向领导汇报工作，堪称职场最大痛点之一。相信很多人都有过这样的体验：
一到做工作汇报的时间节点上，就开始手（战）忙（战）脚（兢）乱（兢）；每次花费大量时间准备汇报，还得不到领导的认可；想一个小时搞定汇报，没想到一个下午都没结束，各位分管领导还吵的一塌糊涂；明明汇报时都说过了呀，为什么领导还不给签字批钱……
这些场景你是否看着也很眼熟？很多人一提起要做汇报，就打心眼里发怵。那么，到底该如何在向上汇报工作的时候，做有效的沟通呢？
你说身为领导的那些人，对他们来说最宝贵的是什么？是时间吗？
不，是注意力！
所谓有效的汇报，就是领导也许没有同意你的结论，但对你的整个汇报过程给予了充分的注意力，他认可的，是你的思考过程。
而无效的汇报，就是领导的时间虽然给了你，但注意力不在你这里。
甚至领导会因为觉得在你这里浪费了时间，而大发雷霆，对你的能力有质疑那几乎是必然的事情。
所以，在汇报的场合，你最应该关注的，是各位领导的注意力。
如果你不按照注意力的规律来办事，那么即使是一个领导们很关注的主题，这次汇报也一定会是一次不成功的沟通。
那么，注意力的规律都有哪些呢？
（1）人对有意思、有意义的事情才会感兴趣，这是注意力的开端；
（2)人的注意力带宽是有限的；
(3)人的注意力持续时间也是有限的。
针对第一点（企业里的事难得会有意思，不是每一个公司都有秋叶小龙虾可以吃的），你的汇报主题一定要有意义。要么是能够降低成本，要么是增加销量，要么是改善工作产品质量，要么是提高效率，要么是助推公司新发展。所以你要发掘你的汇报主题背后，对企业发展真正有意义的内容，然后充分表达出来。
针对第二点，脑科学研究告诉我们，人类大脑1秒钟最多能处理60比特的信息，这就决定了大脑的注意力上限，也称为“注意力带宽”。为了让这60比特的带宽完全被重要信息“占据”，你在汇报中就不能旁征博引，也不要文采四溢，要聚焦明确的主题，并且设计严密的汇报逻辑，坚决不能给领导机会发散——对，别看他们是领导，注意力还得受你控制才行。
针对第三点，专家对注意力的持续时间做过很多研究，其中对高级脑力劳动者给出的工作时间安排建议是50+7分钟，也就是50分钟的高注意力工作之后，就要安排7分钟的休息。此外，关于倾听的注意力，东尼·博赞曾说：一个人带着吸收的能力，倾听的时间是20分钟。所以，你的汇报要控制整体时长不要超过50分钟，同时也要布局好汇报的节奏，可以按照20+20+10分钟这样的时间组块安排。
现在我们了解了注意力运作的规律。所谓规律，就是事物运行的底层逻辑。这些东西看不到摸不着，却实实在在发挥着作用。一次效率高、效果好的汇报过程，一定是严格遵循了其中的规律；而一次失败的汇报，肯定是违反了其中一条或几条。
因此，运用以上规律，在具体进行汇报的过程中，需要关注以下4个细节。
（1）告知主题
不要以为领导都十分清晰今天来听你汇报的主题——领导那么忙，向他们告知汇报主题，是你作为汇报者的责任。
比如你可以在汇报一开始就这样说：
今天我汇报的主题是《公司十四五人力资源规划》，汇报时间1个小时左右。
然后，你可以明确一下汇报内容的重点，以方便各位领导各取所需：
今天我汇报的内容主要包括三个部分，一是这次人力资源规划的主要依据。重点是公司的预算安排。
（2）人力资源各模块打算
重点是人员规模控制的措施。
（3）需要决策的内容
重点是人员招聘与淘汰的平衡。
这个部分要控制在30秒之内讲完，最长不要超过1分钟。
为啥？这是源于“麦肯锡30秒电梯法则”，是知名咨询公司麦肯锡从自己的一次沉痛教训中总结出来的。据说，有一次麦肯锡的一名项目负责人在电梯遇见了大客户的董事长，被要求在从1层到30层的电梯时间内，介绍目前项目的阶段成果。由于事发突然，负责人没有事前准备，结果说的不清不楚，最终导致麦肯锡失去了这个重要的客户。
(4)直奔主题
之后，麦肯锡就要求公司员工凡事要直奔主题，在最短时间内把结果表达清楚。
然注意逻辑：
完美的汇报逻辑，当然是按照金字塔原理的MECE法则，但实际工作中，很难有那么充分的资料、数据、信息来支撑。因此建议你使用更为简洁的“总-分-总”逻辑。
也就是在汇报的每一部分里面，都要先有总体目标安排（来自预算、或年度计划、或领导要求）、当前情况概述、存在主要问题、提出解决方案。
比如说：
关于人力资源规划的主要依据，你可以先介绍集团或者公司的年度预算目标，然后用数据呈现当前人力资源的总体情况，再根据目标和现状的差异分析存在的主要问题，最后提出问题的解决方案。如果需要领导给予资源支持的，还要在最后提出相应的需求。
始终围绕汇报的总体框架，采用总-分-总的逻辑展开汇报内容，就会有效引导领导的注意力，始终跟随汇报的线索一起往前“走”，从而避免了过于发散，会议时间一拖再拖的问题。
注意控制篇幅：
汇报的主体内容，要注意控制篇幅。有些人喜欢在汇报时长篇大论，或者PPT一做就是上百页，似乎内容越多就越显得自己水平高，准备工作越充分。其实我们都明白，领导日理万机，能够给到一个汇报的时间是有限的，他们会希望通过有限的时间，获取真正有价值的内容。如果你能从实际工作的大量表面现象中提炼出关键信息、关键数据和有价值的观点，那就是帮助领导节省了宝贵的时间。
既然是关键信息、关键数据和有价值的观点，内容必然不会太多。所以我们可以通过给定PPT的页数范围，或者是演讲型汇报的字数范围，来倒逼自己提炼关键信息，精简汇报语言。比如，一般来讲，PPT应该控制在40页以下，纯演讲型汇报的字数则不能超过1万字。
当然，根据东尼·博赞关于倾听时注意力不会超过20分钟的观点，还得注意汇报过程中的节奏安排。每隔15-20分钟，就要对前面的内容进行一下小结，把领导快要分散的注意力拢一拢；或者也可以插入一些能够刷新领导认知的数据和事实，相当于重新引发领导的注意力。
有克制地给信息：
在组织汇报内容时，还有一点要特别关注——那就是给出信息时，一定要“克制”——没有经过论证的、可能会引发争议的信息和数据，只能在会前解决，不能在会议上出现。否则，你就一定会马上收到反对意见——“我这边拿到的数据不是这样的”“我听到的声音恰好是相反的”——这下，你的整个汇报的可信度，就都被打了折扣。
说服力是有效获取注意力的基础，如果你乱编故事，哗众取宠，甚至危言耸听，可能吸引一时注意，但长久下去就会丧失信任。所以在汇报过程中的数据、事实都要考究。
最后的最后，所有的汇报信息，都是通过你这个人发射出去的，所以你的精神状态是否饱满、你的语气是否自信，也都会构成说服力，从而有效管控领导的注意力。
所以，做好汇报不容易。你需要了解注意力运作的机制，需要把握引发、管控领导注意力的规律，需要掌握从大量信息中梳理关键内容的方法，还得知道用文字、PPT或者图表把这些关键信息呈现出来的技巧。
作者：笑四月
作者简介：高级人力资源管理师，用经历的厚度抒写职场温度
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