一、会计凭证的概念与意义
（一）会计凭证的概念
会计凭证
会计凭证是登记账簿的依据和具有法律效能的文件。
填制和审核会计凭证是会计核算的一种专门方法，也是会计工作的起点和基础，是经济业务的初始反映，在整个会计核算过程中起着至关重要的作用，它是真实可靠信息的源头（不真实不可靠信息的产生，在核算上也会从这儿开始）。
任何单位，经济业务一经发生和完成，就必须取得和填制会计凭证，会计凭证记录应能如实、合法地反映经济活动情况。一切会计凭证都应由专人进行严格审核，合理、合法、真实的凭证才能作为记账依据，这样，才能保证账簿记录和报表反映的会计信息真实、完整。
（二）会计凭证的意义
发生经济业务时，取得、填制和审核会计凭证是做好会计工作的基本前提，也是贯彻执行会计反映与监督职能的重要手段。
其意义主要表现在:
1．取得和填制会计凭证，可以及时正确地反映经济业务的发生与完成情况。
任何经济业务的发生都必须取得和填制会计凭证。以材料收发结存业务为例，采购人员外购材料时必须取得供应单位开具的合理、合法的材料采购发票；材料运达企业，经仓库保管部门验收入库后，需开具材料入库单；领用材料时需填制领料单等。财务人员对取得或填制的会计凭证还必须进行严格审核，然后才能据以登记入账。
2．经过确认的会计凭证，可以明确经济责任，加强经济责任制。
每一笔经济业务发生之后，都应由经办单位和有关人员履行凭证手续并签名盖章，明确经济责任。以差旅费报销为例，出差人员旅途中发生的交通费、住宿费必须取得合理合法的交通费发票和住宿费发票；出差回来报账时，主管领导必须审核签字；财务人员再根据审核后的单据办理报账手续等。通过填制和审核会计凭证，不仅可明确各经办人员的有关责任，而且可防止发生意外。
3．审核会计凭证，可以充分发挥会计的监督职能，使经济业务合理、合法，保证会计信息真实可靠。
会计主管和内部财务人员都应对取得或填制（或“过手”）的会计凭证进行严格的审核，加强对经济业务的监督。对不合法、不真实的凭证拒绝受理；对错误的凭证应予更正，防止错误和舞弊的发生，以贯彻国家政策法令，严肃财经纪律，保证会计信息的真实可靠。
4．会计凭证是核对账务和事后检查的重要依据。
合理、合法的会计凭证，均载明经济业务发生的时间、地点、业务内容、数量和金额、经办单位、当事人签章以及其他有关事项，完整地反映了每笔经济业务的内容。在核对账务和事后检查中如发现问题，可直接追溯到会计凭证，进行复核处理。
实际工作中的会计凭证种类繁多，格式多样，作用不一，但按其填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两大类。
（一）原始凭证的含义与种类
原始凭证
原始凭证是会计核算的原始依据。其类别从不同的角度有不同的区分。
（1）外来原始凭证
外来原始凭证
如购买材料从外单位取得的增值税专用发票或普通发票、从运输部门取得的“运货单”、对外支付款项时取得的收据以及各种银行结算凭证等都是外来原始凭证。
自制原始凭证
如材料验收入库时仓库保管员填制的“收料单”、向仓库领用材料时，由各领料车间或部门填制的“领料单”、销售产品时开出的“发货票”等。
2、原始凭证按其使用情况划分，可分为一次填制凭证和累计填制凭证。
（1）一次填制凭证
一次填制凭证
如前面提到的外来原始凭证和企业材料验收入库时填制的“收料单”；材料领用出库时填制的“领料单”；发放工资时，由企业内部各车间、部门编制的“工资结算单”或“工资结算表”等自制原始凭证都属于一次填制凭证。
（2）累计填制凭证
累计填制凭证，是在一定时期内可连续使用并累计数额，记录不断发生的相同种类经济业务的原始凭证。
累计填制凭证所填制的内容仅限于同类经济业务，并且是分次登记的，这样不仅可以反映和控制有关量的变化，而且还可以减少原始凭证的使用，简化核算手续。如限额领料单、材料购入归类明细表等都是累计填制凭证。累计填制凭证直到有关业务完成，该凭证的使用才算结束，并以其反映的累计数作为账务处理的依据。
3、原始凭证按记录经济业务数量的多少，可分为单项原始凭证和汇总原始凭证。
（1）单项原始凭证
单项原始凭证
如外来原始凭证和企业自制的“收料单”、“领料单”等原始凭证都是单项凭证。
（2）汇总原始凭证
汇总原始凭证
它是对原始凭证的汇总，是根据若干份原始凭证填制的，其只能汇总同类经济业务，目的是为了简化记账凭证的编制工作或便于装订保管。如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”以及“工资结算汇总表”等都属于汇总原始凭证。
4、原始凭证按适用范围不同，可分为通用原始凭证和单位内部使用原始凭证。
（1）通用原始凭证
通用原始凭证
如“增值税专用发票”、银行的有关结算凭证等等。
（2）单位内部使用凭证
单位内部使用凭证，是指根据单位自身经济业务特点自行设计、印制且仅限于本单位使用的原始凭证。
如“收料单”、“领料单”、“差旅费报销单”、“借款单”等等。
（二）原始凭证的基本内容
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
原始凭证除了必须具备以上基本内容外，还可根据单位自身经济活动的特点及经营管理的需要，补充一些相关内容。
（三）原始凭证的填制要求
原始凭证是进行会计核算的重要依据，为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映经济业务的真实情况，填制原始凭证必须符合下列基本要求：
1、内容完整。应包括原始凭证构成的全部要素和基本内容，且各项要填写清晰。
2、真实可靠。对经济业务发生情况应如实地进行记录，不得弄虚作假。
3、印章齐全。从外单位取得的原始凭证，必须盖有经办人和单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有当事人的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位的领导和经办人的签名或盖章。对外开出的原始凭证也必须加盖本单位的经办人、有关主管和单位的公章。
4、填制及时。应在经济业务发生时及时填制，不得拖延。
5、凡有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符，金额散总必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
6、字迹必须清晰、工整，并符合如下要求：
⑴阿拉伯数字的书写不得连笔。阿拉伯数字金额前面应当书写货币币种符号；币种符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白；凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。
⑵以元为单位(其他货币种类则采用该货币的基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“——”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。
⑶汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简单代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。
⑷大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。
⑸阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。比如，“￥210 065.30”对应的大写金额为“人民币贰拾壹万零陆拾伍元叁角整”。
7、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据等，必须用双面复写纸(具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
8、原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开单位公章。
（四）原始凭证的审核
原始凭证由于来源不同，经办单位和人员各异，为保证原始凭证的真实性及其所反映经济业务的合法性、合理性，必须对其进行严格的审核。审核原始凭证，是贯彻国家的有关方针政策和财经纪律、加强管理、发挥会计监督职能的重要手段，是会计确认的重要步骤，也是保证会计核算质量，使会计信息真实可靠的重要措施。
原始凭证审核的内容一般是：
1.
(1)
审核原始凭证及所记载的经济业务是否真实，有无伪造现象。经济业务的经办单位和个人、经济业务发生的时间和地点、填制凭证的日期和内容、经济业务引起的实物量和价值量等各方面都必须真实、准确。
(2)
审核原始凭证记载的经济业务是否符合有关政策法规、制度等的规定，有无违法乱纪行为。
(3)
审核经济业务的发生是否符合事先制订的计划、预算等的要求，有无不讲经济效益、脱离目标的现象，是否符合费用开支标准，有无铺张浪费的行为。
对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告。
2.
(1)
(2)
(3)
审核原始凭证是一项政策性、业务性很强，且十分细致的工作，因此，要求会计人员既要熟悉有关财经政策、法规、制度，又要了解本单位的生产经营情况，同时，还要求会计人员做到认真、细致、逐项进行审核。所以会计人员应当不断提高自身的政策水平、业务水平，增强责任心，严把审核关。
三、记账凭证的含义及种类
记账凭证
记账凭证又称分录凭证，或称记账凭单，它是登记账簿的依据。
实际会计工作中，填制记账凭证的工作量大，但作用显著。原始凭证只是证明了经济业务的发生或完成情况，是反映经济业务的原始依据，这种反映是零星、分散的。为全面、系统地反映经济业务，必须通过账簿记录来进行，而登记账簿的直接依据是记账凭证。记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的，根据业务内容，确定账户名称、记账方向和金额，是会计对经济业务的初始确认与计量。
记账凭证按不同分类标准可分为不同种类。
(一)
1.
专用记账凭证
规模较大、业务量较多的企业一般采用专用记账凭证。由于会计事项只有三种类型：收款事项、付款事项和不涉及现金与银行存款收付的转账事项，因此专用记账凭证可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
(1)
收款凭证
收款凭证一般包括现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。它是会计人员根据审核无误的现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的记账凭证。
(2)
付款凭证
付款凭证一般包括现金付款凭证和银行存款付款凭证两种。它是会计人员根据审核无误的现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的记账凭证。
【提示】使用收、付款凭证要注意：在处理现金和银行存款之间发生关系的业务，为防止重复处理，一般只编一张付款凭证。
(3)
转账凭证
转账凭证是根据审核无误的转账业务原始凭证填制的记账凭证。转账凭证的会计科目均设置在表格栏内，会计科目栏与金额栏同行。
2.
通用记账凭证
通用记账凭证主要适用于经济业务比较简单的单位，所有业务都采用一种格式的凭证进行记录，可以简化凭证。
(二)
1.
复式记账凭证
根据新会计制度的规定，我国通用的记账方法是借贷记账法，反映同一笔经济业务必须运用两个或两个以上相互关联的账户分别登记在账户的借方或贷方，现在使用的复式记账凭就是根据借贷记账法设计的。因此，在我国会计工作中，基本都是采用借贷记账法的复式记账凭证。
2.
单式记账凭证
在使用单式记账凭证的情况下，一笔经济业务涉及几个账户，就必须填制几张记账凭证，每张记账凭证只反映一个账户的情况。由于一笔业务要分别填制几张记账凭证，因而单式记账凭证的编号一般采用分数形式。借方账户应填制“借项记账凭证”，贷方账户应填制“贷项记账凭证”。
(三)
1.
分录记账凭证，是只作账务处理分录的记账凭证。
前述的所有记账凭证均为分录记账凭证。
2.
汇总记账凭证，是根据分录记账凭证，按照一定方法汇总填制的记账凭证。
汇总记账凭证包括汇总收款凭证、汇总付款凭证、汇总转账凭证以及科目汇总表4种。
(1)
(2)
(3)
(4)
四、记账凭证的内容
通过前面的介绍，我们已经了解到，记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制的，是直接记账的依据。实际工作中，常用的记账凭证一般采用的是专用凭证或通用凭证，有些小微型企业或特殊经济业务也可直接以自制的原始凭证或者汇总原始凭证代替记账凭证记账。无论哪种形式的记账凭证，其作用一致，具备的内容也大体相同。记账凭证的主要内容有:
1．记账凭证的名称。
2. 编制记账凭证的日期。
3．记账凭证的编号。
4．经济业务摘要。
5．账户的名称、方向和金额。
6．所附原始凭证张数。
7．制单、审核、记账、会计主管等有关人员的签章。收款和付款记账凭证还应当有出纳人员的签名或盖章。
五、记账凭证的编制要求与方法
(一)
记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制的。记账凭证编制正确与否，直接影响整个会计核算的质量。因此，编制记账凭证应遵循如下基本要求。
1．记账凭证的内容必须完备。
记账凭证的内容必须完备，以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应具有的要素。
2．编制记账凭证时，应当填写日期，并对记账凭证进行连续编号。
采用通用记账凭证时，可按经济业务发生的顺序编号；采用专用记账凭证时，可采用“字号编号法”，如收字第×号、付字第×号和转字第×号。一笔经济业务需要编制两张以上记账凭证时，可采用“分数编号法”。比如，凭证的顺序号为转字第6号，需填制3张，则该笔业务的记账凭证编号为转字
3．记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。
记账凭证一般应根据审核无误的原始凭证编制，原始凭证可以是一张或是同类的若干张，或同类原始凭证汇总单（表）填制；不得将不同内容和类别的原始凭证汇总编制在一张记账凭证上，防止账户对应关系不清晰。
如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号，或附原始凭证复印件说明有关情况。
记账凭证的内容和金额应与所附的原始凭证一致。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单进行结算，原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。
5．编制记账凭证发生错误，应当重新填制或进行适当的处理。
编制记账凭证如果发生错误，一般应当重新编制，已经登记入账的记账凭证，在本会计期内发现填写错误时，可以编制一张红字金额的与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新编制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样；如果使用的账户没错，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
6．经济业务处理结束的记账凭证，如有空行应当注销。
处理经济业务结束的记账凭证，如有空行，应当自最后一行数字下的空行至合计数行上的金额栏的空行处，由右上向左下划线注销。
7．编制记账凭证字迹必须清晰。
8. 记账凭证编制结束，应有的签字或盖章必须齐全。
(二)
1.
专用记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
(1)
收款凭证应由出纳人员编制，其编制依据是经审核无误的现金或银行存款等货币资金收款业务的原始凭证或汇总原始凭证。“年月日”填写收款凭证编制的日期；“编号”按现金或银行存款收款业务的顺序编号，分为“现收字×号”和“银收字×号”；“借方科目”在凭证的左上方，应填列“库存现金”或“银行存款”科目；“贷方科目”在凭证的表格内，填列与借方科目相对应的科目；“摘要”栏是经济业务的说明，填制时要求言简意赅；“过页”栏为该账户在账簿中的页码，“金额”栏填列相对应科目的金额数，“明细科目”中的金额数应与“贷方科目”栏中相对应的明细科目同行，且明细科目的金额之和就是借方科目的金额；“√”栏表示已经对账的符号；“附件张数”即所附原始凭证张数。
(2)
付款凭证与收款凭证相比，格式基本相同。应由出纳人员根据审核无误的现金或银行存款等付款业务的原始凭证或汇总原始凭证编制。付款凭证的“贷方科目”在凭证的左上方，应填列“库存现金”或“银行存款”科目，“借方科目”在凭证的表格内，填列与贷方科目相对应的科目；“编号”根据现金或银行存款付款业务的顺序编号，分为“现付字×号”和“银付字×号”；其他栏目的填制方法与收款凭证的填制方法一致。
对于涉及现金和银行存款两者之间的业务，为避免重复记账，一般只填制付款凭证。如现金存入银行业务只填制“库存现金”付款凭证；从银行提取现金业务只填制“银行存款”付款凭证；此类经济业务凭证登账时，既要根据“库存现金”或“银行存款”付款凭证登记在“库存现金”或“银行存款”账户的贷方，又要根据该凭证登记“银行存款”或“库存现金”账户的借方。
(3)
转账凭证的会计科目均设置在凭证的表格内。转账凭证是根据转账业务的经审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制。“借方金额”栏的数字应与借方科目同行；“贷方金额”栏的数字应与贷方科目同行，“编号”应根据转账业务的顺序编号，其他内容与收款、付款凭证的填制方法相同。
2.
通用记账凭证的使用，是对收入、付出和转账业务，均利用一种统一格式的记账凭证进行处理。涉及到现金和银行存款等货币资金的收、付业务的记账凭证，由出纳员根据审核无误的原始凭证进行编制；涉及转账业务的记账凭证，由会计人员根据审核无误的有关转账业务的原始凭证或者汇总原始凭证编制制。在通用“记账凭证”中，处理经济业务所涉及的会计科目及其有关的内容均填列在凭证内。其编制方法与前述转账凭证的编制方法基本一样。
3.
单式记账凭证是在一张凭证上只反映一个会计科目内容的凭证，因此，经济业务涉及几个会计科目，就要单独填制几张记账凭证。单式记账凭证分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”两种，该记借方的科目使用“借项记账凭证”，该记贷方科目的，使用“贷项记账凭证”。其编制方法较复式记账凭证简单，但是为了保持会计科目之间的对应关系，便于查对账目，凭证的编号需要采用分数编号法；将分母数反映的“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”收齐后，便是一套完整的对经济业务处理的会计分录。
六、记账凭证的审核
记账凭证是账簿登记的直接依据，对记账凭证进行审核，一方面可以确保账簿记录和报表内容真实、准确，保证会计核算的质量；另一方面，由于记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的，对记账凭证进行审核，也是对原始凭证的复核，要切实做到证证相符。记账凭证的审核内容主要有：
1．对所附的原始凭证进行复核，主要是复核原始凭证的合法性、真实性、完整性与正确性。
2．记账凭证所附的原始凭证是否齐全，记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否一致，金额是否相等。
3．记账凭证上所确定的会计分录是否正确，主要检查其所用科目是否正确；应借、应贷的金额是否一致；科目对应关系是否清晰。
4．内容填列是否完备，是否符合记账凭证的编制要求。
七、会计凭证的传递
会计凭证的传递，是指会计凭证从填制或取得时起，经过审核、记账、装订到归档保管为止，所进行传递和处理的流程。
一项经济业务凭证流转的完成，往往要经过若干部门和人员来完成。
例如，企业采购材料到货经验收入库的凭证流转，要由供应部门、仓库和财会部门的多位人员来共同完成：
1、供应部门采购材料到货，交材料库经验收入库，材料库开出入库单多联其中一联给供应部门备查、一联交财会部门转账；
2、财会部门根据仓库交来的入库单，编制借记原材料（表示仓库收到采购的材料）、贷记材料采购（表示采购的材料已入库）的记账凭证；
3、记帐凭证经审核人员审核：
4、审核后的记账凭证交负责有关账的人员记账；
5、该账记完后，传递给负责记账凭证汇总的人员，与其他记账凭证一道定期汇总；
6、记账凭证汇总后经复核交管总账的人登记总账；
7、登完总账后，记账凭证及其汇总表按规定装订成册；
8、装订成册的记账凭证及其汇总表，交给负责会计档案人员归档保管。
因此，会计凭证也要随着经济业务的进程在这些部门和人员之间进行传递。
按照《会计基础工作规范》第54条规定:“各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定”。由于各单位业务特点不同，会计凭证传递程序也会不同。会计凭证的传递程序，既要体现经济业务完成情况的信息传递，又要体现单位各有关部门和人员对经济业务的责任、监督和控制过程。
制订会计凭证的传递过程，关键要考虑会计凭证传递各环节的衔接，做到既完备严密，又简便易行，使会计凭证及时传递，不积压。
八、会计凭证的保管
会计凭证是一项重要的经济资料和会计档案。任何单位在完成经济业务手续和记账之后，应按规定的归档制度，妥善保管会计凭证，以便随时查验。按照规定，会计凭证的保管期限至少是10年，有些重要会计凭证甚至要永久保管。
会计凭证归档保管的主要方法和基本要求是：
1．各种记账凭证连同所附原始凭证，要分类按顺序编号，定期装订成册，并加具封面、封底。封面上应注明：单位名称、凭证种类、所属年月和起讫日期、起讫号码、凭证张数等，并由有关人员签名盖章。在装订处贴上封签，由主管人员盖章。
2．如果某些记账凭证所附原始凭证的数量过多，为了装订方便，也可另行装订保管，但应该在其封面及有关记账凭证上加注说明；对重要原始凭证，为便于随时查阅，也可单独装订保管，但应编制目录，并在原记账凭证上注明另行保管，以便查核。
3．会计凭证装订成册后，应由专人负责保管，年终登记归档。重新启用时，按规定手续办理。会计凭证的保管期限和销毁手续，应遵守会计制度的有关规定，任何人无权自行随意销毁。
4．原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复印。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。
5．从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。
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