文/罗浩 北京盈科（成都）律师事务所
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2008年《劳动合同法》颁布施行，明确提出建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应对向劳动者每月支付二倍的工资。笔者亲历过几个未签劳动合同主张双倍工资的案子，有代理员工，也有代理单位，有胜诉也有败诉。现通过两个案例总结用人单位在遇到员工主张未签劳动合同双倍工资，如何准备证据。
案例一
文某主张2013年12月1日入职被申请人处，担任建筑工程公司副总经理职位。双方约定年薪为税后40万元，每月工资21000元，其中9000元通过银行卡发放，12000元通过现金补贴形式发放。被申请人在申请人入职后，一直未与申请人签订书面的劳动合同，请求被申请人支付2014年1月至2014年11月共十一个月的二倍工资，共计231000元。双方于2015年5月31日解除劳动合同，文某于2015年7月9日提起仲裁。
单位方提供的证据有：
1、公章使用登记表
2、解除劳动关系协议书
3、单位社保缴纳记录
4、文某离职申请表
5、人事调整通知
6、职位说明书
7、单位其他员工签订的劳动合同
该证据链条以文某任职岗位为突破点，通过职位说明书和人事调整通知证明文某工作职责是分管行政人事。通过用章记录和社保缴纳记录，证明文某同公司签订过劳动合同，具有劳动关系。最后通过文某在职期间，其他入职员工均已缴纳社保和签订劳动合同，证明所有人都签订了劳动合同，只是其利用职务之便，将合同拿走，以至于公司无法提供劳动合同。与此同时，单位提出文某2015年7月9日提交仲裁申请，2014年7月9日以前未签劳动合同双倍工资已经超过仲裁时效。虽然庭审中单位承认并无证据证明文某利用职务之便，拿走劳动合同，但仲裁裁决仍未支持文某双倍工资请求。
案例二
李某2013年10月入职单位，期间用人单位发放劳动合同模板到李某，但单位是工程技术公司，管理不够规范，对于李某未签劳动合同并未后续跟进。2017年3月同领导争吵后未到公司上班，4月单位停止缴纳李某社保，5月李某向劳动仲裁委提起仲裁，主张未签劳动合同双倍工资。
庭审中，用人单位提出李某入职时有要求签订劳动合同，但李某一直拖沓拒绝签订，单位出于对李某信任，并未后续跟进。用人单位针对李某提出未签劳动合同双倍工资，主张该项请求已过仲裁时效。最终仲裁裁决未签劳动合同双倍工资已过仲裁时效。
分析：
通过以上案例可以看出，在主张未签劳动合同双倍工资中，时效是可以利用的重要策略，虽然各地司法实践可能对适用仲裁时效起算点存在一定偏差，但是只要超过仲裁时效，是可以减少用人单位支付未签劳动合同双倍工资的。
案例一中，用人单位通过岗位说明书，证明文某清楚未签劳动合同的法律后果，并有接触劳动合同的可能性，以此证明文某系恶意拿走劳动合同。同时用人单位的用章记录，证明单位在文某劳动合同用印。以上证据均有单位管理制度支撑，岗位说明书涉及到岗位招聘、岗位职责、岗位管理、胜任考核等，用印记录实际是单位的用章制度。
实务中，并非所有未签劳动合同情形都是用人单位不愿意，有时是因为管理不规范、信奉人情化管理，对员工未签订劳动合同不予处理；有时是因为员工是行政、人力资源岗位，在同单位发生矛盾后，通过职务便利拿走了本人的合同；有时是因为单位存在搬迁等客观情况，造成劳动合同遗失。
企业用工风险从来就不单纯是法律问题，它更多的是管理问题。总结为一句话：诉讼在庭上，证据在日常。如果企业的管理水平、企业文化能够包容员工的差异性、为优秀员工提供晋升通道、在管理过程中固定证据，那么劳动争议发生之时，用人单位仍然可以通过完整证据链赢得诉讼。
建议：
1、用人单位细化管理，利用岗位说明书、应聘登记表、入职信息表、员工手册等管理工具，明确岗位职责、固定员工通讯地址、邮箱、电话、等信息，并完成规章制度公示程序。与此同时，对于书面劳动合同管理应坚持由行政、人事负责人统一管理，如为集团公司，可由集团公司统一管理，对于行政、人事负责人的劳动合同，可由单位法定代表人保管。
2、签订书面劳动合同，应坚持由员工先签字，再由单位签字盖章。发放给员工的劳动合同应是内容填写完整的合同，且应尽可能让员工当场签字，以确定签字的真实性。
3、对于故意拖沓不签订书面劳动合同的员工，单位应根据《劳动合同法实施条例》第六条，果断同员工解除劳动关系。
编排/李九如
责编/张雨 微信号：Ann199313
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