前取得的成果，目前的进展和阶段，接下来的阶段性目标，目前的问题和风险，若项目有变更要明确项目发生的变更；在会上根据项目阶段计划，对于上周计划有延迟的情况要分析原因，并制定相应的应对措施；Review下周的工作任务安排情况，任务安排要目标明确且和阶段计划一致的，周计划的执行是为了满足阶段里程碑的目标；项目经理要注意看各组周计划是否满足阶段计划目标要求，并确认是否存在组间冲突的问题，任务依赖是否考虑到等；Review上周发现的问题*解决情况，未解决问题的进展状态，本周有哪些新问题，问题的解决方案和责任人是谁等；重要事项的沟通，如把某些做得比较好的人员或者事迹，在会上与大家沟通、学习。比较典型的如把写的比较好的文档或者工作方法跟大家分享。对会议过程中提出的问题形成决议和结论，确定执行并安排责任人跟踪落实，坚定执行，会议结论包括：

7.1.什么事情7.2.由谁负责来完成7.3.什么时候完成，提交的成果是什么7.4.由谁负责跟踪

总结今天会议的成果，以及有待进一步确认的问题；

作记录并迅速下发，会议记要的发放时间最好不要超过24小时，发给会议中提到的或者会议纪要中涉及到的所有人员。