写了一通宵的方案,竟然又没过?我的方案这么好,竟然让我重写,领导是不是瞎?讲得口干舌燥,下面到底听懂没,怎么没有反应呢?
在咨询行业多年的日本Precena Strategic Partners 股份有限公司创始人兼 CEO 高田贵久发现,以上这些问题,皆是因为职场人士不会“精准表达”导致的惨案。
加班通宵,方案因为没能合理思考,遗漏了关键环节。台上口若悬河,台下却无法准确get到你的想法,方案不过也是情理之中。
高田贵久在其著作《精准表达:让你的方案在最短的时间内打动人心》中指出,只要你能够合理思考、准确传达,便可快速制作出打动人心的方案。
合理思考+准确传达=精准表达
那么如何做到合理思考,准确传达?高田贵久从提案思路、假说验证、会议设计和文本制作4个方面,总结了5套框架,助你快速有效组织信息,明确迅速制作材料。从此方案不过夜,上台不慌张。
所谓万事开头难,提案思路尤其如此。
从一个灵感,到一整套方案,从无到有的第一步,要如何迈出?汇报后,领导会不会认为方案有缺漏?或者担心自己不善表达,让方案被毙。
我们常常为自己临场词不达意的原因,是演讲能力或者交流能力的问题,而高田贵久指出,一切的“不善表达”是因为“你自己原本就不知道应该讲些什么”。
所以,当你无法清楚表达自己的提案内容时,根本原因是你的提案思路没有框架,不成体系,无法自圆其说。
当然,这个烦恼不是你一个人的,早有无数前辈总结了各种商务框架供你挑选。
有5P营销理论,有3C战略三角模型,有产业竞争五力分析,有麦肯锡7S模型,你只需根据情况,照搬这些经典框架,便可快速形成方案雏形。
所以,当你对提案思路一筹莫展时,不如试试商务理论框架,便可轻松获得提案思路。
大多数时候,提案重点往往不在于方案本身,而是对方案假说的验证。
如果你的方案是通过加大宣传力度,提高公司业绩,那么你为了能让方案通过,肯定得验证自己的假说(加大宣传力度,能提高公司业绩),但是未来的事,如何验证呢?
高田贵久在书中指出,当一件事太难、太大而无法实现时,我们不妨将其分割为小块,逐个击破。
所以,有了验证假说的5个步骤:理解目的、把握论点、构建假说、实施验证、提取启发。
前两步用于探知对方可能提出的问题,后两步重点在于回答对方问题。这5步走完,你的方案也就大致成型了。
一个方案从产生到落地,前后往往需要多次会议,那么这些大小会议又要如何准备呢?如果一次性从宏观提议讲到具体操作,估计一整天也讲不完吧?
别慌,书中总结了4种会议类型和侧重点:
项目初始会议 目的在于互相了解认识,增进感情,建立联系,协调统一。
研讨会 就论点和假说展开讨论,征求意见,为进一步明确论点和假说做准备。
中间报告 对假说进行讨论,并做出决定。
最终报告 讨论启发,做出决断,并付诸行动。
还在纠结这次会议要如何准备吗?只要找找它的定位即可轻松应对。
一般在开会前,我们会根据参会者的级别、特征和人数,对会议的讨论形式进行设计,具体如何快速设计会议,作者给出了三种框架形式:
“阅读者”or“倾听者” 有的人喜欢阅读材料,根据材料提出疑问,有的人喜欢直接听取对方描述后做出决定。对于阅读者,你需要提前将详细的会议材料给到对方,而对于倾听者,材料则应简单明了。
“纵观全局派”or“连锁把握派” 管理者多是纵观全局派,所以纵观全局者作为主要参会者时,可以更侧重宏观问题。而对于了解具体工作的连锁把握派,则可侧重具体业务操作问题。
“自上而下”or“自下而上” 对于习惯于自上而下的管理层,最好能先亮出结论,而对于习惯自下而上的人,则需要准备更详尽的数据资料。
前有秋叶大叔因PPT创业,后也有产品经理因PPT被炒鱿鱼。而避免后者最简单的方法,是根据PPT框架按部就班。
PPT框架≠PPT模板
我们每次搜索PPT模板,多是为了美化,而PPT框架,则是为了帮助你提高效率,保证品质。
制作框架:
上方必须有开头句 表明你的论点,也让大家走神时也能迅速跟上节奏
要符合阅读习惯 一般都是从左上方到右下方的顺序,如果打乱顺序,会让人感到“语无伦次”,难以理解。
整齐排列 一张排列整齐的PPT,能让人迅速抓住重点,并理解其中内容,而一张杂乱的PPT则相反。
根据框架制作的PPT,虽然无法惊艳众人,但一定内容清晰,易于理解。
商务的本质不也是如此?不求产品完美无缺,但求其质量稳定,功能适用。所以商务文本的制作,贵在清晰,易懂。
因为有所遗漏,方案未能完整呈现;
因为验证疏漏,方案受到质疑;
因为没能提前摸清参会人喜好,会议昏昏欲睡;
因为PPT杂乱,会议效果大打折扣。
如果你不会精准表达,再多的通宵也无法体现你的价值,展现你的才华。你无法说出心中所想,更无法让对方迅速get到你想要传达的信息。
但只要按部就班,套用高田贵久在《精准表达》中提供的5种框架,你也可以“让你的方案,在最短时间内打动人心”。
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