编按:
我们在制作PPT时,常常会遇到处理数据的问题,如何将这些数据通过图形化的方式表达尤为重要。在工作中,我们该如何选择图表、制作图表和优化图表呢?
你还在手打文本框做数据吗?
还在为选哪个图表发愁吗?
还在为老板提出图表要清晰明了的要求而举足无措吗?
在工作中,我们经常会遇到做数据做图表的情况,虽然平时接触过一些PPT图表教程,但却很少有人讲图表这一块。尤其是做得少又不擅长的人,稀里糊涂地随便找一个表填个数据,就糊弄就过去了。
其实PPT图表在PPT中有着至关重要的地位,它代表着数据的可视化。公司每月业绩、超市的营业额等,都可以通过图表表现出来。如果思路不清晰,随便插入一个图表的话,很有可能表达不清晰图表的主题哦。
举个例子:
色彩多且形状复杂,很难突出重点,甚至传达出自己想要表达的观点,因此,我们做图表时需要克制,不是什么都是越多越好。
看了辣眼睛的图表,我们再来看一些比较养眼的图表,如下图:
上面例举的图表有数字,有明显的主题,就能清晰地传达出演讲者的观点。
图表是用来呈现数据占比分布、变化趋势等的可视化呈现方式,它要实现的目标就是让观众快速看懂。这是公司领导老板所希望的,但很多人却忽视了这一点。
所以,本白将从三个方面教大家如何做出好看的PPT图,即选、删、换三步走。
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PPT图表种类繁多,比如常见的柱状图、折线图、饼图、面积图等,到底什么数据匹配什么图表呢?这就让人十分焦虑了。本白就拿3个常见的表格举例。
(1)柱状图
柱状图可以说是PPT最常见的图表了,在工作汇报、公司排名等方面都会运用到。
例如:
柱状图常用于比较关系(比较各组数据之间的差别)。
(2)折线图
如果图表体现的是一个变化趋势的话,折线图就最恰当不过了,要是对数据不敏感的话,还可以转直为曲,让图表更富有运动感。
例如:
折线图主要用于表现数据变化的趋势,比如一周温度、每月月绩的变化。
(3)饼图
当数据是一个整体中的各个部分的组合,这个时候就可以考虑使用饼图。
例如:
饼图主要用于表现占比构成关系。
总结一下:
①柱状图常用于比较关系;
②折线图常用于趋势关系;
③饼图常用于构成关系。
选对了正确的图表后,不要急着为图表添加效果,首要的是给图表添加数据,然后删除不必要的东西,如标题、网格线等。
这里本白就以柱状图为例演示一下:
①将数据填入到表格中,删掉多余的部分;
②选中中心的网格线,直至出现蓝色的小圆,点击delete键删除,图表标题也是一样的原理;
③插入文本框,添加图表标题。
到这里,一个基础的图表就完成了,但总体上感觉很普通,这时候就需要进行第三步:换。
基础做好了,很多地方还是需要继续修改,例如图表的颜色、图表的样式、图表的标签等,以下图为例:
具体操作如下:
① 点击“插入”/“形状”,选择“三角形”后,在页面空白处绘制一个三角形出来;
② 单击“设置形状格式”, 更改“三角形”基本属性,将颜色填充为红色,线条设置为无线条;
③点击三角形,Ctrl+C复制,点击图表中的蓝色矩形,Ctrl+V粘贴,这时图表的样式就已经更改过来了;
④点击设置数据系列格式中的“填充与线条”,下拉到出现层叠这一选项,选择“层叠”;
⑤ 调整一下表格的大小样式,添加文本框,输入文本标签,将文本框设置为白色,填充颜色为主题色(红色),之后点击文本框,选择格式,编辑形状,更改形状为对话框;
⑥ 点击“插入”/“形状”,选择矩形,绘制一个矩形,放在页面的左边;
⑦ 更改矩形的基本属性,颜色填充为红色,线条设置为无线条,添加文本框对齐色块。
这样就完成了一个图表了。
可能很多人会好奇下图中的柱状图是怎么做的,其实很简单,知道上面的原理,只需要将三角形换成图标即可,按照上面的步骤完成同样的操作就能出现图标叠加的效果。
做好图表其实很简单,只要你想清楚要如何去表达这些数据即可。
好啦,本期就到这里,咱们下期再见~
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