对于这一讲的主题“精神状态影响生产效率”，相信大家都心领神会：事情越多，人越疲惫不堪，效率自然也就越低。
所以，这一讲的学习，就是解决这个问题——让我们随时都能元气满满，从而提高生产效率。
想要随时都能元气满满，我们需要从两个方面着手。第一个方面是建立条理性；第二个方面是掌握保持活力的方法。也就是说，这一讲的学习，将分两个方面：一是，学习建立条理性；二是，学习保持活力的方法。
说到条理性，我们或许有疑惑：条理性与精神状态有关系吗？甚至我们都可以举例反驳：在我们的身边一定有总是把工作台搞得乱糟糟，但效率非常高的人。
是的，条理性与生产效率之间并没有直接的关联，但条理性与精神状态的关系非常大。这是因为条理性能减少我们记住事情所需要的脑力，以便我们拥有更多的脑力去处理更多的工作和生活，从而达到生产上的高效。
那么，怎样让生活和工作更具条理性呢？
说到活力，我们或许有质疑：一大堆的事情要做，却想要随时保持活力，这完全就是鱼和熊掌不可兼得啊！
是的，人的精力活力有限，纷繁复杂的工作往往很快就能将我们的精力活力消耗殆尽。但是，请别忘记了，精力活力既可以“用光”，也可以“充电”。
那么，怎样给我们的精力活力“充电”呢？
带着问题，我们一起开始今天的学习吧。
建立条理性要分两步走：
第一步是，建立一个有秩序、有用、有条理性的系统，这样就可以花很少的力气把工作和生活保持得井然有序；
第二步是，定期维护。因为就算再完美的系统，也会有突发事件打乱它。
我们先来学习如何建立一个有秩序、有用、有条理性的系统。我们需要认识到的是，整齐整洁不等于条理性。整齐整洁是表面现象，而条理性是一个让我们找东西和存东西都变得容易的系统。花几个小时找一件东西就是没有条理性的标志。
那么，究竟如何建立一个有秩序、有用、有条理性的系统？
1、生活方面定点定位
在生活方面，想要有条理性，就得给每个物品“定点定位”，这样不仅能使环境井然有序，还有助于我们日后查找方便。
一般情况下，我们会按照物品的种类进行分门别类。但如果某样物品没有明确的种类，该怎么分类？可以根据这件物品的使用频率来进行归类：这个东西不常用，就把它归类在不常用的类别里；如果这个东西日后还会新增，就重新增设一个新类别。
2、工作方面设置类别
在工作方面，我们可以建立项目、任务和活动这三个类别。
类别不能设多，原因有二：一是，几乎所有的工作都可以归入这三个类别中，而不能归入其中的工作不会超过1%，可以专门建立一个杂项来收集这类随机想法；二是，类别设多了，不利于定期打理、维护，容易造成遗忘。
什么是项目，什么是任务，什么又是活动呢？
项目是有共同目标的许多个任务的集合。项目相对稳定，更新频率不会太高。
任务是具体需要做的事情。任务分成三个部分：总体代办的事项，周待办事项和日待办事项。
将项目的内容，分解到周待办事项中，再分解到日待办事项中。那么，唯一需要检查校对的只有日待办事项。只要日待办事项正确且按时完成了，周待办事项就会正确且按时完成，从而完成整个项目。
不能划分进任何项目的任务（也就是上文说的随机想法、临时性任务），一律归入总体代办事项。如果这周需要完成这样的一个新任务，那么就把它列入周待办事项中；如果需要在某一天完成，就把它归入到当天的待办事项中。
活动是指那些在特定时间需要干的事。比如，12月10日，是爸爸的生日，可以在日历上做上标注或利用手机提醒功能。等到12月10日临近，再把这个活动写进12月10日当天的待办事项中。不要写进周待办事项中，以免造成周列表上的事情太多弄混淆。需要注意，日待办事项都是一些孤立的任务，包含当天所有要完成的任务和活动。
当我们建立了条理性系统之后，可以通过以下三条小贴士，帮助我们维护这个系统。
好记性不如烂笔头。随身携带便签本和笔，随时记录我们接收到的信息。回到家或办公桌前，再把这些信息更新进我们的系统中。只有随时记录了，才不会遗忘或忽视。
随时记录，不仅能有效地缓解记忆压力，还体现了对他人的尊重。
需要随时记录的还有通信往来，但不是所有的人都需要做好通信记录。学生就不用保存过去几个月的通信往来，而从事销售或客服工作的人则需要这样做。
通信记录需要记录双方沟通的日期、时间、地点和内容。
需要做好通信记录的原因是，双方交谈的内容可能就是我们需要代办的事项，是可以纳入我们的系统中。
60%保证做但没有做到的事情，不是因为做不到，而是因为忘记了。虽然这不是我们的本意，但却会给别人留下不守信用的糟糕印象。
要做到靠谱，需要做到这两点：
一点是，仍旧是随时记录，然后把记录归入项目、任务或活动的类别中；
另一点是，模糊不清的条目也要纳入我们的周或日待办事项中。比如，答应给别人发一份报告，但没有说明具体的发送时间，那么我们就应该把它纳入周/日待办事项中，设定一个完成它的时间，在设定的这个时间内完成它。
虽然现在的电脑硬盘容量大，但并不代表可以肆意地存放东西。相反的，我们不仅要时常检查，分门别类地存储，还应该及时清除不用的文件，不然文件夹将会不受控制地增多。
在早晨增加一些仪式感的事情，可以有效地激发起床的动力。比如，可以每天醒来后进行一些运动，如俯卧撑、跑步或去健身房等。我们可以每天在同一时间段重复同样的事情。当我们适应了它，它自然也就取代了赖床的习惯。这么做的目的是为了起床不困难，而并非让我们早起。实际上，并不是所有的人都适合早起。
精力不济的时候，需要两小时完成的工作，在精力充沛的时候，仅需要30分钟就可以完成了——精力无疑是提高效率的基石。
运动是可以增加人的精力。但是，许多人一旦忙碌起来，首先放弃的就是运动。
增加运动的一个很简单的方法是晨跑——把跑步当作晨礼。我们只需要早起20分钟就可以了，不会用到上班的时间，而得到的却是可以维持上班一整天的精力。
如果跑步已经是晨礼，那不妨迭代这项晨礼——增加无氧训练项目。因为有氧运动和无氧运动结合起来，会让我们一天的精力愈发充沛。
有限的是精力，而不是时间，精力会耗尽。当我们精疲力尽的时候，拖延就成了身体的防卫。所以，当我们内部能量耗尽的时候，记得要充电——休息。
但是，并不是说想休息就休息，累了就休息。而是应该根据日工作表和周工作表决定，什么时候该工作，什么时候该休息。换句话说，我们应该按周期工作。
按周期工作就是把工作限定在一个范围内。在这个范围内，专注工作，待工作完成后才休息。比如，每天完成日待办事项后就停止工作；每周至少休息一天。
按周期工作的好处是，把工作看作短跑，而不是马拉松，可以让你保持旺盛的精力投入到工作中。
按周期工作要求我们把一些没有明确时间点的事情，设置一个明确的停止点。比如，写博客、开会、学一门新技能等，如果没有明确的时间节点，就会滋生拖延、过度疲惫、马马虎虎这些恶果。
血糖值高，意味着我们吃的食物很快就会转化为体能。如果参加短跑，那这将有利于我们。但如果想维持工作8小时甚至更长时间的精力，那显然不可能。
想维持工作8小时甚至更长时间的精力，应该去吃血糖值低的食物，比如全麦食物，它们释放热量的速度比较慢，因而保持精力的时间也就更长。一天多餐，每餐少吃点，也能有效地保证一天身体所需的体能。
虽然血糖值可以转化为体能，但终会在我们的体内耗尽。所以，在每餐之间，我们需要通过水来维持体能。即便不渴也会因为缺水而导致疲惫。所有的饮料都不能代替水。
头重脚轻的日程安排是把最繁重、最难办、最花时间的事情优先处理，而把最轻松、最容易做的事情放在最后处理。最难的事情已经处理妥当，即便累了，也有信心能凭借以往的经验直觉处理其他小事情。
头轻脚重的日程安排则是相反。这样的日程安排很糟糕：一是，引发我们拖延最繁重、最难办、最花时间的工作；二是，还没做最重要的事情，我们就已经被那些看似轻松和容易的事物耗光了能量。
因此，我们应该头重脚轻地安排日程工作：把一天中最重要的工作，放在晨礼之后；如果按照周工作计划来安排工作，则可以把最重要的工作放在休息日的次日。
我们一下子做100个俯卧撑，胸肌和胳膊就会非常累。接下来，我们就没有力气做需要用到胸部和胳膊力量的项目了。但是，我们可以做腿部力量的运动。
这是告诉我们，如果做某项工作感觉到吃力时，可以“切换”到使用另一些“肌肉”的工作来做。
每一项工作都以不同的方式消耗我们的体力，学会平衡体力，才能提高生产效率。
如果多任务并行，则会带来严重的效率问题——注意力切换是需要时间的，而一部分信息也会流失在切换的过程中。此外，如果我们的专注力不够的话，得到的信息也并不会存入记忆。与此同时，这样的切换会消耗大量的能量。
如果我们的职位需要协调和处理各方关系和事务，那么给自己留一定的“独处”时间就非常有必要。
健身时，如果20磅的哑铃令我们举得手哆嗦腿打颤想要放弃，那么20磅就是我们的“阻力值”。我们只有坚持举起20磅，才会突破“关口”，从而举起更大的重量。
下次如果我们想要放弃工作时，请再坚持15分钟，挺过“关口”，不仅能锻炼到“肌肉”，还会“越练越有劲”——帮我们对抗消沉、恢复精神。
搞清楚我们能持续工作的时间，下次制定时间计划时，坚持多做15分钟。
但是，坚持了15分钟之后，要停下来休息一下。我们可以做另外一件事，或者只是暂时停止工作。休息可以让我们恢复精力，休息也可以让我们在重拾工作时有新的思路和角度。
方法一：饮食和运动。上文已经说过，饮食和运动是维持体能的重要因素；
方法二：心理健康。虽然饮食和运动可以维持身体的体能，但是如果大脑运行缓慢，反应迟钝，对工作和生活提不起兴趣，那么我们仍会有挫败感。抛弃那些不能带来新信息新想法的报纸、网站、微信和人，阅读各种各样的书籍和观看能带来新想法的内容，可以激发我们的心理活力。
方法三：脑力训练。最简单的脑力训练就是各种形式的学习。学习一门外语、新技能或者新的运动方式，都可以有效地激发我们的大脑保持活力。但是，工作不是学习。
长年累月的保持动力是一件非常困难的事情。情绪低落的时候，不论我们做了多少晨礼、补充了多少血糖值、喝了多少水都是无用的。这时，唯有回顾我们的目标，才能抵抗消沉。
通过这一讲的学习，我们掌握到了一个以前想学但始终不得法的狠招：在繁忙的事务中，也能时刻保持活力满满。
这需要我们建立条理性的系统，并定期维护；还需要我们掌握一些保持活力的小方法。
花几个小时找一件东西是没有条理性的标志。建立条理性的系统，就可以花很少的力气把工作和生活保持得井然有序，从而解放我们的脑力，以便我们拥有更多的脑力去处理更多的工作和生活，进而达到生产上的高效。
建立条理性系统，在生活方面需要我们给每个物品“定点定位”；在工作方面，需要我们设置类别。就算再完美的系统，也会有突发事件打乱它，所以需要我们定期维护。
如果说条理性系统是给我们的脑力减压，那么运动、按周期工作、血糖值低的食物、水，则能让我们保持一天工作所需要的精力，而让时间头重脚轻、不要多任务并行、坚持15分钟后休息等，则能让我们维持活力。
好了，第2讲的学习到此结束，相信我们每个人都已经满载着活力了。
第3讲，我们再见。
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