开会,是一个管理者必须具备的基本技能。不是巧舌如簧、气势如虹、众品铄金就是会开会,好的会议应该是:进来讲实话,短话,说话算话;出去请行动,互动,说动就动。而不是会上不说,会下乱说。
那管理者怎样才能把会议开好?掌握3种开法、5个步骤、8个不要,成为开会高手,让领导刮目相看,在下属面前树立威信。
大会、小会都是会,但会议的类型不一样,开会的方法和侧重点就得不一样。
1、共识型会议
鼓励各方对需达成共识的事项先发表意见,特别是“各方需求”及“待需解决的问题”;
把各方意见进行归类、排序;
围绕核心问题进行讨论、投票;
老大总结,能形成共识的,马上拍板,不能达成共识的,另找时间再议。
2、传达型会议
说明重要,引起重视;
传达内容,突出重点;
处理异议,排除障碍;
促成行动,安排检查。
3、讨论型会议
罗列讨论的问题;
把问题发给与会人员,让大家事先思考;
应用思维导图、鱼骨图、头脑风暴法来讨论问题;
找出核心问题,形成结论。
1、会前准备
确定主题
确定内容
决定主持人
决定参会对象
决定时间
准备材料
准备场地
会前协调
2、会中管理
主持人引言:包括说明会议的主题、定位、时间、方式、 规则等;
参会人员对议题进行讨论、表决、形成共识;
主持人或老大进行总结发言。
3、会后指示
交付办理:会上已形成决议的事项,要明确责任人,交付办理。
交付研讨:会上待需解决的事项,要明确相关人员进行会后研讨。
下次再议:会上无法形成决议的事项,宣布下次再议。
暂时搁置:不成熟的方案、不急需解决的事项,可以暂时搁置。
4、会议记录
指定专人做记录
会议记录要有固定格式
必要时准备录音设备
记录内容:主题/时间/地点/出席/列席人/主持人/ 讨论议题/发言内容/ 临时提议 /指示要点
参会人员签名
5、会后跟进要点
会议记录发放
任务分解
定期追踪
报表管理
下次检查
不开无目标的会议;
不开有许多议题的会议;
不开无准备的会议;
不开可开可不开的会议;
不要无关的人参加会议;
不要作离题的讨论;
不能容许重复别人已经讲过的论点;
不开议而不决的会议。
管理是一门关于实践的艺术!
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