时间管理小任的一天3

案例分析

小任的一天（3）

早上9点，部门的新晋管理者小任准时地来到公司，便收到李总的通知，让他做一份介绍公司的PPT。假如小任能更深刻地理解时间管理思维，我们看看他会怎么做。

接到任务后，小任并没有马上做 PPT，而是先思考了几个问题。

小任的思考（1）

1.目前公司的业务侧重点在哪？目前的战略规划如何？

2.我的部门在公司业务中扮演着什么角色？我可以怎样帮公司达成目标？

通过思考，小任得到了两方面的价值。

思考的价值

1.在构思介绍公司的PPT时，他可以站更高看更远，思路也更清晰：公司目前在做什么；以后会做什么；PPT中，哪些要说，哪些不说，哪些是重点，哪些只要提一下即可……

2.在制作PPT时，可以结合公司内容，思考自己部门的发展方向。有了这些思考，制作PPT的时间可以一箭双雕，既完成了工作任务，又完成了作为新晋管理者一些必要的思考。

（想）好，明白了，现在回到任务上：李总需要我做一份介绍公司的PPT。

从这个任务入手，小任又给自己抛出了下面几个问题：

小任的思考（2）

这份PPT是为什么而做？

会用于什么场景？

目标受众是哪些人？

如果可以，我要怎样做得更好？

第一个问题，可以让小任在构思PPT时，确保核心方向；中间两个问题，则让他可以确定演讲的调性和表达方式；最后一个问题，能激发发散思维，产生灵感。

（想）好，那我先写个任务清单。

小任的任务清单

1.和李总简单沟通，确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联；

2.如果需要，询问相关人员以及收集相关资料，整理成PPT的素材；

3.完成上面两个步骤后，开始制作PPT，并在构思阶段和李总确认。

接到任务后，小任就在网上下载了PPT 的模板，开始制作。过了一个小时，同事小张走了过来。

任哥，一起去会议室讨论下给客户的方案吧。

我想，我们现在的提案还没和客户沟通过，没有充分了解客户的想法，有被否决的风险。

老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法，我们在确定具体提案时就更有针对性了。

所以我们可以把初步方案中的思路提取出来，再将一些关键的点整理成一个问题清单，让老朱明天和客户碰一下。

等明天拿到客户反馈，我们再开讨论会议。

嗯嗯，你说得对，我先去给老朱准备一份清单。

小任很明白，方案不仅要为客户创造经济效益，更要能满足客户需求。所以，他想到在确定具体方案前，最好和客户再沟通下。这其实和他做PPT 时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”。

小任继续做PPT。过了一会，李总来电。

小任啊，早上给你的资料，你都复印几份，送到我办公室。

好的，什么时候需要？几份比较合适？

明天我见客户要用的，4份就行。

好，下班前给您送过去。

小任考虑到这件事比较机械，便委托了部门的实习生阿美帮忙，下午再请她喝咖啡。

小任专心制作PPT，到11点50的时候，就完成了初稿。

（想）还有10分钟，就提前想想明天老朱可能会带回来什么反馈吧，然后下午再完善一下PPT。

小任的思考（3）

老朱带回的反馈有哪几种可能？

这几种结果发生后，分别需要对方案做怎样的调整？

最糟糕的情况是什么？万一发生了，如何应对？现在可以提前准备吗？

小任思考完毕后，将想法记录在了笔记本上，就到了中午12点了。

案例总结（3）

这个案例中，小任的时间管理更上一层，他的工作状态是“高价值导向型”：接到任务后，不会马上执行，而是先理清任务背后的目标和价值所在，并提前预测未来的一些变化，然后做对任务最有价值的一些事。

这样的工作习惯，不仅可以让你事半功倍，而且还能让你成为所在团队的主心骨。