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《怎样成为时间管理的高手》

怎样成为时间管理的高手是拥有十二年人才培养的高管经验、前任保洁全国渠道销售总监的汤君健老师在得到APP写作的专栏,目前拥有3万多的付费用户,此课程帮我们梳理职场科学时间关和7个简单高效的时间管理方法、应对“忙乱”状态的一套思维和行动指南、帮你练就“并行”能力并且告诉你如果跟上下级实现高效协同;

听完过后受益匪浅,希望对你也有帮助,特整理如下听课笔记请指正:

第一讲 计划:规划和备忘

 用你的头脑来指定计划,用可视化的计划表指挥你的行动。

一、极简的项目管理表

项目并行可以时间最大化利用

拆分项目注意三点:

1、不要把工作和时间节点拆分的过细,时间颗粒度到计划周期的下两级就行;比如年度计划按月去安排;季度计划按周去安排;

2、项目拆分尽量做到不漏不重;

3、需要别人配合的项目,分拆的颗粒度跟着人走,有且只有一个人;

每个项目都需要设置一个截止日期,所有高效率的人都会给自己设置一个截止日期;

在给别人设置截止日期时要以讨论的方式,让他们自己主动承诺,一般情况下人们不愿意打破自己的承诺;

每个任务都必须要有责任人,并且设置进度提示(可用颜色标注);

二、日历表

1、重要的事情先安排(对长远发展有利的事情先安排);

2、好的日历计划并不是需要填满每一个小时,要有一定的缓冲地带;

3、要设定日计划,也就是每天的任务清单;

第二讲 行动:把时间变成产出

对于复杂任务,需要一个进一步的处理过程,也就是把负责的任务拆分成一个又一个简单的动作;

分拆动作然后立刻行动是解决拖延症的好办法;

“转”“做”“存”“仍”

把遇到的每一件事情在10秒内做一个判断:下一步我该做什么?转给别人?马上去做?放入待办清单?拒绝或忽略他?

转:当任务过来的时候反问自己:我是最合适的人选吗?

做:一定要我做的事情趁热打铁立刻做掉;

存:没有办法马上做,需要大块时间在未来处理的事情,记录下来,放进待办清单中;

仍:转不出去,又没办法立刻做掉,也没有存下来以后做的事情,果断扔掉;

如何解决犯难造成的拖延?

造成拖延的一大原因是:担心自己做不到;

1、担心自己做不好时不妨转念一想,反正都是要面对的,不如找到一个积极的、能说服自己的理由主动去做;

2、不要一个人在那里为难和纠结,跟上司、同事沟通交流,他们的建议和鼓励可能会给你带来行动的动力;

第三讲 敏捷工作法:让计划赶上变化

不要把时间浪费在努力工作中!

一、不要有完美主义思想,一件做到80分可以的工作做到100分付出的代价可能是牺牲七八件需要做到60分事情的时间;

二、不要做超出职责范围的事:增加原本工作范围内没有、也没必要的工作量会给自己增加负担,并且一旦走出了第一步对方就会习以为常;

三、做事之前多沟通,做事的时候多了解,不要等到做完了以后再返工,返工是最大的时间浪费;

敏捷工作法,核心是一种不断迭代的工作方式:

两个要点:最小可交付和持续迭代;

1、最小可交付

首先要有最小可交付意识:你可能在一项工作中投入了大量的精力和时间,但是如果没有交付的动作,在旁人看来,你等于什么都没做;例如微信的1.0版本、2.0版本、3.0版本~~

我们可以把工作分为:输入、处理、交付三个阶段;也就是说:把一件大事拆分成多个小事,每完成一件小事进行一次对领导的交付;

交付有两层含义:一个是输出,一个是输出对象;即,在搜集和处理信息的时候,时刻要想着我们的汇报对象是谁,他希望看到的信息是哪些?以什么形式呈现?只有这样我们的前期工作才会更有针对性;

为什么强调最小的交付呢?

计划不是一成不变的,我们常说计划赶不上变化,很多时候就算是老板,也没有办法做到100%看准一个方向;

接到一个任务或项目时,第一步不是向对方承诺什么时候交出最终结果,而是承诺什么时间完成第一次交付;比如我们接到领导派活时:更敏捷的回答方式是明天上午我就开始准备,下班前给您一个初步反馈,而不是两周后给您最终方案;

2、持续迭代

迭代,就是一次比一次更好的交付!

先交出一个1.0版本的给他们,然后等反馈,再进行改进;把活不断的交付出去就是我们可以同时处理多个任务的关键;好处是一方面你源源不断的有产出,另一方面时间没有被浪费;

当同时面对多个项目时:重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代;

        比如,一个月后,你要出席一个公司级的重要活动并做一个演讲;两天之后,你要给部门内部员工做一次培训。重要性上,当然是公司级的活动大于部门内的培训。紧急度上,却恰好反过来。不管你先做哪个,心里总会惦记着另外一个。

        根据重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代的原则,你可以先把最急的内部培训材料,做出一个1.0版本,发出去听听其他人对这个版本的反馈。

       然后把这事放一边,开始全力把公司演讲做出1.0版本。因为毕竟还有一个月的时间,接下来你可以根据领导的反馈,慢慢迭代到3.0甚至是10.0。

        部门的培训,最终也许只迭代到2.0版本,但因为没有那么重要,2.0已经足够了。

        注意:敏捷工作法不主张同时做多件事;虽然敏捷的结果看起来是多个项目在同时推进,但其实是你把不同的项目不同的版本不断地交付出去,手里仍然只留一个任务;

第四讲 管理合作者的时间

职场人的时间管理:一是开放透明,二是相互负责;

三个透明沟通习惯:

一、做计划的时候就把别人拉进来(让他们觉得这是“我”的想法);

二、实时同步(每天上午站着开会,把手上的事情做一个同步);

三、尽可能地当面沟通(可以当面沟通就不要打电话,可以打电话就不要发微信、写邮件)

管理上级的时间:

1、很多老板对交代出去的事情自己都会忘,要养成主动跟老板沟通的习惯,等到老板想到以后开始订细节、催进度的时候,事后老板就会觉得这个下属执行力不行;

2、主动跟老板一对一沟通,定期汇报项目、任务的进度;

学会授权

1、人的成长是需要有具体的事情作为载体的,下属不是因为成长了才能完成某个任务,恰恰相反,他是因为完成了某个任务才成长的;

2、面对下属说:老板,这件事情你来决策一下吧,这种问题的事情要提醒自己,这件事情的最终责任人是谁,如果责任人是下属,那么可以指导他、给出建议;但必须坚定的告诉他,他才是这件事的最终负责人;

第五讲 如何与忙碌相处

不要让自己感觉忙碌,为了忙绿而忙碌;

形成自驱式忙碌

一、有一个属于自己的好目标

让自己兴奋的目标有两个特点:一是挑战了舒适区,二是开创了新领域;在职场一定要有两个重点:一个重点是完成了老板交代的;另一个重点是挑战自己想做的;

找到属于自己的目标也等于给未来的简历做准备;

你未来准备跳槽去其他公司的时候有什么值得炫耀的事情可以写在简历上吗?相反,如果某件事情,你做完了都不会想把他写到简历上,那最好在一开始就停止或者减少对这种事情的投入;

二、给成长流出足够的投入

每年给自己流出200个小时以上的时间用于自己的能力提升和身体锻炼;

在学习上敢于投入钱,投入让自己心疼的钱;

三、跑出一个小循环,制造机会让自己尝到甜头

把学到的技能立刻运用到工作中,现学现卖会有一种立竿见影的反馈,带来的成就感是巨大的;

很多人总说关键是要想明白自己要什么,其实想是想不出来的,自己想要什么是逐步试出来的,和敏捷工作法的原理一样,持续迭代自己,通过完成一件一件小事,逐步找对自己的方向;

在当前的工作中找到意义,让它们服务于你的目标;

以上是《怎样成为时间管理的高手》这门课程的学习笔记,个人能力限制未必能讲到课程精华,有兴趣的可下载“得到”APP搜索《怎样成为时间管理的高手》购买学习。

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