会计和财务工作外包

会计工作可以外包，尽管外包的会计工作通常仅限于会计工作中的一部分，若财务总监愿意与多个提供会计服务的机构协作的话，更多的会计工作可以外包。

本文主要阐述外包会计工作的利与弊，并提及到与提供会计服务机构签订合同之前需要了解的几点有关合同条款方面的内容。另外，本文有部分内容讲述了企业内部会计工作外包的过渡阶段需要做的一些准备性工作，揭示了一些控制和评价外部会计服务机构工作业绩的方法，还研讨了会计和财务管理人员该如何利用这些外部服务机构提供的信息。最后，应该意识到，当公司不再将会计工作外包时可能会有一些问题产生，这些问题以及相应采取的防范措施在本文中都有研讨。

阅读完本文内容后，财务总监应该对外包会计工作有一个基本的、全面的认识，了解与会计服务机构签订合同时如何与其谈判，如何将任务转交给它们，如何评价它们的工作业绩，如何对它们进行管理，以及在必要时如何中止合同关系。

一、 外包的利与弊

本部分主要研讨公司中的各项会计工作外包时的优缺点。外包的会计工作主要有应收账款的收账工作、内部审计、工薪会计、财务报表会计、养老金管理与业务处理会计，以及现金管理。我们在研讨每一项会计工作外包的利弊时，将相似的部分放在一起，以方便读者进行比较并对其作出利弊权衡。

考虑到可能会产生重复研讨，支持外包会计工作的几点依据在分项讨论时并没有在每项中都研讨。这几个依据是：许多会计工作是文书性工作，或是可以自动化进行的且是非战略性的工作，例如业务处理会计、养老金管理和工薪会计，由于这些工作对企业整个战略方向不产生重要影响，应该将其外包。财务总监应该更多关注于那些将影响企业的获利性或企业在市场中地位的重要的工作。

将应收账款收账工作外包给外部机构的最充分理由是，与企业内部相关工作人员相比，外部工作人员有更多的精力去催促拖欠账款的客户还账。催促拖欠账款的客户归还老账需要特殊的技能，外部的收款公司可以雇用这类具有专门技能的工作人员。利用收款公司催收应收账款的不利一面是，收款公司向客户催收账款时可能会采取一些过激的行为，可能导致客户不再与公司进行业务往来。不过，公司在将应收账款外包给收账公司催收时，会考察这些客户的欠账情况，公司将来也不打算与这些客户再有业务往来。同时，收账公司一般要收取收回账款的很大一部分，通常占总数的三分之作为费用。因此，公司通常只是在确信一笔账款自己难以收回时才将这笔账款转交给收账公司催收。不管收账公司能催收回多少账款，即使不能全额收回，也要比由公司自己催收强得多。而且许多公司都要在账上核销那些必须交由收账公司催收的应收账款，公司不再期望能收回那些资金。有时公司也可以将应收账款交给那些愿意计时收费而不是按应收账款百分比收取费用的收账公司催收。这种方式可以降低高额的收款成本，同时也将收款成本从高额的变动成本转化为固定成本。总之，将难以收回的应收款转交给收账公司催收非常有成效，因为收账公司更擅长向拖欠账款的客户催收账款。

现在许多公司将内部审计工作也外包。为了更好地、更全面地理解内部审计外包时所产生的后果，以下在讨论内部审计外包的原因时，同时将由此产生的弊端随列其后。支持内部审计外包的观点有：

技能更强。若提供服务的会计师事务所规模较大，事务所有从事各项审计工作的工作人员，这样，各项审计工作就可以由这方面工作经验丰富的工作人员来承担。

管理能力。由于会计师事务所专门提供审计服务，它们比公司更擅｝长对内部审计工作的管理。因此，它们能够替公司管理内部审计工作，并且：可以比公司内部人员做得更好。

更丰富的实践经验。在许多公司从事过内部审计工作的审计人员具备丰富的工作经验和相关知识，知道该执行怎样的程序才更有效率、更有效果，这些工作经验和相关知识也可以从事务所内其他审计人员处获取，因此，能够给公司提供更多的改进性建议。许多公司内部审计人员呆在公司许多年，缺乏与其他公司接触的机会，不能积累广泛丰富的工作经验。

变动成本。公司只在会计师事务所提供审计服务时才付费，审计成本在内审工作由公司内部人员从事时是固定成本，内审工作外包时审计成本相应转化为变动成本。

迅速获得。公司在国外购并一个新的企业时，不方便派驻公司内部监审计人员进驻到新的企业中。这时公司就可以很快雇请外部会计师事务所经验丰富的审计人员，请他们提供审计服务。

减少差旅费。公司需要派出内部审计人员出差到各个营业分所进行内部审计，在要求会计师事务所提供审计服务的情况下，规模大的会计师事务所可以分派它在各地的分所到这些营业分所审计。这样就能避免公司内部审计人员产生的额外的差旅费支出。不过这些差旅费成本只有在受托的会计师事务所有分所靠近公司各个营业分所的情况下才能节省下来。

没有停工。内审工作外包时，公司在需要进行审计时才聘请审计人员提供服务。这样就避免了在非外包的情况下，一次审计工作结束到另一次审计工作开始之间的内部审计人员的停工休息时间。

没有招聘和培训成本。外包情况下，公司不需要为了雇请一批高水平的内审人员而发生招聘和培训成本。

也存在内部审计工作在某些情况下不能向外部购买的重要原因，管理者在做出外包业务的决定前应该考虑到这些因素。外包业务时应该考虑的因素有：

成本。利用外部会计师事务所代替内部审计人员的一个最大缺点：是它的高额成本，包括固定性成本及正常的毛利。需要特别注意的是，一旦公司遣散它的内部审计人员旧益依赖外部会计师事务所提供内部审计服：务时，审计事务所将可能增加收费。

培训。由于内审工作要综合考虑公司的许多职能，一些公司利用内部审计工作来训练它们的管理者。一旦撤销这项工作，公司便将失去培养未来管理者的训练基地。为了保持这种训练方法，一个解决方式是将这些受训人员集中起来，与受托方的审计人员一起工作。
    经验。公司能够察觉到外部会计师事务所派来的审计人员的素质要比预期的低。由于多数会计师事务所人才流动性高，为了让那些初级水平的审计人员积累在各种不同会计环境工作下的工作经验，事务所往往让他们参与到公司的内部审计工作中来。这个问题可以通过检查事务所派来的每个审计工作人员的资格证书来解决。

责任。管理者必须认识到建立维持内部控制并对这些内部控制进行审计是管理人员的责任。若公司被指控缺乏内部控制，则不能将责任归咎于提供审计服务的外部审计师事务所，管理者将承担有关会计责任。

独立性。通常假定会计师事务所能够在其内部设立起一道“屏障”, 使得其从事公司内部审计工作时不会干扰财务报表审计工作的独立性。然而一些小规模的审计事务所很难保证审计工作的独立性，因为它没有足够的审计人员，不可能让审计人员各自单独从事公司内部审计工作和周期性的外部审计。

工薪会计通常情况下都是外包出去的。工薪会计工作外包的主要优点有：

避免纳税申报工作。公司可以将按时申报纳税的工作负担转给工薪会计受托机构。政府要求企业及时进行纳税申报工作，若未及时进行纳税申报，企业将受到严厉的处罚。对于那些经常不能及时进行纳税申报的企业，将这项工作外包给会计服务公司后，节省下来的纳税罚款金额比将工薪会计外包所花费成本支出要多。

避免软件更新成本支出。由于每年一些地方税都会发生变动，公司的财务软件要正确计税，每年都要随税收制度的变动而更新，公司不愿意支付这笔软件更新成本支出，但公司若是用自己的软件做这项工薪会计工作，则每年都必须支出这笔软件更新费用。

不需要打印工薪单。当公司员工众多时，用打印机打印出工薪单需要费很长时间。打印时为避免差错，需要工作人员密切监管这项工作。工薪会计工作外包后，不需要打印机，也不需要雇人来做这项工作。

工薪可直接转存款。许多公司内部的工薪发放系统不允许将员工工薪直接转为存款，但提供工薪会计服务的机构可以将员工工薪直接转为存款。对于那些员工经常出差或是不能到公司领取工薪的那些公司来说，能将工薪直接转为存款非常方便。

能使用工薪单自动封装设备。提供工薪会计服务的机构能够使用自动化设备，将工薪单自动装人信封并邮寄给员工，会计人员不需要做填写信封的文字性工作。

能利用递送服务将工薪单邮寄给公司各个营业分所。尽管提供工薪会计服务的机构不会将工薪单邮寄给每个员工，但它们可以将工薪单成批邮寄到公司各个营业场所，然后分发给每个员工。

能将签名自动印在工薪单上。会计服务公司可以将主管的签名印在所有的工薪单上，这样就不需要有专人来做这项繁琐的工作。

能提供一些特殊的和标准的报告。许多会计服务机构能提供多种报告以满足许多公司的需要。对于一些特殊的报告需要，有专门定制的报告制作软件来满足公司的特殊需求。

尽管有上述许多优点，一些公司也不会将工薪会计工作外包，通常是由于以下原因。

成本。若要提供所有的工薪会计服务，会计服务机构将收取昂贵的费用，许多工薪会计服务机构最典型的策略是开始时对打印工薪单这种基本服务收取很低的费用，一旦公司签订下这项服务，则其他服务的收费理所当然就超过这项服务。例如，公司必须额外支付一笔费用购买自动化签名、工薪单自动装封、工薪单递送至各个营业所、定制特殊报告以及工薪直接转存款各项服务。

转录问题。公司有许多数据必须恰当地转录到受托的会计服务公司的数据库中，确保能进行正确的扣减，使员工每次都能收到数额正确的工薪单。若不能将数据顺利转录到会计服务公司的数据库中，公司将不再对会计服务公司抱有幻想，工薪会计工作仍由公司自己来完成。数据转录在一定程度上是一个问题，因为在每个年度开始时许多公司都想将工薪会计外包，这给会计服务公司系统转换工作人员造成很大的工作压力。

手工制单。手工制作员工工薪单时，很难正确计算出税收扣减数额。不过现在许多工薪会计受托方一般都提供自动热线服务或利用网络计算以提供税收方面的信息。

必须发送工薪信息。会计服务公司并不收集这方面的信息，必须由公司自己做这项工作，组织这些信息并提交给会计服务公司，以正确计算出工薪和纳税额。这些工作实际是工薪会计中主要的文书工作，没有公司能找到一个方法将这项工作转交给会计服务公司以降低成本。不过若公司中大部分员工拿的是固定薪金，几乎不需要收集员工的工时数据，则这个问题就很好解决。一些会计服务公司也能提供与工薪计算软件直接链接的条形码计时器，这样就能减少文书性工作。

若一个公司规模很小，没有能力在公司内部单独设立一个税务会计部门时，税务会计可以外包给会计服务公司来做。通常税务会计分成两部分，地方税务报告以及国家税务报告交给会计服务公司来做，公司自己只做地方税务会计。这样划分的依据是，许多税务会计服务公司雇用有地方税务及国家税务问题的专家，他们擅长于做这方面的工作，却没有利益的驱动使这类公司培养一些小地方如公司驻地税务方面的专家。

若一个公司的财务人员较少，或财务人员没有经验按期正确编制财务报表，则可以将财务报表外包给会计服务公司。

若受托的会计公司规模较大，工作人员具有很丰富的编制财务报表，尤其是编写报表附注方面的知识和经验时，将财务报表会计外包不失为公司的一个较好的选择。

普遍采用的一种方式是由公司内部工作人员编制出财务报表，然后由外部会计服务公司验证报表的准确性。尤其当公司为一家上市公司，其报表需要呈报给证券交易委员会（SEC），且报表的编制需要满足SEC的要求时，这种方式更被广泛采用。因此，公司决策前要对报表质量的提高与为此额外支出的成本做出利弊权衡。

业务处理会计也可以外包给外部公司。这样做的优点是，提供这类服务的公司工作人员具有世界级水平的业务过程处理方面的知识，所以能够更快地处理业务，完成交易。同时若公司的业务处理过程地点太过分散，这类公司能将分散的地点合并到一处，提高了效率、降低了成本。

另外，公司在这方面管理水平的不足可以利用受托公司高水平的管理来弥补。不利之处在于，这么做成本太高，除非公司员工具有更丰富的知识和经验来降低成本，否则外包业务处理会计花费的成本要比公司自己做这些工作的成本高。

现金管理工作也可以外包给银行。公司自己进行现金管理工作时，现金在各个会计手中流动，并且需要手工记录现金流动的信息，而当现金管理工作外包给银行时，银行可以将各个会计手中的现金归集到一起，存入到一个计息的账户中，且不存在任何干扰，而不外包时会存在各种干扰。现金管理工作外包也可以使公司降低成本，公司支付给会计人员用于追踪记录现金流动的固定性成本转变成银行按每笔交易收取的变动性成本。同时由于银行的现金管理工作能够全部实现自动化，大大降低了公司现金管理工作中出现差错的风险。惟一的不足之处是，公司被迫委托同一家银行管理现金账户，公司不能做到选择多家银行，促使银行之间形成竞争，从而给公司提供更合理的收费。

二、 外包合同问题

这一部分研讨了公司在将会计或财务工作外包时，与受托公司签订合同之前应该要注意的与合同签订相关的一些问题。

在签订工薪会计委托合同时需要与受托方协议的只有价格一项，因为受托方有成千上万的客户，喜欢用标准式合同与客户签约---它不可能记录下与所有客户签订的合同条款的细微变化，因此也不会允许合同条款改变。但是，会计服务公司可以根据提供给每个公司的不同收费标准来更改它们的计算机系统，因此，合同价格是可以协商的。通常收费为按人数收取的变动性费用，再加上各项其他服务的固定费用。如果公司员工人数很多，公司就有很大的讨价还价的余地，此时会计服务公司若不降低收费，则可能丧失一大笔收入。小公司却没有这样的影响力来诱使会计服务公司降低收费。

税务会计委托合同需要与受托方就价格以及由谁提供该次服务进行商议。所有提供税务会计服务的公司都计时收费，然后再在一定的基础上予以折扣。公司可以通过谈判降低每小时收费标准，或者在一定的工作量水平基础上将收费转变成固定费用，再对额外提供的服务计时收费，这些额外提供的服务在合同写明提供的服务之外。若受托公司某个员工能提供特别优秀的服务，公司可以指定所有税务会计工作都由该员工来完成，至少公司可以拒绝受托公司分派不合格的员工来做公司的税务会计工作。

现金管理委托合同有时候甚至不需要与银行商议合同价格--并且合同的其他条款也不需要协商--因为银行给成千上万的客户提供这项服务，它很难记录下与一些客户签订的合同条款的细微变化，因此，银行一般不允许合同条款改变。服务收费也是固定的，因为银行不可能通过这项服务从某个客户那里获得较大的利润。只有那些现金管理中交易量大的公司才有影响力迫使银行降低收费。

应收账款委托收款合同关注的是受托机构将收回的账款返还给公司的数额。代理机构在替公司催收回账款后，一般都希望保留较大的比例为己有。这个比例一般为收回账款的1/4 到1/3 。若公司委托代理机构催收的应收账款数额较大，则可能通过谈判将这个比例降低下来，若价格还是太高，公司可以计时付费，请法律公司帮助收回数额巨大的欠款。另一个惟一可以商谈的条款是在终止与代理机构的合同关系时，是否允许代理机构继续催收还没有收回的应收账款。许多情况下，代理机构可以继续催收，因为为了收回这些账款，代理机构可能已经投人了很多精力。若委托方是按时收费的法律公司，则公司可以随时收回这些应收账款的收账权。

签订内部审计委托合同时，必须要考虑受托方按时计费的标准、派遣的工作人员以及构成全部内部审计工作基础的工作方法。计时收费标准有很大的商讨空间，可以依据派遣的工作人员的数量以及受托方在一年中的哪个时段工作来商议价格。由于提供内部审计服务的公司多数为会计师事务所，在夏季和秋季时，事务所员工工作较清闲，这时期的收费可以相对较低些。公司可能自己设计一套详尽的内部审计工作方法，并要求受托方遵循这套方法― 这对受托方来说不存在任何问题。一般合同中有关条款应该允许受托方在必要时改变这些工作方法，以提供更完整的审计结果。最后，合同中应该有条款规定允许公司接受或拒绝接受受托方指派的工作人员。

养老金管理委托合同定的收费标准很难改变，但合同条款可以规定，允许对员工的投资方式有所改变。收取的费用一般包括固定性的基本费用以及按人数收取的变动性费用。其中变动性的按人数收取的费用一般不能降低，除非公司员工很多，能给受托方带来很高的利润。养老金管理委托合同条款中一般需要协商的是受托方运用的投资组合工具，通常从保守的投资组合到投机性的投资组合都有，公司的员工可以从中选择。

业务处理会计委托合同中需要双方谈判商议的条款最多。其中有一条是公司员工尽可能多地将需要提供的服务列在固定性的基本收费或按交易次数收取的变动性费用项目中，否则，受托方将会就额外提供的服务收取高额的附加费用。而且，若公司有员工转到受托机构，合同中员工具体规定受托机构留用这些员工的最短时间（为了给这些员工提供工作保障），或者至少应该具体规定受托机构留用这些员工的最小比例。合同中还应该具体规定受托方让参与这个项目的关键人员在这个项目上工作的最短时间，防止受托方利用公司转人受托方的关键员工做其他的项目。另一个问题是，公司应该对受托方改变业务处理的方法进行控制。实施这种控制可能看起来是没有必要的，因为公司应该尽可能地降低成本支出，但保持公司原有的业务处理方法可能有政治方面的原因。如果谈判中由公司实施这项控制的有｝关条款未被接受，则合同中至少应该规定，当业务过程处理方法的改变会影：响公司其他方面时，这种改变应该征求公司的同意。

三、 交接问题

这部分主要讲述公司将某些会计工作外包时所要做的一些准备性工作。将工薪会计外包给会计服务公司，需要做的第一步准备性工作是在工作移交日之前1 个月就要与会计服务公司会谈商讨相关问题（若要交接的工薪会计系统特别庞大或者很复杂时，需要再提早一些）。商讨的问题应该包括主要的交接日期以及由谁来完成交接工作。由于工薪会计系统通常必须在1年开始的那一天由会计服务公司在线运行，交接工作时间性很强，因此，首次与会计服务公司的会谈显得特别重要。如果往后需要增加工薪会计的一些特别服务项目，例如，工薪单上的自动签名，那么提供该项服务的日期也应该在会谈中由双方协商确定。第二步准备性工作是在年底或再早些时候将所有员工的工薪信息全部移交给受托的会计服务公司。这就要求将公司现存的计算机数据转换成受托公司计算机系统能够识别的格式，或由公司的相关会计工作人员重新输入这些信息，这个工作量是很庞大的。在这阶段最重要的是要保证有充分的时间和人员来复查所有重新输人的信息，保证信息的准确性；同时必须保证提供给这些数据录人工作人员有足够的培训时间。受托方代理人在数据录人开始的几个阶段必须在场，以确保所有事项都充分正确地表述。

委托银行进行现金管理，首先应咨询银行，看看哪些地方需要设立账户，然后公司让银行设立这些账户。银行设立好账户后，自动会将所有收到的现金归集到一个可生息的账户上。公司再设立一个审计小组，定期检查每一个账户的金额，确保闲余的现金都转到投资性账户上。这些工作做好后，公司必须给所有客户发送信件，将距离他们最近的货款汇人账户的地址通知他们。最后，公司应该建立一套程序，提醒客户将款项汇人那些账户。因为许多公司会忘记将款项汇人那些账户而继续汇到旧账户。

将财务报表会计外包时，要做的准备性工作较简单。一个水平较高的会计人员能直接根据分类账编成财务报表，通过定期与公司管理层的接触和会谈，来编写报表附注。公司惟一要做的工作是复核报表的编制，了解受：托会计服务公司是如何将各个会计科目累积成报表列示项目，再对受托方｝进行几个月的监督，确保会计报表的编制完整、恰当。

内部审计工作外包时，有几个准备性工作需要特别注意。首先，由于受｝托方派遣的审计工作人员素质的高低对内审工作的深度以及进展速度有很｛大的影响，财务总监应该仔细检查所有派遣来的审计人员的资格证书，并可｝以自主决定撤换公司认为没有工作经验的审计人员。其次，受托方的审计：工作人员应该了解并熟悉公司所有的规章制度和相关程序，需要与公司的｝一些关键工作人员会谈，并设立一个固定的办公场所，方便与公司各部门联财系。这些准备性工作是保证审计人员高效率工作所必需的。再次，若公司想继续采用自己的一套内部审计工作方法，就应该让受托方派遣的审计人监员了解、熟悉并运用这些方法。这对那些无法运用标准审计程序的行业来说就更重要。例如再投资性行业，需要经常性地、深人透彻地对现金运作的露内部控制进行审核，而不需要将主要的工作精力放在常规性审计程序上。财务总监应该与受托方管理层就下一年度审计工作程序取得一致意见。财务总监要直接控制审计工作计划的内容，不过也要允许受托方对审计计划提出改进建议，这种改进建议可能有助于公司完善内部控制的审核工作，或这种改进能充分利用审计工作人员的特殊技能。同时，财务总监要定期安排与审计人员会谈，要求审计人员汇报审计中发现的问题，针对发现的问题，财务总监或要求进一步审核，或在考虑时间和成本的