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从弱者到强者,从做好小任务到一个有才能的人,高效管理你的时间

普通人只想到如何度过时间,有才能的人设法利用时间。——叔本华

索引:前两篇文章中介绍了目标计划思维和高效任务法则,本篇文章则重点讲解任务时间管理的3个等级,3大知识点的逻辑链构成1个高效任务的“小闭环”:计划思维7步分析法→高效任务3大法则→任务时间管理6个等级。如图下:

计划思维七步分析法

任务时间管理六个等级

工作同样任务多,事情多,但不同的人存在着不同的逻辑处理方式!

倘若你忙死累死,是谁的错?

比如,A可以用1.5小时完成这5件任务:洗衣服→煲汤→做饭→泡茶壶→拖地,妥妥的轻松搞定,干得漂亮;而B做饭→煲汤→泡茶壶→拖地→洗衣服,则需要花费3个小时,疲惫不堪,抱怨连连!

这个就是弱者和强者的区别!

生活事务都如此,那么B在工作中也不好不到哪去!比如:

“下班了,B你怎么还不走!”,“你先走吧,我还有报表和日志没有弄完呢!”“哎!你可真够磨蹭的……”

这一整天,时间妈妈都去哪儿了?

工作任务多,事情多,有些人常常被搞得团团转,焦头烂额,手忙脚乱,没有效率。但时间对于每个人来说都是公平的,每天24小时。为什么时间总与有些人过不去,不够用?

问题的症结出在哪?

不懂得任务的时间管理!天地人有三才,时间、空间和人,时间是一切万物流转的主宰,春生、夏长、秋收、冬藏,时间有着气息,彼消此长。

当你懂得了时间的意义,不让时间来管理你,而是你来管理时间,你才能实现理想中的我,从弱者变成强者!为什么不呢?

什么是时间管理?

时间管理本质就是时间逻辑,是指在处理工作任务时,知道自己要先做什么,后做什么,不能做什么?别整错了!

  • 东北人管这叫别整叉劈了。
  • 文雅点说,就是《大学》说的:物有本末,事有终始,知所先后,则近道矣!
  • 简单来说,就是做事情要分清轻重缓急。

为什么你要学会高效任务的时间管理?

一个人的工作成果,不以时间的跨度来衡量,而是最终以时间的效益来评估。实现人生的愿景,先从小目标开始,不论是定它个月薪1万,还是年薪100万,或是挣它一个亿,终归为大于细,要从一个小目标、几个小任开始。

别让整天的“忙得要死”的小事情,虱子多了不怕咬,变成你一种低层次的勤奋努力。

时间是你的敌人,还是朋友?

这取决于你如何管理时间,时间就如何“管理”你。高效工作=时间管理=机会成本+健康成本=幸福人生

在这个加班成标配,工资靠熬夜来实现财富最大化的时代,为了获得更好的物质生活,多数人不得不从事繁重的、或是自己不情愿的生产劳动。

拒绝苦干!蛮干!瞎干!

人不是八爪鱼,也不能像哪吒那样拥有三头六臂。

时间管理,最终目的是你能获得他人赏识的机会成本和减少透支自己的健康成本,实现人生的愿望,获得更多人生幸福的体验。

当工作驯服了时间,生活是尊严体面的,给你快乐;当时间驯服了工作,生活是卑微无力的,给你痛苦。

工作再多,也不要整天埋怨,因为不止你一个人如是如此!工作再累,也不要整天抱怨,因为没有人会无条件替你干。拒绝平时感动自己的努力都是低水平的勤奋努力,学会在工作中游刃有余,人生才能收放自如!

如何高效管理时间,人生的盛年从弱者变成强者,拒绝任务无序才是关键!

谁能把工作的各种任务安排得越有逻辑秩序,谁就能成为时间管理的强者!

关于时间管理的书很多,比如《吃掉那只青蛙》、《聪明人都是清单控》、《时间管理黄金法则》,等等。但无疑例外都是“一个意思,多种表述”,没有实质上的区别。

吃掉那只青蛙,猴子管理法则,这些清除任务的方法隔几年就翻新一次。说实在的,吃掉那只青蛙,青蛙多可爱啊!为什么要用这种比喻方式呢?起码个人觉得很“倒胃口”!

而最为流行的是,史蒂芬·科维在《高效人士的七个习惯》中提出的时间管理的“四象限法则”,进行时间上的任务优先处理。

四象限法则

坦白说,你不觉得这还是有问题吗?

念念“黑化肥发灰,灰化肥发黑”,再念念“重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要急、不重要不紧急”,您不觉得这像绕口令一样吗?你不觉得纠结、拧巴、别扭,很容易把人绕晕了吗但很少人去质疑它,RAP饶舌的概念似乎很华丽,但这个概念衍生出的时间管理工具实操性并不理想。

问题的症结就在于,四象限法按着事件的「重要紧迫的双重意义性状」来分类,且属于一种抽象思维的概念,作为一种工具论来说,并不利于识别、记忆和实操。而我们作为一个发明象形文字的国家,更适合具象思维解决问题。

在传统文化中描写处理事件的成语很多,且画面感很强,我们可以从中归纳出一个更具有实用性,便于大脑理解、记忆和识别,单线逻辑层级的时间管理工具,帮助你在工作中任务多,事情多的状态下,忙中有序,实现高效时间管理。这6个任务等级的成语分别是:

{!-- PGC_COLUMN --}

接下来,大繁至简,一张时间管理的任务清单,带你轻松搞定多任务工作,进入强者的领地。图示和具体操作方法如下:

高效任务的时间管理

立刻干,1级任务时间管理

——火烧眉毛

立刻、马上,快速处理突发事件、事故,这是一种为他意识!

事无大小,依据和自己的关联性,利害性,亲自解决,授权解决,或借力解决。例如,客户投诉、纠纷等等。

在工作中面对重大危机事件,展现一个人应变的能力,处理得当往往是个人获得提拔、升迁的最好机会。

要知道,在领导眼中你能应对危机,说明情商高、能扛事,具备未来成王侯将相的潜质。

古往今来,很多有成就的人都在应对危机的事件中脱颖而出,成就了自己的人生巅峰。比如,早年万科的郁亮,让人在工地上撒上小麦种子,短短的几个月后,把一个原本绿化荒芜,快完工的施工现场变成绿色葱葱的小区,得以获得王石的赏识,进入最高决策层,直至今天成为企业的掌舵人。

【深度解析】:突发的一件小事处理不当会演变成一件或一系列重大的恶性事件,后果很严重。比如,2011年老罗前后两次怒砸XXX冰箱门事件,虽然企业方最后都发表了道歉声明,但造成了一定的名誉损失和经济损失。如果企业方一开始处理得当,别把“豆包不当干粮”,也不至于会演变成一件恶性的事件。如今这个时代,店大未必能欺客!每一件产品背后的购买客户,可能潜伏着一位极具影响力和话语权的人。工作的本质就是服务他人,尊重你的服务对象,就是尊重自己的心灵。

抓紧干,2级任务时间管理

——快马加鞭

抓紧时间,处理重要紧急的任务,这是一种责任意识!例如,项目招标、客户提案等等。

在工作中遵循要事第一的法则,有责任心,排除一切杂务的干扰,抓住重点,绝不拖延!要知道,在领导眼中及时落实工作任务,说明你称职,值得信赖,委以重任。做一个靠谱的人凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

【深度解析】:急人所急,想人所想!古有及时雨宋公明,今有海底捞服务员。员工超级有眼力劲,你想要什么,他们不等你说,一个“确认的”眼神,心领神会,服务主动“送上门”,速度快,服务质量高,这是海底捞长盛不衰的致胜关键,而京东快递的服务与之有异曲同工之妙。

提前干,第3级任务时间管理

——未雨绸缪

3级任务时间管理

保质保量,提早完成计划中的任务,阳光灿烂的日子修屋顶,这是一种超前意识!例如,项目规划、研究报告等。

在工作中计划事件越早完成越好,保质保量尽量,超出领导的预期时间,给他一个惊喜。

要知道,在领导眼中,有效率有效能,说明能力强,给你堪当重任的机会就会越多,被提拔,升职加薪的机会就越大。

计划中的工作任务拒绝拖延症,人字拖,拖拖拉拉,神经大条散慢,临近下班时间去赶工,造成加班熬夜,第二天工作无精打采,效率更差!

【深度解析】:为什么要提早完成计划中的任务呢?一方面,工作中不可避免会出现一些突发事件,提早完成任务,当你面临一些突发事件的出现时,才有一定充裕的时间来寻求解决问题的办法,也就意味着时间的效率被利用到某种极致。

另一方面,你可以潇洒自如,把时间迁移到新领域的知识和技能的探索上,进行自我能力进化。毕竟在这个飞速发展,强者愈强的时代,要想避免陷入到马太效应中「弱者愈弱」的怪圈里,选择「快人一步」是职场博弈赢得胜率的最高策略。

至于培养提早完成任务的能力,需要刻意练习技能,升级认知观念,迭代知识结构。换作达维多定律的说法,就是通过自我淘汰更新,进入更高层级的我,把竞争对手远远抛在了后面,竖立起自己在领域内的某种标杆。

随机干,4级任务时间管理

——见缝插针

4级任务时间管理

随机处理一些零散、琐碎的小事,这是一种节能意识!利用空暇时间随时进行整理,并做好笔记,避免小事堆积如山,变成老大难的难题。例如,工作日志、文件整理、思路总结、爬楼梯运动等等。

在工作中每天的文件整理,看起来是件小事,如果不花点时间进行梳理,堆积时间长了,小任务「聚沙成塔」则会变成一件烫手的山芋。

比如,想调取一份重要的资料,却不知道它在哪,找了半天才找到,即耽搁了工作的进度,也影响了自己的心情!

【深度解析】:看似不重要不紧急,似乎可做可不做的小事,往往最后都变成紧急重要的事件,影响了整个事态的发展。俗话说:一粒老鼠屎,坏了一锅粥。小事处理不及时,就会变成大问题,大麻烦,甚至酿成大祸!比如,一颗马钉亡了一个帝国的故事(西方一首民谣)。换作蝴蝶效应的说法就是,一件微小的事情,可能引起一连串糟糕的反应,导致巨大的危害。

一点可能关乎全局!现实生活、工作中这样的例子比比皆是。因此古人提倡做事情要为大于细。

变着干,5级任务时间管理

——看风使舵

5级任务时间管理

随机应变,妥当处理意外打扰你的事情,这是一种应变意识!具体情况具体分析,便宜行事,快速处理或转交他人处理。例如,陌生电话、访客等等。

在工作中如果同事开口向你请求帮助,只要时间允许,没有商量的余地去帮助他人;看到同事焦头烂额的时候,主动上去询问,是否需要帮助。

【深度解析】:这里的看风使舵,不要误解为看别人的眼色行事,成为一个职场的变色龙、势利眼。很多职场人认为对自己有利的事情就做,对自己无利的事情不做,找各种理由推三阻四。事实上,你帮助的人越多,他人帮助你的概率就越大,你完成任务的效率就越高。为什么这么说呢?

举例来说,我带团队那会,经常帮助其他部门的同事,不论级别大小,有需要用到我的地方,我都会主动伸出援手。有一次,团队工作繁忙,临近下班时间,100多个客户的反馈信息需要手工编辑短息发送,正在我焦头烂额的时候,收拾好包准备回家的女同事小李,召集四个同事帮我处理这项工作任务。

与人方便自己方便!平时积攒的好人缘此刻派上了用场!

闲情干,6级任务时间管理

——漫不经心

6级任务时间管理

跟着感觉走,随心随性做一些小事,这是一种舒适意识!淡然处之,可做可不做。例如,刷头条看新闻、公司楼下散步等等。只要你高兴,为什么不呢?关键在于自律,工作期间适可而止,设定时间节点。

在工作中高强度、高负荷的任务需要投入大量的脑力、精力和体力,必定会造成人的精神过度紧绷。完成这些事情后,需要清空大脑,让心理的压力情绪得到释放,适当的娱乐是缓解、调剂大脑疲劳的最佳方式。

工作与娱乐是分不开的,娱乐本身是工作的一部分,娱乐是为了更好的工作。

【深度解析】:人不是时间效率的机器!一方面,有空闲的时间可以进行知识技能的自我进化;另一方面,适当看一些娱乐八卦新闻,做自己有兴趣点的事,或是百无聊赖,什么都不做,发发呆也是一件很惬意的事,都能让身心灵得到一种舒适的体验。

高效时间管理,6级任务的操作方法

  • 首先,明确目标,在处理事务6个等级的时间管理列表中,遵循高效做事的三大法则——先易后难、要事第一、合作共生,罗列出一天、一周、一个月任务的清单。
  • 其次,检查是否有遗漏项,并及时添加突发临时安排的任务,应变处理对接下来进行的任务进行重新排序,同样遵循高效做事的三大法则。
  • 最后,逐次清除时间管理列表中的等级任务,每完成一个打上一个“√”,或是画一个微笑的表情、绽放的花朵,你所喜欢的某种神秘符号,等等。

适用范围:处理多任务工作之间的前后逻辑关系。各种任务等级存在变数,随时进行等级调整。比如,项目培训因其他事项拖延,就必须把该任务调整到上一层级。

◆最后说一句,对于强者来说,或许什么都可以“浪费”,唯有光阴不能浪费!时间是不可再生的资源,生命的绽放只有一次。

知识口诀

高效任务时间管理:急速先(行),随易悠(然)

从员工到领导:办事靠谱,说话得体,追随心声,掌控未来,精进厉害的4大成长步骤,做好一个出色的管理者。

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从员工到领导的 50个核心能力

高效人士工作计划的七步分析法:知止定静安虑得,一图在手不瞎忙

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